Elektronisk stoffkartotek

Bakgrunn

Trøndelag fylkeskommune har behov for en moderne og helhetlig løsning for elektronisk stoffkartotek som kan understøtte virksomhetens arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Anskaffelsen gjennomføres for å sikre enkel tilgang til oppdatert kjemikalieinformasjon, bidra til etterlevelse av gjeldende regelverk og legge til rette for trygg håndtering av kjemiske produkter i hele organisasjonen.

Fylkeskommunen har en sammensatt virksomhet med ulike brukergrupper og arbeidsområder, herunder videregående skoler, laboratorier, drift- og renholds funksjoner, verksteder, tannhelsetjeneste, vegdrift, administrasjon og undervisnings miljøer. Dette stiller krav til en løsning som er brukervennlig, tilgjengelig og egnet for både ansatte og elever, samtidig som den kan forvaltes på en effektiv måte på tvers av enheter og fagmiljøer.

Formålet med anskaffelsen er å etablere en felles løsning som gir bedre oversikt over kjemikalier, støtter lokale behov og samtidig muliggjør sentral styring og oppfølging. Leverandører må derfor forstå at løsningen skal fungere i en stor og variert organisasjon, med behov for både bred tilgjengelighet og hensiktsmessig administrasjon.

Beskrivelse av oppdraget

Trøndelag fylkeskommune skal anskaffe et elektronisk stoffkartotek som leveres som en site-lisens for om lag 5 000 ansatte og 20 000 elever. Løsningen skal dekke fylkeskommunens behov for registrering, tilgjengeliggjøring og forvaltning av informasjon om kjemiske produkter på tvers av virksomheten.

Leveransen omfatter en digital løsning med funksjonalitet for blant annet søk og tilgang til sikkerhetsdatablader, oversikt over kjemikalier, samt støtte for tilhørende HMS-arbeid som risikovurdering, substitusjon og eksponerings register. Løsningen skal være egnet for ulike typer brukere og kunne benyttes i både undervisnings relaterte og driftsmessige sammenhenger.

Videre skal løsningen understøtte sikker og effektiv tilgangsstyring, herunder innlogging og brukeradministrasjon tilpasset fylkeskommunens etablerte identitetsforvaltning. Det etterspørres en løsning som kombinerer brukervennlighet for lokale enheter med mulighet for overordnet administrasjon og styring på tvers av organisasjonen.

Tilbudets utforming

Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i ESPD skjema, kravspesifikasjon og prisskjema. Eventuell dokumentasjon utover besvarelser direkte i kravspesifikasjonen skal lastes opp som pdf-filer dersom ikke annet format er spesifisert.

Følgende skal fylles ut og leveres med tilbudet :

· Utfylt Vedlegg 1 - Tilbudsskjema

· Digital kravspesifikasjon og prisskjema med henvisning til eventuelle vedlegg.

· Utfylt databehandleravtale m/bilag.

· Sladdet versjon av tilbudet