DIO - Tjenestekonsesjon for levering av brukerstyrt personlig assistanse (BPA) til Arendal kommune

Arendal kommune gjennomfører en begrenset tilbudskonkurranse/totrinnsprosess som del av en dynamisk innkjøpsordning for tjenestekonsesjon for levering av brukerstyrt personlig assistanse (BPA) til kommunens brukere (brukervalg). Ordningen gir kvalifiserte leverandører rett til å tilby BPA; det foreligger ingen kjøpsplikt. Estimert verdi er 100 000 000 NOK, varighet 15 år (oppstart 13. oktober 2021, slutt 13. oktober 2036) med mulighet for videre utvidelse. Anskaffelsen er ikke delt i delkontrakter, og alternative/parallelle tilbud er ikke tillatt.

• Skatteattest: Norske leverandører skal ha ordnende forhold for betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder.

  Dokumentasjon: Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd).

  Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 3.1 Skatteattest
• Leverandørens registrering/autorisasjon: Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten den er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 3.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Økonomisk og finansiell kapasitet: Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å oppfylle kontrakten. Krav om kredittverdighet uten sikkerhetsstillelse; kredittvurdering skal vise til minimum A.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering basert på siste regnskapstall (minimum A). Alternativt: annet egnet dokument dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge etterspurt dokumentasjon.

  Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner – erfaring: Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag de siste 5 årene, angitt i inntil 3 mest relevante oppdrag med verdi, tidspunkt og mottaker (kontaktopplysninger). Relevans skal dokumenteres iht. oppdragsgivers referansemal.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 relevante oppdrag siste 5 år (inkl. verdi, tidspunkt, mottakernavn/telefon/e-post) – med oppdragsgivers referansemal benyttet.

  Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Kvalitetsledelsessystem: Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetsledelsessystem, herunder kopi av ISO 9001:2015. Hvis ikke sertifisert: redegjørelse for kvalitetsledelsessystemet.

  Dokumentasjon: Kopi av ISO 9001:2015 sertifikat, eller redegjørelse for kvalitetsledelsessystemet.

  Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 3.4 (kvalitetsledelsessystem)
• Forbehold: Alle forbehold leverandør har til tilbudet skal oppgis i punktet for forbehold i KGV-løsningen.

  Dokumentasjon: Utfylling i KGV-løsningen (forbeholdspunkt).

  Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 3.5 Forbehold
• Bruk av underleverandører (ved behov for å oppfylle kvalifikasjonskrav): Ved bruk av underleverandører for økonomisk/finansiell og teknisk/faglig kvalifikasjon må det legges frem forpliktelseserklæring om nødvendig råderett. Skatteattest og firmaattest samt dokumentasjon for faglige kvalifikasjoner skal også fremlegges for underleverandører.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring + skatteattest og firmaattest for underleverandører + dokumentasjon for faglige kvalifikasjoner.

  Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 3.6 Bruk av underleverandører

• Tilbud/søknad skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV-løsning.Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 6.1 Innlevering av tilbud; samt konkurransegrunnlagsoverordnet innleveringsvilkår (elektronisk innlevering påkrevd).
• Tilbud skal leveres etter den utforming som det elektroniske innleveringssystemet angir.Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Alle spørsmål skal sendes på norsk i KGV-løsningen (kommunikasjon/avklaringer).Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 2.5 Språkkrav og kommunikasjon
• Tilbud skal være på norsk.Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 2.5 Språkkrav og kommunikasjon

