Namsos kommune
Dynamisk innkjøpsordning for person- og varebiler
Bakgrunn
Namsos kommune inviterer til deltakelse i konkurranse om etablering av en dynamisk innkjøpsordning (DIO) for kjøp av kjøretøy under 3,5 tonn. I økonomiplanen er det lagt opp til at bilparken skal rulleres innenfor en ramme på ca. 4 mill. kroner årlig.
For å sikre en enkel og smidig anskaffelsesprosess etableres det en dynamisk innkjøpsordning. Dette gir oppdragsgiver mulighet til å gjennomføre forenklede konkurranser med ti dagers tilbudsfrist for én eller flere biler. Dette har vært etterspurt av aktører i bilbransjen, ettersom reservasjon av biler over flere uker i forbindelse med tradisjonelle anbudskonkurranser gjør det vanskelig for leverandørene å delta. Med den nye ordningen gis leverandørene bedre mulighet til å delta, noe som igjen antas å gi kommunen bedre tilbud.
Om dynamisk innkjøpsordning
Den dynamiske innkjøpsordningen etableres i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og del III, og gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse, jf. FOA § 26-5.
Ordningen er en totrinnsprosedyre:
Trinn 1: Kvalifikasjonsfase, hvor leverandører søker om opptak i ordningen
Trinn 2: Gjennomføring av minikonkurranser, hvor kvalifiserte leverandører inviteres til å gi tilbud
Det inngås ikke kontrakt ved opptak i ordningen. Kontrakt inngås først etter gjennomført konkurranse for det enkelte kjøp.
Ordningen er helelektronisk, og all kommunikasjon og tilbudslevering skal skje via oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy.
Leverandører kan søke om opptak i ordningen ved å levere kvalifikasjonssøknad med ESPD.
Ordningen er åpen for løpende opptak:
Nye leverandører kan søke om opptak gjennom hele ordningens varighet
Søknader behandles fortløpende
Alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil bli tatt opp i ordningen.
Beskrivelse av leveransen
Den dynamiske innkjøpsordningen omfatter kjøp av personbiler og varebiler. Ordningen skal benyttes ved løpende anskaffelser i hele ordningens varighet. Estimert verdi over 10 år er 40 mill. kroner.
Det kan være aktuelt å anskaffe både personbiler og varebiler, og behovet vil kunne variere med hensyn til blant annet størrelse, kapasitet og øvrige egenskaper. Service og oppfølging av bilene er en del av leveransen. Det er derfor et krav for opptak i ordningen at leverandøren er autorisert merkeforhandler og har eget verksted godkjent av Statens vegvesen.
Gjennomføring av konkurranser i ordningen
Ved konkrete anskaffelser vil oppdragsgiver gjennomføre minikonkurranser, hvor:
Alle kvalifiserte leverandører inviteres til å gi tilbud
Kravspesifikasjon og kontraktsvilkår fastsettes i den enkelte konkurranse
Tildeling skjer på grunnlag av kriteriene angitt i konkurransen
Tildelingskriteriene vil normalt omfatte:
Pris
Teknisk og funksjonell kvalitet
Service og oppfølging
Leveringstid
Tilbudsfristen i minikonkurranser vil normalt ikke være kortere enn 10 dager.
Andre forhold
Det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende regelverk
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, eller som omfattes av avvisningsreglene i FOA § 24-2
Opplysninger underlagt taushetsplikt vil bli behandlet i henhold til gjeldende regelverk.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Namsos kommune skal etablere en dynamisk innkjøpsordning (DIO) for kjøp av person- og varebiler under 3,5 tonn. Ordningen gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse etter FOA del I og III, jf. FOA § 26-5, med totrinnsprosess: kvalifikasjonsfase (opptak i ordningen) og deretter minikonkurranser ved hvert enkelt kjøp. Ordningen er helelektronisk via Hyyr; det inngås ikke kontrakt ved opptak.
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Skatteattest: dokumentere at skatter og avgifter er betalt (verifiseres automatisk via eBevis i Altinn).
Dokumentasjon: Skatteattest (eBevis-verifisering krever samtykke i Altinn).
Kilde: Kvalifikasjonskrav, nr. 1 «Skatteattest» - Autorisasjon: tilbyder skal være autorisert merkeforhandler for kjøretøyene som tilbys, og ha eget verksted godkjent av Statens vegvesen innenfor 15 km fra kommunens bilbase i Hestmarka.
