Rammeavtale på arbeidsklær, sko og verneutstyr

Rammeavtale for arbeidsklær, sko og verneutstyr (2026/725) med prising i prisskjema per enhet og krav til utfylling av grønne felter. Leverandør skal oppgi varelenke med beskrivelse og bilde, samt dokumentere eventuelle miljømerker/lisens/sertifikater. Elektronisk samhandling skal gjennomføres iht. EHF/Peppol, med oppstart senest 01.11.2026. Vedlegg 3 beskriver utprøving og score av utvalgte varelinjer (bl.a. arbeidsbukse, arbeidsjakke, vernesko, kittel, hansker, klær og øreklokke).

• Tilbyder skal oppgi link til side med varebeskrivelse og bilde av den tilbudte varen (i prisskjemaet/tilhørende opplysninger).Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema/overskrift «Prisskjema»
• Tilbyder skal KUN fylle inn grønne felter i prisskjemaet.Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema/tekst før varelinjene
• Merkeordninger: Oppgi navn på merkeordning der dette er gjeldende, og dokumenter med gyldig lisensnummer eller legg ved gyldig sertifikat/lisensbevis (med særskilt krav for Blå Engel).Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema/tekst om merkeordninger

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

05.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Oppstart elektronisk samhandling skal skje senest fra 01.11.2026; elektronisk samhandling skal omfatte produktkatalog, ordre, ordrebekreftelse, EHF pakkseddel og fakturering.Kilde: Vedlegg 2 Elektronisk samhandlingsavtale 2026_725 Rammeavtale…/pkt. 1
• All meldingsutveksling skal i hovedsak skje iht. EHF-format og formidles over EHF transportinfrastruktur (Peppol), forutsatt registrering i ELMA/Peppol SMP.Kilde: Vedlegg 2/pkt. 2 «Meldingsutveksling»
• Ordrebekreftelse fra leverandør: skal være sendt innen 1 time etter at bestilling er mottatt.Kilde: Vedlegg 2/pkt. 5 «Bestilling»
• Kvalitetskrav i elektronisk produktkatalog/punch out: felter som produktnavn, beskrivelse, bilder, kategorisering (UNSPSC), synonymer/nøkkelord og produktidentitet skal ha angitt kvalitetsnivå (0–5) ved utfylling; leverandør og oppdragsgiver skal kvalitetssikre at varer/tjenester er iht. avtalen.Kilde: Vedlegg 2/pkt. 3.1 (produktkatalog) og pkt. 4.1 (Punch Out)
• Rammeavtale-prising/prisskjema: det kan ikke legges inn/fjernes varelinjer i prisskjemaet; det skal prises pr angitt enhet; totalsum skal overføres til oppgitt punkt (2.2.1 a).Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema/tekst før varelinjene
• Miljømerker i elektronisk samhandling/fakturagrunnlag: miljø- og sosialt ansvars merker (labels) skal vedlegges der varen har slikt merke; miljøverdier CO2 A1-A3 skal inkluderes der relevant; kontraktsnummer skal inkluderes i EHF XML (faktura).Kilde: Vedlegg 2/pkt. 3.2 «Katalogfelt» og pkt. 7 «Fakturering»

• Ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav er hentet ut fra den gitte teksten; kvalifikasjonskrav kan ligge i andre deler av konkurransegrunnlaget som ikke er inkludert.
• Tildelingskriterier for pris/vekting av pris er ikke beskrevet i vedleggsteksten som er gitt (Vedlegg 1 inneholder kun prisskjema).
• Kontrakts-/utførelseskrav for levering, sanksjoner og øvrige operasjonelle forhold utover elektronisk samhandling og ordre-/bekreftelsestider er ikke spesifisert i den gjengitte teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 3 (Vurderingsskjema ved utprøving av arbeidstøy) står det at test vurderes per varelinje og gis poeng 1–10, og at poeng summeres og deles på antall varelinjer. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «antall varelinjer» skal forstås (f.eks. kun de varelinjene som faktisk omfattes av utprøving/vareprøvene mottatt), og om alle tilbydernes leverte vareprøver for samtlige nevnte varelinjer i Vedlegg 3 inngår likt i beregningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker forventet risiko/ressursbehov for tilbyder å levere riktige vareprøver og hvordan evalueringen faktisk vil normaliseres.

   Kilde: Vedlegg 3 – Vurderingsskjema ved utprøving av arbeidstøy

2. I Vedlegg 3 fremgår konkrete varelinjer (f.eks. arbeidsbukse ref. varelinje 8, arbeidsjakke ref. varelinje 10, vernesko ref. varelinje 1 osv.) og hvilke størrelser som skal leveres for hver. Kan oppdragsgiver bekrefte om tilbyder skal levere én vareprøve per størrelse oppgitt (f.eks. 4 størrelser for vernesko: 38, 40, 44, 46), eller om det kan leveres færre/alternativt antall vareprøver?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart omfang av vareprøver kan gi kostnadsavvik og feil leveransegrunnlag før test.

