Rammeavtale for spyletjenester

Arendal kommune skal etablere en felles rammeavtale for spyletjenester for løpende og akutte behov, hovedsakelig innen vann og avløp, men også for Arendal Havn og Arendal Eiendom. Rammeavtalen skal dekke tjenester som spyling, suging, tørrsuging, tømming og nært tilknyttede oppgaver, inkludert håndtering av hendelser med rask respons. Estimert kontraktsverdi er 10 mill. NOK ekskl. mva (maks rammeavtale 25 mill. NOK).

• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Utgangspunkt: kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig; ved rating B eller lavere kan oppdragsgiver innhente ytterligere opplysninger (årsregnskap inkl. noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger).

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Proff Forvalt AS. Ved rating B eller lavere: ytterligere økonomisk informasjon som årsregnskap inkl. noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 1 (Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet)
• Leverandøren skal ha nødvendig kompetanse og erfaring med spyletjenester for kommunale VA-virksomheter. Krav til erfaring: tre tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 2 årene.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag i løpet av de siste 5 årene. Skal inkludere: oppdragets navn, oppdragsgiver, oppdragsverdi, tidspunkt (utførelsesår), kontaktinfo til referanse (telefon og e-post), samt beskrivelse av hva arbeidet gikk ut på og relevans for konkurransen. Referansemal skal benyttes (ikke over 2 A4-sider).

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 2 (Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner) + vedlegg Bilag 2 Mal_Referanser
• Leverandøren skal ha et godt og velfungerende miljøstyringssystem basert på ISO 14001:2015 eller tilsvarende, relevant for oppdraget.

  Dokumentasjon: Egenerklæringsskjema som dokumentasjon for oppfyllelse av EU-ordningen for miljøstyring og miljørevisjon (EMAS) eller andre anerkjente miljøledelsessystemer i forordning (EF) nr. 1221/2009 art. 45, eller andre miljøledelsesstandarder basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder fra akkrediterte organer.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 3 (Leverandørens miljøstyringssystem)
• Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører/samarbeidspartnere for å oppfylle kvalifikasjonskrav, skal tilbudet inneholde signert forpliktelseserklæring om tilgjengelig kapasitet.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring om tilgjengelig kapasitet fra eventuell(e) underleverandør(er). (Bilag 3 Mal_Forpliktelseserklæring.)

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 4 (Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere)
• Begrensning på ledd i leverandørkjeden: maksimalt to ledd under totalentreprenør.

  Dokumentasjon: Ikke angitt som dokumentasjonsplikt i teksten utover at dette skal hensyntas ved planlegging/forpliktelser.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 4
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon/godtgjørelse på registrering i tilsvarende register i etableringsstaten.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 5 (Leverandørens registrering, autorisasjon mv)

• Tilbud skal leveres elektronisk via Hyyr.Kilde: Prosedyre / Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering (Påkrevd)
• Tilbudet skal signeres elektronisk ikke spesifisert.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk signering: Ikke spesifisert
• Leverandøren skal vurdere forretningshemmeligheter, merke disse og levere en sladdet versjon der påkrevd.Kilde: Forretningshemmeligheter og sladding
• Eventuelle forbehold for tilbudet skal oppgis samlet i feltet for forbehold. Dersom ingen: «ingen forbehold».Kilde: Kravspesifikasjon – punkt 3.1 Oppgi alle forbehold til tilbudet samlet i dette feltet (Må-krav)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

