Verkstedtjenester

Ringsaker kommune skal gjennom en rammeavtale sikre forutsigbar tilgang til verkstedtjenester for lette kjøretøy (<3500 kg) for både eide og leide kjøretøy. Omfatter service, periodisk kjøretøykontroll (PKK), vedlikehold, reparasjoner og tilleggsytelser etter avtalen. Avtalen har ramme-/opsjonslogikk og skal betjene kjøretøyene i kommunen (ca. 219 kjøretøy totalt; andel el økende). Rammeavtalen kommer ikke til anvendelse for kjøretøy som allerede har egne service-/vedlikeholdsavtaler eller for forhold som følger av nybilgaranti/forsikringsskader m.m. Tjenestene skal leveres fra autoriserte verksteder i Brumunddal og Moelv innen fastsatte geografiske avstander, med digitale arbeidsflytkrav, dokumentasjon og oppfølging, samt krav til informasjonssikkerhet, beredskap og klima-/miljørutiner.

• ESPD skal brukes som obligatorisk egenerklæring over EØS terskelverdi, inkl. opplysninger om leverandør, avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav (ESPD del II/III/IV).

  Dokumentasjon: ESPD utfylles i Mercell i arkfanene 'ESPD - II: Opplysninger om leverandør', 'ESPD - III: Avvisningsgrunner', 'ESPD - IV: Kvalifikasjonskrav' (kan bli bedt om dokumentasjon på ethvert tidspunkt i evalueringen, og oppdatert dokumentasjonsbevis før tildeling).

  Kilde: Pkt. 2.6 Om ESPD
• Ved bruk av andre foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav: leverandør må dokumentere rådighet gjennom forpliktelseserklæring, samt at foretakene leverer eget ESPD.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring(er) i henhold til vedlagte dokumentmal; hvert foretak fyller ut eget ESPD-skjema.

  Kilde: Pkt. 2.9.2 Der tilbyder støtter seg på andre foretak
• Ved gruppekontrakt: alle tilbydere i samarbeidet må fylle ut eget ESPD-skjema.

  Dokumentasjon: Eget ESPD-skjema per tilbyder (valg 'JA' i ESPD del II pkt. A).

  Kilde: Pkt. 2.9.3 Der tilbydere går sammen om å levere tilbud (gruppekontrakt)
• Bruk av eBevis/DIFI: kunden henter opplysninger knyttet til avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav fra offentlige registre; tilbyder må gi samtykke i Altinn ved behov.

  Dokumentasjon: Samtykke i Altinn (forespørsel håndteres når tilbud leveres i Mercell).

  Kilde: Pkt. 2.7 Innhenting av dokumentasjon fra offentlige registre (eBevis)
• Underleverandører som brukes til å oppfylle kvalifikasjonskrav må ha nødvendige kvalifikasjoner; tilbyder har ansvar for dette.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring(er) for underleverandør(ene) (og underleverandør må levere ESPD på avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav i tillegg).

  Kilde: Pkt. 2.9.1 Kvalifikasjoner for underleverandør og Pkt. 10.2.2 Underleverandør - kvalifikasjonskrav

