DIO - Leirskole Arendal kommune

Arendal kommune etablerer en dynamisk innkjøpsordning (DIO) for leirskoleopphold for 7. klassetrinn. Kvalifiserte leverandører inviteres senere til avrop/tilbudsforespørsler for enkelte leirskoleopphold (4 netter, mandag–fredag). Ordningen har foreløpig varighet 10 år (13.01.2025–13.01.2035), med potensiell videre utvidelse. Det etableres/holdes et samlet leverandørgrunnlag; avrop gjøres via avropsskjema (KGV).

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i tilsvarende register i etableringsstaten.

  Kilde: Konkurransedetaljer/Kvalifikasjonskrav nr. 1 (hoveddokument)
• Leverandøren må kunne dokumentere medlemskap i Norsk Leirskoleforening for å kvalifisere til ordningen.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på medlemskap i Norsk Leirskoleforening. (Presentasjon av leirskolen er ønskelig, men ikke kvalifikasjonskrav.)

  Kilde: Konkurransedetaljer/Kvalifikasjonskrav nr. 2 (hoveddokument)
• Skatteattest: Leverandøren skal fremlegge skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt (verifiseres automatisk via eBevis/Altinn).

  Dokumentasjon: Skatteattest (ikke spesifisert i hoveddokument, men i kvalifikasjonsgrunnlag: ikke eldre enn 6 mnd.).

  Kilde: Konkurransedetaljer/Kvalifikasjonskrav nr. 3 (hoveddokument); også Vedlegg 3.2

• Leverandør skal levere egenerklæringsskjema (ESPD) og dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav sammen med kvalifikasjonsforespørselen (via KGV).Kilde: Vedlegg: Kvalifikasjonsgrunnlag2_Leirskole Arendal kommune.pdf, pkt. 2.1 og pkt. 2.5
• Kvalifikasjonsforespørsel (Vedlegg 1 – Forespørsel om kvalifisering) skal fylles ut og legges ved besvarelsen.Kilde: Vedlegg 1/Forespørsel om kvalifisering (vedleggsinstruks i Kvalifikasjonsgrunnlag2), samt Vedlegg 1 skjema

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.01.2035

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår (8. februar 2008 nr. 112).Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag2, pkt. 4.1
• Samarbeid og plikt til å underrette om forhold som kan påvirke kvalifikasjonskrav/kontraktskrav i løpet av DIO-perioden.Kilde: Vedlegg 3 – Arendal kommunes vilkår for oppfølging av DIO, pkt. 1 Samarbeid
• Leverandør skal delta i møter oppdragsgiver anser nødvendige for DIO gjennomføring, uten kostnad for oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg 3, pkt. 2 Møter
• Markedsføring/offentlig informasjon om DIO krever skriftlig forhåndsgodkjenning. Program og innhold ved invitasjon til aktiviteter må godkjennes på forhånd.Kilde: Vedlegg 3, pkt. 3 Markedsføring
• Leverandør skal utpeke partsrepresentant med fullmakt til å opptre og løse spørsmål som angår DIO uten unødvendig opphold.Kilde: Vedlegg 3, pkt. 4 Representanter

• Dokumentteksten viser ikke konkrete krav til kontraktsoppstart for leverandør utover at ordningen trer i kraft 13.01.2025. Enkeltdels krav (avtalevilkår/kontraktsmal) omtales ikke.
• Avvisningsgrunner utover henvisning til FOA § 24-2 (nasjonale avvisningsgrunner) er ikke listet detaljert i hoveddokumentet, kun generelt referert.
• Tildelingskriteriene for DIO-avrop beskrives delvis i avsnittet om tildeling (pris/kvalitet), men konkrete avropsspesifikke vekter og miljøkriterier for det enkelte avrop fremgår ikke i vedlegg 2 (kun kostnad 60% og kvalitet 40%).
• Ingen konkrete tekniske/ytelseskrav for selve DIO-kontrakten er angitt i hoveddokumentet; slike krav fremgår kun indirekte via avropsskjema (Vedlegg 2), og avropsspesifikk kravspesifikasjon sies å komme senere.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For avrop: Bekreft hvilke konkrete tildelingskriterier og vekting(er) oppdragsgiver vil bruke i hver tilbudsforespørsel (utenom at pris/kostnad vektet 60% og kvalitet vektet 40% i avropsskjema). Hvis det finnes underkriterier (f.eks. miljø/avstand/kapasitet/aktiviteter innen kvalitet), bes disse oppgitt og forklart.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vekting og evaluering må forstås for å prise og utforme tilbudet riktig i dialogen og tilbudsfasen.

   Kilde: Vedlegg 2 – Avropsskjema (pkt. 4 Tildelingskriterier) og Kvalifikasjonsgrunnlag2 (pkt. 4.6 Tildelingskriterier)

2. For avrop: Avropsskjemaet ber om «leverandørens refusjonssats for 2025». Hvilken type refusjon menes (f.eks. avbestilling/uteblitt elev, endring i antall, sykdom), hvordan skal refusjonssatsen beregnes, og hvilket nivå/format ønsker oppdragsgiver (prosentsats eller kronebeløp) samt om den skal gjelde for hele året eller kun for den enkelte avrop/avropsperiode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Refusjonssats påvirker prising og risiko i avrop, men er ikke definert i utdraget slik at det kan prissettes korrekt.

