Ferske konditorvarer

Rammeavtale for 2 år (med opsjon 1+1 år) om kjøp/levering av ferske konditorvarer (ferske kaker) til Fredrikstad kommune og Hvaler kommune. Avtalen er reservert virksomheter etter FOA § 8-8 (funksjonshemmede/vanskeligstilte). Avtalen omfatter ikke frosne konditorvarer, bakerivarer eller enkelte leveranser som henvises til andre rammeavtaler. Leveranser skal skje til alle oppdragsgivers virksomheter som bestiller, med krav til kvalitet/ferskhet, sortiment, spesialkost, kundeservice, elektronisk bestillingsløsning (punchout/EHF), bestillings- og leveringsfrister, reklamasjonsrutiner, emballasje (gjenbruk/resirkulering) og miljøvennlig transport (Euro 6/VI).

• Utfylle kravspesifikasjonen/leverandørens besvarelse av kravspesifikasjon og tildelingskriterier.Kilde: BILAG 2: Leverandørens besvarelse
• Prisskjema skal være korrekt utfylt og alle priser fremkomme av prisskjemaet.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.1
• Tilbudet skal inneholde beskrivelse/dokumentasjon som viser at krav er oppfylt for flere kravområder (pr. kravnummer; f.eks. 4.2-4.5 og 4.9).Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.2, 4.5, 4.9 (og øvrige der teksten sier «Tilbudet skal inneholde en beskrivelse…»)
• Ved nye/andre produkter som ikke er definert i prisskjemaet: benytte samme priskalkyle som definert i prisskjemaet (inkl. mulig kontroll og revisorbekreftelse).Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.1
• For produktkrav: oppgi produktbeskrivelse i kolonne F og lenke til produktark i kolonne G i prisskjemaet; ved spesialkost oppgi hvilke produkter kan tilbys i kolonne I og spesifiser om cøliaki/laktose; tilleggskostnader fylles i prisskjema (celle E33 for spesialkost).Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.3-4.4
• For prisregulering: leverandør skal levere revidert prisskjema sammen med krav om prisregulering.Kilde: Vedlegg 4: Samlet pris og prisbestemmelser, punkt 4.2
• Forbehold: Oppgi forbehold mot kontraktsvilkår og/eller konkurransegrunnlag; dersom ingen forbehold skal det skrives «tilbudet leveres uten forbehold» i fritekstfeltet.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 5.1-5.2
• Sladdet tilbud: leverandøren legger ved sladdet utkast av tilbudet.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 6.0