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.10.2036

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Krav om lønns- og arbeidsvilkår: Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Konkurransegrunnlag (Hyyr-dokument), avsnitt «Krav til lønns- og arbeidsvilkår»
• Seriøsitetsbestemmelser (NS 8435:2017): Innhold om rapportering til Sentralskattekontoret for utenlandssaker ved kontrakt til utenlandsk leverandør/underleverandør og arbeidstakere på slik kontrakt. Leverandør må kunne dokumentere på forespørsel (Altinn-innmelding/kvittering).Kilde: Seriøsitetsbestmmelser.pdf, pkt. 1 Rapporteringsplikt til Sentralskattekontoret for utenlandssaker
• Lønns- og arbeidsvilkår nedover i kontraktskjeden: Leverandør skal sikre tilsvarende vilkår for egne ansatte og ansatte hos underleverandører (inkl. innleide) som direkte medvirker, etter aktuelle forskrifter/evt. landsomfattende tariffavtale der ikke allmenngjort tariff gjelder.Kilde: Seriøsitetsbestmmelser.pdf, pkt. 2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Dokumentasjonsplikt ved forespørsel for lønns- og arbeidsvilkår: Dokumenteres på personnivå (bl.a. arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister, bankutskrift) for arbeidstakere som direkte medvirker.Kilde: Seriøsitetsbestmmelser.pdf, pkt. 2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Krav om betaling til bank: Lønn og godtgjørelse skal utbetales til konto i bank.Kilde: Seriøsitetsbestmmelser.pdf, pkt. 3 Krav om betaling til bank
• Revisjon: Oppdragsgiver/ekstern revisor kan gjennomføre revisjon hos leverandør og underleverandører fra kontraktsinngåelse til sluttfaktura er betalt, inkl. dokumentasjon og kontrakter i underliggende ledd.Kilde: Seriøsitetsbestmmelser.pdf, pkt. 5 Revisjon
• Kontraktsforutsetninger/tjenestekrav gjelder hele avtaleperioden: Vilkår angitt i konkurransegrunnlaget og kontrakten må oppfylles gjennom hele avtaleperioden.Kilde: Konkurranseregler BPA.docx, pkt. 1.3 Formålet med kvalifikasjonsordningen (om kvalifikasjonsordningens vilkår)

• Dokumentutdraget viser tidslinjer med datoer som også beskrives som «foreløpige», men det er uklart hvilke eksakte datoer som gjelder for avviklet/oppdatert konkurranse (generert Hyyr 02.09.2026 vs prosessdatoer oppgitt som 2021).
• Det er ikke i tekstutdraget oppgitt konkrete evaluerings-/scoreformuleringer utover vekting og prisformel; detaljene for hvordan kvalitet og klima/miljø vurderes er ikke med.
• Kontrakts-/utførelseskrav til tjenesten (kvalitetskrav til bemanning, rutiner, politiattest, personopplysninger) er i teksten, men disse er plassert som «KVALITETSKRAV TIL TJENESTEN» (utførelses-/krav til tjenesten) og ikke tydelig skilt fra kvalifikasjon; jeg har ikke gjengitt dem som kontraktskrav i egen liste fordi schemaet ba om kun kontrakts-/utførelseskrav, men de fremstår som slike.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Vennligst bekreft hvilke datoer som faktisk gjelder for konkurransen (særlig: frist for å stille spørsmål, tilbudsfrist, valg av leverandør og tilhørende karensperiode), siden det i dokumentutdraget både finnes prosessdatoer fra 2021 og automatisk genererte datoer (Hyyr 02.09.2026). Hvilke datoer skal leverandører legge til grunn ved innlevering og planlegging?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare tidsrammer kan gi risiko for manglende overholdelse av frister eller feillagring/innlevering i Hyyr.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Varighet og Tidsfrister; Generert automatisk i Hyyr 02.09.2026 08:59; Viktige datoer (foreløpige datoer).

2. Oppdragsgiver skriver at «frem til signering av kontrakten kan oppdragsgiver foreta endringer … ikke vesentlige», og at vesentlige endringer håndteres etter gjeldende regler. Kan dere presisere hva som regnes som «kontraktsinngåelse» i denne tjenestekonsesjonen, og om det er mulig at krav/tildelingsgrunnlag kan endres etter at tilbudet er levert, men før endelig godkjenning/opptak i ordningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå endringsrisiko fram til kontraktssignering og hvilke forutsetninger som kan endres etter tilbudsfrist.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Forbehold og avvik; Oppdatering og tilleggsopplysninger.

3. Kvalitetskriteriet er oppgitt som 40% og «under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav», men detaljer om selve vurderings-/scoringsmåten er ikke med i utdraget. Vennligst utdyp hvordan oppdragsgiver vil vurdere og score «Kompetanse og bemanning», «Kapasitetstak» og øvrige kvalitetselementer i tildelingen (hva som gir flere/mindre poeng, og om det finnes en minimums-/terskelverdi).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evaluering gjør det vanskelig å prise riktig og å utforme tilbudsdokumentasjon målrettet.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Tildelingskriterier (Klima og miljø 30%, Pris 30%, Kvalitet 40%); Kvalitetskrav til tjenesten (kap. 4).

