Rammeavtale for vintervedlikehold i avgrenset havneområde

Bergen Havn skal inngå rammeavtale for vintervedlikehold i et avgrenset havneområde (sone-/rodeinndeling, bilag 1a). Oppdraget omfatter brøyting, snømåking og tiltak mot glatt føre (salting/strøing), samt ved behov håndtering av snø (mellomlagring/bortkjøring) og vinterberedskap med vaktordning og mulighet for utrykning. Leverandøren må kunne ivareta beredskap og responstid, samhandle/varsle og levere oppdragsdokumentasjon og statistikk. Tjenesten skal kunne leveres innenfor krav til sikkerhet/ISPS og klima-/miljøhensyn (bl.a. utslippsstandarder). Maks 1 leverandør. Avtaleperiode 1.10.2026–1.10.2030, med opsjoner 1+1 år.

• Skatteattest (norske leverandører) – innhenting/verifisering via eBevis.

  Dokumentasjon: Skatteattest verifisert via eBevis (FOA § 7-2).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 (Skatteattest)
• Registrering i MVA-registeret.

  Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 2 (Registrert i MVA-registeret)
• Årsregnskap (inntil 5 år) fra Regnskapsregisteret.

  Dokumentasjon: Årsregnskap hentes automatisk via eBevis (inkl. resultatregnskap, balanse og revisjonsberetning).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 (Årsregnskap)
• Tilstrekkelig vinterberedskap/kapasitet: kunne iverksette i minimum to soner/roder samtidig og ha reservekapasitet ved havari/uensette hendelser; levere redegjørelse for tilgjengelig kapasitet.

  Dokumentasjon: Utfylt Bilag 2a punkt 2 og 4 (maskinpark/utstyr/reservekapasitet). Redegjørelse for bemanning/beredskapsressurser og evt. underleverandører/samarbeid. Dersom støtte fra andre foretak: dokumentasjon på rådighet i kontraktsperioden.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 4 (Vinterberedskap)
• Relevant erfaring med vintervedlikeholdstjenester av tilsvarende art/kompleksitet; oversikt over viktigste oppdrag siste tre år (med angitte minimumsopplysninger).

  Dokumentasjon: Oversikt over viktigste og mest relevante oppdrag (oppdragsgivers navn, beskrivelse, kontraktsperiode, omfang, kontaktperson inkl. navn/telefon/e-post).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 5 (Relevant erfaring)
• Systematiske HMS-rutiner (helse, miljø og sikkerhet) og rutiner for avvikshåndtering; vedlegg egenerklæring om HMS-system og rutiner.

  Dokumentasjon: Egenerklæring om virksomhetens HMS-system og rutiner for avvikshåndtering.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 6 (Kvalitetsstyring/HMS)

