Rammeavtale for kontroll og vedlikehold av elektriske anlegg og ventilasjonsanlegg

Rammeavtale for kontroll/vedlikehold av elektriske anlegg og ventilasjonsanlegg for Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD), delt i to delkontrakter: (1) el-kontroll og termografering, (2) service og vedlikehold av ventilasjonsanlegg, samt kjøle-/varmepumpeløsninger og F-gass-kontroll. Avtale starter 1. januar 2027 med varighet 2 år og opsjon på forlengelse inntil 4 år totalt. Avtalen omfatter flere lokasjoner (gjenvinningsstasjoner og omlastingsstasjon Kilden).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest fra Brønnøysundregisteret. (Konkurransebetingelser kap. 4.1)

  Kilde: Konkurransebetingelser kap. 4.1 – Kvalifikasjonskrav
• Leverandøren skal være registrert i DSBs Elvirksomhetsregister og oppfylle krav etter FEK/elektroforetak (delkontrakt 1).

  Dokumentasjon: Bekreftelse på registrering i Elvirksomhetsregisteret samt opplysninger om faglig ansvarlig (utdanning/sertifisering).

  Kilde: Konkurransebetingelser kap. 4.1
• Personell som utfører F-gass-arbeid skal ha gyldig F-gass-sertifisering (delkontrakt 2).

  Dokumentasjon: F-gass-sertifikat for personell; selskapssertifikat der dette kreves.

  Kilde: Konkurransebetingelser kap. 4.1
• Skatteattest for merverdiavgift og skatt (dersom norsk leverandør).

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Kilde: Konkurransebetingelser kap. 4.2
• HMS-egenerklæring/oppfyllelse av HMS-krav.

  Dokumentasjon: Signert HMS-egenerklæring (del av ESPD).

  Kilde: Konkurransebetingelser kap. 4.3
• Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering (ikke eldre enn 6 måneder) fra konsesjonert kredittopplysningsvirksomhet, rating kredittverdig eller høyere.

  Kilde: Konkurransebetingelser kap. 4.4
• Erfaring fra inntil 3 relevante leveranser siste 5 år (sammenlignbare oppdrag).

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av leveranser inkl. kontraktverdi, tidspunkt, oppdragsgiver og innhold. Maks 2 A4, formatkrav.

  Kilde: Konkurransebetingelser kap. 4.5.1
• Tilgang til nøkkelpersonell med nødvendige fagbrev/sertifikater/autorisasjoner og kvalitetssikringssystem relevant for kontraktens innhold.

  Dokumentasjon: CV-oversikt nøkkelpersonell; beskrivelse av metoder for kvalitetssikring (alternativ: attest for kvalitetssikringssystem, f.eks. ISO 9001:2015).

  Kilde: Konkurransebetingelser kap. 4.5.2
• Miljøledelsessystem relevant for kontraktens innhold.

  Dokumentasjon: Beskrivelse (maks 2 A4) eller attest for miljøledelsessystem (f.eks. ISO 14001 eller tilsvarende).

