Parallelle rammeavtaler for lydmester, lysmester, scenemester og multitekniker

Sandnes kommune ved Sandnes Kunst- og Kulturhus skal inngå parallelle rammeavtaler for tjenester knyttet til kulturarrangementer: lydmester, lysmester, scenemester og multitekniker. Det tildeles inntil fire leverandører per delkontrakt. Est. oppstart 15.11.2026. Oppdrag gis etter rangering; forespørsel om oppdrag skal besvares innen 2 virkedager og leverandør er forpliktet til å gjennomføre oppdrag som aksepteres.

• Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser for skatt og merverdiavgift, eller det skal foreligge godkjent nedbetalingsplan.

  Dokumentasjon: Skatteattest: ikke eldre enn 6 måneder (norske firma). For utenlandske firma: attest fra myndighet i hjemstat, ikke eldre enn 6 måneder.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Skatteattest
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) / dokumentasjon på registrering i relevant register i hjemstaten (utenlandske selskaper).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling

• Kryss av for hvilke delkontrakter tilbudet leveres på (maks tre delkontrakter).Kilde: Sjekkliste / Hel- eller deltilbud
• Fyll ut om det tas forbehold til konkurransedokumentene.Kilde: Sjekkliste – Forbehold
• Lever skatteattest (maks 6 måneder gammel).Kilde: Sjekkliste – Skatteattest
• Lever firmaattest.Kilde: Sjekkliste – Firmaattest
• Svar på tildelingskriteriene: fyll ut prisskjema.Kilde: Sjekkliste – Prisskjema
• Svar på tildelingskriteriene: fyll ut skjema for erfaring og referanseoppdrag.Kilde: Sjekkliste – Erfaring og referanseoppdrag
• Kryss av for «ja» i kravspesifikasjonen for de delkontraktene det tilbys på.Kilde: Sjekkliste – Kravspesifikasjon
• Fyll ut tabellen under «Firmainformasjon og signering», inkludert signering.Kilde: Sjekkliste – Firmainformasjon og signering
• Lever tilbudet elektronisk innen tilbudsfristen (EU-Supply).Kilde: Sjekkliste – Elektronisk innlevering
• Tilbudet skal leveres med: signert/utfylt konkurransegrunnlag, dokumentasjon på kvalifikasjonskrav (skatteattest og firmaattest), utfylt vedlegg 3 (erfaring/referanser), og utfylt vedlegg 2 (prisskjema).Kilde: Krav til tilbudet – Tilbudets utforming ved levering

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

25.09.2026

Språk

norsk, English

• Parallelle rammeavtaler gjelder fra 15.11.2026 til 15.11.2028, med mulighet for forlengelse til 15.11.2030 i to opsjonsomganger.Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsvilkår pkt. 2.1
• Oppdrag gis etter rangering per delkontrakt. Forespørsel må besvares innen 2 virkedager.Kilde: Informasjon om konkurransen – Hvordan oppdrag gis / Vedlegg 1 pkt. 2.3
• Leverandør er forpliktet til å gjennomføre oppdrag man takker ja til; manglende gjennomføring kan anses som avtalebrudd (med mindre kontraktsmessig avlysning fra leverandøren/avbestilling fra oppdragsgiver).Kilde: Informasjon om konkurransen – Hvordan oppdrag gis / Vedlegg 1 pkt. 2.3
• Leverandør skal behandle oppdragsgivers tekniske utstyr forsvarlig og i henhold til oppdragsgivers rutiner; opplæring gis av oppdragsgiver hvis leverandør er ukjent.Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsvilkår pkt. 2.5
• Prisfastsettelse: timepris dekker alle kostnader; ingen tillegg for helg/kveld/helligdag. Fast første avtaleår; deretter årlig justering etter SSBs totalindeks.Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsvilkår pkt. 2.2
• Avbestilling av oppdrag: oppdragsgiver kan avbestille kostnadsfritt med 14 dagers skriftlig varsel; kortere frist gir betaling av hele bestillingen.Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsvilkår pkt. 2.4
• Oppdrag kan avlyses av leverandør uten avtalebrudd ved varsel senest 60 dager før. Akutt sykdom/uforutsigbare brå hendelser kan avlyses på kort varsel. Force majeure bortfaller forpliktelser.Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsvilkår pkt. 2.5
• Fakturering: fakturerbar tid er medgått tid inkl. for- og etterarbeid. Betalingsbetingelser 30 dager etter mottak av korrekt faktura; krav til EHF faktura og fakturareferanse (SK5060/SK5061).Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsvilkår pkt. 2.9

• Konkret kontrakts-/utførelsesvarighet for hver delkontrakt utover rammeavtaleperiode er ikke beskrevet i utdraget.
• Kravspesifikasjonens fullstendige kravliste per delkontrakt er gjengitt, men hvordan avvik behandles utover avvisning er kun generelt omtalt.
• Prisskjema viser eksempelverdier (f.eks. 1200/500) men faktiske maksgrenser og beregningsformel for evalueringssum er ikke fullt spesifisert utover maksgrense for timepris og lineær poengberegning.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For hver delkontrakt (lydmester, lysmester, scenemester og multitekniker): Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan kontrakts-/oppstarts- og løpeperiode for enkeltoppdrag beregnes utover rammeavtaleperioden 15.11.2026–15.11.2028 (inkl. opsjoner), herunder forventet varighet per oppdrag og om det finnes typiske intervaller for bestillinger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå «rammer per oppdrag» for å kunne prise bemanning, tilgjengelighet og risiko korrekt innenfor rammeavtalen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Informasjon om konkurransen (oppstart), Kontrakt – 2.1 (avtalevarighet)