Dokumentasjon: Filopplasting tillatt (dokumentasjon ikke spesifisert utover kravet om autorisasjon/verksted, samt avstandskrav).
Kilde: Kvalifikasjonskrav, nr. 2 «Autorisasjon» - Virksomhetsregistrering: tilbyder skal være lovlig registrert virksomhet (norske: eBevis mot Brønnøysundregistrene; utenlandske: registrering i foretaksregister i etableringsstaten).
Dokumentasjon: For utenlandsk tilbyder: PDF-fil som dokumenterer registrering i foretaksregister i etableringsstaten, levert sammen med tilbudet.
Kilde: Kvalifikasjonskrav, nr. 3 «Virksomhetsregistrering» - Miljøledelsessystem: leverandøren skal ha implementert system for miljøledelse. Sertifisering (ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende) kan oppfylle kravet.
Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem. Ved sertifisering: kopi av gyldig sertifikat.
Kilde: Kvalifikasjonskrav, nr. 4 «Miljøledelsessystem»
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Kvalifikasjonssøknad skal leveres med ESPD (Europeisk egenerklæringsskjema).Kilde: Om ordningen / «Leverandører kan søke... ved å levere kvalifikasjonssøknad med ESPD»
- Elektronisk innlevering er påkrevd for innleverte tilbud/kommunikasjon i konkurransen.Kilde: Innleveringsvilkår, «Elektronisk innlevering: Påkrevd»
- Tillatt språk: Norsk.Kilde: Innleveringsvilkår, «Tillatte språk: Norsk»
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 05.10.2031
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Leveransen omfatter kjøp av personbiler og varebiler, samt service og oppfølging av bilene.Kilde: Beskrivelse av leveransen
- Kontrakt inngås først etter gjennomført minikonkurranse for det enkelte kjøp (ikke ved opptak i DIO).Kilde: Om dynamisk innkjøpsordning: «Det inngås ikke kontrakt ved opptak...»
- Ved minikonkurranser: alle kvalifiserte leverandører inviteres; kravspesifikasjon og kontraktsvilkår fastsettes i den enkelte konkurranse.Kilde: Gjennomføring av konkurranser i ordningen
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Eksakte vekter for pris, teknisk/funksjonell kvalitet, service/oppfølging og leveringstid fremgår ikke av teksten (angitt som «normalt» og at vekting fastsettes i konkurransen).
- Detaljert dokumentasjon som skal lastes opp for «Autorisasjon» (utover kravet og at filopplasting er tillatt) er ikke spesifisert i teksten.
- Nærmere innhold/krav under miljøkriteriet «Klima og miljø» (hva som vurderes) er ikke oppgitt i utdraget.
- Tildelingsbeslutning, vedståelsesfrist og karensperiode knytter seg til prosedyren, men hvordan dette praktisk håndteres i minikonkurranser er ikke beskrevet.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
Når minikonkurranser gjennomføres i DIO, hvordan vil oppdragsgiver fastsette og informere om konkrete tildelingskriterier og vekting for den enkelte bil (pris, teknisk/funksjonell kvalitet, service/oppfølging og leveringstid)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke parametere og vekter som faktisk gjelder i hver minikonkurranse for å kunne prise og prise korrekt.
Kilde: Konkurransedetaljer / Tildelingskriterier og «Gjennomføring av konkurranser i ordningen»Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete elementer som inngår i tildelingskriteriet «Teknisk og funksjonell kvalitet» i minikonkurranser (f.eks. standardutstyr, rekkevidde/energieffektivitet, sikkerhet/assistentsystemer, garanti, dokumentasjon), og hvilke dokumenter som skal lastes opp for å underbygge dette?
Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig om hva som faktisk evalueres under «teknisk og funksjonell kvalitet», og hvilke bevis leverandøren må gi i tilbudet.
Kilde: Konkurransegrunnlag / «Tildelingskriteriene vil normalt omfatte: Pris, Teknisk og funksjonell kvalitet, Service og oppfølging, Leveringstid» samt «Tildelingskriterier»Hvordan skal oppdragsgiver måle og evaluere «Service og oppfølging» i minikonkurranser, og hvilke leveranser/ytelser forventes i praksis (f.eks. responstid, timeavtale ved verksted, serviceintervall og kostnader, tilgjengelighet på deler, garantioppfølging)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som gir uttelling i evalueringen og hva som skal prises/leveres for å unngå feilprising eller avvik.