• Kommunikasjon og etterspørsel om tilleggsinformasjon håndteres via Mercell kommunikasjonsmodul.Kilde: Pkt. 2.8 Kommunikasjon
• Oppgi eventuelle avvik/forbehold i tilbudet; dersom det ikke er forbehold/avvik skal tilbyder bekrefte dette.Kilde: Pkt. 10.1.0 Forbehold og/eller avvik
• Underleverandører: leverandør skal angi om det benyttes underleverandører og levere forpliktelseserklæring(er) ved kvalifikasjons-/kontraktsoppfyllelse, og underleverandør skal levere eget ESPD i tillegg.Kilde: Pkt. 10.2.1-10.2.3 Underleverandører
• Forretningshemmeligheter: angi om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, samt spesifisere og begrunne; eventuelt et sladdet tilbud og ettersending av 'Bid' og 'Løsningens funksjoner' ved forespørsel.Kilde: Pkt. 10.3.0 Forretningshemmeligheter
• Pris: last opp utfylt Bilag 4A Prisskjema i Excel og PDF. Ved avvik mellom Excel og PDF gjelder PDF som korrekt tilbud.Kilde: Pkt. 11.1.0 Pris
• Kvalitet/digital samhandling: last opp beskrivelse av digital samhandling og serviceoppfølging, samt video (maks 10 minutter).Kilde: Pkt. 11.2.0 Kvalitet - Digital samhandling og serviceoppfølging
• Kvalitet/kapasitet: last opp skriftlig beskrivelse av kapasitet, tilgjengelighet og nedetidsreduksjon.Kilde: Pkt. 11.3.0 Kvalitet - Kapasitet, tilgjengelighet og nedetidsreduksjon
• Opsjon henting/bring: ved tilbud om opsjonen skal leverandør beskrive tjenestens innhold, dekningsområde (begge lokasjoner), samt pris (fast pris per tur én vei, evt. tillegg).Kilde: Pkt. 12.0.0 Opsjon: Hente- og bringetjeneste
• Dokumentasjon vedr. underleverandør-/samarbeidsforhold og evt. virksomhetsoppbygging: vedlegg kort beskrivelse for underleverandørkjede der relevant.Kilde: Pkt. 10.2.1 Antall ledd i leverandørkjeden