• Forretningshemmeligheter: leverandøren må vurdere, merke og levere sladdet versjon der det er påkrevd (ved innlevering).Kilde: Avsnittet «Forretningshemmeligheter og sladding»
• Elektronisk innlevering av tilbud (påkrevd).Kilde: Innleveringsvilkår (Elektronisk innlevering)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Beredskap i hele perioden 01.10–30.04 med døgnkontinuerlig beredskap 24/7 og mulighet for utrykning; bekreftelse av 24 timer/døgn, 7 dager/uke.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.1 (Beredskap og responstid)
• Responstid: maks 90 minutter fra mottatt bestilling til fysisk oppstart ved snørydding og/eller salting.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.2
• Varsling/bestilling via telefon: leverandøren må kunne motta varsling og bestilling via telefon.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.4
• Håndtering av samtidige hendelser/endrede værforhold: beskrive prioritering, omdisponering og koordinering for å håndtere trafikk- og driftskritiske arealer først.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.5
• Brøyting: kunne utføre brøyting i avtalte soner/roder etter bestilling.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.1
• Ferdigstillelse brøyting: brøyting ferdig innen maksimalt 8 timer etter fysisk oppstart (med mindre annet avtales).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.2
• Glattførebekjempelse: utføre tiltak mot glatt føre ved salting og/eller strøing.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.4
• Håndmåking: utføre håndmåking der maskinelt utstyr ikke kan benyttes/er egnet (inngangspartier, pullerter, porter, trange/hinderutsatte områder).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.8
• Deponi/bortkjøring snø: håndtere mellomlagring og bortkjøring ved behov/etter avtale; mellomlagringsdeponi kun etter særskilt avtale; tømmes senest 48 timer etter brøyting.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.3
• Oppdragsdokumentasjon: enkel dokumentasjon for tidspunkt varsling/oppstart/avslutning, tiltakstype og soner/roder.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3.2
• Statistikk: på forespørsel levere statistikk som minimum omfatter antall oppdrag, tidspunkt, type tiltak, behandlet sone/rode, responstid og avvik/korrigerende tiltak.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3.4
• Salt- og strømidler: registrere og kunne rapportere forbruk (periode, type, registrert/estimert forbruk, forhold som påvirket).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3.5
• ISPS/sikring: personell med fast/regelmessig adgang skal ha gjennomført og bestått Bergen Havns ISPS- og sikringsopplæring før selvstendig arbeid.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.1
• ISPS/sikring: rutine for administrasjon av personell/kjøretøy med adgang (søknad, kontroll opplæring, oversikt, endringer, tilbakelevering/sperring).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.3
• ISPS/sikring: personlige adgangsmidler må ikke lånes/overdras; tap/misbruk/avvik meldes straks til Bergen Havn.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.4
• ISPS/sikring: kjøretøy/maskiner skal ha gyldig kjøretillatelse eller annen påkrevd godkjenning før bruk; status fremgår av bilag.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.5
• ISPS/sikring: synlig identifikasjon/verneutstyr innenfor ISPS-områdene.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.6
• ISPS/sikring: varslingsplikt ved sikringshendelser/avvik/uautorisert adgang/tap av adgangsmidler/feil eller skader ved sikringstiltak.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.7
• Klima og miljø: håndtere snø/masser i samsvar med gjeldende regelverk.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 5.1
• Klima og miljø: beskrive hvordan salt/strø tilpasses faktiske forhold for å unngå unødig bruk.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 5.2
• Klima og miljø: tiltak for å redusere tomgangskjøring/unødvendig transport og øvrige utslipp.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 5.3
• Klima og miljø: andel kjøretøy/maskiner minst EURO VI/Stage V eller bedre (andel oppgis og beregnes).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 5.4
• Klima og miljø: andel maskiner med biologisk lett nedbrytbar hydraulikkolje (andel oppgis/beregnes).Kilde: Kravspesifikasjon punkt 5.5

• Dokumentteksten angir ikke konkrete dokumentasjonskrav til selve tilbudets innhold utover sladding og elektronisk innlevering (f.eks. hvilke bilag som skal lastes inn i tillegg til Bilag 1/2 og prisskjema).
• Tildelingskriterienes detaljerte tildelingsmatrise/scoremetode for «Kvalitet» og hvilke konkrete kvalitetsunderkriterier som evalueres fremgår ikke fullt ut (kun at vekting og noen kvalitative krav er listet i kravspesifikasjonen).
• Flere krav i kravspesifikasjonen er oppgitt som «Kvalitet» med oppgitte responstidsminutter/garanterte tider, men dokumentet viser ikke eksplisitt hvordan disse omregnes til poeng utover prisformelen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere bekrefte hvilken dokumentasjon som skal lastes opp i tilbudet utover Bilag 1 (prisskjema) og Bilag 2a (kvalifikasjon/kvalitet), herunder hvilke øvrige bilag/vedlegg som skal fylles ut og innleveres for å unngå avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentutdraget viser ikke komplett krav til innleveringsomfang/bilag for tilbudets innhold, og dette påvirker både ressursbruk og risiko for feil innlevering.