Kilde: Konkurransegrunnlag / «Tildelingskriteriene vil normalt omfatte ... Service og oppfølging»Hvordan vil oppdragsgiver definere og evaluere «Leveringstid» i minikonkurranser: er det kalenderdager fra bestilling, fra ordre-/kontraktsignering, eller fra registrert innkjøpsordre, og hvilke leveringshendelser regnes som ‘levert’ (f.eks. klargjort og klar til overtakelse, levert på avtalt sted, registrert)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart leveringsgrunnlag påvirker både risiko og prising av logistikk/innkjøpsplanlegging.
Kilde: Konkurransegrunnlag / «Tildelingskriteriene vil normalt omfatte ... Leveringstid»I kriteriet «Klima og miljø» (30%): Hvilke konkrete «tilknyttede krav» og/eller dokumentasjonsgrunnlag vil bli evaluert i minikonkurranser (for eksempel CO2-/utslippsnivå, energiforbruk, livsløpsbetraktninger, miljøstyrings-tiltak utover miljøledelsessystem, eller merkekrav)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver oppgir at «Klima og miljø» vurderer tilknyttede krav, men innholdet må avklares for at leverandøren skal kunne dokumentere og prise riktig.
Kilde: Konkurransedetaljer / Tildelingskriterier / «Klima og miljø» (30%)Oppdragsgiver krever autorisasjon som merkeforhandler og eget verksted godkjent av Statens vegvesen innenfor 15 km fra kommunens bilbase i Hestmarka. Kan oppdragsgiver presisere hva som anses som «kommunens bilbase i Hestmarka», og hvordan avstand måles (luftlinje/ kjøreavstand) for å avgjøre om kravet oppfylles?
Hvorfor det er verdt å spørre: Geografisk krav kan avgjøres feil uten presisering, og kan føre til avvisning eller feil ressursplanlegging.
Kilde: Kvalifikasjonskrav / Nr. 2 «Autorisasjon»Kvalifikasjonskravet for miljøledelsessystem sier «Filopplasting tillatt» og at sertifikat (ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3.-parts verifiserte systemer) er tilstrekkelig med kopi. Kan oppdragsgiver bekrefte om det i tillegg kan være tilstrekkelig med annen dokumentert praksis uten gyldig sertifikat, og i så fall hva dokumentasjonen konkret skal inneholde (struktur/omfang) for å kunne vurderes?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må avklare akseptabel dokumentasjonsvei for miljøledelse for å unngå at søknaden/tilbudet ikke blir vurdert på riktig grunnlag.
Kilde: Kvalifikasjonskrav / Nr. 4 «Miljøledelsessystem»Hvordan vil oppdragsgiver håndtere «filopplasting tillatt» for kvalifikasjonsdokumentasjon i denne DIO-løsningen: hvilke konkrete filer forventes (navn/format), og er det noen begrensninger i antall eller størrelse på opplastede vedlegg i Hyyr?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite praktiske krav i Hyyr for å kunne levere komplett dokumentasjon innen frist uten tekniske avvik.
Kilde: Konkurransedetaljer / Innleveringsvilkår «Elektronisk innlevering: Påkrevd» samt Kvalifikasjonskrav Nr. 2 og 4 («Filopplasting tillatt»)Ved minikonkurranser: hva er avvisnings-/avklaringsrommet knyttet til forbehold og avvik (hvilke avvik vil automatisk medføre avvisning, og hvordan praktiseres «mindre avklaringer og korrigeringer av tilbudene» uten dialog/forhandling)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan de kan rette feil/uklarheter og hva som medfører avvisning, gitt at det ikke er dialog.
Kilde: Konkurransegrunnlag / «Prosedyre» og «Forbehold og avvik»Hvordan skal karensperiode og vedståelsesfrist håndteres i minikonkurranser gjennomført under DIO: gjelder karensperiode (10 dager) og vedståelsesfrist (60 dager) likt for hvert enkelt kjøp, og fra hvilken dato beregnes de (utsendelse av tildelingsbeslutning/annen dato)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Frister påvirker tilbudets bindende karakter og leverandørens disponering av kapasitet/innkjøpsforpliktelser i hver minikonkurranse.
Kilde: Konkurransedetaljer / Tidsfrister «Karensperiode», «Vedståelsesfrist» samt «Gjennomføring av minikonkurranser»
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →