Film til Vikingtidsmuseet

UiO/Kulturhistorisk museum skal anskaffe ny film til Vikingtidsmuseets faste kinoprogram. Filmen skal gi innsikt i livet på en middelklassegård i vikingtiden og formidle historisk empati til ulike målgrupper. Omfanget omfatter én nyproduksjon (ca. 5–7 min) samt tilhørende rettigheter/tilgang til råmateriale, teknisk levering i spesifiserte formater, gjennomføring av teknisk test i kino, og opsjoner som kortversjoner/stillbilder og teksting på flere språk. Avtalen/kontraktsvilkår omfatter også etiske krav (Code of Conduct/aktsomhetsvurderinger m.m.) og generelle kontraktsvilkår om leverandør-/kontraktsforpliktelser, mislighold, dagbøter, endringer, underleverandør m.v.

• Leverandør skal kunne dokumentere hvordan leverandør og eventuelle underleverandører arbeider for å etterleve etiske retningslinjer, på oppfordring fra UiO.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon av etterlevelsesarbeid (detaljert innhold ikke angitt).

  Kilde: Etiske retningslinjer for kjøp av varer og tjenester – avsnitt «Krav og forventninger til leverandører»

• Leverandøren skal oversende leveringsstatistikk og rapportering slik det er avtalt (uten særskilt vederlag).Kilde: Generelle kontraktsvilkår for kjøp av tjenester/varer – punkt 3.3 (Statistikk og rapportering)
• Ved behandling av personopplysninger på vegne av Oppdragsgiver skal det inngås databehandleravtale før behandlingen påbegynnes.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for kjøp av tjenester/varer – punkt 3.4 (Personopplysninger og informasjonssikkerhet)
• Leverandør skal levere all dokumentasjon som angår leveransen (f.eks. sluttrapporter/servicedokumenter/FDV/tegninger/skjemaer for tjenester; produktblad/bruksanvisning/håndbøker/FDV m.m. for varer) samtidig med fullføring/levering, med mindre annet avtales.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for kjøp av tjenester – punkt 4.3; Generelle kontraktsvilkår for kjøp av varer – punkt 4.3
• Filmen skal leveres med tekniske leveranser: videofil(ene) i spesifiserte formater/kodeker, konstant bildefrekvens og høy bitrate; lyd som WAV PCM 24-bit 48 kHz og opptil 8 diskrete lydkanaler; masterfil i avtalt masterformat samt clean master uten teksting; separate språk-/tekstversjoner og separate lydstems/lydspor; eventuelle subtitle-filer (f.eks. SRT) avklares.Kilde: Vedlegg 1 Bilag til kontraktsvilkår enkeltanskaffelser – «Tekniske krav» (Masterfiler, Lyd, Bilde/Videofil)
• Leverandøren skal utføre teknisk test før endelig overlevering og testen/visningen skal godkjennes av VTM.Kilde: Vedlegg 1 Bilag til kontraktsvilkår enkeltanskaffelser – «Teknisk test før overlevering»
• Leverandøren skal fylle ut egenrapporteringsskjema for lønns- og arbeidsvilkår på forespørsel fra oppdragsgiver (kan kreves flere ganger).Kilde: Kontraktsvilkaar_lonn_og_arbeidsvilkaar_tjenestekontrakter – avsnitt «Leverandøren er forpliktet til å fylle ut egenrapporteringsskjema…»
• Fakturering skal skje elektronisk via EHF og merkes med oppdragsgivers innkjøpsordrenummer.Kilde: Bilag 3 (Pris- og betalingsbetingelser) / Generelle kontraktsvilkår for kjøp av tjenester/varer – punkt 6.3 (Fakturering)
• Hvis oppdragsgiver på oppfordring krever det: Leverandøren skal dokumentere lønns- og arbeidsvilkår for egne ansatte og ansatte hos underleverandører (herunder innleide) med personspesifikk dokumentasjon (arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister, arbeidsgiverbankutskrift).Kilde: Kontraktsvilkaar_lonn_og_arbeidsvilkaar_tjenestekontrakter – avsnitt «Leverandøren plikter på skriftlig forespørsel… dokumentere…»
• Leverandøren skal på skriftlig forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår ved å oppgi minst kopi av arbeidsavtale/lønnsslipp/timelister/bankutskrift (der dette kreves).Kilde: Kontraktsvilkaar_lonn_og_arbeidsvilkaar_tjenestekontrakter + Generelle kontraktsvilkår – punkt 11.3
• Leverandøren skal ved behov levere opsjoner: 5 kortversjoner (30 sek), 10 stillbilder i høy oppløsning, og teksting på angitte språk (angitt som opsjon med pris per språk).Kilde: Bilag 5 Opsjoner