   Kilde: Innleveringsvilkår / Vedlegg

2. Under pkt. 1.1: Skal «døgnkontinuerlig beredskap 24 timer i døgnet, 7 dager i uken» anses som et ja/nei-krav (bekreftelse), eller forventer dere i tillegg at vi beskriver bemanningsmodell/beredskapsorganisering som en del av selve besvarelsen for å dokumentere at kravet er oppfylt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og organisere riktig må leverandøren forstå om det kun er en bekreftelse eller om det også er dokumentasjonskrav knyttet til oppfyllelse.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1. Beredskap og responstid, pkt. 1.1

3. Under pkt. 1.2: Kan dere presisere hvordan dere måler «maksimalt 90 minutter fra mottatt bestilling til fysisk oppstart» i praksis, herunder hvilken tidsstempel dere legger til grunn (Havnevakten vs leverandør), og om «fysisk oppstart» krever påbegynt tiltak eller oppmøte på oppdragsstedet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjon av starttid og «fysisk oppstart» påvirker leverandørens mulighet til å overholde responstiden og hvordan vi kan dokumentere etterlevelse.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.2

4. Under pkt. 1.3: For «maksimal responstid fra bestilling til oppstart i prioritert sone»: Hvilken konkret metode forventer dere at vi bruker for å oppgi antall minutter (f.eks. basert på faktisk system-/operasjonstid, modellberegning, eller eksempelscenario), og hvordan vurderer dere avvik/variasjon mellom soner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildeling på kvalitet kan avhenge av sammenlignbare responstall; leverandøren må vite hvordan oppgitte minutter skal utarbeides og tolkes.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.3

5. Under pkt. 1.5 og 1.6: Når dere evaluerer «rutine for håndtering av samtidige hendelser» og «antall soner leverandøren kan iverksette tiltak i parallelt»: Er det en definert terskel/scene for hva som regnes som «parallelt» (f.eks. antall samtidige bestillinger), og skal kapasiteten dokumenteres som «planlagt antall» eller «garantert oppstart innen tilbudt responstid uten reduksjon»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå evalueringsgrunnlaget (garanti vs plan) for å kunne prise og dokumentere kapasitet riktig.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.5 og 1.6

6. Under pkt. 2.2: Kan dere bekrefte hvordan kravet «ferdigstille bestilt brøyting innen maksimalt 8 timer» håndteres ved avvikende værhendelser, og hva som menes med «mindre annet er særskilt avtalt med Havnevakten»—hvilken form skal slik avtale ha (f.eks. telefon/SMS/e-post), og hvem bekrefter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisingen av produktivitet og beredskap påvirkes sterkt av hvordan tidskrav kan endres og hvordan endringer dokumenteres.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.2

7. Under pkt. 2.3: Når kan vi forvente at etablering av mellomlagringsdeponi for snø krever «særskilt avtale med Havnevakten»—finnes det en prosess/standard for forespørsel og godkjenning, og hva er typisk beslutningsgrunnlag (kapasitets- eller arealbegrensninger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå styringen av deponi/bortkjøring for å prise riktig og unngå uforutsatt kostnadsrisiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.3

8. Under pkt. 2.9 og 2.10: For «garantert maksimal tid»—gjelder garantiene uavhengig av værforverring og ressursknapphet (innenfor våre tilbudte ressurser), eller finnes det forbehold/forhold dere kan akseptere som medfører avkortning/avvik fra garantien?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetskrav med garantitid kan gi betydelig risiko; leverandøren trenger å forstå hvilke forbehold som eventuelt kan aksepteres.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.9 og 2.10

9. Under pkt. 3.3 og 3.4: Kan dere beskrive hvilket «format» dere forventer for statusoppdateringer under hendelser (f.eks. tidspunkter, hyppighet, telefonmøter, e-post/rapport i verktøy), og hvilke minimumsdata dere forventer for statistikk (særlig hvordan «registrerte avvik» og «korrigerende tiltak» skal kategoriseres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig leveranseformat kan føre til merarbeid og risiko for at tilbudt løsning ikke samsvarer med oppdragsgivers forventninger.

   Kilde: Kravspesifikasjon 3.3 og 3.4

10. Under pkt. 5.4: Når dere ber oss oppgi «andel kjøretøy og maskiner» som oppfyller EURO VI/Stage V: Kan dere bekrefte om vi skal tolke «hver enhet teller likt» som at både små og store enheter vektes likt (antallsbasert, ikke timetallsbasert), og om innleid utstyr skal inngå i telleren når det inngår i vår planlagte bruk i kontraktsperioden?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjon av tellende enheter og inklusjon av innleid materiell påvirker både dokumentasjon og oppnåelig kvalitet.

    Kilde: Kravspesifikasjon 5.4