Rammeavtale for vintervedlikehold i avgrenset havneområde

Rammeavtale for vintervedlikehold i et avgrenset havneområde under Bergen Havns ansvarsområde. Tjenesten omfatter brøyting, snømåking og tiltak mot glatt føre (salting/strøing), samt ved behov bortkjøring av snø, vinterberedskap med vaktordning og mulighet for utrykning. Leveransen styres av sone-/rodeinndeling og skal kunne håndtere flere soner/roder samtidig innen avtalt responstid, med samhandling, varsling og enkel dokumentasjon/rapportering.

• Skatteattest (påbudt over 500 000 NOK ekskl. mva.; kan ivaretas via eBevis).

  Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 – Skatteattest
• Registrert i MVA-registeret.

  Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 2 – Registrert i MVA-registeret
• Årsregnskap fra Regnskapsregisteret (inntil 5 år: resultatregnskap, balanse, revisjonsberetning).

  Dokumentasjon: Hentes automatisk via eBevis.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 – Årsregnskap
• Vinterberedskap: tilstrekkelig kapasitet til å iverksette vintervedlikehold i minimum to soner/roder samtidig, innen krav til beredskap og responstid, samt reservekapasitet ved havari/u forutsette hendelser.

  Dokumentasjon: Utfylt Bilag 2a punkt 2 og 4 (maskinpark/utstyr/reservekapasitet). Øvrige opplysninger i besvarelsen (bemanning/beredskapsressurser og evt. underleverandører). Ved støtte på andre foretak: dokumentasjon på rådighet over ressurser i kontraktsperioden.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 4 – Vinterberedskap
• Relevant erfaring: gjennomføring av vintervedlikeholdstjenester av tilsvarende art/kompleksitet. Oversikt over viktigste oppdrag siste tre år.

  Dokumentasjon: Oversikt som minimum inneholder oppdragsgivers navn, beskrivelse, kontraktsperiode, omfang, og kontaktperson hos oppdragsgiver (navn, telefon, e-post).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 5 – Relevant erfaring
• Kvalitetsstyring/HMS: systematiske rutiner for helse, miljø og sikkerhet (HMS).

  Dokumentasjon: Egenerklæring om virksomhetens HMS-system og rutiner for avvikshåndtering.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 6 – Kvalitetsstyring/HMS

