Elektromateriell - Rammeavtale

Rammeavtale med én leverandør (NMBU) for vareleveranser (elektromateriell) med avrop. Avtalen har fastpris første avtaleår og deretter årlig prisregulering etter SSB KPI (varer). Det skal gjennomføres elektronisk samhandling (produktkatalog/punch-out, ordre og EHF-fakturering) og krav til miljø-/menneskerettigheter i leverandørkjeden. For avrop kan det brukes parallelle rammeavtaler og minikonkurranse ved avrop over terskel, avhengig av rangering/tilgjengelighet.

• (Ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav utformet som deltakelses-/tildelingskriterier er angitt i den gitte teksten.)

  Dokumentasjon: Ikke angitt i teksten.

  Kilde: Utdrag: Avtaledokument, bilag 2.1 prisskjema, bilag 3 pris og prisregulering, bilag 4, bilag 5, bilag 6, bilag 7, generelle kontraktsvilkår

• Fylle ut prismatrisen/prisskjema: Tilbyder skal fylle ut ALLE grønne felt. Gult felt skal overføres til KGV. (Alle relevante grønne felt i pris-/CO2-matrise.)Kilde: Bilag 2.1 Prisskjema_elektromateriell_r1.xlsx (ark: Prisskjema)
• Prisene skal oppgis i tilbudets utfylte prismatrise som del av leverandørens løsningsbeskrivelse (Bilag 2).Kilde: Bilag 3: Pris og prisregulering (Pris-avsnitt)
• (Hvis prisregulering kreves/varsles) Leverandør skal sende skriftlig varsel med dokumentasjon som minimum: gammel pris, endring i % og justert pris (varsles før prisregulering).Kilde: Bilag 3: Pris og prisregulering (Prisregulering)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtaletype: rammeavtale med én leverandør (avtaledokument).Kilde: AVTALEDOKUMENT TIL RAMMEAVTALE (Kontraktstype/Rammeavtaletype)
• Varighet/opsjon: Varighet + opsjonsår framkommer av avtaledokumentet.Kilde: AVTALEDOKUMENT TIL RAMMEAVTALE (Varighet + opsjons år) / Generelle kontraktsvilkår pkt 1.2
• Pris: faste priser første avtaleår, deretter årlig regulering etter SSB Hovedindeks KPI etter leveringssektor (varer).Kilde: Bilag 3: Pris og prisregulering (Prisregulering)
• Prisregulering: minimum 1 måneds skriftlig varsel med dokumentasjon; sendes til innkjop@nmbu.no og må godkjennes før iverksettelse.Kilde: Bilag 3: Pris og prisregulering (Prisregulering)
• Overtid: skal fortrinnsvis unngås; bruk av overtid skal avklares med og godkjennes av oppdragsgiver.Kilde: Bilag 3: Pris og prisregulering (Bruk av overtid)
• Fakturakrav: EHF faktura; ressursnummer i BuyersReference, og ordrenummer i OrderReference ved bestilling i e-handel.Kilde: Bilag 3: Pris og prisregulering (Krav til faktura) / Generelle kontraktsvilkår pkt 7.4
• Fakturaer som ikke oppfyller kravene til EHF vil ikke bli behandlet; leverandør bærer risiko for forsinket betaling.Kilde: Bilag 3: Pris og betalingsbetingelser (Fakturaer som ikke oppfyller kravene...)
• Bestillingsrutiner: bestilling skriftlig eller via NMBUs eHandelsløsning; kjøper bestiller gjennom e-handel hvis hensiktsmessig.Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser (Bestillingsrutiner/eHandel) / Generelle kontraktsvilkår pkt 2.1
• Elektronisk samhandling: produktkatalog (oppdateringer minst 1 gang pr. år), ordre via EHF (og alternativt ordre med PDF vedlegg/epost), ordrebekreftelse innen 6 timer når bestilling mottas (innen normert arbeidstid) hvis annet enn EHF: epost.Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel.docx (Produktkatalogkvalitet/Prosess, Bestilling/Ordrebekreftelse)
• Punch-out/katalog: varer skal være knyttet til riktig avtale (UNSPSC-kode og katalogfelt) og løpende oppdateringer skal sendes til kontraktsforvalter/ehandel@nmbu.no.Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel (Krav til kvalitet i punch out løsning)
• Sanksjoner/tiltak ved brudd på samfunnsansvar (LOA §5, punkt 1-3): krav om retting/tiltaksplan (frist 4 uker), midlertidig stans, bytte av underleverandør og mulig heving ved vesentlige brudd.Kilde: Bilag 5 - Særskilte kontraktsvilkår (Sanksjoner) / LOA §5.1-Kontraktsoppfølging
• Aktsomhetsvurderinger: leverandør skal ha policys og rutiner på plass senest 6 måneder etter kontraktsstart; rutiner for risikoanalyser, tiltak, overvåking og kunne dokumentere offentlig tilgjengelig info.Kilde: Bilag 5 - Særskilte kontraktsvilkår (Policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger)
• Kontraktsoppfølging: rapportere avvik til oppdragsgiver uten ugrunnet opphold; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon/egenrapportering etc.Kilde: Bilag 5 - Særskilte kontraktsvilkår (Kontraktsoppfølging)
• Underleverandører: bruk krever skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver; partene er ansvarlige for underleverandører som for egen utførelse.Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt 11.2
• Revisjon/innsyn: oppdragsgiver kan revidere leverandørens systemer/rutiner og få innsyn i dokumentasjon for verifisering av prising (begrenset til avtaleperioden).Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt 5.6
• Levering: leveransen skal leveres på avtalt sted/tid og på avtalt vis (standard: fritt til avtalt leveringssted i henhold til DDP, Incoterms 2020, hvis ikke annet avtalt).Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt 5.8
• Garanti: med mindre annet er avtalt er garantiperioden 2 år fra levering; leverandør retter/reparerer/byter defekte deler for egen regning.Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt 5.10

• Avtaledokumentet har placeholdere for anskaffelsesnummer/kontraktsnummer/kontraktstype/øvre verdi (XX/XXXXX), og konkrete avropsvilkår ved avrop ("Velg et element") er ikke spesifisert i teksten.
• Det er ingen tydelig angivelse av hvilke konkrete kvalifikasjonskrav som gjelder i konkurransen; teksten inneholder hovedsakelig kontrakts-/avropsvilkår og bilag.
• Tildelingskriterier fremgår kun generisk for minikonkurranser (0-100% intervall); vekt/ytterligere detaljer per minikonkurranse er ikke gitt.
• Prisregulering: indeksangivelse er gitt, men detalj om hvilken KPI/periodisering utover «basis i måneden avtalen ble inngått» er ikke spesifisert videre.
• Leveringsfrister/dagbot-beregning for denne konkrete vareavtalen (utenom generelle dagbotsatser) er ikke knyttet til konkrete avropsparametere i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I avtaledokumentet står det «Kontraktsvilkår ved avrop: Velg et element.». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete avropsvilkår som gjelder for denne vareavtalen, og hvor disse er beskrevet (f.eks. bilag/avsnitt) slik at leverandøren kan prise korrekt ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Placeholderen «Velg et element» gjør det uklart hvilke avropsvilkår som faktisk styrer kontraktsforholdet ved hver bestilling/avrop.

   Kilde: Avtaledokument RAMMEAVTALE NMBU.docx – «KONTRAKTSVILKÅR VED AVROP»

2. Varighet og opsjon på forlengelse er ikke angitt i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig varighet (startdato/ikrafttredelse og utløp) samt antall opsjonsår og lengde på hver forlengelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Varighet/opsjon påvirker leverandørens kalkyle, prisbinding og plan for e-handels-/katalogtiltak gjennom hele avtaleperioden.

   Kilde: Avtaledokument RAMMEAVTALE NMBU.docx – «Varighet + opsjons år» / Generelle kontraktsvilkår rammeavtale – pkt. 1.2

3. I Bilag 3 (Pris og prisregulering) står det at prisregulering skjer med SSBs Hovedindeks KPI etter leveringssektor (varer), og «basis i den måneden avtalen ble inngått». Hvilken konkret KPI-serie/indeks (nøyaktig navn og eventuelt indeksnummer) skal brukes, og hvilken måned/leveringssektor skal legges til grunn ved årlig regulering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig indeks-spesifikasjon kan gi feil forutsetninger for fremtidig prisregulering og risiko for uenighet.

   Kilde: Bilag 3: Pris og prisregulering – «SSBs Hovedindeks KPI etter leveringssektor (varer)»

4. Bilag 6 (Samhandlingsavtalen) sier at produktkatalog skal oppdateres etter «minst ___1___ ganger pr år» og viser en prosess med «14 dager før oppstart» og «7 dager før 1. i måneden». Kan oppdragsgiver fylle ut/fastsette antall katalogoppdateringer per år, og bekrefte om prosessvinduene gjelder uansett når avrop/bestillinger starter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Placeholders og prosessvindu påvirker leverandørens operasjonelle kostnader (katalog vedlikehold) og implementeringsplan.

   Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel.docx – «Produktkatalogen skal oppdateres etter avtale og/eller minst ___1___ ganger pr år»

5. Bilag 6 angir: «Ordrebekreftelse … Kun per epost, ikke EHF» samt at ordrebekreftelse skal sendes «innen ___6_ timer innenfor normert arbeidstid». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken kanal som skal brukes for ordrebekreftelse i denne konkurransen (EHF eller e-post), og hvilken konkret frist som gjelder (6 timer eller annen verdi) for å unngå risiko for mislighold/heving?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart valg av kanal og frist-parameter påvirker etterlevelse og risiko (konvensjonalbot/heving ved manglende punchout/katalog).

   Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel.docx – «Ordrebekreftelse… Kun per epost, ikke EHF» og «Ordrebekreftelse… innen ___6_ timer»

6. Bilag 6 angir konvensjonalbot ved manglende punchout/katalog og «Dagmulkten skal utgjøre NOK 500 pr. arbeidsdag etter utløp av frist». Kan oppdragsgiver presisere hva som er «frist» i praksis (hvilken konkret frist/trigger for bot) ved henholdsvis manglende punchout/katalog, og hvordan dette måles?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konvensjonalbot uten klar trigger gjør det vanskelig å prise risiko og etablere riktige leveranse- og oppstartrutiner.

   Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel.docx – «Dersom en part forårsaker at… mislighold…» og «Manglende punchout/katalog… dagmulkt… NOK 500 pr. arbeidsdag etter utløp av frist»

7. I bilag 6 står det at oppstart for e-handelsløsning «senest 30 kalenderdager etter kontraktsignering». Kan oppdragsgiver bekrefte om denne 30-dagersfristen gjelder fullt ut også dersom oppdragsgiver ikke har gjort katalog-/bestillingsdata tilgjengelig innenfor et definert vindu, og eventuelt hvilke endringer/justeringer som gis ved kjøpers forsinkelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fristen er konkret og kan gi misligholdsrisiko. Leverandøren trenger å avklare samspill med oppdragsgivers forberedelser.

   Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel.docx – «Oppstartdato… senest 30 kalenderdager etter kontraktsignering» og «Opplysningsplikt… tilgjengelighet»

8. Generelle kontraktsvilkår pkt. 10.9: dagboten er 0,15 % av verdien av varen/tjenesten som påvirkes (eks. mva.) pr. kalenderdag, begrenset til 100 dager, og minimum kr. 1000 pr. kalenderdag. Ved rammeavtale og avrop: skal «verdien» forstås som avrops-/innkjøpsordrens verdi, eller kun den del/linje som er forsinket?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjonen av beregningsgrunnlag ved avrop er avgjørende for prising av forsinkelsesrisiko.

   Kilde: Generelle kontraktsvilkår rammeavtaler – pkt. 10.9 Dagbot

9. Bilag 7 (LOA § 5) krever policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger «senest innen 6 måneder etter kontraktsstart». Kan oppdragsgiver bekrefte hva som skal anses som «kontraktsstart» (kontraktsignering eller ikrafttredelsesdato/leveransestart), og om leverandøren må oppfylle alt ved 6 måneder eller kan levere en plan/roadmap tidligere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsdefinisjon påvirker leverandørens compliance- og dokumentasjonsplan og risiko for mislighold i oppstartsfasen.

   Kilde: Bilag 5 Særskilte kontraktsvilkår (LOA § 5) – punkt 5.1 «senest innen 6 måneder etter kontraktsstart»

10. Minikonkurranser: Bilag 7 sier at normalt gis minst 5 virkedager frist og at tildelingskriterier vil bli kunngjort i minikonkurransen. Kan oppdragsgiver bekrefte om det alltid vil være én fast vekting per minikonkurranse, eller om det finnes standard/ytterligere styrende beskrivelser for vekting (f.eks. innen pris/kvalitet/leveringstid/miljø) som leverandøren kan legge til grunn?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingsoppsett påvirker leverandørens tilbudsstrategi og ressursallokering ved hver minikonkurranse.

    Kilde: Bilag 7 - Avropsmekanismer – «Minikonkurranse… evaluering» og «tildelingskriteriene… vil bli kunngjort i minikonkurransen»