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

08.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Arbeid og materiell skal til enhver tid være i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav.Kilde: Pkt. 2.1.0 Lov- og forskriftskrav
• Verkstedlokasjoner skal være autorisert/godkjent av Statens vegvesen innen Kontrollorgan 01 og Bilverksted 01. Kunden kan verifisere mot vegvesen.no.Kilde: Pkt. 2.2.0 Verkstedgodkjenning
• Leverandøren skal kunne utføre service/vedlikehold/reparasjoner for alle merker og modeller som selges via forhandlernettverk i Norge.Kilde: Pkt. 3.1.0 Merker og modeller
• Geografisk dekning: verkstedlokasjon maks 5 km radius fra Furnesvegen 28 (Brumunddal) og maks 5 km radius fra Åsmarkavegen 3 (Moelv).Kilde: Pkt. 3.2.0 Geografisk dekning
• Fast lokasjonsadresser og kontaktpunkter; fakturering knyttet til angitte verkstedlokasjoner; inn-/utlevering via oppgitte verkstedlokasjoner.Kilde: Pkt. 3.3.0 Lokasjoner og kontaktpunkt
• Leverandøren skal ha system som ivaretar oversikt over serviceintervaller, status på verkstedoppdrag, dokumentasjon av utført arbeid, samt historikk for service/PKK/vedlikehold; elektronisk oversendelse av dokumentasjon til ansvarlig bestiller.Kilde: Pkt. 4.1.0 System
• Leverandøren skal ha digital bestillingsløsning for timebestilling til service og PKK.Kilde: Pkt. 4.2.0 Digital samhandling
• Ferdigmelding på SMS til ansvarlig bestiller umiddelbart når kjøretøyet er klart til bruk.Kilde: Pkt. 4.3.0 Ferdigmelding
• Sikker nøkkelinnlevering utenom ordinær åpningstid.Kilde: Pkt. 4.4.0 Sikker nøkkelinnlevering
• Informasjonssikkerhet: krypterte forbindelser ved integrasjoner mot CarAdmin, personlig tilgangsstyring, og rutiner for logging/sikkerhetskopiering. Leverandør skal bekrefte oppfyllelse og beskrive beskyttelse av personopplysninger/flåtedata.Kilde: Pkt. 4.5.0 System og informasjonssikkerhet
• Ved ikke møtt kan leverandøren fakturere inntil 1 arbeidstime (definert ved at kjøretøyet ikke er levert innen 1 time etter avtalt klokkeslett), taksert etter timepris faglært bilmekaniker i prisskjema (Bilag 4A).Kilde: Pkt. 4.6.0 Manglende oppmøte fra Kunde
• Garanti/bistand ved garanti- og reklamasjonssaker: ved forhold omfattet av garanti/reklamasjon skal leverandøren informere og bistå med feildokumentasjon/diagnose/bilder/servicehistorikk/kommunikasjon/oppfølging.Kilde: Pkt. 5.1.0 Kjøretøy med nybilgaranti
• Service på kjøretøy innen nybilgaranti skal følge produsentens anbefalte serviceintervaller/program for å opprettholde garantien.Kilde: Pkt. 5.2.0 Service/vedlikehold og reparasjon på nybilgaranti
• Kjøretøy utenfor nybilgaranti: årlig hensiktsmessig og kostnadseffektivt serviceopplegg tilpasset alder/bruk/tilstand.Kilde: Pkt. 5.3.0 Service/vedlikehold og reparasjon utenfor nybilgaranti
• Arbeid utover service/vedlikehold/PKK: unødvendig arbeid/feilsøking skal ikke forekomme; arbeid/reparasjoner utover må avklares skriftlig med ansvarlig bestiller og vedlegges kostnadsoverslag før iverksetting.Kilde: Pkt. 5.4.0 Arbeid utover service, vedlikehold og PKK
• Feilsøking: maksimalt 2 timer per kjøretøy med mindre annet avklares; utover dette godkjennes på forhånd.Kilde: Pkt. 5.6.0 Feilsøking
• Utstyr: leverandør skal ha utstyr til diagnose, sletting av feilkoder og reparasjoner på kjøretøy som eies av Kunden.Kilde: Pkt. 5.7.0 Utstyr
• Deler: for garantikjøretøy skal leverandør bruke godkjente deler; for ikke-garantikjøretøy kan godkjente deler brukes; vurdering av overhalte/byttedeler ved teknisk/sikkerhetsmessig/økonomisk forsvarlighet og faglig korrekt valg.Kilde: Pkt. 6.1.0-6.3.0 Deler og praksis
• Reparasjonsrutiner: beskrive rutiner for å vurdere reparasjon fremfor utskifting og for å forlenge levetid når faglig forsvarlig.Kilde: Pkt. 6.4.0 Rutiner for reparasjon
• Væsker og startbatteri: skal benyttes produkter i henhold til kjøretøyets spesifikasjoner.Kilde: Pkt. 6.5.0 Skifte av væsker og Pkt. 6.6.0 Startbatteri
• Garanti: minimum 24 måneders garanti på alle deler som monteres og minimum 24 måneders garanti på utført arbeid.Kilde: Pkt. 6.7.0 Garanti på deler og utført arbeid
• Avfall/ombruk: deler som skiftes ut skal sorteres og håndteres slik at ombruk/materialgjenvinning/annen forsvarlig behandling ivaretas i tråd med regelverk og verkstedets rutiner.Kilde: Pkt. 6.8.0 Sortering og ombruk
• Prioritering: kundens kjøretøy skal ha prioritet; oppstart av feilsøking/reparasjoner innen 3 virkedager fra bestilling/meldt behov.Kilde: Pkt. 7.1.0 Prioritering av Kundens kjøretøy
• Mobilitetsgaranti: leverandøren skal tilby mobilitetsgaranti med beskrivelse av hva som dekkes, når den gjelder og responstid.Kilde: Pkt. 7.2.0 Mobilitetsgaranti
• Erstatningskjøretøy: dersom kjøretøy ikke kan ferdigstilles til avtalt tid pga. leverandørens forhold skal det stilles vederlagsfritt adekvat erstatningskjøretøy (lånebil).Kilde: Pkt. 7.3.0 Erstatningskjøretøy
• Beredskap og driftskontinuitet: skriftlige beredskaps- og kontinuitetsplaner med minimum tiltak for nøddrift ved langvarig strømbrudd/bortfall av fjernvarme, manuelle backuprutiner ved utfall av systemer/internett/telekom, alternativ deleforsyning ved svikt i grossistkjeder, og sikring av personellressurser ved høyt sykefravær/pandemier; redegjørelse skal vedlegges.Kilde: Pkt. 7.4.0 Driftskontinuitet og beredskapsplaner
• Kompetanse på høyvoltbiler: ansatte som skal utføre arbeid på elbiler må ha nødvendig kompetanse og relevant opplæring for arbeid på høyvoltbiler; leverandør skal beskrive/dokumentere grad oppfyllelse og beskrive kompetanseheving.Kilde: Pkt. 8.1.0 Opplæring og kompetanse og Pkt. 8.2.0 Kompetanseheving
• Klima og miljø: leverandør skal ha dokumenterte rutiner/prosedyrer for avfallshåndtering som minst omfatter reduksjon/forebygging, sortering/gjenvinning, håndtering av farlig avfall/kjemikalier/brannfarlig avfall, opplæring, samt sporbarhet/dokumentasjon for levering til godkjent mottak.Kilde: Pkt. 9.1.0 Rutiner og prosedyrer