• Elektronisk innlevering av tilbud (påkrevd).Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering
• Tilbudet skal være på norsk.Kilde: Innleveringsvilkår – Tillatte språk
• Ved innlevering: leverandør skal vurdere forretningshemmeligheter, merke disse og levere sladdet versjon der påkrevd.Kilde: Forretningshemmeligheter og sladding
• Evt. besvarelse for kvalifikasjons-/kravspunkter som viser til utfylte vedlegg (bl.a. Bilag 2a) der det kreves dokumentasjon (maskinpark/utstyr, reservekapasitet mv.).Kilde: Kravspesifikasjon + kvalifikasjonskrav (henvisninger til Bilag 2a)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Beredskap 01.10–30.04: vinterberedskap i hele perioden med mottak av bestilling og mulighet for utrykning hele døgnet (døgnkontinuerlig 24/7).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.1
• Responstid: maksimalt 90 minutter fra mottatt bestilling til fysisk oppstart på oppdragsstedet for snørydding/salting (måles fra bestilling mottas av leverandør til mannskap/utstyr starter).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.2
• Må kunne motta varsling/bestilling via telefon.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.4
• Utføre brøyting i avtalte soner/roder.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.1
• Ferdigstille bestilt brøyting innen maksimalt 8 timer etter fysisk oppstart (for ordinære brøyteoppdrag).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.2
• Håndtere deponi og bortkjøring av snø ved behov/etter avtale: mellomlagring kun etter særskilt avtale; tømming senest 48 timer etter brøyting.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.3
• Utføre tiltak mot glatt føre (salting/og/eller strøing) og bortkjøring av snø ved behov.Kilde: Kravspesifikasjon punktene 2.4 og 2.5
• Koste ved forhold der salting/brøyting ikke er hensiktsmessig (værmelding/nedbørsforhold).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.6
• Håndmåking der maskinelt utstyr ikke kan benyttes/er egnet (inngangspartier, pullerter, porter og trange/hinderutsatte områder).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.8
• Korreksjon etter avvik: oppgi garantert maksimal tid i minutter fra avviksmelding til korrigerende tiltak påbegynnes.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.9
• Friksjonstiltak etter brøyting i rode 8 ved kombinert snø-/glattførehendelse: oppgi garantert maksimal tid fra brøyting ferdigstilt til salting/strøing gjennomført.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.10
• Samhandling/dokumentasjon: bekrefte mottatt bestilling/varsling innen 15 minutter.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3.1
• Enkel oppdragsdokumentasjon for utførte tiltak: tidspunkt for varsling/oppstart/avslutning, tiltakstype og behandlede soner/roder.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3.2
• Statistikk over utførte vinterdriftstjenester på forespørsel (inkl. antall oppdrag, tidspunkt, type tiltak, responstid og avvik/korrigerende tiltak).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3.4
• Registrere/rapportere forbruk av salt- og strømidler på forespørsel (periode, type, registrert/estimert forbruk, påvirkende forhold).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3.5
• ISPS/sikring: personell med fast/regelmessig adgang skal ha gjennomført og bestått ISPS/sikringsopplæring Bergen Havn krever før selvstendig arbeid (gjelder også innleid og underleverandør).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.1
• ISPS/sikring: personell må følge adgangsbestemmelser, sikringsrutiner, varslingsrutiner og operative instrukser; ha dokumentert rutine for administrasjon av personell/kjøretøy med adgang.Kilde: Kravspesifikasjon punktene 4.2 og 4.3
• Adgangsmidler skal ikke lånes/overdras; tap/misbruk/avvik meldes straks.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.4
• Kjøretøy/maskiner skal ha gyldig kjøretillatelse/påkrevd godkjenning før bruk i ISPS-områdene.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.5
• Klima og miljø: håndtere snø/masser i samsvar med gjeldende regelverk; tilpasse salt/strø til faktiske forhold for å unngå unødig bruk; redusere tomgang/transport/utslipp.Kilde: Kravspesifikasjon punktene 5.1–5.3
• Utslippskrav i leveransen: andel kjøretøy/maskiner minst EURO VI/Stage V (oppgis i prosent).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 5.4
• Andel maskiner med biologisk lett nedbrytbar hydraulikkolje (oppgis i prosent).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 5.5

• Teksten viser ikke spesifikk evaluerings-innhold under kvalitetskriteriet utover at det finnes konkrete kvalitetskrav; eksakt poengmodell utover vekting og prisformel er ikke beskrevet.
• Det fremgår ikke eksplisitt i teksten hvilke konkrete bilag utover Bilag 2a (punkt 1/2/3/4/5 nevnt) som skal fylles ut, utover henvisninger.
• Det fremgår ikke om det finnes ytterligere innleveringsdeler (f.eks. konkrete skjema utover prisskjema/Bilag 1 og Bilag 2) som er obligatoriske utover elektronisk innlevering.
• Krav til responstid i punkt 1.3/2.9/2.10/2.11/2.12 er oppgitt som «kvalitet» (min-max/oppgi antall minutter), men maksimalgrenser utover at punkt 1.2 må være innen 90 minutter er ikke spesifikt oppgitt i teksten for alle kvalitetsunderpunkter (kun at lavere vurderes som bedre).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget punkt 1.2 er kravet om responstid formulert som «besvares med ja eller nei». Kan dere bekrefte at terskelen er: maksimal 90 minutter fra mottatt bestilling til fysisk oppstart ved snørydding og/eller salting, og at dette gjelder likt for alle soner/roder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og dimensjonere beredskap riktig må leverandøren forstå om ja/nei-bekreftelsen må gjelde likt i hele området, og at det ikke finnes unntak eller forskjeller per sone/rode.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.2

2. I punkt 1.3 ber vi om «maksimal responstid fra oppdragsgivers bestilling til fysisk oppstart av tiltak i prioritert sone». Hva menes konkret med «prioritert sone» i deres sone-/rodeinndeling i bilag 1a: er det én bestemt sone, eller endrer det seg fra hendelse til hendelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringspoeng for responstid avhenger av hva som skal måles som «prioritert sone», og det må være entydig for tilbudsevalueringen.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.3