08.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen skal kunne håndtere både planlagte og akutte oppdrag i avtaleperioden.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.1 (Må-krav)
• Leveransen skal omfatte kjerneytelsene: spyling, suging, tørrsuging og tømming når de bestilles innenfor avtalens saklige virkeområde.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.2 (Må-krav)
• Responstid for akutte VA-oppdrag: maksimalt 30 minutter. Fra bestilling mottas til oppmøte på Solborg Driftsstasjon.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.3 (Må-krav)
• Rapport etter hvert utførte oppdrag. Rapport minimum: hva som er utført, tidspunkt, sted, eventuelle funn og avvik, anbefalte tiltak samt grunnlag for fakturakontroll.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.4 (Må-krav)
• Stille nødvendig operativt utstyr for å gjennomføre bestilte oppdrag innen spyling, suging, tørrsuging og tømming.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.5 (Må-krav)
• Organisering/beredskap: reell kapasitet og beredskapsordning for planlagte og akutte hendelser innen etterspurt responstid; beskrive personell, vakttelefon, beredskapsordning, håndtering/prioritering av samtidige hendelser og tiltak for å redusere forsinkelser ved høy belastning.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.6
• Planlagte bestillinger skal håndteres med enkle og forutsigbare rutiner; beskrive mottak, avklaring, bekreftelse og oppsett, samt funksjon for flere kommunale enheter.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.7
• Utstyr for VA/havn/eiendom: beskrive tilgjengelig utstyr og egnethet for ulike oppdragstyper/driftsmiljøer, inkludert relevante kjøretøy/kombinasjonsløsninger/spesialutstyr og eventuelle begrensninger.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.8
• Klima- og miljø i leveransen: beskrive transport- og disponeringsplanlegging for å redusere utslipp (konkrete tiltak mot tomkjøring, unødvendig kjøring, ventetid og drivstofforbruk for planlagte og akutte oppdrag).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.1
• Klima- og miljøegenskaper ved kjøretøy og utstyr: beskrive relevante egenskaper som bidrar til lavere klima- og miljøbelastning.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.2

• Dokumentteksten inneholder ingen eksplisitt liste over alle kontrakts-/oppfølgingselementer utover de beskrevne må-kravene (responstid, rapportering, utstyr) og tildelingskriterienes beskrivelseskrav.
• Det fremgår ikke detaljer om hvordan rapporter skal formateres/leveres (system, format, frister utover «etter hvert oppdrag»).
• Det er angitt «Maksimalt antall leverandører: 1» og opsjoner for total varighet, men den konkrete tildelingsmekanismen for rammeavtale (f.eks. tildeling til én og hvordan bestillinger gjøres) er ikke spesifisert i teksten her.
• «Seriøsitetsbestemmelser» er vedlagt, men konkrete kontraktskrav/konsekvenser fra dette dokumentet er ikke integrert i konkurransegrunnlagsteksten utover at vedlegget finnes.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Rammeavtalen skal ha maksimalt 1 leverandør. Kan oppdragsgiver presisere hvordan tildeling/bestilling skjer i praksis fra rammeavtalen (f.eks. direkte tildeling til valgte leverandør, eller mini-konkurranse der det kun kan være én leverandør)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå bestillingsmekanismen for å prise risiko, kapasitet og administrasjon korrekt.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Rammeavtaleinnstillinger (Maksimalt antall leverandører: 1) / Prosedyre

2. Kan oppdragsgiver bekrefte fra hvilken del av avtalen/kontraktsmalen det fremgår hvilke priselementer som skal inngå i prisskjemaet, og hvordan timepriser, utrykning, eventuelle påslag og andre priselementer skal anvendes ved både planlagte og akutte oppdrag? Vis gjerne til konkrete felter eller tabeller i Bilag 1 (Prisskjema).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris skal evalueres ut fra prisskjema-/scenarioinnretning; leverandøren må vite nøyaktig hvordan prisene skal beregnes og anvendes.

   Kilde: Tildelingskriterier – Pris (beskrivelse av prisberegning/priselementer) / Vedlegg Bilag 1: Prisskjema_Rammeavtale spyletjenester.xlsx

3. Krav 1.3 sier responstid «maksimalt 30 minutter» fra bestilling mottas til oppmøte på Solborg Driftsstasjon for akutte VA-oppdrag. Kan oppdragsgiver presisere om «oppmøte» betyr at kjøretøy og personell er klare ved port/avtalt punkt, og om dette gjelder alle dager/hele døgnet (inkl. helg/helligdager)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstidskravets praktiske definisjon og tilgjengelighet påvirker beredskapskostnader og bemanningsplan.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.3 Responstid for akutte VA-oppdrag