• Dokumentet utdyper hovedsakelig 'generelle krav' og konkrete krav til utførelse/dokumentasjon, men viser ikke eksplisitt en fullstendig liste over kvalifikasjonskrav utover ESPD/eBevis og underleverandørkrav.
• Rammekontrakts-/avtaletekniske detaljer (f.eks. kontraktsvarighet, avrop-metodikk, sanksjonsmekanismer utover ikke-møtt, prisstruktur utover at Bilag 4A skal fylles ut) fremgår ikke i den viste teksten, utover referanse til bilag.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen punkt 2.2.0 «Verkstedgodkjenning» kreves det at verkstedlokasjoner innehar godkjenning fra Statens vegvesen innen kategoriene Kontrollorgan 01 og Bilverksted 01. Kan Kunden bekrefte om begge kategorier må være dekket ved hver enkelt verkstedlokasjon som omfattes av avtalen, eller om kategoriene kan være fordelt på ulike lokasjoner (f.eks. at PKK utføres ved en lokasjon og øvrige bilverkstedtjenester ved en annen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvilke lokasjoner/avtaleverksted som må dokumenteres og dermed både tilbudt opplegg og kostnadsrisiko.

   Kilde: 2.2.0 Verkstedgodkjenning

2. Kravspesifikasjonen punkt 3.2.0 «Geografisk dekning» stiller krav om verkstedlokasjon maks. 5 km i radius fra Furnesvegen 28 (Brumunddal) og Åsmarkavegen 3 (Moelv). Kan Kunden presisere hvordan radius måles (f.eks. via kjøreavstand/rastevei eller «luftlinje»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Målemetoden kan påvirke om et verksted oppfyller kravet og om leverandøren må etablere/benytte andre lokasjoner.

   Kilde: 3.2.0 Geografisk dekning

3. I kravspesifikasjonen punkt 4.1.0 «System» kreves det dokumentasjon av utført arbeid elektronisk til ansvarlig bestiller, og at Leverandør skal opplyse hvilket system som benyttes og hvordan oversendelse ivaretas. Kan Kunden spesifisere om det er krav om integrasjon med CarAdmin (API/filutveksling) eller om løsning uten direkte integrasjon er tilstrekkelig, så lenge dokumentasjon oversendes elektronisk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker planlagt løsning, implementeringskost og om leverandøren må investere i integrasjon før oppstart.

   Kilde: 4.1.0 System

4. Kravspesifikasjonen punkt 4.2.0 «Digital samhandling» og punkt 11.2.0 «Kvalitet - Digital samhandling og serviceoppfølging» beskriver digital bestilling, endring, godkjenning av kostnader før arbeid settes i gang, status og digital overlevering av arbeidsrapport/servicehistorikk. Kan Kunden bekrefte om «godkjenning av kostnader» må være en formell godkjenning i samme digitale flyt før oppstart (med varsel/accept), eller om det er tilstrekkelig at kostnadsoverslag sendes digitalt og at oppdragsgiver bekrefter på annen måte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringskriteriet og oppfyllelsen av «før arbeid settes i gang» kan tolkes ulikt og påvirker både prosess og risikobilde.