   Kilde: Vedlegg 3 – Vurderingsskjema ved utprøving av arbeidstøy

3. Vedlegg 3 oppgir vurderingspunkter (ta på/av, ergonomi/bevegelseskomfort/passform, komfort ved hudkontakt, og «hvor godt praktisk og hensiktsmessig produktet løser ønskede krav til kvalitet i kravspesifikasjonen»). Kan oppdragsgiver utdype hvilke «kvalitetskrav i kravspesifikasjonen» som er mest relevante for henholdsvis arbeidsbukse/vinterjakke/vernesko/hansker osv., og hvordan disse kravene vil vektlegges innenfor den skjønnsmessige poengsettingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne designe/planlegge riktig produktvalg og dokumentasjon for å optimalisere testutfall.

   Kilde: Vedlegg 3 – Vurderingsskjema ved utprøving av arbeidstøy

4. I Vedlegg 2 (Elektronisk samhandlingsavtale) punkt 5 står det at ordrebekreftelse skal sendes av leverandør innen «1 time» etter at bestilling er mottatt. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som regnes som «mottatt bestilling» i praksis (f.eks. mottatt i Peppol/EHF transport, mottatt i leverandørens system, eller mottatt hos en konkret kontakt/rolle), og om fristen gjelder hele døgnet/alle dager?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidskravet er svært kort og kan innebære operasjonell bemanning og systemintegrasjoner; presisering reduserer misligholdsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 2 – Elektronisk samhandlingsavtale (punkt 5. Ordrebekreftelse/Bestilling)

5. Vedlegg 2 punkt 5.1 angir at leverandør kan bruke «Akseptert med endring» ved flere situasjoner (endret pris der pris er lavere enn avtalepris og med samme eller bedre kvalitet, endret leveringsdato, kvantumsreduksjon, erstatningsprodukt, splitting/restordre m.m.). Kan oppdragsgiver bekrefte om leverandør kan sende «Akseptert med endring» uten å angi konkret begrunnelse/årsak utover de nødvendige felt i EHF-meldingen, og om det finnes et krav til format/innhold i fritekst til kjøper?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvordan endringer skal kommuniseres påvirker både systemimplementasjon og om kjøper vil behandle endringer som avtalt/akseptert.

   Kilde: Vedlegg 2 – Elektronisk samhandlingsavtale (punkt 5.1 og underpunkter)

6. Vedlegg 2 punkt 2.1 sier det er avtalt alternativ meldingsutveksling når EHF-ordresvar ikke kan sendes via EHF (og at dette «kan være e-post til bestiller»). Kan oppdragsgiver konkretisere hvilke scenarioer som vil gi aksept for alternativ kanal (e-post), og hvilke krav som gjelder til sporbarhet (f.eks. krav om å fortsatt angi EHF-relasjoner/ordrereferanser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis EHF unntas ofte, endres både etterlevelse og dokumentasjonsgrunnlag; tilbyder trenger klare avgrensninger for å prise/organisere korrekt.

   Kilde: Vedlegg 2 – Elektronisk samhandlingsavtale (punkt 2.1 Alternative meldingsutveksling/format)

7. I Vedlegg 2 punkt 3 er det angitt at produktkatalog skal oppdateres minst 1 gang pr år, og at «fast dato eller prosesstid» for at priser skal være tilgjengelig koordineres mellom partene. Kan oppdragsgiver opplyse om det finnes en plan/kalender for disse oppdateringsrundene (datoer eller prosessvinduer), og om det er forventet hyppigere oppdateringer ved prisendringer, nytt sortiment eller sesongvarer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Katalogoppdateringer er direkte ressurs- og kostnadsdrivere; tilbyder må kunne dimensjonere prosess og støtte.

   Kilde: Vedlegg 2 – Elektronisk samhandlingsavtale (punkt 3 Elektronisk produktkatalog)

8. Vedlegg 2 punkt 3.1 og 9 beskriver kvalitetsparametere (poeng 0–5) for produktkatalog (produktnavn, produktbeskrivelse, bilder, UNSPSC-kategorisering, synonymer/nøkkelord, produktidentitet, vedlegg). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan tilbyder skal dokumentere at kravene er oppfylt (f.eks. gjennom katalogdata alene, eller om oppdragsgiver vil kontrollere eksempelsett/prøvestikk), og hvordan poeng settes dersom enkelte felt er «vil variere» (f.eks. vedlegg G)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forutsigbar dokumentasjons- og kontrollmetode reduserer risiko for lavere poeng enn forventet.

   Kilde: Vedlegg 2 – Elektronisk samhandlingsavtale (punkt 3.1 og kapittel 9 Kvalitetsparameterne for produktkatalog)

9. Vedlegg 1 prisskjema har enhetspriser og rabatt-/nettofelter, samt en egen varelinje «Fast rabatt på alle varer som ikke er innenfor kategorier over» (varelinje 59) med et estimert antall 250000 og felt for rabatt/netto. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan denne «faste rabatt»-linjen skal beregnes i praksis ved bestilling (mot hvilken prisliste/offerter/standardpriser), og om estimatene er kun informasjonsgrunnlag eller legges til grunn for evaluering/volumberegning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik beregning påvirker tilbudspris, margin og økonomisk modell; uten klar referanse kan prising bli feil.

   Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema (Ark2/Varelinje 59 Fast rabatt på alle varer som ikke er innenfor kategorier over)