Elektronisk stoffkartotek

Trøndelag fylkeskommune skal anskaffe et elektronisk stoffkartotek som leveres som sitelisens. Løsningen skal gi ubegrenset tilgang for om lag 5 000 ansatte og 20 000 elever, støtte registrering, søk og tilgang til sikkerhetsdatablader (SDS), samt HMS-funksjoner som risikovurdering, substitusjon og eksponeringsregister. Det skal også leveres tilgangsstyring integrert mot Entra ID (Entra ID/brukerkatalog), norsk språkstøtte for grensesnitt og SDS, støtte for historiske data, arkivering (kostnadsfritt), support og implementering med godkjenningsprøve. Avtalen er basert på SSA-L (løpende tjenestekjøp) og kontraktsvarighet er uten definert sluttdato (oppstart 04.01.2027).

• Leverandør skal ha miljøledelsestiltak og rutiner egnet til å redusere miljøbelastning, dokumentert ved gyldig tredjepartssertifikat (ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn el. tilsvarende) eller beskrivelse av miljøledelsestiltak og rutiner (miljømål, organisering/ansvar, oppfølging/evaluering, relevante miljøtiltak).

  Dokumentasjon: PDF av gyldig sertifikat eller egen beskrivelse levert sammen med tilbudet.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 ("System for miljøledelse og rutiner")
• Leverandør skal ha kvalitetsystem implementert, tilpasset oppdragets kompleksitet/risiko/målsetting, dokumentert ved gyldig tredjepartssertifikat (ISO 9001 el. tilsvarende) eller beskrivelse av system for kvalitetssikring (prosesser/aktiviteter, prosedyrer, risikostyring/avvik, oppfølging/forbedring).

  Dokumentasjon: PDF av gyldig sertifikat eller egen beskrivelse levert sammen med tilbudet.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 2 ("System for kvalitetssikring")
• Virksomhetserfaring: Minimum 2 og maksimum 4 sammenlignbare oppdrag i løpet av siste 3 år, med vekt på innhold, kompleksitet, omfang og eventuelle faglige særkrav. Referanser skal oppgis med art/omfang, tidsrom og oppdragsgiver/mottaker inkl. kontaktperson og kontaktinfo.

  Dokumentasjon: Dokumenteres i Hyyr eller via utfylling av vedlegget "Referanser"/tilsvarende. Vedlegg leveres som PDF.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 ("Virksomhetserfaring")
• Leverandør skal være lovlig registrert virksomhet (for norske: eBevis/Brønnøysundregistrene; for utenlandske: registrert i foretaksregister i etableringsstaten).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon som PDF for utenlandsk leverandør. Norske leverandører dokumenteres via eBevis.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 4 ("Virksomhetsregistrering")
• Kredittvurdering: Minimum rating A hos Dun & Bradstreet eller tilsvarende nivå i annen anerkjent kredittvurderingsmodell. Kredittvurdering ikke eldre enn 6 måneder fra kunngjøringsdato og utført av kredittopplysningsforetak.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering som PDF levert sammen med tilbudet.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 5 ("Kredittvurdering")