  Kilde: Konkurransebetingelser kap. 4.6

• Tilbudsbrevet (Vedlegg 1) skal fylles ut, signeres og lastes opp i Artifik sammen med øvrige tilbudsdokumenter.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsbrev, avsnitt om punkt 6.2/innlevering (samt kap. 6.3 i konkurransebetingelser)
• Vedlegg 3C – Leverandørens besvarelse skal fylles ut for den eller de aktuelle delkontraktene.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsbrevet, kap. 6 Vedlegg til tilbudet; konkurransebetingelser kap. 6.3
• Vedlegg 4A og/eller 4B – Prisskjema skal fylles ut.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsbrevet, kap. 6 Vedlegg til tilbudet; konkurransebetingelser kap. 6.3
• Vedlegg 6 – Egenerklæring om russisk involvering skal utfylles og signeres.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsbrevet, kap. 6 Vedlegg til tilbudet; konkurransebetingelser kap. 2.10/6.3
• Vedlegg 5 – Forpliktelseserklæring skal leveres dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheter (inkl. separat ESPD-skjema per virksomhet).Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsbrev, kap. 3 Underleverandører og støtte; konkurransebetingelser kap. 3.1.1 og vedlegg 1 kap. 6
• ESPD-skjema skal besvares i Artifik; dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav leveres ved oppdragsgivers forespørsel.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsbrev, kap. 6; konkurransebetingelser kap. 3/4
• Ett tilbud skal leveres elektronisk via Artifik innen tilbudsfrist; tilbudet signeres elektronisk ved innsending.Kilde: Konkurransebetingelser kap. 6.2 og 6.2.1
• Oppgi i tilbudsbrevet hvilken/hvilke delkontrakter tilbudet gjelder.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsbrev, punkt 2 Tilbudet gjelder; konkurransebetingelser kap. 6.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode: 1. januar 2027, varighet 2 år; opsjon forlengelse 1+1 år (inntil 4 år totalt).Kilde: Vedlegg 2 – Rammeavtale, punkt 4; Vedlegg 1 – Tilbudsbrev (vedståelsesfrist)
• Oppdragsgiver har ikke kjøpeplikt; rammeavtalen pålegger ikke bestemt avropsvolum.Kilde: Vedlegg 2 – Rammeavtale, punkt 3 Avtalens omfang
• Oppstart/befaring ved avtaleoppstart: Leverandøren skal gjennomføre befaring ved hver lokasjon og lage årsplan innen 1. januar hvert år (egen frist for oppstartsåret).Kilde: Vedlegg 2 – Rammeavtale, punkt 5 Bestilling og avrop
• Planlagte besøk: varsle minst fem virkedager før planlagt besøk; tilleggsarbeid krever skriftlig bestilling.Kilde: Vedlegg 2 – Rammeavtale, punkt 5 Bestilling og avrop
• Responstid/oppstart: planlagt oppdrag senest 14 kalenderdager etter skriftlig bestilling; tilleggsoppdrag senest 3 arbeidsdager; hasteoppdrag utrykning innen 4 timer (Del B punkt B.4 og Del C punkt C.5 samt Del A punkt 5 forrammer).Kilde: Vedlegg 2 – Del B.4 og Del C.5
• Løpende leveranser skal leveres med servicerapport/kontrollrapport etter hvert besøk, inkl. avviksklassifisering, funn og dokumentasjon (el: kontrollrapport; ventilasjon: servicerapport).Kilde: Vedlegg 3A (Oppdragsbeskrivelse) og Vedlegg 3B (Oppdragsbeskrivelse)
• Digital rapportering og dokumentasjon: servicerapport/timeregistrering og leveranse kan integreres i Oppdragsgivers internkontrollsystem Facilit; FDV-dokumentasjon ved utskifting/nyinstallasjon (el).Kilde: Vedlegg 2 – punkt 15 Kvalitet, rapportering og dokumentasjon; Vedlegg 3A/3B
• Seriøsitet og samfunnsansvar: krav til HMS, lønns- og arbeidsvilkår, menneskerettigheter, samt min. 10 % lærlingetimer i relevante fagområder (kan oppfylles via underleverandører).Kilde: Vedlegg 2 – punkt 14 Seriøsitet; konkurransebetingelser kap. 2.12
• Miljøkrav i avtaleperioden: klima- og miljøhensyn inkludert nullutslippskrav i tilbud/verifisering, avfallsrutiner (transport/levering til godkjent mottak), samt dagmulkter ved brudd (miljø) og dagmulkt ved manglende statistikk.Kilde: Vedlegg 2 – punkt 16 Miljø og punkt 16 Statistikk; Vedlegg 3A/3B oppdragsbeskrivelser

• Kvalifikasjonskrav om dokumentasjonsbevis (f.eks. eksakte detaljer for enkelte ESPD-faner) er kun delvis gjengitt i teksten; full liste over alle kvalifikasjonskrav i ESPD er ikke komplett i utsnittet.
• Tildelings-/evalueringskrav (E-krav) beskrives i Vedlegg 3C, men konkrete poengformler for hver underdelkontrakt utover vekting fremgår ikke av teksten.
• Utkast-/kontraktsvilkår utover de delene som er gjengitt i Vedlegg 2 (f.eks. detaljerte kvalitets-/misligholdsmekanismer, dagmulktbeløp for alle forhold) er ikke fullt ut listet i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Delkontrakt 1 (el-kontroll/termografering): Når oppstår «oppstart av tilleggsoppdrag» i praksis etter bestilling (jf. pkt. 1.2), gjelder kravet om oppstart senest 3 arbeidsdager også der det kreves bestilling av særskilt materiell/utstyr (f.eks. utskifting i forbindelse med avvik), eller er det kun krav til befaring/planlegging/avklaring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig skille mellom tidsfrister for oppstart/planlegging og faktisk utførelse når bestillinger og leveransetider påvirkes.

   Kilde: Vedlegg 3A pkt. 1.2 «Respons og oppstartstid» (Må-krav) samt Oppdragsbeskrivelse «Bestilling av el-kontroll».

2. Delkontrakt 1: For «hasteoppdrag» (jf. pkt. 1.3) – hva regnes som oppstart i dagmulktsammenheng: teller dagmulkt fra tidspunktet oppdragsgiver bekrefter hasteoppdraget, fra tidspunktet leverandøren har ankommet lokasjon, eller fra tidspunktet leverandøren har startet feilsøking?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å vurdere og prise risiko knyttet til dagmulkt og å etablere interne rutiner for dokumentasjon av tidspunkt.

   Kilde: Vedlegg 3A pkt. 1.3 «Prioritering av hasteoppdrag» og Rammeavtale Del A pkt. 19 «Forsinkelse og dagmulkt».

3. Delkontrakt 1: Avvik klassifisert som T3 (særdeles høy risiko) – kan oppdragsgiver avklare hvordan T3 skal håndteres i kontrollrapporten/avvikssystemet: Skal avviket alltid registreres i leverandørens avviksregistrering samme dag og samtidig varsles umiddelbart, eller er det anledning til å oppdatere klassifisering etter kortvarig verifisering på stedet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av prosess og avgrensning er nødvendig for korrekt etterlevelse av tidskrav og for å prise kapasitet til akutt verifisering.