3. I punkt 1.5 ber dere om beskrivelse av rutine for «samtidige hendelser og endrede værforhold». Kan dere presisere hvilke hendelsesscenarier som typisk forventes (f.eks. samtidige snøfall i flere soner, kombinasjon snø+glattføre, eller bortfall av ressurs), og om dere ønsker at beskrivelsen knyttes til spesifikke soner/roder i bilag 1a?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvilket detaljeringsnivå og hvilke scenarioer som gir best treff i evalueringen.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.5

4. I punkt 1.6 ber dere oppgi «antall soner/roder leverandøren kan starte tiltak i samtidig innenfor avtalt responstid». Kan dere bekrefte om kapasiteten skal dokumenteres som «oppstart i N soner samtidig» uten reduksjon i responstid, og om dette skal forstås som både snørydding og/eller salting samtidig, eller om det er tilstrekkelig at ett av tiltakene (snørydding/salting) kan starte i alle de oppgitte sonene innen samme responstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker både ressursplan og hvordan leverandøren kan dokumentere og prise kapasiteten uten å risikere avvik fra kravet.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.6

5. I punkt 2.2 kreves at brøyting ferdigstilles innen maksimalt 8 timer etter fysisk oppstart «med mindre annet er særskilt avtalt med Havnevakten for den aktuelle hendelsen». Kan dere beskrive hvordan slike avvik/forlengelser normalt gis (f.eks. varslingstid og om det gis begrunnet fristendring per sone/rode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise beredskap og planlegge bemanning må leverandøren forstå hvordan 8-timerskravet kan endres i praksis og hvilke prosesskrav som gjelder.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.2

6. I punkt 2.3 om deponi/bortkjøring av snø fremgår det at etablering av mellomlagringsdeponi kun kan skje etter særskilt avtale for den aktuelle hendelsen. Hvilke kostnads- og prisforutsetninger skal leverandøren legge til grunn for tilfeller der oppdragsgiver sier ja til mellomlagring (f.eks. gjelder det som en egen avregningspost eller prises innenfor enhetsprisene i prisskjema/bilag 1)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende klarhet i avregningsmekanisme gjør det vanskelig å prise risiko og riktige enhetspriser.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.3

7. I punkt 3.3 ber dere om «løsning for løpende statusoppdatering». Kan dere presisere hvilket format dere forventer i praksis (f.eks. SMS/e-post/Hyyr-meldinger/telefonrapport), hvor ofte status skal oppdateres, og om det finnes en mal/struktur dere bruker i hendelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet vurderes som kvalitet, og leverandøren må vite hva som er «etterprøvbart» og hva som forventes av kommunikasjonsfrekvens og kanal.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3.3

8. I punkt 4.1 og 4.3–4.7 om ISPS og adgangssikring: hvilke konkrete deler av ISPS-/sikringsopplæringen krever Bergen Havn for tilgang i havneområdet (navn på kurs/leverandørkrav), og finnes det en liste over personell/rolletyper som må ha opplæringen før oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge opplæring og dokumentasjon i tide for å møte oppstartkrav og unngå avvik i tildeling/kontraktsstart.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.1 og 4.3–4.7

9. I punkt 5.4 (EURO VI/Stage V) og punkt 5.5 (biologisk lett nedbrytbar hydraulikkolje) ber dere om andeler. Kan dere bekrefte at prosentberegningene skal baseres på antall enheter slik de er oppgitt i Bilag 2a punkt 3 og totalene i Bilag 2a punkt 5, og at det er antall som teller likt (ikke vekt/effekt)? Videre: hva skjer evalueringsmessig dersom en maskin ikke kan bekreftes med dokumentasjon for utslippsnivå eller hydraulikkolje før kontraktsstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prosentberegning og dokumentasjonsforutsetninger påvirker både scoring og leverandørens risiko ved eventuelle siste-liten-utskiftninger.

   Kilde: Kravspesifikasjon punktene 5.4 og 5.5