DIO - Innleie av entreprenørtjenester, maskiner og utstyr

Arendal kommune etablerer en dynamisk innkjøpsordning (DIO) for innleie av entreprenørtjenester, maskiner og utstyr. Ordningen skal primært supplere kommunale arbeidslag ved behov for ekstra/alternativ kapasitet og kompetanse. Leveransen omfatter bl.a. vei-, vann- og avløpsarbeider (i samarbeid med kommunens anleggslag), utleie av maskiner med/uten fører, utleie av fagarbeider/maskinfører til betjening, utleie av fagarbeider til manuelt arbeid, bore- og sprengningsarbeider, samt mindre grunnarbeid og bistand knyttet til grunnundersøkelser. Det åpnes for mulighet til rammeavtale inntil ett år for regelmessige akutte behov. Varighet: 6 år og 1 måned (oppstart 03.10.2024, slutt 04.11.2030), med dynamisk opptak løpende etter fast frist.

• Kvalifikasjon vurderes via ESPD (Europeisk egenerklæringsskjema) og dokumentasjon på oppfyllelse av krav. Ved støtte på andre foretaks kapasitet: egne ESPD-er + forpliktelseserklæring (vedlegg 2) fra de andre foretakene.

  Dokumentasjon: ESPD i KGV, samt tilleggsdokumentasjon etter dokumentasjonskrav; evt. ESPD og forpliktelseserklæring fra støttende foretak.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 2.1 / 2.8 og vedlegg 2-omtale
• Skatteattest: leverandøren skal ha ordnende forhold for betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder. Fullmakt for utvidet skatteattest (RF-1507) må evt. leveres.

  Dokumentasjon: Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd). Ved behov: fullmakt for utvidet skatteattest (RF-1507).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 2.2; Vedlegg 1 (forespørsel) omtale av utvidet skatteattest
• Registrering/autorisasjon: leverandøren skal være registrert i relevant foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske: dokumentasjon som viser registrering i tilsvarende register (omtalt som godtgjørelse).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 2.3
• Økonomisk og finansiell kapasitet: tilstrekkelig kredittverdighet til å oppfylle kontrakten (kredittvurdering basert på siste regnskapstall). Leverandør kan dokumentere på annet egnet måte ved saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon; evt. annet egnet dokumentasjon ved saklig grunn.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 2.4
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner – erfaring: leverandøren skal ha erfaring fra minst 3 sammenlignbare oppdrag de siste 3 årene. Beskrivelsen skal inneholde art, verdi, tidspunkt og oppdragsgiver (navn, telefon og e-post).

  Dokumentasjon: Utfylte referanser i vedlagt referanseskjema (Bilag/vedlegg omtalt som referanseskjema; pkt 2.5) med nødvendig opplysninger som beskrevet.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 2.5; Vedlegg/referansemal-innhold
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner – maskiner/utstyr og godkjenninger: leverandøren skal disponere relevante maskiner og utstyr. Alle maskiner/utstyr skal være forsikret, sertifisert og godkjent iht. relevante forskrifter og retningslinjer (herunder arbeidstilsynet, maskindirektivet og sikkerhetskontroller) samt oppfylle miljøkrav. Det skal utarbeides detaljert oversikt over maskiner/utstyr (type, modell, steg/euroklasse, produksjonsår).

  Dokumentasjon: Detaljert oversikt over maskiner/utstyr med spesifikasjoner; dokumentasjon på forsikring/sertifisering/godkjenninger samt miljøkrav (omtalt som krav).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 2.5 (maskiner og utstyr) og beskrivelseskravet
• Miljøledelsessystem: leverandøren skal dokumentere at den har miljøledelsessystem, inkl. miljøpolitikk og dokumenterte miljømål, miljøkrav til underleverandører, oversikt over vesentlige miljøpåvirkninger, ressurser/beredskap, ledelsesoppfølging, vurdering av miljørisiko knyttet til prosjekter og beredskap. Gyldig sertifisering: Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS; alternativt dokumenterte rutiner som oppfyller punktene 1-7.

  Dokumentasjon: Sertifikat (Miljøfyrtårn/ISO 14001/EMAS) eller annen dokumentasjon/rutinebeskrivelse som dekker kravpunktene 1-7.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 2.6
• Kvalitetssikringssystem: leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Attest utstedt av uavhengige organ som bekrefter standarder (f.eks. ISO 9001:2015) eller annen dokumentasjon som viser velfungerende system. Det skal minst gis overordnet beskrivelse av innhold (kontrollplaner og sjekklister relevant for kontrakten).

  Dokumentasjon: Attest/sertifikat (f.eks. ISO 9001:2015) eller annen egnet dokumentasjon; overordnet systembeskrivelse inkludert kontrollplaner og sjekklister.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 2.7
• Godkjent lærlingebedrift: leverandøren skal være godkjent opplæringsbedrift (lærlingebedrift) og angi antall læringer.