• Tilbud skal fylle ut og besvare alle punkter i ESPD-skjema, kravspesifikasjon og prisskjema. Annen dokumentasjon utover besvarelser lastes opp som PDF (dersom ikke annet format er spesifisert).Kilde: Tilbudets utforming ("Tilbudets utforming")
• Leveres med tilbudet: Utfylt Vedlegg 1 – Tilbudsskjema.Kilde: Tilbudets utforming (punktliste "Følgende skal fylles ut og leveres med tilbudet")
• Leveres med tilbudet: Digital kravspesifikasjon og prisskjema med henvisning til eventuelle vedlegg.Kilde: Tilbudets utforming (punktliste)
• Leveres med tilbudet: Utfylt databehandleravtale m/bilag.Kilde: Tilbudets utforming (punktliste)
• Leveres med tilbudet: Sladdet versjon av tilbudet.Kilde: Tilbudets utforming (punktliste)
• For kvalifikasjonskrav 1 og 2: Kopi av gyldig sertifikat eller egen beskrivelse av miljøledelse/kvalitetssikring skal leveres som PDF sammen med tilbudet.Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 og 2 (sertifikat/beskrivelse leveres som PDF)
• For kvalifikasjonskrav 3: Eventuelle referansevedlegg skal leveres som PDF sammen med tilbudet.Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 ("Eventuelle vedlegg skal leveres som PDF")
• For kvalifikasjonskrav 4 (utenlandsk): Dokumentasjon på foretaksregistrering skal leveres som PDF sammen med tilbudet.Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 4
• For kvalifikasjonskrav 5: Kredittvurdering skal leveres som PDF sammen med tilbudet.Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 5
• Eventuelle forbehold/avvik skal oppgis i Tilbudsskjema (Vedlegg 1) med henvisning og konsekvens.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (forbehold/avvik-tabeller)
• Leverandør skal ta stilling til forretningshemmeligheter: merke og levere sladdet versjon der det er påkrevd (offentlig innsyn vs. taushetsplikt).Kilde: Tilbudets utforming ("Forretningshemmeligheter og sladding")

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Sitelisens med ubegrenset tilgang for alle ansatte og elever tilknyttet fylkeskommunen (minst inkludere eksisterende og fremtidige ansatte/elever, uten individuell brukerprising eller begrensning i antall brukere).Kilde: Kravspesifikasjon 1.2 (Site lisens)
• Årlig lisenskostnad skal ikke overskride kr 850 000 eks. mva (tilbud over beløpet avvises).Kilde: Kravspesifikasjon 1.3 (Pristak)
• Arkivert og utdatert informasjon i løsningen skal være kostnadsfri.Kilde: Kravspesifikasjon 1.4 (Arkiv)
• Sikker og effektiv tilgangsstyring: kobling til TrFKs brukerkatalog (Entra ID) og støtte for autentisering/identitetshåndtering.Kilde: Kravspesifikasjon 5.4 (Autentisering av brukere)
• Norsk språk: brukergrensesnitt og verneblad/SDS tilgjengelig på norsk.Kilde: Kravspesifikasjon 2.4, 2.5, 2.6 (Verneblader/Språk system/Språk SDS)
• Responsivt design for bruk på PC, nettbrett og mobil.Kilde: Kravspesifikasjon 5.7 (Responsivt design)
• Nye versjoner og sikkerhetsoppdateringer skal tilbys kostnadsfritt i avtaleperioden.Kilde: Kravspesifikasjon 5.8 (Nye versjoner/programoppdateringer)
• Support tilgjengelig i normal arbeidstid alle hverdager, på norsk, og kundestøtte kostnadsfritt.Kilde: Kravspesifikasjon 4.1 (Support)
• Implementeringsplan skal beskrive gjennomføring; må inneholde bl.a. tidsplan fra kontraktinngåelse, roller/ansvar, synlige datoer og godkjenningsprøve. Planen vektlegges i evaluering.Kilde: Kravspesifikasjon 4.4 (Krav til implementeringsperioden)
• Tilgangsnivåer/rettighetsstyring: systemet skal gi oppdragsgiver mulighet til å styre og skille mellom tilgang og rettigheter i stoffkartoteket.Kilde: Kravspesifikasjon 5.2 (Tilgangsnivåer/ rettighetsstyring)
• Krav til historiske data: SDS, risikovurderinger og eksponeringsregister må ivaretas.Kilde: Kravspesifikasjon 3.7 (Historiske data)

