26011 - Leveranse og forvaltning av Microsoft & Adobe Lisenser

Rammeavtale for levering og forvaltning av Microsoft- og Adobe-lisenser samt tilhørende skytjenester (inkl. Microsoft 365, Azure og Adobe Creative Cloud), med behov for fleksibel lisensforvaltning og rådgivning/administrasjon. Avtalen kan inngås med én til to leverandører (én per lisensområde ved separate tilbud). Maksimal avtaleperiode er 4 år (2 år + opsjon x2). Oppstart 1. januar 2027, og overføring av lisenser til ny leverandør innen 15. januar 2027.

• Tilbyder skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn seks måneder regnet fra søknadsfristen (Altinn-utsendt attest for skatt og merverdiavgift).

  Kilde: Pkt. 4.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering tilsvarende registerkrav.

  Kilde: Pkt. 4.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon. Ved saklig grunn kan annet egnet dokumentasjon benyttes.

  Kilde: Pkt. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 5 år, med verdi, tidspunkt, mottaker (navn, telefon, e-post). Relevans skal dokumenteres (inkl. via kompetanse/personell).

  Kilde: Pkt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Rutiner for å forebygge eller redusere negative konsekvenser for menneskerettigheter og ansattes rettigheter, og stanse aktiviteter som forårsaker/bidrar til slike konsekvenser (åpenhetsloven).

  Dokumentasjon: Ved etterspørsel: dokumentasjon på at tilbyder utfører aktsomhetsvurderinger og offentliggjør redegjørelser iht. åpenhetslovens krav. (Kan bortfalle hvis oppdragsgiver har mottatt dokumentasjon tidligere i konkurransen.)

  Kilde: Pkt. 4.5 Rettslige krav om aktsomhetsvurderingene i tråd med åpenhetsloven
• Dersom kapasitet støttes på av andre virksomheter for økonomi/tekniske kvalifikasjoner, må dette dokumenteres, og egne ESPD-skjema leveres for aktuelle underleverandører/støttespillere.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring/ressurstilgang (eksempel: forpliktelseserklæring) og separate ESPD-skjema for relevante underleverandører.