2. I kravspesifikasjonen skal tilbyder «sette kryss hvis du aksepterer og kan innfri kravet»; kan oppdragsgiver utdype hvordan avvik/ikke-aksept påvirker avvisning i praksis (for eksempel om det kan gis avklaringer eller om manglende kryss på ett krav medfører automatisk avvisning per delkontrakt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravene er ja/nei-utfylt, og leverandøren må vite terskelen for avvisning og hvilke avklaringsmuligheter som faktisk finnes før tilbudet vurderes.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Kravspesifikasjon; avsnitt om avvisning/vesentlige avvik (regler for gjennomføring av konkurransen)

3. Tildelingskriteriet pris (35 %) er beskrevet som lineær sammenligning av evalueringssum: Kan oppdragsgiver bekrefte eksakt evalueringsformel og hvordan evalueringssummen beregnes basert på «timepris» og «estimerte antall timer per år» i prisskjema (inkl. hva som er de faktiske timeantallene/forutsetningene per delkontrakt for evalueringen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisskjemaet oppgir kun eksempelverdier i utdraget, og leverandøren må få den eksakte beregningsmetoden for å kunne prise og vurdere risiko for evalueringsscore korrekt.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Avgjørelse av konkurransen (pris/lineær metode); Vedlegg 2 – Prisskjema (instruks for utfylling)

4. Prisskjemaet oppgir at maks timepris er 700 eks. mva. (timepriser over avvises): Kan oppdragsgiver bekrefte om maksgrensen gjelder separat per delkontrakt og om samme timepris skal legges inn likt for hele avtaleperioden (før indeksjustering) uten at det finnes andre prismodeller/tillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker direkte prising og valg av timeprisnivå per delkontrakt, og leverandøren må forstå hvilke prisvariasjoner som ikke er tillatt.

   Kilde: Vedlegg 2 – Prisskjema (maksgrense og timepris-rammer); Kontrakt – 2.2 (pris)

5. Hvordan skal leverandøren håndtere «kravspesifikasjonen» der det forventes at tilbudt lyd-/lys-/scene-/multitekniker kan rigge/programmere/avvikle «uten behov for ekstra forberedelser», samtidig som oppdragsgiver angir at oppdragsgiver besørger opplæring dersom leverandør er ukjent med installasjoner og rutiner: Kan oppdragsgiver presisere grensedragningen mellom opplæring (inkludert forventet omfang/varighet) og hva leverandør må kunne selv ved første oppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart grenseområde påvirker leverandørens kostnader ved oppstart og sannsynlighet for avvik/avtalebrudd ved første leveranser.

   Kilde: Kravspesifikasjon (rigge/programmere/avvikle uten ekstra forberedelser); Kontrakt – 2.5 (oppdragsgiver besørger opplæring dersom ukjent)

6. Oppdrag gis etter rangering og forespørsel om oppdrag må besvares innen 2 virkedager. Kan oppdragsgiver utdype hva leverandør typisk får opplyst i forespørselen (minimum: type produksjon, forventet omfang/antall timer, teknisk kompleksitet, dato/tidspunkt, behov for samhandling), og om det gis grunnlag som gjør det mulig å levere en «realistisk kapasitet» innen 2 virkedager?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsfristen for svar og forpliktelsen til å gjennomføre krever at leverandøren vet hvilke opplysninger som faktisk følger med forespørselen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Hvordan oppdrag gis (2 virkedager); Kontrakt – 2.3 (forespørsel og realistisk vurdering)

7. Kontraktens avbestilling: Oppdragsgiver kan avbestille kostnadsfritt med 14 dagers varsel og skal betale hele bestillingen ved kortere varsel. Kan oppdragsgiver presisere om «hele bestillingen» betyr full betaling av alle timer i bestillingen uavkortet (inkl. for- og etterarbeid) og om dette gjelder ved gradvis avbestilling/endring av oppgavens omfang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå kompensasjonsmekanismen ved endringer for å prise bemanning og kapasitet.

   Kilde: Kontrakt – 2.4 (Avbestilling)

8. Avtalebrudd og prisavslag/erstatning: Kan oppdragsgiver beskrive hvilke typer forhold som typisk anses som «vesentlige avvik» for å kunne vurdere kommersiell risiko (for eksempel ved manglende oppfyllelse av kravspesifikasjon, forsinkelser, avvik i gjennomføring eller manglende dokumentasjon/sertifikater)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrakten gir oppdragsgiver vid adgang til prisavslag/erstatning/heving. Leverandøren bør få praktisering/eksempler for å begrense usikkerhet før tilbud.

   Kilde: Kontrakt – 2.6 (Avtalebrudd) og 2.7 (heving ved vesentlig avtalebrudd)

9. Sikkerhet og kurskrav: I kravspesifikasjonen for lysmester/scenemester/multitekniker/lydmester fremgår det riggekurs og (for scenemester) kurs innen sikkerhet i sceneproduksjon. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete kurs/sertifiseringer som aksepteres (navn på kurs eller bransjestandard), og om det er krav til utløpsdato/gyldighetsperiode på sertifikatet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere at personell oppfyller kurskravene innen kontraktsoppstart og prise/planlegge eventuelle tiltak dersom sertifikat må fornyes.

   Kilde: Kravspesifikasjon per delkontrakt (riggekurs/kurs innen sikkerhet); Kontrakt – 2.1/avtaleoppstart (forutsetning innen kontraktsoppstart)