  Dokumentasjon: Godkjenning som opplæringsbedrift samt opplysning om antall læringer.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 2.7 (lærlingebedrift omtale)

• Sende søknad om opptak i den dynamiske innkjøpsordningen (kvalifikasjonsforespørsel). Bekrefte at anskaffelsesdokumentene med vedlegg er lest/forstått og at søknaden er i henhold til dokumentasjonen. Inkludere opplysninger for kontaktperson og bekreftelse av adgang til å forplikte virksomheten (signatur og evt. fullmakt).Kilde: Vedlegg 1 - Forespørsel.docx
• ESPD-skjema skal leveres som bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Skjemaet skal leveres sammen med søknad/tilbudsgrunnlag i kvalifikasjonsfasen. Leverandører som blir innstilt må før kontraktinngåelse dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav etter dokumentasjonskrav.Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 2.8 (samt omtale av dokumentasjonsplikt før kontrakt)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.11.2030

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Krav om lønns- og arbeidsvilkår i kontrakt iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår (8. februar 2008 nr. 112), inkl. dokumentasjon og sanksjoner.Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 4.1
• Taushetsplikt for oppdragsgiver og ansatte (hindre innsyn i tekniske innretninger/fremgangsmåter/drifts- og forretningsforhold av konkurransemessig betydning).Kilde: Konkurransegrunnlag (hoveddokument) / Kvalifikasjonskrav DIO.docx, avsnitt Taushetsplikt/FOA § 7-4 jf. fvl. § 13
• Krav i det enkelte oppdrag fastsettes først ved invitasjon til å gi tilbud; kan inkludere krav til at utførende kan kommunisere muntlig og skriftlig på norsk/skandinavisk.Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO.docx, pkt 4.6; hoveddokument omtale
• Avrops-/kontraktsvilkår (eksempel fra avropsskjema): NS8406. Faste enhetspriser. Stillstands-/beredskapsmekanisme: oppdragsgiver forsøker å benytte ressurser til andre arbeider innenfor oppdragsperioden; dekker inntil 30% av avtalt time-/dagsats ved personell/maskiner som står uten arbeid (innenfor ordinær arbeidstid). Samarbeidsplikt for smidig løsning.Kilde: Vedlegg 5 - Avropsskjema.docx, pkt 5 (Spesielle vilkår)

• Detaljert innleveringsfrist for kvalifikasjonsforespørsel utover angitt dato i hoveddokumentet (03.10.2024 kl. 12:00 publisering/3.10 frister, samt frist for forespørsel 04.11.2024 kl. 12:00) beskrives som del av prosess; løpende opptak etter fristen, men eksakt arkiverings-/innleveringsmåte i KGV for løpende søknader er ikke spesifisert i utdraget.
• Konkurransegrunnlaget oppgir generelle tildelingsvekter (klima/miljø 30%, pris 30%, kvalitet 40%), men om dette alltid gjelder alle mini-konkurranser eller om vektene kan endres fremgår delvis (det står at tildelingskriterier settes for den enkelte tilbudsforespørsel og vekting vil angis i den enkelte konkurransen).
• Detaljerte dokumentasjonskrav for avvisningsgrunnene/ESPD-delene (hva leverandøren konkret må legge ved utover ESPD) er ikke fullstendig gjengitt i utdraget.
• Kontraktskrav utover eksempler (NS8406, faste priser, stillstandskompensasjon, samarbeidsplikt) er ikke utledet som komplett liste for alle oppdrag; disse fremgår først i den enkelte tilbudsforespørsel.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kvalifikasjonsforespørselen står det at leverandøren «i tillegg vil det i være behov for en utvidet skatteattest (RF-1507)». Kan oppdragsgiver bekrefte om RF-1507 kun er aktuelt for norske leverandører som blir innstilt, eller om dette må vedlegges allerede i kvalifikasjonsforespørselen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både innhentingstid, vedleggsomfang og risiko for at søknaden blir mangelfull.

   Kilde: Vedlegg 1: Forespørsel om kvalifisering

2. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «løpende opptak etter 04.11.2024» håndteres i praksis i KGV (Hyyr), herunder: når en mottatt søknad registreres/arkiveres, fristen for å etterspørre ettersendelser, og om forventet behandling «10 dager» regnes fra innsendt søknad eller fra mottak av eventuelttersendt dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i innleverings-/behandlingslogikk kan gi leverandøren feil plan for dokumentinnhenting og oppstart.

   Kilde: Viktige datoer / «Løpende opptak etter 04.11.2024»

3. I kvalifikasjonsgrunnlaget kreves det erfaring fra «minst 3 sammenlignbare oppdrag» de siste 3 årene, og at beskrivelsen skal inkludere verdi, tidspunkt og oppdragsgiver (navn, telefon og e-post). Kan oppdragsgiver bekrefte om referansene må komme fra oppdragsgivere som er tilgjengelige for oppfølging, og om det er tilstrekkelig å oppgi generisk kontakt (f.eks. sentralbord) dersom direkte kontaktperson ikke kan deles?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Referansekravene kan påvirke hvordan leverandøren dokumenterer og hvilke opplysninger som er mulig å dele innenfor personvern/bedriftsinterne retningslinjer.