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

05.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandører skal etterleve UiOs Code of Conduct: lojalitet/kontraktsvilkår, følge etiske retningslinjer, arbeide aktivt med aktsomhetsvurderinger (risikokartlegging, stanse/forebygge/redusere, overvåke effekt og kommunisere), og ansvar for gjenoppretting ved leverandøransvar.Kilde: Etiske retningslinjer for kjøp av varer og tjenester – avsnitt «Krav og forventninger til leverandører»
• UiO kan heve kontrakt dersom leverandøren etter gjentatte henvendelser ikke viser vilje eller evne til å etterleve retningslinjene.Kilde: Etiske retningslinjer for kjøp av varer og tjenester – avsnitt «Dersom leverandøren… kan UiO heve inngått kontrakt»
• Forbud/krav i Code of Conduct: ingen tvangs-/slavearbeid; rett til fagorganisering/kollektive forhandlinger; forbud mot barnearbeid under angitte minstealdre og forpliktelse til handlingsplaner ved brudd; forbud mot diskriminering og vern mot seksuell trakassering/misbruk; forbud mot brutal behandling; krav om sikkert og sunt arbeidsmiljø, opplæring i HMS, sanitærfasiliteter, losji der relevant; lønnsbetingelser (minimum i tråd med nasjonale minstelønner/standard, skriftlighet før oppstart, ingen fratrekk som disiplinærreaksjon); arbeidstid innenfor rammer (normal tid typisk ≤48 t/uke, fridag minst hver 7. dag, overtid begrenset og frivillig); krav om regulære ansettelser uten omgåelse via korttidsengasjement/underkontrakt som omgår forpliktelser; ikke bidra til ødeleggelse av ressurser som marginaliserte grupper er avhengig av; miljøtiltak i hele verdikjeden (føre var, minimere klimagasser/lokal forurensning, skadelige kjemikalier, bærekraftig ressursuttak og etterlevelse av miljølovgivning og utslippstillatelser); korrupsjon/bestikkelser uakseptabelt; dyrevelferd skal respekteres og lovgivning etterleves.Kilde: Etiske retningslinjer for kjøp av varer og tjenester – relevante underkapitler (tvangsarbeid, fagorganisering, barnearbeid, diskriminering, brutal behandling, Helse/miljø/sikkerhet, Lønn, Arbeidstid, regulære ansettelser, marginaliserte grupper, Miljø, Korrupsjon, Dyrevelferd)
• Leverandøren skal levere tjenester/leveranse profesjonelt, effektivt, med høy faglig standard og i samsvar med kontrakt og lovgivning, og innhente nødvendige tillatelser/sertifikater/godkjenninger (med mindre oppdragsgiver skal skaffe).Kilde: Generelle kontraktsvilkår for kjøp av tjenester – punkt 4.1; Generelle kontraktsvilkår for kjøp av varer – punkt 4.1
• Leverandøren skal levere på avtalt sted/tid og i avtalt form (DAP/Incoterms 2020 der ikke annet avtales).Kilde: Generelle kontraktsvilkår – tjenester punkt 4.2 / varer punkt 4.2
• Leverandøren skal levere rettigheter/tilgang til materialet: Oppdragsgiver skal kunne hente ut klipp/stillbilder, redigere og lage nye versjoner uten ny godkjenning; oppdragsgiver skal få tilgang til råmateriale/originalfiler og prosjekt-/redigeringsfiler; alle nødvendige bruks-/utnyttelsesrettigheter skal overdras til oppdragsgiver (tids- og geografisk ubegrenset) inkludert bruk i nettsider, sosiale medier, annonsering, presse, presentasjoner og markedsføring; leverandør må sikre samtykker/rettigheter fra medvirkende/andre rettighetshavere.Kilde: Avtaledokument / Vedlegg 1 Bilag til kontraktsvilkår enkeltanskaffelser – «Særskilte kontraktsvilkår»
• Krav om arbeidsspråk (norsk eller annet skandinavisk) og at leverandøren har definert ansvarsfordeling (prosjektledelse, produksjonsplan, konsept/storyboards/manus, proof-of-concept-testing, engasjere skuespillere, rettighetsklarering, oversettelse/undertekster, overlevering).Kilde: Vedlegg 1 Bilag – «Arbeidsspråk» og «Ansvarsfordeling: Leverandørens ansvar / Kundens ansvar»