   Kilde: Vedlegg 2 – Avropsskjema (pkt. 4 Tildelingskriterier, Kostnad)‏

3. For avrop: Avstand/kjørekriteriet «maksimal reisevei 2–2 ½ time» står som punkt i behovsbeskrivelsen. Er dette et absolutt krav (tålegrense) eller et evaluerings-/kvalitetskriterium? Og gjelder grensen for én vei, og for hvilken type reise (buss/båt) og fra hvilken avreiseadresse (skolen sin adresse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om hvor strengt reisevei må overholdes avgjør valg av leverandør og kostnadsnivå (transportberedskap/henteordninger).

   Kilde: Vedlegg 2 – Avropsskjema (pkt. 2 Beskrivelse av behov, «Maksimal reisevei»)‏

4. For avrop: Bekreft om kravene til boforhold er absolutte: a) dusj- og toalettforhold må være «akseptable» (hvordan vurderes dette?), b) «sengene skal minimum ha madrass, dyne og pute» (må alt leveres per elev?), og c) «leirskolen må tilby hytter/sovesal/sengeplass til alle» med «mulighet for enerom elever/voksne». Skal enerom anses som garantert kapasitet (hvor mange %) eller kun som «tilgjengelig ved behov»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Boforholds- og eneromskrav påvirker kapasitet, bemannings- og logistikkplanlegging samt tilbudets risiko.

   Kilde: Vedlegg 2 – Avropsskjema (pkt. 2 Beskrivelse av behov, «Boforhold»)‏

5. For avrop: Under «Bemanning» står det at «bemanning i henhold til krav for leirskole» og at ansatte på leirskolen skal kunne vise til oppdatert politiattest. Hvilke konkrete krav/regelverk legger oppdragsgiver til grunn (kommunale/aktuelle forskrifter/veiledere), og hvordan dokumentasjon skal leveres (ved tilbud, ved oppstart, eller ved forespørsel)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonsmåte og hvilke kompetanse-/sikkerhetskrav som faktisk evalueres er avgjørende for å levere riktig og unngå senere avvik.

   Kilde: Vedlegg 2 – Avropsskjema (pkt. 2 Beskrivelse av behov, «Bemanning»)‏

6. For avrop: Bekreft hvordan oppdragsgiver forventer at leverandøren kobler aktiviteter til Kunnskapsløftet (K06) og læreplaner for fag. Skal dette gis som et strukturert vedlegg (f.eks. liste per aktivitet med fag/kjerneelement/kompetansemål), og i så fall i hvilket omfang/format?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetsvurderingen avhenger av dokumentasjon av aktivitetstilbud og relevans til læreplanverket; formatkrav må avklares før tilbud utformes.

   Kilde: Vedlegg 2 – Avropsskjema (pkt. 2 Beskrivelse av behov, «Forventninger til aktiviteter»)‏

7. For avrop: Avropsskjemaet sier «4 overnattinger» og mandag–fredag. Bekreft: a) er det alltid fast antall netter/ukedager i alle avrop, eller kan skolen/oppdragsgiver avvike fra dette? b) Hvis det kan avvikes, hvordan skal pris oppgis (skal enhetspris likevel gjelde per elev/oppdrag uavhengig av avvik), og hvordan håndteres eventuelle ekstra overnattinger/måltider?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Enhetspriser kan bli feil hvis leveransen kan variere i varighet og antall netter uten at det er tydelig hvordan pris justeres.

   Kilde: Vedlegg 2 – Avropsskjema (pkt. 2 Beskrivelse av behov, «Varighet og antall overnattinger» ) og Kvalifikasjonsgrunnlag2 (pkt. 1.5 om formål/omfang)

8. For avrop: Må leverandøren inkludere transportkostnader (inkl. eventuell beredskap for at elever må hentes under oppholdet) i «enhetspris for elev» og «enhetspris for lærer», slik avropsskjemaet krever at enhetsprisene skal inkludere «alle kostnader knyttet til oppholdet»? Hvis ja: hvilke transport-/hente-scenarioer skal dekkes (og av hvilken part), og finnes det en forventet standard for når det utløses?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Alle kostnader» og hente-scenarioer påvirker kalkyle og refusjons-/risikohåndtering. Avklaring reduserer fare for prisspredning og avvik.

   Kilde: Vedlegg 2 – Avropsskjema (pkt. 2 Beskrivelse av behov, «Maksimal reisevei» og «Bemanning»; samt pkt. 4 Tildelingskriterier, Kostnad)‏

9. DIO-oppstart: Bekreft hvilken avtale/kontraktsmal som gjelder for avropene (hvilket dokument/vedlegg) og om leverandøren ved opptak i DIO må akseptere et fast kontraktsgrunnlag i sin helhet. Hvis kontraktsmalen ikke er lagt ved i konkurransegrunnlaget for denne runden, bes oppdragsgiver om å sende/peke til kontraktsmalen (og ev. bilag) som vil bli brukt ved avrop.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten å se kontraktsvilkår kan leverandøren ikke vurdere risiko, krav til mislighold/sanksjoner og administrative forhold før tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – «Kontraktsmal» (navn: Kontrakt) og Vedleggsliste (Bilag 1–4)