  Kilde: Pkt. 4.6 Underleverandører

• Lever elektronisk egenerklæring ESPD sammen med tilbudet (foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner).Kilde: Pkt. 3 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD)
• Ved tilbudsinnlevering skal følgende dokumenter/vedlegg leveres utfylt:Kilde: Pkt. 6 INNLEVERING AV TILBUD (liste)
• Vedlegg 1 – Tilbudsskjema.Kilde: Pkt. 6 INNLEVERING AV TILBUD / Vedlegg 1
• Vedlegg 2 – Forpliktelseserklæring (ved behov, dvs. ved støtte fra samarbeidspartner/andre).Kilde: Pkt. 6 INNLEVERING AV TILBUD / Vedlegg 2
• Vedlegg 3 – Avvik og forbehold.Kilde: Pkt. 6 INNLEVERING AV TILBUD / Vedlegg 3
• Vedlegg 4 – Referansebeskrivelser (4.4).Kilde: Pkt. 6 INNLEVERING AV TILBUD / Vedlegg 4
• Bilag 2 – Leverandørens løsningsspesifikasjon.Kilde: Pkt. 6 INNLEVERING AV TILBUD / Bilag 2
• Bilag 6 – Administrative bestemmelser.Kilde: Pkt. 6 INNLEVERING AV TILBUD / Bilag 6
• Bilag 7 – Pris og prisbestemmelser (Excel).Kilde: Pkt. 6 INNLEVERING AV TILBUD / Bilag 7
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (skatteattest, firmaattest, kredittvurdering) leveres i tilbudsprosessen/ved behov som del av innsendingskrav (angitt under innlevering).Kilde: Pkt. 6 INNLEVERING AV TILBUD (liste)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtaleperiode: 2 år med opsjon på forlengelse i to perioder á 1 år (maks 4 år). Oppsigelse med 3 måneders skriftlig varsel. Ikrafttredelse 1. januar 2027.Kilde: Pkt. Anskaffelsens varighet og omfang / Bilag 6 (Avtalens punkt 4.1)
• Transisjon: Overføring av lisenser til ny leverandør skal være gjennomført innen 15. januar 2027, deretter godkjenningsperiode på fem (5) virkedager (pkt. om overføring + godkjenning).Kilde: Pkt. Anskaffelsens varighet og omfang
• Avtaleform/leverandørantall: rammeavtale med én (1) eller inntil to (2) leverandører. Ett komplett og konkurransedyktig tilbud kan gi én leverandør; separate tilbud per lisensområde kan gi inntil to leverandører (én per område).Kilde: Kontraktsvilkår
• Mulighet for deltilbud: adgang til tilbud på deler (Adobe porteføljen, Microsoft porteføljen). Ingen alternative tilbud (andre løsninger) tillatt.Kilde: Deltilbud og alternative tilbud
• Bestillings-/lisensforvaltning: leverandøren skal kunne bestille, endre og avslutte lisenser og abonnementer (via leverandørens administrasjonskonsoller).Kilde: Bilag 1 – Kundens behovsbeskrivelse og kravspesifikasjon, 1.3.1 Bestilling
• Lisensfleksibilitet og produsentvilkår: kunne justere antall lisenser i avtaleperioden; skal ikke etablere egne bindingsperioder/minimumsvolum utover produsentvilkår og valgt avtalemodell.Kilde: Bilag 1 – Lisensfleksibilitet og produsentvilkår (skal)
• Compliance og lisensforvaltning: helhetlig SAM for Microsoft og Adobe, inkl. compliance-rapportering; data skal kunne eksporteres maskinlesbart (CSV) med grunnlagsdata (CSV/XLSX kan tilbys som supplement).Kilde: Bilag 1 – Lisensforvaltning og compliance (skal)
• Automatisert lisenshåndtering via Entra ID (bør): støtte automatisert tildeling/fjerning basert på grupper/attributter; endringer utløser lisensendringer uten manuelle operasjoner.Kilde: Bilag 1 – Automatisert lisenshåndtering via Entra ID (bør)
• Tilgangsstyring, logging og sikkerhet (skal): RBAC for administrative funksjoner; logging med revisjonsspor for administrative handlinger; sikker håndtering av API-nøkler/hemmeligheter.Kilde: Bilag 1 – Tilgangsstyring, logging og sikkerhet (skal)
• Brukerstøtte og beredskap (skal): tilgjengelig hverdager 08:00–16:00 via saksportal og e-post, telefon ved behov; tjenesten skal leveres på norsk bokmål og dekke bestilling/endring/avslutning/feilsøking samt bistand ved lisensrevisjoner. Beredskap for kritiske hendelser (prioritet 1) utenfor støttetid.Kilde: Bilag 1 – Brukerstøtte og beredskap (skal)
• Leveranseform/samhandling (skal): elektronisk levering av dokumentasjon/rapporter/faktura; digitale status- og oppfølgingsmøter; fysiske møter kun etter skriftlig forhåndsgodkjenning; kommunikasjon på norsk bokmål.Kilde: Bilag 1 – Leveranseform og samhandling (skal)
• Godkjenningsprøve: DNO&B skal godkjenne kriteriebasert; godkjenningsperiode i bilag 4 angitt til 5 virkedager (og i generell avtaletekst også 10 virkedager hvis ikke annet). Leverandør skal sikre korrekt etablering, tilgang, fakturagrunnlag og sømløs overføring og fornyelse; ingen vesentlige avvik ved godkjenning.Kilde: Bilag 4 – Frister / Godkjenningsprøvens varighet mv og Godkjenningskriterier; Generell avtaletekst (Kundens Godkjenningsprøve)
• Respons på henvendelser (tilleggstjenester): Leverandøren skal besvare henvendelser innen 24 timer.Kilde: Bilag 5 – Tjenestenivå for tilleggstjenestene
• Prisstruktur/innlevering danner evalueringsgrunnlag: leverandør skal fylle ut og levere Excel-filen «26011 - Bilag 7 - Pris og prisbestemmelser».Kilde: Bilag 7 – Pris og prisbestemmelser (kap. Priser)
• Fakturering: betaling etter 30 kalenderdager; ønske om EHF-format; faktura skal merkes «IT-Lisenser (#26011)» og referansenummer 18887; feilmerking kan medføre avvisning.Kilde: Bilag 7 – Betalingsbetingelser og fakturering (Avtalens punkt 6.3)

• Dokumentteksten mangler detaljerte formuleringer for tildelingens poengberegning utover at pris evalueres relativt og kvalitet vurderes helhetlig.
• Konkurransegrunnlaget viser til Bilag 1 for full beskrivelse av behov/krav, men selve bilag 1-delen er kun delvis gjengitt (ikke alle kravpunkter/vedleggstekster fremgår).
• Konkrete bestemmelser om responstid/beredskapsnivå for prioritet 1 utenfor støttetid er ikke kvantifisert i teksten som er gjengitt.
• Dagbot-satser og eksakt beregningsgrunnlag er ikke gjengitt (refereres til bilag 7/Standardvilkår).
• Avtalt miljø-/klimaunntak (LOA § 5b) er begrunnet, men ingen konkrete miljøkrav/vekt fremgår (kun at klima ikke vektet med minimum 30%).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 7 (Prispost 1) angis det «Tilbyderens påslagsprosent» for hvert produkt. Kan dere bekrefte hvordan påslag skal brukes ved endringer i antall lisenser/bruk gjennom avtaleperioden (opp- og nedskalering) – skal påslag alltid være samme prosent uavhengig av produsentens løpende prisendringer, eller skal påslag re-regnes ved hver endring/oppdatering av produsentpriser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå priskalkulasjonsregelen ved volum- og prisendringer for å kunne prise riktig og unngå risiko for feil prisføring i evalueringen og ved avrop.

   Kilde: Bilag 7 - Pris og prisbestemmelser (kap. 7.1 og pkt. om prisendringer i kap. 7.4, samt «Tilbyderens påslagsprosent» i prispostene)

2. Kan dere spesifisere hvordan «Prispost 4 - Lisensrådgiving/år» skal forstås og leveres i praksis: er dette et fast årlig omfang (200 + 50 timer per år) som skal stå til disposisjon for DNO&B, eller er det et estimat som skal avregnes ved faktisk timeforbruk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Spørsmålet påvirker både inntektsmodell og ressursplanlegging, og dermed kostpris og priselementer i tilbudet.

   Kilde: Bilag 7 - Pris og prisbestemmelser (Prispost 4 - Lisensrådgiving/år)

3. I Bilag 7 for Adobe oppgis «Utnyttelse %» og «Estimert antall brukte lisenser 2026 (til evalueringsformål)». Kan dere bekrefte hvordan utnyttelsesprosent skal håndteres ved faktisk bruk i avtaleperioden: skal leverandøren prise etter avtalt utnyttelse ved avrop, eller skal det avregnes mot faktisk forbruk/aktivering uavhengig av evalueringsgrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring kan gi feil premiss for avregning (og dermed feil tilbudspris) ved endret lisensutnyttelse.

   Kilde: Bilag 7 - Pris og prisbestemmelser (ARK: Adobe, «Utnyttelse %» og «Estimert antall brukte lisenser 2026»)

4. I Bilag 1 «Brukerstøtte og beredskap» står det at prioritet 1 skal ha beredskapsordning «utenfor ordinær støttetid», men uten konkrete responstider. Kan dere angi konkrete krav til responstid og evt. løsningstid for prioritet 1 utenfor støttetid (f.eks. innen X timer), og om disse skal inkludere henvendelser på søk/feil knyttet til lisensforvaltning og/eller tilhørende skytjenester?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstid/beredskap er direkte knyttet til kvalitetselementet og må kunne prises og bemannes korrekt.

   Kilde: Bilag 1 - Kundens behovsbeskrivelse og kravspesifikasjon (punkt 1.3.7 Brukerstøtte og beredskap; «prioritet 1»)

5. Bilag 5 angir: «Leverandøren skal besvare henvendelser fra kunden innen 24 timer» og at det «ikke [er] avtalt standardiserte økonomiske kompensasjoner for brudd på tjenestenivå». Kan dere bekrefte om dette gjelder alle henvendelsestyper (bestilling/endring/avslutning, feilsøking, rådgivning), og om det likevel finnes økonomiske sanksjoner (f.eks. dagbot/kompensasjon) ved brudd på responstid eller andre SLA-krav i Standardvilkårene/bilag 10/bilag 5?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå hvilke KPI/SLA som faktisk kan gi økonomisk effekt, for å kunne vurdere risiko og prise riktig.

   Kilde: Bilag 5 - Tjenestenivå for tilleggstjenestene med standardiserte kompensasjoner

6. I Bilag 1 «Leveranseform og samhandling» står det at fysiske møter krever skriftlig forhåndsgodkjenning. Kan dere beskrive forventet møtemengde (ordinære status- og oppfølgingsmøter) og varighet per møte (omtrentlig), samt om «responstid» i kvalitetsevalueringen skal måles i timer fra mottak av henvendelse via saksportal/e-post?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktiske leveranseforutsetninger påvirker ressurskost og svarer direkte til kvalitetsevalueringen (leveringsmodell/oppfølging, responstid, kundestøtte).

   Kilde: Bilag 1 - Leveranseform og samhandling (punkt under «Leveranseform og samhandling») og Tildelingskriterier (Bilag 2 - Leverandørens løsningsspesifikasjon / kvalitet: «Leveringsmodell / oppfølging, enkel bestilling, responstid, kundestøtte»)

7. I Bilag 4 «Tilgjengeliggjøring av Skytjenestene» står det at skytjenestene skal være tilgjengelig senest 2. januar 2027, og at leverandøren er ansvarlig for at «automatisk fornyelse av lisenser videreføres sømløst og uavbrutt». Kan dere angi om «sømløst» innebærer krav til at det ikke skal oppstå nedetid uten lisenstilgang i perioden mellom eksisterende og ny aktivering, og i så fall: hva aksepterer dere som maks akseptabelt avvik/downtime (tidsrom)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en konkret leveranseforpliktelse som påvirker overgang/transisjon planlegging og risiko for avvik ved produkt- og kontooverganger.

   Kilde: Bilag 4 - Leveringsplan ... (punkt 4.1 Tilgjengeliggjøring av Skytjenestene og punkt om «automatisk fornyelse … sømløst og uavbrutt»)