Vågå kommune
VÅ-26-03 Bemanningstjenester helse (ny utlysning)
Bakgrunn
Vågå kommune skal etablere en rammeavtale for bemanningstjenester innen helse og omsorg for å sikre stabil og forsvarlig drift i kommunens tjenester. Behovet gjelder både planlagt fravær, som ferie og permisjoner, og uforutsett fravær, som sykefravær og ekstraordinære hendelser.
Kommunen har behov for rask tilgang til kompetent helsepersonell, særlig i perioder med høy belastning som sommerferie, helg og høytid. Det er viktig at innleid personell kan settes inn uten unødig oppstartstid, og at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet til å dekke både kortvarige og lengre oppdrag.
Anskaffelsen gjennomføres også fordi kommunens nåværende avtale utløper, og kommunen har behov for en midlertidig løsning frem til Vågå kommune går inn i en felles anskaffelse i Nord-Gudbrandsdalen. Rammeavtalen skal dermed sikre kontinuitet i tjenestene frem til ny felles avtale er etablert.
Kommunen legger vekt på at leveransen holder høy kvalitet, og at leverandøren bidrar til seriøse og forsvarlige bemanningsløsninger i tråd med gjeldende regelverk og tariffmessige forhold.
Beskrivelse av oppdraget
Leveransen omfatter i hovedsak sykepleiere, vernepleiere og helsefagarbeidere, eller tilsvarende personell, til oppdrag av varierende omfang og varighet. Det er særlig behov for tilgjengelig personell i sommerferieperioden, ved helg og høytid, samt for sykepleiere som kan stilles på kort varsel.
Kommunen har behov for en leverandør med god tilgang på relevante vikarer og med rutiner som sikrer effektiv bestilling, tett oppfølging og rask håndtering av avvik eller behov for bytte av personell. Leverandøren må kunne levere personell med nødvendig dokumentasjon og kvalifikasjoner slik at oppdrag kan starte raskt og forsvarlig.
Estimert årlig uttak under rammeavtalen er ca. kr 11 000 000 ekskl. mva. Estimatet er basert på historisk forbruk og forventet behov, og innebærer ingen kjøpeplikt. Rammeavtalen skal gjelde frem til 23.11.2027.
Avropsmekanisme
Når det oppstår behov for helsevikar(er) kontaktes først leverandør A. Dersom leverandør A ikke kan levere innen tidsfrist oppgitt i bestillingen, går forespørsel til leverandør B med samme betingelser. Dersom leverandør B ikke kan levere, går forespørselen til leverandør C.
Det forutsettes at leverandør A har kapasitet til å levere i de fleste tilfeller, spesielt når det gjelder planlagte uttak. Dersom leverandøren ikke har mulighet til å levere, plikter denne å oppgi dette, uten ugrunnet opphold. Oppdraget går da videre til neste leverandør i prioritert rekkefølge.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Vågå kommune skal etablere en rammeavtale for bemanningstjenester innen helse og omsorg. Formålet er å sikre stabil og forsvarlig drift ved både planlagt fravær (ferie, permisjoner) og uforutsett fravær (sykefravær, ekstraordinære hendelser). Rammeavtalen gjelder til 23.11.2027, med maksimalt 3 leverandører og rangert avropsrekkefølge (avrop først til leverandør A, deretter B og C dersom leveranse ikke kan skje innen angitt tidsfrist). Leveransen omfatter primært sykepleiere, vernepleiere og helsefagarbeidere (eller tilsvarende).
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Skatteattest: Leverandøren skal fremlegge skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt (verifiseres automatisk via eBevis i Altinn).
Dokumentasjon: Skatteattest (automatisk verifisering via eBevis krever samtykke i Altinn).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 1 - Miljøledelsessystem: Leverandøren skal ha et miljøledelsessystem for lav miljøbelastning.
Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem (min. rutiner for miljømål/miljøpolitikk, strategi, miljømessig forsvarlig utførelse). Alternativt egenerklæring; eller gyldig sertifikat (Miljøfyrtårn/ISO 14001/EMAS eller tilsvarende tredjepartsverifisert).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 2 - Lovlig etablert foretak: Norske firma skal dokumentere firmaattest; utenlandske firma dokumenterer registrering i faglige register iht. lovgivning i etableringslandet.
Dokumentasjon: Firmaattest (Brønnøysundregisteret) / relevante attester for utenlandske firma.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 3 - Økonomisk kapasitet: Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet.
Dokumentasjon: Utvidet rapport fra Bisnode (soliditet) datert etter kunngjøringstidspunktet. Hvis ikke vedlagt, innhentes kostnadsfritt av Abakus. Vurderes ut fra tilbyderens økonomiske og finansielle situasjon.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 4 - Erfaring fra tilsvarende oppdrag: Minimum 3 tilsvarende oppdrag de siste 3 år.