   Kilde: Vedlegg 3A pkt. «Utbedringer ved kontroll» (T3) og pkt. 4.1 «Avviksregistrering» (Må-krav: samme dag ved sikkerhetsrisiko), samt Oppdragsbeskrivelse «Avviksregistrering».

4. Delkontrakt 1: Hvilket «tilstands-/alvorlighetsgrad»-skjema og hvilke klassifiseringskriterier skal leverandøren bruke for avvik i el-kontroll (inkl. hvilke grenseverdier/tekst som forventes), og hvor er dette beskrevet (standard eller oppdragsgivers mal)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten å kjenne avviksklassifiseringens konkrete kriterier kan tilbudet og rapporteringen bli kostnadsdrivende/risikofylt og gi uforenlighet ved evaluering og oppfølging.

   Kilde: Vedlegg 3A pkt. 4.1 «Avviksregistrering» og Oppdragsbeskrivelse «Kontrollrapport etter besøk» (avvik med klassifisering) samt «Utbedringer ved kontroll» (T3).

5. Delkontrakt 1: Termografering – oppdragsgiver ber om rapport i tråd med NS-EN 13187 og at rapport skal inkludere varmebilder, temperaturmålinger og klassifisering av avvik. Kan oppdragsgiver presisere om det er egne krav til bildekvalitet (f.eks. emissivitet/innstillingskrav), målepunkter og minimum antall bilder per tavle/fordeling, eller om dette følger kun standardens metodekrav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne planlegge utstyr, feltoppsett og tidsbruk i termograferingen riktig, og redusere risiko for at rapport ikke anses å være i henhold til kravene.

   Kilde: Vedlegg 3A pkt. «Rapport etter termografering» og pkt. 2.2 «Faglig kompetanse og godkjenning» (NEK 405-1/NS-EN 13187 for termografering).

6. Delkontrakt 2 (ventilasjon): «Filterlister for hvert aggregat skal ajourføres … minimum én gang i året» – kan oppdragsgiver spesifisere forventet leveringsformat, og hvordan filterlisten skal knyttes til aggregat-ID/systemnummer (f.eks. systemnummer + aggregatnavn), slik at oppdateringer kan implementeres konsekvent i samme mal som Oppdragsgiver bruker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne levere riktig dokumentasjon og redusere arbeid knyttet til strukturering/omarbeiding i etterkant.

   Kilde: Vedlegg 3B pkt. 6.3 «Ajourføring av filterlister» og Oppdragsbeskrivelse «Servicerapport etter hvert besøk» (status på filter og oppdaterte filterlister).

7. Delkontrakt 2: «Bytte av luftfilter (minimum én gang per år; hyppigere ved behov)» og pkt. 6.3 «Ajourføring av filterlister» – etter hvilke kriterier skal leverandøren bytte oftere (trykkfall, synlig tilsmussing, driftsdata), og hvilke grenseverdier/parametere skal dokumenteres i servicerapporten for at hyppigere bytte skal anses berettiget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå uenighet om om filtre skulle vært byttet oftere og for å kunne prise riktig innsats/forbruk.

   Kilde: Oppdragsbeskrivelse «Omfang av ventilasjonsservice» (minimum én gang per år) og Vedlegg 3B pkt. «Prosedyre ved filterskift» (trykkfall før/etter, verifisering mot filterliste) samt Oppdragsbeskrivelse «Kartlegging av feil og avvik»/servicerapportinnhold.

8. Delkontrakt 2: Ved behov for «utvidet funksjonskontroll» (på bestilling) – kan oppdragsgiver angi hvordan dette avgrenses fra ordinær årsservice, og hva som typisk inngår i tid (f.eks. fremskaffelse av elektrisk koblingsskjema, målinger, måleomfang) slik at leverandøren kan prise time-/enhetsgrunnlag riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne utforme pris og kapasitet på avrop/ekstraarbeid uten å havne i tvist om hva som anses «ordinær service» vs. «utvidet funksjonskontroll».

   Kilde: Oppdragsbeskrivelse «Utvidet funksjonskontroll av aggregat» samt rammeavtale Del A pkt. 5 «Bestilling og avrop» (skriftlig bestilling og pristilbud).

9. Delkontrakt 2: F-gass: Oppdragsbeskrivelsen sier F-gass-kontroll der dette er påkrevd (EU-forordning 517/2014 og forskrift), og «lekkasjesøk … der det er aktuelt». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken type lekkasjesøk/tiltak som forventes ved funn (f.eks. om det alltid kreves feilsøking etter gjeldende regelverk, eller om tiltak kan avgrenses til logging/rapport), samt hvem som forventes å levere/innhente eventuelle sertifiserte tjenester ved større reparasjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å redusere risiko for feil omfang i tilfeller der regelverket trigges og det kan være kostnadsdrivende å måtte ta utvidede feilsøkingstiltak.

   Kilde: Vedlegg 3B «F-gass-kontroll» og «Kjøle- og varmepumpeløsninger» samt rammeavtale Del A pkt. 5 «Bestilling og avrop» (prisoverslag ved avvik/tiltak bestilles separat).