   Kilde: 4.2.0 Digital samhandling samt 11.2.0 Kvalitet - Digital samhandling og serviceoppfølging

5. Kravspesifikasjonen punkt 4.5.0 «System og informasjonssikkerhet» sier at leverandørens systemer/digitale løsninger som benyttes i samhandling med Kunden skal tilfredsstille «anerkjente standarder» og at leverandøren skal beskrive hvordan personopplysninger og flåtedata beskyttes. Kan Kunden angi hvilke konkrete standarder eller rammeverk som anses som «anerkjent» (f.eks. ISO 27001, SOC 2, NIST), og om et ISO-sertifisert informasjonssikkerhetsstyringssystem er forventet eller om annen dokumentasjon aksepteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig standardkrav kan gi avvik/avvisningsrisiko og feil dimensjonering av sikkerhetstiltak.

   Kilde: 4.5.0 System og informasjonssikkerhet

6. Kravspesifikasjonen punkt 4.3.0 «Ferdigmelding» krever at leverandøren sender ferdigmelding på sms til ansvarlig bestiller «umiddelbart» når kjøretøyet er klart til bruk. Kan Kunden avklare hva som anses som «umiddelbart» (f.eks. innen X minutter etter at kjøretøyet er fristilt/ført ut fra verksted, eller etter at dokumentasjon er registrert)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klar tidsdefinisjon er viktig for å prise kapasitet/operasjonell rutine og for å unngå avvik.

   Kilde: 4.3.0 Ferdigmelding

7. Kravspesifikasjonen punkt 4.4.0 «Sikker nøkkelinnlevering» krever at leverandøren skal tilby sikker nøkkelinnlevering utenfor ordinær åpningstid. Kan Kunden beskrive hvilke praktiske løsninger som foretrekkes/kan aksepteres (f.eks. nøkkelboks, avtalt nøkkelhenting, bilnøkkeloppbevaring i låst system) og om det er krav til responstid ved nøkkeloverlevering utenfor åpningstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike nøkkelopplegg gir ulik kost og operasjonell risiko, og må koordineres med Kundens behov for beredskap.

   Kilde: 4.4.0 Sikker nøkkelinnlevering

8. Kravspesifikasjonen punkt 5.6.0 «Feilsøking» sier at feilsøking er begrenset til maksimalt 2 timer per kjøretøy, med mindre annet er avklart med ansvarlig bestiller. Kan Kunden bekrefte hvordan «avklaring» skal dokumenteres (f.eks. e-post, i digital bestillingsløsning, eller aksept via kostnadsoverslag), og om avklaring kan skje når feilsøking allerede er startet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker bemannings-/metodevalg og hvordan leverandøren håndterer arbeidstid og fakturering ved behov for mer omfattende diagnose.

   Kilde: 5.6.0 Feilsøking

9. Tildelingskriteriene beskriver prispåslag/kvalitetskompensasjon dersom leverandøren ikke oppnår 10 poeng på et kvalitetskriterium (punkt 4.1.0). Kan Kunden bekrefte hvordan «kvalitetskriterium» er definert i beregningen: gjelder prispåslag kun for hovedkriteriene «Digital samhandling og serviceoppfølging» og «Kapasitet, tilgjengelighet og nedetidsreduksjon», eller kan underkriterier også utløse prispåslag hver for seg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prispåslagets omfang kan endre leverandørens risikoberegning og prioritering av dokumentasjon/innhold i tilbudet.

   Kilde: 4.1.0 Evalueringsmetode samt 4.2 Tildelingskriterier

10. I kravspesifikasjonen punkt 10.2.1 «Antall ledd i leverandørkjeden» stilles krav om maksimalt 1 ledd med underleverandører i leverandørkjeden. Kan Kunden avklare hvordan dette praktiseres for typiske verkstedfunksjoner som dekkes av underleverandører/partnere (f.eks. godkjent kontrollorgan for PKK eller spesialistverksteder for bestemte typer reparasjoner) dersom leverandøren selv er autorisert bilverksted og kun bruker underleverandør for en del av arbeidet?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkningsavklaring påvirker om leverandøren kan bruke samarbeidspartnere uten å bryte kravet, og dermed avvisningsrisiko og gjennomførbarhet.

    Kilde: 10.2.1 Antall ledd i leverandørkjeden