• Tekst oppgir at kontrakten har «ingen definert sluttdato», men samtidig brukes avtalevarighet på 6 år i prisformelen; hvordan dette håndteres i kontrakt/opsjonsstruktur er ikke forklart i teksten.
• CPV- og EØS-terskelopplysninger er angitt, men evaluering av «kvalitet» beskriver ikke konkrete delmomenter (kun at underkriteriet består av tilknyttede krav).
• Flere funksjonelle krav er kategorisert som «må-krav» og «ikke-pris», men innholdet i selve prisskjema (hvilke prislinjer/variabler) er ikke inkludert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står det at avtalen har «ingen definert sluttdato», men i pris-/evalueringsdelen legges det likevel til grunn avtalevarighet på 6 år. Kan oppdragsgiver avklare hvordan avtalevarighet på 6 år er fastsatt og håndtert i kontrakt/opsjonsstruktur (f.eks. oppsigelsesmuligheter, minimum/maximum, og hvordan «ingen sluttdato» forstås)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise riktig og vurdere risiko knyttet til varighet og eventuelle oppsigelses-/forlengelsesklausuler.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Varighet/Prisberegning og Tildelingskriterier (prisberegningsmetode/«Inkl. avtalevarighet på 6 år»)

2. Prisberegningsmetoden sier at det i evalueringen legges til grunn avtalevarighet på 6 år og at det ikke skal tilkomme kostnader utover prisskjemaet. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke prislinjer/elementer i prisskjemaet som inngår i evalueringsprisen (f.eks. årlig lisens, etableringskostnader og/eller eventuelle opsjoner), og hvordan engangskostnader fordeles over 6 år?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne gi konkurransedyktig og korrekt tilbud må leverandøren forstå nøyaktig hva som inngår i evalueringsgrunnlaget for pris.

   Kilde: Tildelingskriterier – Pris (40 %) / Prisberegningsmetode + Krav om utfylling av prisskjema

3. Kvalitetskriteriet «Kvalitet» (60 %) er beskrevet som «Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav», men delmomentene for evalueringen er ikke konkretisert i utdraget. Kan oppdragsgiver beskrive hvilke konkrete deler av kravspesifikasjonen som vil bli evaluert under «Kvalitet» (f.eks. hvilke punkter i 2.1, 2.7, 3.1, 3.3, 3.9–3.15, 4.2–4.4, 5.1, 5.5–5.6, 5.9 osv.) og eventuelle scorekriterier/vekting internt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan kvaliteten faktisk scores for å kunne disponere ressurser og dokumentasjon riktig i tilbudet.

   Kilde: Tildelingskriterier – Ikke-pris Kvalitet (60 %)

4. Det fremgår et «Pristak» på «Årlig lisenskostnad» (ikke overskride kr 850 000 eks mva), men prisskjemaet er ikke inkludert i utdraget. Kan oppdragsgiver avklare nøyaktig hvilke leveranse-/prislinjer som utgjør «årlig lisenskostnad» i pristaket (og om det inkluderer/ekskluderer gebyrer, støtte, oppdateringer, opplæring og/eller datamigrasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil tolkning av hva som inngår i årlig lisenskostnad kan føre til avvisning eller uriktig prising.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 1.3 Pristak

5. Kravet om oppdatering av SDS og/eller nye kjemikalier står som «beskriv hvordan oppdatering av stoffkartoteket skjer» (punkt 3.1) og «beskriv hvordan SDS oppdateres/revideres og hvordan Oppdragsgiver blir varslet» (punkt 3.3). Kan oppdragsgiver angi ønsket omfang og prosess, f.eks. forventet hyppighet for oppdateringer, ansvarsdeling ved revisjoner, og hvordan varsling skal skje (portal, e-post, workflow) og med hvilke tidsfrister?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og levere i tråd med forventet leveranse må leverandøren kjenne til SLA-/tidsforventninger og praktisk prosess for oppdateringer/varsling.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 3.1 Tilgang til nye sikkerhetsdatablad (SDS) og 3.3 Oppdatering/revidering av sikkerhetsdatablad