• Fakturering: EHF for norske leverandører; utenlandske som ikke kan sende i Peppol kan sende PDF til invoices@admin.uio.no; faktura merkes med innkjøpsordrenummer; betaling innen 30 kalenderdager fra gyldig faktura (generelle vilkår).Kilde: Bilag 3 (Pris- og betalingsbetingelser) + Generelle kontraktsvilkår – punkt 6.3
• Endringer: Oppdragsgiver kan kreve endringer/tillegg skriftlig innenfor rimelig forventning; leverandør får justering i tid/vederlag etter enhets-/timepriser eller alternativt prisnivå/markedspris; besparelser trekkes fra. Leverandør skal iverksette endringer selv ved uenighet om konsekvenser.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – punkt 8.1
• Mislighold/avhjelp: Oppdragsgiver kan kreve retting for egen regning; leverandør skal rette innen rimelig tid/avtalt frist; ved manglende retting kan oppdragsgiver få rettet/utført av annen leverandør for leverandørens regning; prisavslag ved manglende retting/omlevering; oppdragsgiver kan holde tilbake betaling ved mislighold (ikke åpenbart mer enn nødvendig).Kilde: Generelle kontraktsvilkår – tjenester punkt 9.2–9.7 / varer punkt 9.2–9.7
• Dagbot ved forsinkelse: 0,15% av total kontraktspris eks. mva. per kalenderdag (maks 100 dager), minimum kr. 1000 per kalenderdag; så lenge dagbot løper kan oppdragsgiver ikke heve (med unntak for grov uaktsomhet/uredelighet).Kilde: Generelle kontraktsvilkår – tjenester punkt 9.8 / varer punkt 9.8
• Heving: Ved vesentlig mislighold etter varsel og rimelig frist; oppdragsgiver kan heve umiddelbart ved konkurs/gjeldsforhandling/avvikling eller rettskraftig dom for deltakelse i kriminell organisasjon/korrupsjon/bedrageri/hvitvasking el. straffbare forhold som angår yrkesmessig vandel.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – tjenester punkt 9.9 / varer punkt 9.9
• Underleverandører: bruk krever skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver; samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn; leverandør er fullt ansvarlig for underleverandørers utførelse som om leverandøren selv stod for oppgaven.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – punkt 10.2
• Overføring av rettigheter/plikt til tredjepart krever skriftlig forhåndssamtykke; oppdragsgiver kan heve ved omstrukturering (fusjon/fisjon) uavhengig av om ny leverandør oppfyller opprinnelige kvalifikasjonskrav.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – punkt 10.3
• Samfunnsansvar: miljø/klimavennlige løsninger, lønns- og arbeidsvilkår i Norge for egne ansatte og underleverandører (inkl. dokumentasjonsplikt ved forespørsel), og etisk handel etter FN/ILO/arbeidslov; ved brudd skal leverandør iverksette tiltak eller avslutte samarbeid med underleverandører.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – punkt 11.2–11.4
• For lønns- og arbeidsvilkår (tjenesteanskaffelser): Leverandør skal sikre etterlevelse av allmenngjørings-/tariffkrav (inkl. minstelønn, arbeidstid, overtidstillegg m.m.), og at avtaler med underleverandører inneholder tilsvarende forpliktelser. Ved brudd på dokumentasjonsplikt kan oppdragsgiver ilegge dagbot minst kr. 1500/dag. Ved pålegg fra Arbeidstilsynet skal leverandør informere oppdragsgiver, og manglende utbedring innen frister anses mislighold. Oppdragsgiver kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger innsparingen inntil retting er dokumentert; vesentlig mislighold kan gi grunnlag for heving; ved brudd i underleverandørledd kan oppdragsgiver kreve utskifting uten omkostninger for oppdragsgiver.Kilde: Kontraktsvilkaar_lonn_og_arbeidsvilkår_tjenestekontrakter – relevante avsnitt om dokumentasjonsplikt, dagbot, pålegg fra Arbeidstilsynet, tilbakehold, heving, utskifting