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

06.10.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalens omfang: kjøp av ferske konditorvarer til oppdragsgivers virksomheter; varighet 2 år med mulighet for forlengelse 1+1 år.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 2.0
• Reservert kontrakt: virksomheter med funksjonshemmede/vanskeligstilte jf. FOA § 8-8.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 2.0
• Minimumskrav må oppfylles i hele avtaleperioden; leverandører som svarer «dekker ikke krav» på minimumskrav kan avvises.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 1.0
• Pris: Priser i prisskjemaet skal inkludere alle kostnader; det er ikke anledning til å fakturere særskilte kostnadsposter som frakt/leveringskostnader/bompenger/emballasje mv.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.1
• Regelverk og mattrygghet: produkter og håndtering skal være i tråd med EØS/norsk regelverk; leveranser i samsvar med regelverk/standard for kvalitet, merking, håndtering og transport; produkter i overensstemmelse med bransjens retningslinjer. Innhold (næringsinnhold, allergener osv.) dokumentert og tilgjengelig (f.eks. matinfo.no).Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.2
• Kvalitet og sortiment: bredt og godt sortiment av ferske konditorvarer; levere produkter som er ferske på leveringstidspunktet; tilfredsstille krav per produkt i prisskjemaet. Ved utgått produkt: erstattes med tilsvarende/bettre kvalitet til samme/lavere pris. Ved midlertidig utsolgt: erstatningsvare tilbys; bestiller må godkjenne før sending.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.3
• Spesialkost: kremkaker/marsipankaker for cøliaki og/eller laktoseintoleranse; oppgi hvilke produkter; marsipankaker laktosefri variant. Tilleggskostnad (telles ikke i evalueringen).Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.4
• Kundeservice: fast kontaktperson senest ved oppstart; kundesenter tilgjengelig alle virkedager 08.00-15.30 på telefon/e-post; håndtere henvendelser (bestilling/e-handel, reklamasjoner, avvik, leveranser, produktspørsmål); kommunikasjon på norsk.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.5
• Bestillingsløsning: elektronisk innkjøpssystem; samhandling via punchout eller EHF-katalog; signere samhandlingsavtale (vedlegg 4). Leverandør dekker egen tilrettelegging. Kun avtalesortiment med avtalepriser skal være synlig for bestilling.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.6; samt BILAG 3 punkt 3.2
• Bestilling/avrop: ingen minsteordre/beløpsgrense. Bestillingsfrist: inntil 5 kaker = 1 virkedag før levering; større bestillinger = 1 virkedag ekstra. Leverandør skal beskrive bestillingsfrist og kunne ta imot hastebestillinger uten ekstra kostnad.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.7
• Levering: levere til alle oppdragsgivers adresser/virksomheter; levere 5 dager/uke (man-fre); levere til ønsket tidspunkt; leveringssted avtales; leverandør plasserer på avtalt sted og innhenter signatur for mottak (med mindre annet avtales).Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.8
• Reklamasjoner/avvik: gode rutiner; avvik og reklamasjon meldes enkelt og raskt.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.9
• Emballasje: gjenbrukbar eller resirkulerbar emballasje.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.10
• Miljøvennlig transport: kjøretøy minimum Euro 6/Euro VI.Kilde: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 4.11
• Bestilling (administrativt): ordre-/ordrenummer brukes som referanse ved fakturering; bestillinger skal omgående bekreftes av leverandør med produkt, kvantum, pris, leveringsdato og leveringssted.Kilde: BILAG 3: Administrative bestemmelser, punkt 3.2
• Fakturering (administrativt): fakturering i henhold til avtalens generelle betingelser.Kilde: BILAG 3: Administrative bestemmelser, punkt 3.3
• Partene dekker egne kostnader for møter.Kilde: BILAG 3: Administrative bestemmelser, punkt 3.4
• Godkjente underleverandører: liste skal fremgå (maltekst).Kilde: BILAG 3: Administrative bestemmelser, punkt 3.5
• Prisregulering: kan maksimalt justeres etter konsumprisindeks (totalindeks) etter første avtaleår; varsel innen frist, prisendringer kun årlig, ikke valutakursendringer; leverandør leverer revidert prisskjema ved prisregulering; prisendring uten tilbakevirkende kraft.Kilde: BILAG 4: Samlet pris og prisbestemmelser, punkt 4.2

• Dokumentet viser ikke konkrete tildelingskriterier eller tilhørende vekting; BILAG 2 nevner besvarelse av tildelingskriterier, men kriteriene/vektene er ikke gjengitt i utdraget.
• Ingen eksplisitte kontraktsunderpunkter for avvisning utover at manglende oppfyllelse av minimumskrav kan gi avvisning (vesentlighetsvurdering nevnes, men avgrensning er ikke detaljert).
• Frister for prisregulering er omtalt som ‘frist oppgitt i tabellen’, men tabellens faktiske datoer er ikke fylt ut i teksten.
• Leveringsadresser/konkrete virksomheter og hvordan signatur håndteres i unntakstilfeller er ikke detaljert utover «dersom ikke annet avtales».

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen 4.3 står det at «Leverandør skal oppgi produktbeskrivelse i kolonne F og lenke til produktark i kolonne G i prisskjemaet». Kan oppdragsgiver bekrefte hvor produktark skal ligge (f.eks. offentlig nettside, innlogging/leverandørportal, eller dokumentvedlegg), og hvordan lenken/tilgangen skal dokumenteres i selve tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan tilbudet skal utformes og hvordan oppdragsgiver kan verifisere samsvar med produktkravene.

   Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4.3 Krav til kvalitet og sortiment

2. I kravspesifikasjonen 4.4 fremgår det at «Tilleggskostnad for bestilling med spesialkost i kolonne H fylles ut i prisskjemaet celle E33» og at «Tilleggskostnaden teller ikke i evalueringen». Kan oppdragsgiver presisere hvordan prisskjemaet skal fylles ut for spesialkost når samme produkt kan være relevant både for cøliaki og laktoseintoleranse (f.eks. om det skal prises én samlet tilleggskostnad eller flere, og hvordan det skal merkes i prisskjemaet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring av prisskjema-logikk kan gi feil prisutfylling og risiko for avvisning/feil tilbud.

   Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4.4 Spesialkost

3. Kravspesifikasjonen 4.7 sier at bestillingsfrist for inntil 5 kaker er «en virkedag før levering», og at leverandøren skal beskrive sin bestillingsfrist. Kan oppdragsgiver bekrefte om dette betyr at leverandøren kan tilby en kortere frist (f.eks. samme dag) uten at dette gir utslag på pris/score, og om det finnes et «maksimalt» nivå for hasteservice/aksept av leveringsendringer som leverandøren må følge?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise kapasitet og planlegging riktig (beredskap/omrokering) og vite hvilke endringer som faktisk kan forventes innenfor «uten ekstra kostnad».

   Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4.7 Krav til bestilling

4. I kravspesifikasjonen 4.8 står det at leveringssted skal avtales med den enkelte virksomhet/bestiller, og at leverandøren skal alltid motta signatur for mottak, dersom ikke annet avtales med den enkelte virksomhet. Kan oppdragsgiver avklare hvilke alternative mottaksrutiner som kan avtales (f.eks. e-signatur, fullmakt/levering uten signatur i spesielle tilfeller), og om det finnes krav til dokumentasjon leverandøren må kunne fremlegge?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mottaks- og dokumentasjonskrav påvirker operasjonell gjennomføring og risiko ved avvik/reklamasjoner.

   Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4.8 Krav til levering

5. I kravspesifikasjonen 4.6 fremgår det at kommunikasjon skal være punchout-løsning eller EHF-katalog, og at «Mest mulig hensiktsmessig løsning avtales mellom partene». Kan oppdragsgiver beskrive hvilken løsning oppdragsgiver i praksis har/later seg integrere mot (punchout eller EHF-katalog), og hvem som har ansvar for hvilke konkrete aktiviteter i samhandlingsavtalen (vedlegg 4) slik at leverandøren kan prise riktig tilrettelegging?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette handler om tid og kostnader knyttet til integrasjon/handel, og kan gi stor prisrisiko hvis ansvar ikke er tydelig.

   Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4.6 Krav til bestillingsløsning

6. I kravspesifikasjonen 4.1 står det at «Prisene skal inkludere samtlige kostnader tilbyder vil ha for å oppfylle kontrakten» og at «Det er ikke anledning til å fakturere frakt, leveringskostnader, bompenger, emballasje, administrasjonskostnader, deltagelse i møter…». Kan oppdragsgiver bekrefte om dette også innebærer at ekstra leveringsforsøk, hastelevering eller omlevering ved feil/avvik skal inngå i enhetsprisene, eller om det finnes unntak/avregningsmekanismer i avtalevilkårene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om og hvordan kostnader ved avvikshåndtering skal bæres for å kunne prise riktig og unngå uforutsett tap.

   Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4.1 Krav til pris

7. I kravspesifikasjonen 4.9 kreves «gode rutiner for håndtering av reklamasjoner og avvik», men det står ikke i utdraget hvilke frister eller konkrete krav som gjelder. Kan oppdragsgiver angi forventede responstider/tilbakemeldingsfrister for (i) reklamasjon, (ii) avviksrapportering og (iii) løsning (erstatning/kompensasjon), og om det er konkrete krav til dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkretisering blir det vanskelig å dimensionere prosesser og bemanning og dermed prise riktig og levere i tråd med forventet servicenivå.

   Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4.9 Krav til rutiner for reklamasjoner og avvik

8. I kravspesifikasjonen 4.11 kreves kjøretøy «minimum oppfylle utslippskravene/være sertifisert til Euro 6/Euro VI». Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette skal dokumenteres (f.eks. vognkort/sertifikat, avtalte stikkprøver, egen erklæring), og om dokumentasjonskrav gjelder for alle leveringer eller ved oppstart/stikkprøver?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonsmåte påvirker etterlevelse og administrativ kostnad.

   Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4.11 Krav til miljøvennlig transport

9. I bilag 3 pkt. 3.5 om «GODKJENTE UNDERLEVERANDØRER» står det kun plassholdere («Sett inn navn på UL»). Kan oppdragsgiver bekrefte om rammeavtalen kan oppfylle kravet kun med leverandørens egen drift, og/eller gi oversikt over hvilke underleverandører som faktisk kan brukes og på hvilke betingelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå om bruk av underleverandører er begrenset og hvilke dokumentasjonskrav som gjelder.

   Kilde: Vedlegg 3, pkt. 3.5 Godkjente underleverandører

10. Tildelingskriterier er omtalt som «Besvarelse av tildelingskriterier» i bilag 2, men navn/vekting er ikke vist i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke(t) tildelingskriterium(er) som gjelder og hvilken vekting/poengskala som brukes, samt hvordan opplysninger i leverandørens besvarelse skal gis for å oppnå korrekt evaluering?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uten korrekt kriterieutforming kan leverandørens tilbud bli levert med feil vektlegging og dermed gi lavere uttelling eller risiko for avvik.

    Kilde: Vedlegg 2, «Besvarelse av tildelingskriterier»