Dokumentasjon: Dokumentasjon med navn på oppdragsgiver, omfang, innhold og leveringstidspunkt.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 5 - Gjennomføringsevne: God gjennomføringsevne dokumentert ved total bemanning og informasjon om samarbeidspartnere/underleverandører som påvirker leveransen.
Dokumentasjon: Oversikt over leverandørens totale bemanning. Informasjon om etablerte samarbeidspartnere/underleverandører.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 6 - Kvalitetssystem: Etablert kvalitetssystem relevant for kontrakten (inkl. HMS).
Dokumentasjon: Redegjørelse for system for kvalitetssikring inkl. helse-, miljø- og sikkerhet. Alternativt gyldig sertifikat (ISO 9001 eller tilsvarende tredjepartsverifisert).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 7
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Elektronisk innlevering er påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering
- Elektronisk signering er påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk signering
- Tillatte språk: Norsk.Kilde: Innleveringsvilkår – Tillatte språk
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 02.10.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| OPPFØLGING AV OPPDRAGSGIVER OG VIKAR | 40 % | Tilbyder skal beskrive sitt system for oppfølging av både sine vikarer som er utleid og oppdragsgiver, for å sikre at alle krav til leveransen som er satt i kravspesifikasjonen blir ivaretatt, herunder spesielt kravene i arbeidsmiljøloven. Det vil bli lagt spesiell vekt på leverandørens system og arbeid for å sikre at vikarenes arbeidsforhold følger arbeidsmiljøloven, og leverandørens håndtering av avvik ved tilbudt vikar. For oppfølging av oppdragsgiver vil det legges vekt på systemer og rutiner hos leverandør for å sikre at vilkårene i avtalen, og særskilt kravspesifikasjonen, ivaretas. |
| Pris | 60 % | Pris evalueres på bakgrunn av tilbudt administrasjonspåslag i prisskjemaet, basert på oppdragsgivers fastsatte beregningstimepriser for de etterspurte personellkategoriene. |
| Klima og miljø | 0 % | Anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Avtaleperiode: rammeavtalen gjelder frem til 23.11.2027 (ingen opsjoner på forlengelse).Kilde: Konkurransedetaljer – Varighet / rammeavtalevilkår pkt. 2
- Avrop/bestilling: Rangert rekkefølge (A først, deretter B/C hvis leverandør ikke kan levere innen tidsfrist).Kilde: Oppdragsbeskrivelse – Avropsmekanisme / rammeavtaleinnstillinger – Avropsmåte
- Leverandøren skal være registrert i Arbeidstilsynets register over bemanningsforetak og til enhver tid oppfylle krav for lovlig utleie.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.1 Registrering som bemanningsforetak
- Arbeidsgiveransvar: Leverandøren har arbeidsgiveransvar og skal ivareta lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, skatt, sykepenger, forsikringer og øvrige lovpålagte forpliktelser.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.2 Arbeidsgiveransvar
- Likebehandling og lønns- og arbeidsvilkår: Vikarer skal ha lønns-/arbeidsvilkår i samsvar med regelverk om innleie og likebehandling; lønnsnivå min. relevant tariff og lokale avtaler.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.3 Leverandøren skal sikre at vikarene har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar…
- Innsyn i lønns- og arbeidsvilkår: Oppdragsgiver har rett til innsyn for kontroll av etterlevelse.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.4 Innsyn i lønns- og arbeidsvilkår
- Ingen uberettigede trekk i lønn: Leverandøren skal ikke foreta trekk for bolig/reise/autorisasjon/kurs/tilsvarende nødvendige forhold, med mindre lovlig og skriftlig avtalt.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.5 Trekk i vikarens lønn
- Personell: Autorisasjon/HPR-nummer før oppstart; politiattest, smittevern (MRSA/tuberkulose der relevant), språkkompetanse B2, og HMS-/opplæringskrav før oppstart.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.1–3.8 samt 3.2–3.5 og 3.3
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Dokumentet mangler eksplisitt startdato formulert i hele år; varighet oppgis som oppstart 2. november 2026 og slutt 23. november 2027, men en setning sier at materialet angir sluttdato uten uttrykkelig startdato eller varighet formulert i hele år.
- Detaljer om responstid (antall minutter) er ikke oppgitt i teksten; det fremgår kun at leverandør skal oppgi bindende tall.
- Tildelingskriterienes konkrete evalueringsformel for pris (beregning av admin-påslag i prisskjema) er ikke inkludert i utdraget; viser til prisskjema (Bilag 2.xlsx).
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I Konkurransedetaljer, punkt «Varighet» angis oppstart 2. november 2026 og slutt 23. november 2027. Kan oppdragsgiver bekrefte at rammeavtalen gjelder fra og med 02.11.2026 (inkludert) og ut 23.11.2027 (inkludert), selv om materialet også omtaler at sluttdato er oppgitt uten uttrykkelig startdato/varighet formulert i hele år?
Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av korrekt avtaletidspunkt er viktig for planlegging, bemanningskapasitet og risikoprising.