• Det fremgår ikke eksplisitt hvilke kvalifikasjonskrav (f.eks. HMS/finansiell kapasitet/teknisk fagkompetanse) som gjelder utover dokumentasjonsmulighet for Code of Conduct.
• Krav til «nøkkelpersonell» er oppgitt som tabell (navn/stilling/kompetanseområde/e-post/telefon) men konkrete minstekrav (roller/erfaring) er ikke angitt i teksten.
• For filmen er visse tekniske detaljer delvis «ikke 100% avklart» (fargerom) og noen leveranseformat-/undertekstfil-detaljer «avklares» (f.eks. MOV etter nærmere avtale; eventuelle SRT-filer).
• Det er uklart om dokumentet «Generelle kontraktsvilkår varer» eller «tjenester» er hovedmal for denne konkrete filmkontrakten (avtaleteksten sier kontraktstype «Tjenestekontrakt», men filmleveransen kan inneholde elementer av både varer/tjenester).
• «Særskilte kontraktsvilkår» om uttrekk/tilgang/rettigheter er detaljerte, men det er ikke angitt hvordan/under hvilke frister materialtilgang og overleveringer skal skje (utover «Overlevering ihht tekniske spesifikasjoner» og dokumentasjonstidspunkter i generelle vilkår).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke minstekrav som gjelder for nøkkelpersonell (roller/erfaring/kompetansenivå), siden tabellen for nøkkelpersonell er oppgitt med navn/stilling/kompetanseområde, men minstekrav ikke fremgår av utdraget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og planlegge bemanning riktig trenger leverandøren å vite hvilke minimumskvalifikasjoner som faktisk evalueres/er et kontraktskrav.

   Kilde: Bilag 4 Administrative bestemmelser – Nøkkelpersonell

2. Hvilke konkrete godkjennings-/dokumentasjonssteg kreves fra Oppdragsgiver før filmen kan regnes som levert/ferdigstilt i henhold til kontrakten, og hvilke frister gjelder for Oppdragsgivers godkjenninger (typisk konsept/storyboards/manus/teksting/undertekstfilformater)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid og dagbot-risiko henger tett sammen med hva som utgjør «godkjent leveranse/ferdigstillelse» og hvor raskt Oppdragsgiver skal behandle innleveringer.

   Kilde: Generelle kontraktsvilkår tjenester – punkt 7.1; Bilag 1 Beskrivelse av kravspesifikasjon – Ansvarsfordeling

3. Teknisk: Kan Oppdragsgiver spesifisere hvilket fargerom som skal leveres, gitt at det er opplyst «nær 100% av DCI-P3», men at fargerom ikke er 100% avklart? Alternativt: Hva er Akseptansekriteriene ved teknisk test (f.eks. konkret gamut/metadata/ICC/transformasjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker etterarbeid (color management) og dermed både tidsbruk og kost. Leverandøren må unngå å levere «nær» og måtte re-levere.

   Kilde: Bilag 1 Beskrivelse av kravspesifikasjon – Fargerom og Teknisk test før overlevering

4. Teknisk: For master- og leveranseformater ønskes MP4 (H.264/H.265), MOV «etter nærmere avtale» og clean master uten teksting. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke masterformat(er) som er obligatoriske og hvilke som kun er opsjoner, samt om MOV er obligatorisk for overlevering eller kun aktuelt ved behov?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klare filkrav er nødvendig for å prise riktig produksjons- og eksportpipeline, og for å redusere re-lanseringsrisiko.

   Kilde: Bilag 1 Beskrivelse av kravspesifikasjon – Filformat; Masterfiler

5. Teknisk: Undertekster/SRT nevnes som «avklares». Hvilket leveranseformat for undertekter er endelig (f.eks. SRT, VTT, TTML) og hvilke krav gjelder til timing, tegnsett/encoding (UTF-8), linjelengde og eventuelle stilkrav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Undertekstformatering påvirker både sluttkvalitet og eksport/validering, spesielt ved flere språkversjoner og flerkildeleveranser.

   Kilde: Bilag 1 Beskrivelse av kravspesifikasjon – [Eventuelle separate subtitle-filer, f.eks. SRT, avklares.]

6. Særskilte kontraktsvilkår/rettigheter: Når Oppdragsgiver skal kunne hente ut klipp/stillbilder og gjøre nye uttrekk/redigeringer selv (uten ny godkjenning), hva er forventet leveranse av «råmateriale/originalfiler og prosjekt-/redigeringsfiler» i praksis (inkl. hvilke filtyper/format og om f.eks. Adobe/DaVinci-prosjekter, lydstems, transkripsjoner og eventuelle plugin-oppsett må leveres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Råmateriale-omfanget kan variere kraftig mellom tilbydere. Leverandøren trenger tydelighet for å unngå å overlevere for lite (risiko for mangel) eller for mye (kost).

   Kilde: Særskilte kontraktsvilkår – Oppdragsgivers tilgang; Bilag 1 Beskrivelse av kravspesifikasjon – Masterfiler / Separate lydstems

7. Rettighetsklarering: Kan Oppdragsgiver presisere omfanget av tredjepartsmateriell leverandøren må rettighetsklarere (f.eks. musikk, B-roll/arkivbilder, rekvisitter/kunstverk, lokasjoner), og hvem som typisk leverer eller godkjenner musikk-/lydrettigheter og eventuelle lisensvilkår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rettighetskost og tid (klarering) er ofte største usikkerhetsfaktor i filmproduksjon, og må inn i pris og plan.

   Kilde: Bilag 1 Beskrivelse av kravspesifikasjon – Rettighetsklarering av tredjepartsmateriale; Overlevering ihht tekniske spesifikasjoner

8. Opsjoner: For «kortversjoner (30 sek)» og «10 stillbilder» – hvilken dimensjonering gjelder (antall leveranser per språk/variant, oppløsning/format, og om teksting/metadata følger samme krav som master)? Kan Oppdragsgiver også bekrefte pris-/enhetsstruktur og om opsjonspris skal inkludere rettigheter og undertekst-/språkvask?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsleveranser kan ha egne tekniske krav og rettighets-/undertekstkost. Uten tydelig omfang blir prising og timeplan usikker.

   Kilde: Bilag 5 Opsjoner

9. Fremdrift og test: Kan Oppdragsgiver angi forventede milepælsdatoer/aktuelle frister innenfor 2025–2027 (for eksempel når konsept/storyboards/manus må være levert, og når test i VTM kinosal normalt planlegges), samt hvor lenge VTM normalt tar på seg til teknisk test/godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Test og godkjenning er kritiske leveransepunkt som kan utløse forsinkelser og dagbot. Leverandøren trenger planbarhet for å prise risiko og bemanning.

   Kilde: Bilag 4 Administrative bestemmelser – Prosjekt- og fremdriftsplan; Bilag 1 Beskrivelse av kravspesifikasjon – Teknisk test før overlevering