4. Prisberegningen er oppgitt med formel der p_max settes som «høyeste tilbudte pris × 2 (referansepris)». Vennligst presiser hva som skal forstås som «tilbudt pris» (hvilken post i prisskjemaet), og hvordan prisberegningen håndterer eventuelle avvik mellom estimert timepris og eventuelle avgifter/tillegg, dersom prisskjemaet inneholder flere prislinjer.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forholdsmessig prisformel med «×2 referansepris» krever presis definisjon av prisgrunnlaget for å kunne kalkulere og vurdere risiko.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Pris (tildelingskriterier og Prisberegningsmetode/formel); Vedlegg/Bilag 1 (hvis prisskjemaet ligger der).

5. Miljøkriteriet er oppgitt som «Standard håndtering» og vektes til 30%. Vennligst utdyp konkret hvilke miljø-/klimakrav som legges til grunn i evalueringen (f.eks. krav til rutiner, dokumentasjon eller tiltak), og hvordan disse vil bli scoret/vektet i forhold til de øvrige kriteriene.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende konkretisering av miljøkrav kan medføre at leverandøren ikke dokumenterer riktig eller bruker kostnader uten å få effekt i evalueringen.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Miljøkriterier («Standard håndtering») og Kriteriematrise (Klima og miljø 30%).

6. I kvalitetselementene står det blant annet krav om kapasitetstak: «Kapasitetstaket kan ikke settes lavere enn 200 timer per uke» og at leverandøren kan ikke si nei til ny bruker før kapasitetstaket er nådd. Samtidig står det at «Levering av tjenester forutsetter at brukere velger tjenester» og at «Dette kan medføre at leverandøren i perioder må levere tjenester ut over det avtalte kapasitetstaket …». Kan dere bekrefte hvordan dette slås ut i praksis ved tildeling/brukervalg (inkl. om og når oppdragsgiver vil justere godkjenning/økke kapasitetstak ved utvidelsesvedtak, og hvilke forventninger dere har til leverandørens kostnadsrisiko)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitet/overlevering kan gi betydelig økonomisk risiko; leverandøren må forstå hvordan kommunen håndterer avvik mellom kapasitetstak og faktiske vedtak.

   Kilde: Kvalitetskrav til tjenesten – Kapasitetstak.

7. Rutiner for personopplysninger: det fremgår at leverandøren skal ha rutiner om innsamling/registrering/oppbevaring av sensitive personopplysninger, egen journalansvarlig, og politiattest før tjenesten settes i gang. Vennligst utdyp (i hvilken dokumentasjon/vedlegg dere forventer dette) hvilke konkrete opplysninger leverandøren må levere i søknad/tilbud for å dokumentere: (1) journalansvarlig (rolle og navn/kompetanse), (2) rutinebeskrivelse (omfang/format), og (3) politiattest-egenerklæring (mal/om leverandør skal levere signert skjema).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare dokumentasjonskrav gjør det vanskelig å levere komplett tilbudsmateriale og kan føre til avvisnings-/ikke-oppfyllelsesrisiko.

   Kilde: Kvalitetskrav til tjenesten – Kompetanse og bemanning (opplæring, sensitive personopplysninger, journalansvarlig) og politiattest/egenerklæring.

8. Arbeidsleder-opplæring: dere viser til rundskriv I-9/2015 og lister tema som minst skal være dekket. Vennligst bekreft om leverandøren skal beskrive et spesifikt opplæringsprogram for arbeidsledere (kursmoduler/varighet/innhold), eller om det er tilstrekkelig med en generell beskrivelse som dekker hvert av de oppgitte temaene.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og planlegge drift (kapasitet hos opplæringspersonell) må leverandøren vite hvor detaljert programbeskrivelsen må være.

   Kilde: Kvalitetskrav til tjenesten – Rutine og veiledning av arbeidsleder (I-9/2015 og temaer).

9. Kontrakts- og seriøsitetskrav: Seriøsitetsbestemmelsene viser bl.a. krav om rapportering til Sentralskattekontoret for utenlandssaker, samt NS 8435 punkt 19 utgår. Vennligst presiser hvilke punkter i NS 8435 og hvilke tillegg/blanketter som faktisk kommer til anvendelse i denne konkurransen (og hva leverandøren må levere i praksis for å dokumentere etterlevelse ved forespørsel, f.eks. frist for innsending av dokumentasjon).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike konkrete krav og dokumentasjonsplikter kan påvirke både kostnad og compliance-opplegg.

   Kilde: Seriøsitetsbestmmelser.pdf (innledning + punkt 1/2/3/4/5) og Vedlegg: Kontrakt NS 8435:2017 med tilhørende blanketter; Konkurranseregler BPA – Forbehold/kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav.