Anskaffing av hotelltenester - enkeltovernattingar

Vestland fylkeskommune skal inngå rammeavtale(r) for hotellovernattinger (enkelt- og dobbeltrom som utgangspunkt) på tvers av geografiske delkontrakter i Vestland. Kontrakten gjelder ikke overnatting knyttet til konferanse/kurs (egen avtaler). Rammeavtalen er 2 år med opsjon for forlengelse 1+1 år (maks 4 år). Verdier/volum er estimert, med maksimal verdi 70 mill. eks. mva. over 4 år. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris og kvalitet, der pris vekt 70% og miljø vekt 30%.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskap: firmaattest fra Brønnøysundregistrene (oppdragsgiver henter evt. selv). Utenlandske selskap: dokumentasjon på registrering i relevant foretaks-/bransjeregister i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.3 (Leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling)
• ESPD-eigenerklæring om at kvalifikasjonskrav oppfylles og avvisningsgrunner ikke foreligger.

  Dokumentasjon: Elektronisk ESPD-skjema del IV del a, levert sammen med tilbud.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.1 (Generelt); også omtalt krav om ESPD utfylling i punkt 3.5
• Krav om forpliktelse/egen erklæring ved støtte fra andre foretak til å oppfylle kvalifikasjonskrav (økonomisk/finansiell eller teknisk/faglig).

  Dokumentasjon: Forpliktingserklæring (Vedlegg 4 kan brukes) + separat ESPD for støttende virksomhet + dokumentasjon som kreves i aktuelt kvalifikasjonskrav.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.1 (mulighet til å støtte seg) og punkt 3.4 (Forpliktings- og eigenerklæring)
• Avvisningsgrunner: nasjonale avvisingsgrunner etter anskaffingsforskriften § 24-2 (inkl. særnorsk presisering).

  Dokumentasjon: ESPD del III avvisingsgrunner; leverandør erklærer i ESPD at avvisingsgrunner ikke foreligger. Nasjonale avvisningsgrunner gjelder også i konkurransen.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 (Nasjonale avvisingsgrunnar)
• Sanksjoner mot Russland: leverandør skal stadfeste at selskapet ikke har russisk eierskap slik beskrevet.

  Dokumentasjon: Stadfestelse i tilbodsbrevet (Vedlegg 1).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.2 (Sanksjoner mot Russland)

• Signert og datert Vedlegg 1: Tilbodsbrev skal leveres sammen med tilbudet (med fullmakt ved behov).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.1 (Innlevering av tilbod)
• Vedlegg 2: Tilbydar sine atterhald og avvik (skal brukes ved atterhald/avvik).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.3 (Atterhald og avvik) samt Vedlegg/oversikt i punkt 5.2
• Vedlegg 3: Teiepliktige opplysninger og eigenerklæring om bortfall av teieplikt skal leveres (bruk av kryss for innsyn/ikke innsyn).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2 (Utforming av tilbodet) og Vedlegg 3-tekst
• Vedlegg 4: Forpliktingserklæring (kun dersom det støttes på andre foretak).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.4 og punkt 5.2; samt Vedlegg 4-tekst
• ESPD-eigenerklæringsskjema (elektronisk) skal fylles ut av hovedleverandør og leveres sammen med tilbudet (evt. separat ESPD for støttende virksomheter).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.1 og 3.5; samt punkt 5.2
• Vedlegg B: Leverandøren si skildring av leveransen skal leveres/utfylles i tråd med Vedlegg A (svar på krav og miljø).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2 (liste over vedlegg); Vedlegg B innledende krav
• Vedlegg C: Prisskjema i excel-format skal fylles ut og legges ved tilbodet.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4 (Pris og miljø) og punkt 5.2; Vedlegg A punkt 6.2 samt Vedlegg C-innleiing

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

05.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalens varighet: 2 år, med oppdragsgivers rett til forlengelse 1+1 år (maks 4 år).Kilde: Avtaledokument (Avtaleperiode)
• Avrop/bestilling via oppdragsgivers innkjøpssystem (reiseportalen/Berg-Hansen). Leverandøren skal legge til rette for at tjenester som omfattes av avtalen er tilgjengelige i systemet; skriftlig bekreftelse av bestilling uten ugrunnet opphold.Kilde: Avtaledokumentet (BESTILLING – Innkjøpssystem) og (AVROP PÅ RAMMEAVTALE)
• Levering/gjennomføring: levering godkjent når tjenesten er levert i samsvar med avtale på korrekt mottakeradresse; leverandøren skal prioritere leveranser til oppdragsgiver og leveringsfrister er i Vedlegg A/B.Kilde: Avtaledokumentet (LEVERING – Generelt og Leveringsfrister)
• Avbestillings- og avbestillingsfrister samt kansellering/avbestilling/utsettelse følger Vedlegg A (Avbestillingsfrister) og avtalevilkår.Kilde: Avtaledokumentet (KANSSELLERING, AVBESTILLING OG UTSETJING) + Vedlegg A krav nr. 3
• Prisregime: faste priser første avtaleår; deretter indeksregulering iht. KPI Hotell- og restauranttjenester; varsel minst 1 måned; pris oppstår etter bestillingstidspunkt (pris på bestillingstidspunktet gjelder).Kilde: Avtaledokumentet (PRISAR – Generelt, Prisendring)
• Miljøkrav og miljøoppfølging: leverandøren garanterer oppfyllelse av miljøkrav i hele avtaleperioden; rutiner for å unngå forbudte/overskride regulerte farlige kjemikalier; revisjon/kontroll rett for oppdragsgiver.Kilde: Avtaledokumentet (MILJØKRAV – Generelt og Krav til ivaretaking av ytre miljø; KONTROLL OG REVISJON)
• Seriøsitets- og arbeidskrav (inkl. lønns- og arbeidsvilkår): leverandøren ansvarlig for at lønns- og arbeidsvilkår ikke er dårligere; dokumentasjonsplikt på forespørsel.Kilde: Avtaledokumentet (SERIØSITETSKRAV – Generelt; Krav om lønns- og arbeidsvilkår)
• Arbeidsinkludering: leverandør skal som hovedregel sørge for at ca. 5% av personell er funksjonsnedsatte eller langtidsledige; dokumentasjon ved oppstart/etter oppfordring; oversikt ved avslutning.Kilde: Avtaledokumentet (SERIØSITETSKRAV – Krav om arbeidsinkludering)
• Rapportering og statistikk: leverandør skal årlig rapportere miljøstatistikk (inkl. CO2 pr. gjestedøgn) og på forespørsel utarbeide leveringsstatistikk (minst omsetning per enhet og leveranseområde).Kilde: Vedlegg A pkt 6.1 (Miljørapportering); Avtaledokumentet (MÅTE OG RAPPORTERING; STATISTIKK)

• Konkurransegrunnlagsteksten viser ikke konkrete detaljer for kvalifikasjonskrav utover selskapsstatus/ESPD/avvisningsgrunner og russisk eierskap; øvrige kvalifikasjonskrav kan ligge i øvrige deler, men er ikke synlige i utdraget.
• Kontrakts-/utførelseskrav utover det som fremgår i avtaledokumentutdraget (f.eks. detaljer i Vedlegg A om romfasiliteter/kravtype A1/A2) er ikke fullt ut gjengitt i avtaledokumentet her; kravspesifikasjonen er delvis tilgjengelig.
• Tildelingskriterienes eksakte evalueringslogikk for miljø (hvordan poeng settes utover beskrevet metode) er ikke spesifisert utover at beste kvalitet gis maks poeng.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg A punkt 5 (Krav nr. 1) «Transport/plassering»: Kan VLFK presisere kva som menes med at hotellet «skal gi gjestene informasjon om offentleg kommunikasjon til og frå hotellet» (f.eks. fysisk materiell i resepsjon/rom, lenke til kollektivtrafikk, QR-kode), og om det er dokumentasjonskrav/eksempel som leverandør må beskrive i Vedlegg B?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkningen av «informasjon» påvirker hvordan leverandøren kan dokumentere oppfyllelse og dermed om tilbudet blir vurdert som komplett på A1-kravet.

   Kilde: Vedlegg A punkt 5, Krav nr. 1 Transport/plassering

2. I Vedlegg A punkt 5 (Krav nr. 2) «Hotellrom»: Hva kreves konkret for «Brannalarm skal kunne oppfattast av syns- og høyrselshemma» i hotellrom (f.eks. type varslingssystem/lyd- og visuell varsling, tilgjengelig romkategori), og hvordan ønsker VLFK at dette skal dokumenteres eller bekreftes i Vedlegg B?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Teknisk krav kan oppfattes ulikt mellom hotellstandarder; presisering reduserer risiko for feil JA/NEI og avvisning.

   Kilde: Vedlegg A punkt 5, Krav nr. 2 Hotellrom

3. I Vedlegg A punkt 5 (Krav nr. 3) «Kostnadsfri avbestillingsfrist: Innan klokka 16:00 på dagen for ankomst»: Gjelder dette likt for alle delkontrakter og alle romtyper/tillegg (enkeltrom, dobbeltrom ved behov, superior ved utseld standardrom), og hvordan håndteres endringer som skjer etter 16:00 (f.eks. betaler VLFK full pris, 1 natt, eller annet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillings-/endringsbetingelser påvirker kalkyle og risiko; leverandøren må vite hva som utløser kostnad etter kl. 16:00.

   Kilde: Vedlegg A punkt 5, Krav nr. 3

4. I Vedlegg A punkt 5 (Krav nr. 4) «Rapportering»: Kan VLFK presisere format og detaljeringsgrad for «statistikk over leverte produkt» (f.eks. CSV/Excel, ønsket tidsperiode, hvordan «produkt» og «einingar som har bestilt» skal defineres), samt hvilket tidsomfang rapporteringen forventes levert for (per måned/kvartal/år)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet er A1 (må oppfylles), og manglende presisering av format/tidspunkt gjør det vanskelig å prise ressursbruk korrekt.

   Kilde: Vedlegg A punkt 5, Krav nr. 4 Rapportering

5. I Vedlegg A punkt 5 (Krav nr. 6) «Miljøsertifisering»: Når det står at virksomheten «seinast eitt (1) år etter inngått avtale» skal miljøsertifiseres, ønsker VLFK at leverandøren i tilbudet dokumenterer eksisterende sertifisering (dersom man har), eller er det tilstrekkelig å svare JA/NEI på A1 og deretter fremlegge plan/dokumentasjon etter kontraktsinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart skille mellom hva som kreves i tilbudet vs. ved kontraktsoppstart påvirker leverandørens forpliktelser og gjennomføringsrisiko.

   Kilde: Vedlegg A punkt 5, Krav nr. 6 Miljøsertifisering

6. I Vedlegg A punkt 5 (Krav nr. 7) «Personopplysninger»: Kan VLFK avklare om leveransen innebærer behandling av personopplysninger på vegne av VLFK som databehandler (og i så fall hvilke typer data), eller om kravet primært gjelder leverandørens generelle etterlevelse ved bruk av booking- og fakturagrunnlag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis det er databehandlerforhold, påvirker det behov for databehandleravtale, tekniske/organisatoriske tiltak og sannsynligvis kostnadsbilde.

   Kilde: Vedlegg A punkt 5, Krav nr. 7 Leverandør skal behandle personopplysninger

7. I Vedlegg A punkt 5 (Krav nr. 8) «Bestilling»: Kan VLFK presisere hva som forventes av leverandøren knyttet til «Prisar skal lastast inn i reisebyrået ... Berg-Hansen reisebyrå» (f.eks. om leverandøren skal levere hotell-/romkategoridata, rabattsatser, tilgjengelighet, og hvor ofte dette må oppdateres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er A1 og tett knyttet til integrasjon/punchout/e-handel; leverandøren må forstå faktisk omfang for å kunne prise og planlegge implementering.

   Kilde: Vedlegg A punkt 5, Krav nr. 8 Bestilling

8. Tildelingskriterier miljø (Vedlegg A punkt 6.1, krav nr. 9 og 10): Hvordan vil VLFK evaluere og gi poeng innenfor 30% miljø utover at «beste tilbod» gis 6 poeng? Er det en forventning om å oppgi eksempelberegninger (f.eks. CO2 per gjestedøgn-metodikk) eller holder det med beskrivelse av system/tiltak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringsteknikk (hva som gir «beste») er ikke fullt spesifisert; leverandøren trenger tydelighet for å utforme Vedlegg B riktig og treffe poeng.

   Kilde: Vedlegg A punkt 6.1 Miljøarbeid (Krav nr. 9) og Miljørapportering (Krav nr. 10) samt Konkurransegrunnlag kap. 4

9. Pris (Vedlegg C): Bekreft at «Tillegg for superior rom, kun ved utseld standardrom» evalueres som et fast tillegg per oppgitt evalueringsenhet (antall 100), og at leverandøren ikke forventes å levere superior i hele evalueringsvolumet. Videre: Er superior-tillegget ment å være et tillegg per rom per natt, og hvordan skal dobbeltrom prises i forhold til enkeltrom (er det pris per rom for inntil 2 personer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisstruktur må forstås korrekt for å unngå feil «taktisk prising» og for å sikre at tilbudet reflekterer reell kostnad ved utseld/romtyper.

   Kilde: Vedlegg C Prisskjema (Enkeltrom inkl. frokost, Dobbeltrom inkl. frokost, Tillegg superior)