Kilde: Konkurransedetaljer – «Varighet»I kravspesifikasjonen punkt 5.3 «Responstid i ordinær arbeidstid» og punkt 5.4 «Responstid ved akutte henvendelser utenfor ordinær arbeidstid» skal leverandøren oppgi bindende tall i antall minutter. Kan oppdragsgiver bekrefte om det finnes et minimumskrav (terskel) til responstid, eller om alle innleverte tall evalueres kun relativt?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om det er absolutte terskler eller kun en poeng-/prisranking for å styre ambisjonsnivået.
Kilde: Kravspesifikasjon – 5.3 og 5.4I konkurransedetaljene omtales at pris evalueres på grunnlag av tilbudt «admin-påslag i prisskjemaet» (Bilag 2.xlsx), men selve evalueringsformelen er ikke med i utdraget. Kan oppdragsgiver opplyse den konkrete beregningsmetoden for prispoeng (f.eks. hvordan admin-påslaget kombineres med oppdragsgivers fastsatte beregningstimepriser og hvordan eventuelle trinn/normalisering håndteres)?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi et riktig og konkurransedyktig tilbud trenger leverandøren å forstå nøyaktig hvordan pris omregnes til poeng.
Kilde: Tildelingskriterier – «Pris 60%»For avrop/levering: Avropsmekanismen beskriver rangert rekkefølge (leverandør A først, deretter B, deretter C). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette praktisk håndteres ved manglende levering: er det krav om at leverandør A skal avvise/ikke kunne levere innen en angitt tidsfrist (og i så fall hvilken), før forespørsel går videre til leverandør B og C?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå terskler for eskalering slik at bindende responstid og kapasitetsstyring treffer riktig.
Kilde: Avropsmekanisme – «Når det oppstår behov…»Kravspesifikasjonen punkt 3.9, «Kvalitetssikring før kandidat tilbys» ber om beskrivelse av kontroller. Kan oppdragsgiver presisere hvorvidt dokumentasjon for autorisasjon/HPR, politiattest og smittevern skal foreligge før kandidaten «tilbys» (dvs. før kommunen får kandidat), eller om det kan foreligge før kandidaten settes i arbeid/opprettes på oppdrag?
Hvorfor det er verdt å spørre: Skillet mellom «tilbudt kandidat» og «oppstart» påvirker operasjonell flyt og risiko for avvisning eller forsinkelse.
Kilde: Kravspesifikasjon – 3.9Kravspesifikasjonen punkt 4.3 er et må-krav om endringsforespørsler, og tidsrammen «normal innen samme arbeidsdag i ordinær arbeidstid» fremgår. Kan oppdragsgiver bekrefte at «arbeidsdag i ordinær arbeidstid» betyr kommunens/oppdragsgivers normale arbeidstid (og at leverandørens betjeningstid er definert), og i så fall angi forventet betjeningstid (f.eks. kl. 08–16/09–15) for å kunne levere innen samme arbeidsdag?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger definert arbeidstid for å kunne oppfylle bindende servicekrav uten misligholdsrisiko.
Kilde: Kravspesifikasjon – 4.3 og 5.1I kravspesifikasjonen punkt 5.1 «Kontaktpunkt og tilgjengelighet» skal leverandøren ha rutiner for akutte henvendelser utenfor ordinær arbeidstid. Kan oppdragsgiver angi om akutte henvendelser forventes besvart på telefon/SMS/e-post i tillegg til Hyyr, og om det finnes et bestemt «beredskapskontakt»-format oppdragsgiver vil bruke?
Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk kommunikasjonskanal påvirker responstid og sannsynlighet for riktig oppfølging ved avvik/akutt behov.
Kilde: Kravspesifikasjon – 5.1I rammeavtalevilkårene punkt 7.1 om mislighold/«dekningskjøp» fremgår at oppdragsgiver kan gå videre til neste leverandør eller foreta dekningskjøp. Kan oppdragsgiver presisere hvilke vilkår som normalt utløser (i) bruk av neste leverandør i prioritert rekkefølge og (ii) dekningskjøp, og hvordan kostnadsdifferansen beregnes (f.eks. hvilken avtalt pris som sammenlignes mot dekningstransaksjon)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Klare misligholdsscenarier er nødvendig for å vurdere økonomisk risiko ved ikke-leveranse.
Kilde: Rammeavtalevilkår – 7.1 og 7.2I Bilag 4 (krav til lønns- og arbeidsvilkår) står at leverandøren skal fylle ut egenrapporteringsskjema innen én måned etter kontrakten er signert, og at oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon med rimelig frist. Kan oppdragsgiver opplyse (a) forventet første egenrapportering/innsendingsform (dato/tidslinje) og (b) hvor ofte det realistisk vil bli bedt om dokumentasjonskontroll i avtaleperioden?
Hvorfor det er verdt å spørre: Administrativ belastning og etterlevelsesplan må dimensjoneres, særlig for en rammeavtale med løpende avrop.
Kilde: Bilag 4: Krav til lønns og arbeidsvilkår
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →