Rammeavtale for vintervedlikehold i avgrenset havneområde

Bergen Havn skal inngå rammeavtale for vintervedlikehold i et avgrenset havneområde. Oppdraget omfatter brøyting, snømåking, tiltak mot glatt føre (salting/strøing), evt. bortkjøring av snø, samt vinterberedskap med vaktordning og mulighet for utrykning. Tjenesten styres via sone-/rodeinndeling og skal kunne håndtere flere soner samtidig ved behov. Varighet 1.10.2026–1.10.2030, med opsjoner 1+1 år.

• Skatteattest (norsk leverandør) – innkreving påbudt for anskaffelser over 500 000 kr ekskl. mva. Kan ivaretas verifisert via eBevis.

  Dokumentasjon: Verifiseres via eBevis (skatteattest).

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 1
• Registrert i MVA-registeret.

  Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 2
• Årsregnskap (inntil 5 år), inkl. resultatregnskap, balanse og revisjonsberetning.

  Dokumentasjon: Hentes automatisk via eBevis/Regnskapsregisteret.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 3
• Vinterberedskap: tilstrekkelig kapasitet til å iverksette vintervedlikehold i minimum to soner/roder samtidig, innen krav til beredskap og responstid; samt reservekapasitet ved havari/u forutsette hendelser. Leverandør skal levere redegjørelse for tilgjengelig kapasitet inkl. maskinpark/utstyr, bemanning/beredskapsressurser, kapasitet for 2+ soner/roder samtidig, reservekapasitet, og evt. underleverandører.

  Dokumentasjon: Utfylte Bilag 2a punkt 2 og 4 (maskinpark/utstyr/reservekapasitet). Øvrige opplysninger i besvarelsen. Ved støtte på andre foretak: dokumentere rådighet over nødvendige ressurser.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 4
• Relevant erfaring: erfaring fra vintervedlikeholdstjenester av tilsvarende art og kompleksitet. Leverandør skal levere oversikt over de viktigste relevante oppdragene siste 3 år med angitte minimumspunkter.

  Dokumentasjon: Oversikt med: oppdragsgivers navn, beskrivelse av oppdraget, kontraktsperiode, omfang, og kontaktperson (navn, telefon, e-post).

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 5
• Kvalitetsstyring/HMS: systematiske rutiner for HMS. Dokumentasjon skal vedlegges som egenerklæring om HMS-system og rutiner for avvikshåndtering.

  Dokumentasjon: Egenerklæring om virksomhetens HMS-system og rutiner for avvikshåndtering.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 6

• Elektronisk innlevering av tilbud (påkrevd).Kilde: Konkurransedetaljer – Innleveringsvilkår
• Språk: Norsk.Kilde: Konkurransedetaljer – Innleveringsvilkår
• Forretningshemmeligheter: leverandør skal vurdere behov for sladding, merke forretningshemmeligheter og levere sladdet versjon der påkrevd.Kilde: Konkurransegrunnlag – Forretningshemmeligheter og sladding
• Eventuell tilgjengelig kapasitet for kvalifikasjonskravet om vinterberedskap skal dokumenteres i utfylt Bilag 2a punkt 2 og 4 (maskinpark/utstyr/reservekapasitet), samt beskrives i øvrig besvarelse (bemanning/beredskap/evt. underleverandører).Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 4 (Dokumentasjon)
• Tilbudsutforming for kvalitet/ytelse: opplysninger i Bilag 2a punkt 2/3/4 der kravspunktene for maskinpark, reservekapasitet, samtidighetskapasitet og kjøretillatelse/godkjenninger skal fremgå.Kilde: Kravspesifikasjon – punkter 2.12, 4.5, og henvisninger til Bilag 2a

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Beredskap 01.10–30.04: døgnkontinuerlig beredskap 24 timer i døgnet, 7 dager i uken, med mottak av bestilling og mulighet for utrykning hele døgnet.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.1
• Responstid maks 90 minutter fra mottatt bestilling til fysisk oppstart på oppdragsstedet (snørydding og/eller salting), med definert beregning for ordinær og forhåndsavtalt oppstart.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.2
• Må-krav: leverandøren skal kunne motta varsling/bestilling fra oppdragsgiver via telefon.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.4
• Må-krav: utføre brøyting i de soner/roder som omfattes av avtalen (i henhold til bestilling og sone-/rodeinndeling).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.1
• Må-krav: ferdigstille bestilt brøyting innen maksimalt 8 timer etter fysisk oppstart (med mindre særskilt avtalt).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.2
• Må-krav: håndtere deponi og bortkjøring av snø ved behov/etter avtale; mellomlagring kun etter særskilt avtale; deponi tømmes senest 48 timer etter brøyting.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.3
• Må-krav: tiltak mot glatt føre ved salting og/eller strøing.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.4
• Må-krav: utføre bortkjøring av snø ved behov (når lokale lagringsmuligheter ikke er tilstrekkelige).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.5
• Må-krav: kunne utføre kosting når nedbørsforhold er for dårlige for salting og brøyting.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.6
• Må-krav: håndm åking på arealer der maskinelt utstyr ikke kan benyttes/er egnet.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.8
• Må-krav: bekrefte mottatt bestilling/varsling innen 15 minutter.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.1
• Må-krav: levere enkel oppdragsdokumentasjon for utførte tiltak (tidspunkt for varsling/oppstart/avslutning, tiltakstype, og soner/roder).Kilde: Kravspesifikasjon – 3.2
• Må-krav (ISPS): personell med fast/regelmessig adgang til ISPS-områder skal ha gjennomført og bestått ISPS- og Sikringsopplæring Bergen Havn krever (også innleid og underleverandører).Kilde: Kravspesifikasjon – 4.1
• Må-krav (ISPS): rutine for administrasjon av personell og kjøretøy med adgang til ISPS-områder (inkl. søknad, kontroll av opplæring, oversikt over tilganger, endringsmelding, tilbakelevering/sperring).Kilde: Kravspesifikasjon – 4.3
• Må-krav (ISPS): adgangsmidler/personlige kort, nøkler mv. skal ikke overdras/lånes ut; tap/misbruk/avvik meldes straks til Bergen Havns operative kontaktpunkt.Kilde: Kravspesifikasjon – 4.4
• Må-krav (ISPS): kjøretøy og maskiner må ha gyldig kjøretillatelse/annen påkrevd godkjenning før bruk; status fremgår av Bilag 2a punkt 3.Kilde: Kravspesifikasjon – 4.5
• Må-krav (klima og miljø): håndtere snø/masser i samsvar med gjeldende regelverk.Kilde: Kravspesifikasjon – 5.1
• Må-krav (klima og miljø): kunne registrere/rapportere forbruk av salt- og strømidler (på forespørsel), inkl. periode, type, registrert/estimert forbruk og påvirkende forhold.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.5
• Må-krav (læring/arbeidsliv): krav til lønns- og arbeidsvilkår reguleres i kontraktsvilkår; leverandør skal overholde gjeldende lovverk og kan måtte dokumentere dette.Kilde: Konkurransegrunnlag – Lønns- og arbeidsvilkår

• Dokumentteksten viser ikke eksplisitte ‘innleveringskrav’ som egne skjema utover henvisninger til Bilag 2a og vedlegg (bilag 1 prisskjema og bilag 2 befaring), og inneholder ikke en samlet liste over hvilke konkrete filer som skal lastes opp i Hyyr.
• Tildelingskriterier beskrives på overordnet nivå (Klima/miljø, Pris, Kvalitet) uten detalj om hvordan underkriterier vektes innenfor ‘Kvalitet’ utover at det finnes må- og kvalitetskrav; eksakt scoring/parametre per kvalitetskrav er ikke fullt gjengitt.
• Det fremgår at rammeavtalen ikke er delt i delkontrakter og at én leverandør kan få rammeavtalen, men mekanikk for avrop (kontraktsvilkårenes detaljer) er ikke inkludert i teksten.
• Det fremgår ‘maksimalt antall leverandører: 1’ og rangert rekkefølge, men hvordan rangering knyttes til evaluering i praksis er ikke beskrevet i teksten utover prisformel.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 1a (sone-/rodeinndeling og nivå for utførelse): Kan dere bekrefte hvilke konkrete soner/roder som omfattes, hvilke arealtyper de tilhører, og om det finnes ulike “nivå for utførelse” som utløser ulike respons-, utførelses- eller ferdigstillelseskrav per sone/rode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig hvilke soner/roder og nivåer som brukes ved avrop/bestilling for å dimensjonere kapasitet og prise riktig.

   Kilde: Kravspesifikasjon / Beskrivelse av oppdraget – “jf. bilag 1a” samt punkt 1.1–1.3 og 2.2/2.9–2.12.

2. Konkretiser begrepet “fysisk oppstart på oppdragsstedet” i krav 1.2: Skal dette måles som det tidspunkt personell og relevant utstyr er påbegynt i den aktuelle sone/rode (f.eks. klargjøring/oppstilling), eller må første faktiske aktivitet (f.eks. salting på areal / brøyting med påmontert redskap) ha startet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av “oppstart” påvirker både leverandørens responstidsstyring og dokumentasjonsrisiko.

   Kilde: Krav 1.2 (Responstid 90 minutter) og definisjon i samme krav.

3. Krav 1.3 og 2.9/2.10/2.11: Skal de oppgitte minuttene i besvarelsen forstås som garantert responstid/garantert maksimal tid uten skjønnsmessige unntak (f.eks. stengte veier, ekstreme værforhold), eller finnes det tydelige unntak/forutsetninger i kontraktsvilkårene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere risikoen for å ikke nå oppgitte tidsmål under uforutsette hendelser.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.3, 2.9, 2.10 og 2.11 (kvalitetskrav med oppgitte minutter).

4. I krav 1.6: Hvordan skal “antall soner/roder leverandøren kan starte tiltak i samtidig innenfor avtalt responstid” testes/etterprøves i praksis ved samtidige hendelser? Finnes det en fast testmetodikk, historikk, eller eksempel-scenario dere bruker ved evaluering/oppfølging?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvordan kravet vurderes/etterprøves påvirker hvor konservativ leverandøren må være i kapasitet og bemanningsplan.

   Kilde: Krav 1.6 (Kvalitet – parallell kapasitet) og referanse til dokumentasjon i Bilag 2a punkt 4.

5. Krav 2.2 (ferdigstillelse innen 8 timer): Gjelder 8-timerskravet samlet pr. bestilling, pr. sone/rode i bestillingen, eller pr. oppstartet sone/rode? Og hvordan håndteres scenario der Havnevakten endrer/utvider bestilling underveis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå målepunktet for “ferdigstillelse” for å planlegge drift og unngå tvister/avvik.

   Kilde: Krav 2.2 (brøyting ferdigstille innen maksimalt 8 timer) og håndtering av bestilling fra Havnevakten.

6. Krav 3.1: Hva regnes som “bekreftelse” i praksis (f.eks. telefonkvittering, e-post/SMS, eller registrering i et system)? Har dere krav til hvilken kommunikasjonskanal som skal brukes i Hyyr/telefon ved bekreftelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å oppfylle 15-minutterskravet må leverandøren vite hva som teller som bekreftelse og hvilken kanal som gjelder operativt.

   Kilde: Krav 3.1 (Må-krav – bekrefte mottatt bestilling/varsling innen 15 minutter).

7. Krav 3.3 og 3.4/3.5: Hvilket format og hyppighet ønsker dere for “løpende statusoppdatering” og “statistikk over utførte vinterdriftstjenester” (f.eks. periode, rapportmal, og om rapportering skal skje løpende i en fast mal eller ved forespørsel)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringskrav påvirker både ressursbruk og hvordan leverandøren kan automatisere/dokumentere utførelse.

   Kilde: Krav 3.3 (statusoppdatering), 3.4 (statistikk), 3.5 (forbruk av salt/strømidler).

8. ISPS-punktene 4.1–4.10: Kan dere opplyse hvilke deler av havneområdet som er ISPS-områder og hvilke soner/roder som krever fast eller regelmessig adgang? Videre: Finnes det en terskel for når leverandørens personell anses som “uten fast eller regelmessig adgang” vs “fast/regelmessig” i denne kontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette avgjør plan for opplæring, tilgangsadministrasjon og bemanning, og dermed leverandørens risiko og kostnader.

   Kilde: Krav 4.1–4.4, samt 4.10 (adgang/avklaring for personell uten fast eller regelmessig adgang).

9. Avrop/rangert rekkefølge: Siden rammeavtalen har “maksimalt antall leverandører: 1” og avropsmåte “rangert rekkefølge”, kan dere beskrive hvordan avrop gjennomføres i praksis (f.eks. om det skal være direkte avrop til valgte leverandør, og hvilke formelle bestillings-/avropstrinn som brukes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå avropsmekanismen for å kalkulere håndtering av bestillinger, tidslinjer og etterlevelse av kontraktsprosesser.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Rammeavtaleinnstillinger (maks antall leverandører 1, avropsmåte: rangert rekkefølge) samt “Rammeavtale for vintervedlikehold” (Kontraktsmal).