6. Kravet «Sitelisens skal minimum omfatte ... dynamisk prismodell med utgangspunkt i ... unike SDS’er» og at det i dag er ca. 7000 unike SDS. Kan oppdragsgiver konkretisere hvordan prismodellen skal beregnes ved endringer i antall unike SDS’er (f.eks. trinnvis vs. lineær, oppdateringsfrekvens, beregningsgrunnlag ved kalenderår/perioder, og hvordan nye vs. slettede SDS håndteres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en sentral prismekanisme for leverandørens kost/inntektsrisiko og må være entydig før tilbud.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 1.2 Site lisens (dynamisk prismodell og ca. 7000 unike SDS)

7. Implementeringsplanen skal inngå i SSA-L bilag 3 og evalueres på «komplett, detaljert, forutsigbar, smidig og effektiv». Kan oppdragsgiver utdype hvilke leveringsmilepæler som forventes i planen (f.eks. konfigurering, integrasjon mot Entra ID/ID-porten, tilgangsstuktur, migrasjon av stoffkartotek, godkjenningsprøve) og hva som vil være minimum akseptansekriterier for godkjenningsprøven?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelige milepæler/akseptans som oppdragsgiver legger til grunn blir det vanskelig å utarbeide en evaluerbar og korrekt implementeringsplan.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 4.4 Krav til implementeringsperioden + Tidsfrister i konkurransedetaljer (oppstart/etablering)

8. På punktene 5.1 (import/eksport/migrasjon) og «tilby tjenesten som sitelisens» er det beskrevet at strukturen skal kunne overføres fra eksisterende leverandør til ny leverandør og at dette skal prises under etableringskostnader. Kan oppdragsgiver gi detaljer om eksisterende miljø/format, forventet datamodell (SDS, risikovurderinger, eksponeringsregister), omfanget som skal migreres (antall lokasjoner, antall SDS/risikoposter), og hvilke datagrensesnitt/formater leverandør må støtte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Migrasjonskostnaden og kompleksiteten avhenger sterkt av datakilder og omfang; leverandøren trenger dette for korrekt prising og planlegging.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 5.1 Import og eksport av data + 1.2 Site lisens (forvaltning av informasjon på tvers)

9. Det er krav om integrasjon/kobling mot TrFKs brukerkatalog (Entra ID) og ID-porten, samt «støtte for bruk av Conditional Access» (5.4 og 5.5) og tilgang for eksterne via ID-porten (5.6). Kan oppdragsgiver beskrive hvilke konkrete integrasjonsmetoder/identitetsoppsett som er gjeldende (f.eks. SAML/OIDC), forventede krav til roller/grupper (superbruker vs ordinær bruker vs elev), og hva oppdragsgiver stiller med av testmiljø/tilganger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Identitetsintegrasjoner kan være komplekse og innebærer både tekniske avhengigheter og tids-/kostnadsrisiko som må avklares før tilbud.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 5.4 Autentisering av brukere, 5.5 Tilgang for ansatte, 5.6 Tilgang for eksterne

10. Databehandleravtalen og bilagene til denne inneholder flere standardvalg/avkrysningspunkter som ser ut til å være malbaserte (f.eks. varighet av behandling og evt. slettetidspunkt i bilag 6, samt revisjons-/tilsynsvalg). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete alternativer som skal velges for denne konkurransen (særlig: varighet av behandling, lokasjon for behandling/lagring, revisjonsfrekvens/ordning og sletting/tilbakelevering innen 90 dager eller annen frist)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan bli sittende med feil databehandlerbetingelser dersom standardvalgene ikke er avklart; dette påvirker både juridisk risiko og implementering.

    Kilde: Vedlegg 5 - dba_generell_avtaletekst_2020_no.docx (Databehandleravtale, punkt 14 Varighet og opphør) + Vedlegg 6 - databehandleravtale_bilag_2020.docx (A.5 Varighet av behandlingen, C.4/C.6/C.5, valg om revisjon og sletting)