   Kilde: Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

4. For kravet om teknisk/faglige kvalifikasjoner: Det står at leverandøren skal «disponere maskiner og utstyr relevant for oppdragene» og utarbeide en «detaljert oversikt … inkludert … steg/euroklasse, og produksjonsår». Kan oppdragsgiver avklare om denne oversikten skal leveres allerede ved kvalifikasjonsforespørsel (opptak i DIO), eller om den kan leveres/oppdateres i forbindelse med den enkelte tilbudsforespørsel/avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både modenhet på tilbudssystemet og leverandørens ressursbruk før de får tilgang til konkurransene.

   Kilde: Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

5. Kvalifikasjonskravet for kvalitetssikringssystem sier at oppdragsgiver «vil også godta annen dokumentasjon» og at det minimum skal gis «en overordnet beskrivelse … herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister». Kan oppdragsgiver gi eksempler på hva som anses som tilstrekkelig dokumentasjon for «overordnet beskrivelse», og om det er et krav om at kontrollplaner/sjekklister konkret gjelder entreprenørtjenestene som omfattes av DIO (vei/VA/grunnarbeid/bore- og sprengningsarbeid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare dokumentasjonsgrenser kan føre til manglende oppfyllelse eller ineffektiv innsending av for mye/for lite materiale.

   Kilde: Kvalitetssikringssystem

6. I miljøledelsessystemkravet kreves «gyldig sertifisering i henhold til miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS» eller alternativt rutiner som oppfyller punkt 1-7. Kan oppdragsgiver bekrefte om «gyldig sertifisering» må være aktiv på innleveringstidspunktet for kvalifikasjonsforespørselen, og hvordan oppdragsgiver vurderer «rutiner» dersom sertifisering er under oppstart/fornyelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker kvalifikasjonsrisiko knyttet til dokumentert miljøstyring og sertifiseringens gyldighetsdatoer.

   Kilde: Miljøledelsessystem

7. Tildelingskriteriene for DIO etableringen oppgir vekting klima/miljø 30 %, pris 30 % og kvalitet 40 %, men det fremgår også at «tildelingskriterier settes for den enkelte tilbudsforespørsel» og at vekting vil bli angitt i den enkelte konkurransen. Kan oppdragsgiver bekrefte at vekting 30/30/40 kun gjelder for DIO-etableringen (opptak/utvelgelse), og at vektene i avrop/mini-konkurranser alltid blir spesifikt oppgitt i invitasjonen til tilbud?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite om vektingene er faste for alle fremtidige avrop eller kun et utgangspunkt.

   Kilde: Tildelingskriterier / Kvalifikasjonsgrunnlaget

8. Konkurransegrunnlaget beskriver at tilbud i DIO fasen leveres «uten dialog eller forhandling utover mindre avklaringer og korrigeringer av tilbudene», og samtidig at oppdragsgiver «forbeholder seg retten til å rette opp feil og uklarheter». Kan oppdragsgiver presisere hva som typisk regnes som «mindre avklaringer» versus «vesentlige endringer» som kan medføre avvisning (særlig knyttet til utfylling av prisskjema/avropsskjema)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandøren er det viktig å forstå terskelen for hva som kan korrigeres etter innlevering uten avvisningsrisiko.

   Kilde: Prosedyre / Forretningshemmeligheter og sladding / Forbehold og avvik

9. Kontraktsbestemmelser i vedlegg 5 og «Oppdragsgiverens vilkår for oppfølging av DIO» regulerer mer detaljerte forhold i de enkelte avropene. Kan oppdragsgiver gi en presisering av hvilke deler som typisk vil kunne være «faste» (f.eks. NS8406, faste enhetspriser) og hvilke deler som vil kunne variere fra avrop til avrop? Leverandøren ber om konkret liste over elementer som alltid gjelder vs. elementer som kan tilpasses i den enkelte tilbudsforespørsel.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik risiko mellom avrop krever at leverandøren prissetter riktig og kan planlegge operasjonell kapasitet.

   Kilde: Kontraktsmal / Vedlegg 3: Arendal kommunes vilkår for oppfølging av DIO / Vedlegg 5: Avtale for innleie av entreprenørtjenester, utstyr og maskiner

10. Minste tilbudsfrist i DIO er oppgitt som «minimumsfristen ... 10 dager», mens oppdragsgiver «ønsker å avtale kortere frist på både 5 og 3 dager, særlig for sprengningsarbeider av fjell under dagen». Kan oppdragsgiver bekrefte om fristen faktisk kan settes til 3 dager i alle sprengningsavrop, og om leverandøren vil få tilgang til hele konkurransegrunnlaget (inkl. kravspesifikasjon, mengdeliste/prisskjema og evalueringsgrunnlag) samtidig, slik at leverandøren faktisk kan prise innen fristen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Sprengningsavrop med veldig kort frist kan gi urimelig prissettings-/bemanningsrisiko dersom konkurransegrunnlaget ikke er komplett ved invitasjon.

    Kilde: Dynamisk innkjøpsordning / «Minimumsfristen … 10 dager»