Dynamisk innkjøpsordning for person- og varebiler

Bakgrunn

Namsos kommune inviterer til deltakelse i konkurranse om etablering av en dynamisk innkjøpsordning (DIO) for kjøp av kjøretøy under 3,5 tonn. I økonomiplanen er det lagt opp til at bilparken skal rulleres innenfor en ramme på ca. 4 mill. kroner årlig.

For å sikre en enkel og smidig anskaffelsesprosess etableres det en dynamisk innkjøpsordning. Dette gir oppdragsgiver mulighet til å gjennomføre forenklede konkurranser med ti dagers tilbudsfrist for én eller flere biler. Dette har vært etterspurt av aktører i bilbransjen, ettersom reservasjon av biler over flere uker i forbindelse med tradisjonelle anbudskonkurranser gjør det vanskelig for leverandørene å delta. Med den nye ordningen gis leverandørene bedre mulighet til å delta, noe som igjen antas å gi kommunen bedre tilbud.

Om dynamisk innkjøpsordning

Den dynamiske innkjøpsordningen etableres i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og del III, og gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse, jf. FOA § 26-5.

Ordningen er en totrinnsprosedyre:

Trinn 1: Kvalifikasjonsfase, hvor leverandører søker om opptak i ordningen

Trinn 2: Gjennomføring av minikonkurranser, hvor kvalifiserte leverandører inviteres til å gi tilbud

Det inngås ikke kontrakt ved opptak i ordningen. Kontrakt inngås først etter gjennomført konkurranse for det enkelte kjøp.

Ordningen er helelektronisk, og all kommunikasjon og tilbudslevering skal skje via oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy.

Leverandører kan søke om opptak i ordningen ved å levere kvalifikasjonssøknad med ESPD.

Ordningen er åpen for løpende opptak:

Nye leverandører kan søke om opptak gjennom hele ordningens varighet

Søknader behandles fortløpende

Alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil bli tatt opp i ordningen.

Beskrivelse av leveransen

Den dynamiske innkjøpsordningen omfatter kjøp av personbiler og varebiler. Ordningen skal benyttes ved løpende anskaffelser i hele ordningens varighet. Estimert verdi over 10 år er 40 mill. kroner.

Det kan være aktuelt å anskaffe både personbiler og varebiler, og behovet vil kunne variere med hensyn til blant annet størrelse, kapasitet og øvrige egenskaper. Service og oppfølging av bilene er en del av leveransen. Det er derfor et krav for opptak i ordningen at leverandøren er autorisert merkeforhandler og har eget verksted godkjent av Statens vegvesen.

Gjennomføring av konkurranser i ordningen

Ved konkrete anskaffelser vil oppdragsgiver gjennomføre minikonkurranser, hvor:

Alle kvalifiserte leverandører inviteres til å gi tilbud

Kravspesifikasjon og kontraktsvilkår fastsettes i den enkelte konkurranse

Tildeling skjer på grunnlag av kriteriene angitt i konkurransen

Tildelingskriteriene vil normalt omfatte:

Pris

Teknisk og funksjonell kvalitet

Service og oppfølging

Leveringstid

Tilbudsfristen i minikonkurranser vil normalt ikke være kortere enn 10 dager.

Andre forhold

Det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende regelverk

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, eller som omfattes av avvisningsreglene i FOA § 24-2

Opplysninger underlagt taushetsplikt vil bli behandlet i henhold til gjeldende regelverk.