4. Krav 1.4 angir at leverandøren skal levere rapport «etter hvert utførte oppdrag». Kan oppdragsgiver utdype: (1) forventet rapportformat (eksempel/valg av mal), (2) minimum innhold utover listen i kravet, (3) leveringsmåte (digitalt system/epost) og (4) frist for innsendelse (samme dag/innen X timer) etter utført oppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke prise korrekt uten å vite format, leveringsmåte og tidsfrister for rapportering.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.4 Rapport etter utførte oppdrag

5. Krav 1.6 krever beskrivelse av reell kapasitet og beredskapsordning, herunder hvordan samtidige hendelser håndteres og prioriteres. Kan oppdragsgiver angi om det er et definert «maks antall samtidige hendelser» eller et forventet dimensjoneringsnivå (f.eks. 1–2 hendelser samtidig), og hvordan prioritering skal dokumenteres overfor oppdragsgiver?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitetsdimensjonering er direkte styrende for hvilke ressurser leverandøren må stille tilgjengelig.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.6 Organisering/beredskapsordning og samtidige hendelser

6. Krav 1.7 beskriver planlagte bestillinger og at løsningen skal fungere for flere kommunale enheter. Kan oppdragsgiver beskrive bestillingskanal og prosess (f.eks. via epost, fagsystem eller bestillingsskjema), og hvem som mottar bestillinger/avklaringer (sentral enhet vs. utførende enhet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prising og effektiv gjennomføring avhenger av konkret bestillingsflyt og rollefordeling mellom enheter.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.7 Håndtering av planlagte bestillinger

7. Krav 1.8 ber om beskrivelse av utstyr for oppdrag innen VA, havn og eiendom. Kan oppdragsgiver presisere om det finnes minimumskrav/kapasitetskrav til utstyr (f.eks. suge-/spylekapasitet, slangelengder, trykknivå, tankvolum) per ytelsestype, eller om det er tilstrekkelig å beskrive tilgjengelig utstyr og eventuelle begrensninger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om «utstyr» skal dokumenteres med konkrete kapasitetsdata for å oppfylle kravene og kvalifisere.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.8 Utstyr for VA, havn og eiendom

8. Klima- og miljøkrav 2.1 og 2.2 ber om tiltak for å redusere utslipp og beskrivelse av kjøretøy/utstyrsegenskaper. Kan oppdragsgiver utdype om det forventes dokumentasjon (f.eks. miljøklassifisering, drivstofftype, dekk/utstyr, logg for tomkjøring) eller om det er tilstrekkelig med beskrivende tekst i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker både dokumentasjonsarbeid og hvilke tiltak leverandøren faktisk må kunne levere i praksis.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.1 og 2.2 Klima og miljø i leveransen

9. Seriøsitetsbestemmelsene og dokumentasjonskravene: kan oppdragsgiver presisere om det er bestemte krav til hvilke typer personopplysninger/omfang som skal leveres ved forespørsel (f.eks. kopi av arbeidsavtale/lønnsslipp/timelister og hvor ofte), og hvilken kontakt/frist som typisk benyttes i oppfølgingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge administrasjon og kontrollrutiner for å etterleve kravene uten uforutsett kostnads- og tidsbruk.

   Kilde: Seriøsitetsbestemmelser – Punkt 1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår / dokumentasjonskrav / revisjon

10. Oppdragsgiver kan ved rating B eller lavere innhente ytterligere økonomisk informasjon. Hvilke konkrete økonomiske dokumenter vil normalt bli etterspurt utover det som allerede er nevnt (årsregnskap m/note, styrets årsberetning, revisjonsberetning), og er det forventet at leverandøren selv må fremskaffe disse innen kort frist?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere tidsplan og dokumentberedskap for å unngå risiko for avvisning/avklaringsforsinkelser.

    Kilde: Kvalifikasjonskrav 1 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet