Arendal kommune
Plattform for administrasjon og distribusjon av digitale læremidler og læringsverktøy
Bakgrunn og formål
Arendal ligger sentralt plassert på Sørlandet. Kommunen har ca. 46 000 innbyggere. Arendal kommune har en desentralisert skolestruktur med 16 kommunale grunnskoler, organisert som selvstendige enheter med egne rektorer og ledergrupper. Skolene omfatter både kombinerte 1.–10.-skoler og rene barneskoler (1.–7. trinn), samt et ressurssenter med tilbud på tvers av trinn. Kommunen har totalt om lag 5000 elever i grunnskolen.
Arendal kommune er i en pågående endring av skolestrukturen. Det er vedtatt å legge ned to barneskoler (1.–7. trinn) og ungdomstrinnet ved én skole. Endringene er planlagt iverksatt fra 01.01.2027.
Det overordnede ansvaret for skoleområdet ligger hos skolekontoret, som følger opp felles prioriteringer, kvalitetsarbeid og regelverk, og fungerer som bindeledd mellom politisk nivå og skolene. Samarbeidet mellom skolekontoret og skolene skjer blant annet gjennom faste møtepunkter og felles utviklingsarbeid, samtidig som den enkelte skole tilpasser arbeidet til lokale behov.
Voksenopplæringen er organisert som en del av kommunens opplæringstilbud, og er også bruker av relevante digitale tjenester.
Arendal kommune har behov for en felles løsning for administrasjon, distribusjon og tilgangsstyring av digitale læremidler i grunnskolen. Kommunen har over tid benyttet løsning for dette formålet, og har opparbeidet seg god erfaring med innkjøp, lisenshåndtering og tilgangsstyring på dette området. Anskaffelsen gjennomføres som følge av utløp av eksisterende avtale, og skal sikre videreføring og videreutvikling av dette arbeidet.
Informasjon om anskaffelse og prosess finnes i dokumentet Konkurransegrunnlag_Digital Plattform for skole.
Omfang
Estimert årlig omfang er utfordrende å beregne. Dette henger sammen med kompleksiteten, endringer i skolestruktur og et marked med ulike aktører. Vi estimerer at årlig omsetning vil utgjøre 3.0 MNOK ekskl. mva., noe som over 8 år vil utgjøre 24 MNOK ekskl. mva. Avtalen vil ha et gyldig uttak på 30 MNOK ekskl. mva i løpet av avtaleperioden.
Estimert omfang er basert på erfaringer med dagens leverandør, markedsdialog og veiledende priser i markedet. Estimert omfang er ikke bindende for oppdragsgiver.
Følgende omfattes ikke av denne anskaffelsen:
- læringsplattform (LMS) og pedagogisk oppfølging
- funksjonalitet knyttet til kunstig intelligens (KI)
- øvrige skoleadministrative systemer
Anskaffelsen gjelder administrasjon og distribusjon av digitale læremidler og læringsverktøy. Håndtering av trykte læremidler inngår ikke. Anskaffelsen omfatter ikke fagspesifikke læremidler eller enkeltapplikasjoner.
Forbehold
Alle forbehold leverandør har til tilbudet skal oppgis under punktet forbehold i kravspesifikasjonsdokumentet
Alternative tilbud
Det er ikke tillatt å gi alternative tilbud.
Dokumenter
Vennligst se vedlagt dokumenter. Merk at leverandør skal fylle ut informasjon i vedlagte dokumenter.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Anskaffelsen gjelder en plattform for administrasjon og distribusjon av digitale læremidler og læringsverktøy til Arendal kommune (grunnskole). Kontrakten skal reguleres av SSA-L og gjennomføres som konkurranse med forhandling etter FOA del I og III. Avtalen inngås med én leverandør, med 3 års varighet fra leveringsdag og automatisk fornyelse i 1-årsperioder, med maksimal løpetid 8 år. Løsningen skal ivareta lisensadministrasjon og tilgangsstyring, samt integrasjon mot Feide (SAML 2.0 og/eller OpenID Connect) og støtte for digitale læremiddel-/verktøysøk i norsk grunnskole. Anskaffelsen omfatter ikke LMS/pedagogisk oppfølging, KI-funksjonalitet, øvrige skoleadministrative systemer, trykte læremidler og ikke fagspesifikke læremidler eller enkeltapplikasjoner.
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten den er etablert.
Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon/godtgjørelse på registrering i tilsvarende register.
Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav pkt. 2 (registrering, autorisasjon mv) - Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.
Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Proff Forvalt AS. Tillegg: ved rating B eller lavere tar oppdragsgiver forbehold om å innhente ytterligere økonomisk informasjon (årsregnskap inkl. noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger).
Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav pkt. 1 (økonomisk og finansiell kapasitet) - (ESPD) Leverandøren skal levere ESPD som foreløpig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner, og eventuelt utvelgelseskriterier.
Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema leveres sammen med tilbud/forespørsel om deltakelse (prekvalifiseringsfase). Hvis flere leverandører: separate egenerklæringer.
Kilde: Kap. 3 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD) pkt. 3.1
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Forespørsel om deltakelse og tilbud skal leveres via oppdragsgivers KGV (KGV/Hyyr). Innlevering på e-post eller lignende medfører avvisning.Kilde: Kap. 8 INNLEVERING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE ... og INNLEVERING AV TILBUD / Regler for innlevering
- Leverandøren må vedstå seg tilbudet til angitt vedståelsesfrist (tilbudets vedståelsesfrist: 3 mnd etter tilbudsfrist i kapittel 1.5, og ved konkurransedetaljer oppgis 60 dager).Kilde: Kap. 2.5 Vedståelsesfrist; Kap. 1.5 Viktige datoer; Konkurransedetaljer (vedståelsesfrist)
- Tilbud skal være bindende, og leverandøren har risiko for uklarheter i tilbudet.Kilde: Kap. 8 INNLEVERING ...
- KGV: kvalifikasjonskrav besvares direkte i KGV; utvelgelseskriterier besvares som eget dokument merket «Utvelgelseskriterier».Kilde: Kap. 5 KVALIFIKASJONSKRAV (kvalifikasjonskrav besvares i KGV) og kap. 4.1 Del I (besvarelse av utvelgelseskriterier)
- Dokumenter i del II (tilbudsdokumenter) skal kun leveres dersom tilbyder blir prekvalifisert og invitert til å levere tilbud (f.eks. bilag 1-9, herunder kravspesifikasjon/behovsbeskrivelse, løsningsbeskrivelse, etableringsplan, SLA/standardvilkår, pris/prisskjema, endringer/tilgang til tredjepart).Kilde: Kap. 4.2 Del II Tilbudsfasen (vedlegg/bilag)
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 07.10.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Funksjonalitet og brukervennlighet | 40 % | Se beskrivelse av tildelingskriteriet i dokumentet Konkurransegrunnlag_Digital plattform for skole |
| Pris | 50 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema. |
| Standardvilkår | 10 % | Se beskrivelse av tildelingskriteriet i dokumentet Konkurransegrunnlag_Digital plattform for skole |
| Klima og miljø | 0 % | Ikke nærmere beskrevet |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Avtalen reguleres av kontraktsvilkårene i SSA-L (vedlagt kontrakt).Kilde: Kap. 1.3 Kontrakt og avtaleperiode
- Avtaletid: 3 år fra leveringsdag, automatisk fornyelse 1 år av gangen med mindre oppsigelse; leverandør kan si opp med 12 måneders varsel før fornyelsestidspunkt. Maksimal løpetid 8 år.Kilde: Kap. 1.3 Kontrakt og avtaleperiode (SSA-L bestemmelser)
- Standardvilkår og SLA skal inngå i tilbudet (bilag 4 eller vedlegg) og evalueres som del av tildeling; tjenestenivå (oppetid/responstid/feilrettingstid) er relevant.Kilde: Kap. 7 TILDELINGSKRITERIER / Standardvilkår 10 %
- Deltilbud ikke tillatt; det skal inngås avtale med 1 tilbyder.Kilde: Kap. 1.4 Deltilbud; Kap. 1.3 Antall tilbydere det skal inngås avtale med
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Estimert omfang/omsetning (årlig 3,0 MNOK ekskl. mva; samlet estimat/uttak 30 MNOK) er oppgitt som ikke-bindende og avhenger av beregning/marked og kompleksitet.
- Tidsangivelser etter åpning av tilbud er foreløpige; forlengelse av vedståelsesfrist krever leverandørens samtykke.
- Det er oppgitt at oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ikke gjennomføre forhandlinger og/eller redusere antall leverandører videre basert på tildelingskriterier og innkjøpsfaglig skjønn.
- Konkurransen opplyser at LOA §5b klima og miljøhensyn ikke er gjeldende, men dette er basert på en vurdering; konkrete metoder/krav til klima er ikke del av tildelingsmatrisen i teksten.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
Kan dere bekrefte hva som er «demobruker til tilbudt system med alle funksjonaliteter som tilbys i konkurransen» i praksis (f.eks. varighet, antall brukere/roller, tilgang til demo-miljø, hvilken data som skal være tilgjengelig, og om demoen skal dekke både elev, lærer, skoleadministrasjon og skolekontor samtidig)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig demoopplegg er avgjørende for riktig ressursestimering og for å sikre at tilbudet kan evalueres likt og forutsigbart.
Kilde: Kap. 7 Tildelingskriterier – «Pris / Kostnad» (kvalitativ evaluering/krav til demobruker) og kap. 1.5/2.2 (forhandling/evalueringsramme).I tildelingskriteriet «Funksjonalitet og brukervennlighet» ber dere tilbyderen eksplisitt oppgi hvilke moduler/funksjonalitet som er inkludert og hvilke som eventuelt ikke er det. Kan dere presisere hvordan dere ønsker at dette skal dokumenteres i Bilag 2 (f.eks. modul-liste, avkryssing, eller mapping mot krav i Kravspesifikasjon), og hvordan dere vil vekte «planlagt» funksjonalitet med forventet tidsangivelse?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne underbygge funksjonsomfang og eventuelle gap på en måte som gir mest mulig riktig uttelling under evalueringen.
Kilde: Kap. 7 Tildelingskriterier – «Funksjonalitet og brukervennlighet».Standardvilkår (inkl. SLA) skal limes inn i Bilag 4 eller legges ved. Kan dere angi hvilke SLA-parametere dere minimum vil evaluere (konkret: oppetid, responstid og feilrettingstid) og om dere forventer differensiering på «alvorlighetsgrad» gjennom konkrete severities (hvilke kategorier og terskler)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig severities/terskler risikerer leverandøren å prise inn feil ambisjonsnivå og/eller dokumentere SLA på en måte som evalueres ugunstig.
Kilde: Kap. 7 Tildelingskriterier – «Standardvilkår (10 %)».Pris evalueres etter lineær metode basert på prisskjema i excel. Kan dere bekrefte hvordan «prisskjemaet» bygges opp (hvilke prislinjer/komponenter som inngår, om det er årlig eller engangspris, og hvordan eventuelle opsjoner/fornyelser påvirker evalueringsgrunnlaget)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå prisformelen og hva som faktisk evalueres for å kunne utforme et konkurransedyktig og korrekt tilbud.
Kilde: Kap. 7 Tildelingskriterier – «Prisberegningsmetode: Lineær» samt Bilag 6 «Samlet pris og prisbestemmelser» / «Prisskjema».Ved utvelgelseskriterium for Feide ber dere dokumentere «personvernerklæring og databehandleravtale» samt «tilgjengelighetserklæring». Kan dere presisere om dette skal være ferdige signerte dokumenter ved innlevering i prekvalifisering, eller om det er tilstrekkelig med utkast/konseptdokumentasjon på dette tidspunktet?
Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til dokumentstatus (signert vs. utkast) påvirker både timebruk og risiko før tilbudsinnlevering.
Kilde: Kap. 6 Utvelgelseskriterier – Utvelgelseskriterie 2 (Feide), dokumentasjonskrav.Feide-integrasjonen skal være «registrert og godkjent som tjeneste i Feide i henhold til gjeldende krav fra Sikt senest ved idriftsettelse». Kan dere angi forventet tidshorisont fra kontraktsinngåelse/estimatert oppstart til idriftsettelse, og hvem som har ansvar og leveranser i prosessen mot Sikt (inkl. evt. innsendelse, testing, og godkjenning)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge milepæler og ansvar for å unngå forsinkelser og uforutsigbar risiko knyttet til godkjenning i tredjepartsløp.
Kilde: Kap. 6 Utvelgelseskriterier – Utvelgelseskriterie 2 (Feide), siste punkt.I konkurransen står at dere har valgt at LOA § 5b klima og miljøhensyn ikke er gjeldende, og at det ikke fremgår konkrete metoder/krav i tildelingsmatrisen. Kan dere bekrefte at det ikke vil bli gitt trekk eller redusert uttelling knyttet til klima utover det som er beskrevet i konkurransen, og at leverandøren ikke trenger å levere egne klimadokumenter for å bli evaluert etter tildelingskriteriene?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren ønsker å optimalisere tilbudsdokumentasjonen og unngå å bruke ressurser på et område som ikke påvirker evalueringen.
Kilde: Kap. 7.1 LOA §5b Klima og miljøhensyn.Avtalen skal reguleres av SSA-L (vedlagt), og det ligger flere utfyllinger i bilag 7–9 «Endringer i avtale etter avtaleinngåelsen» og «Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser». Kan dere angi hvilke konkrete tredjepartsleveranser dere forventer at plattformen skal håndtere (f.eks. hvilke typer digitale læremidler/leverandører), og hvilke punkter dere typisk krever at Bilag 9 regulerer?
Hvorfor det er verdt å spørre: Bilag 9 kan ha stor kommersiell og juridisk betydning; leverandøren bør forstå forventet tredjepartsomfang for å prise og prise inn risiko riktig.
Kilde: Kap. 1.3 Kontrakt og avtaleperiode (SSA-L) og Kap. 4.2 Bilag 9 «Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser».Dere skriver at «oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ikke gjennomføre forhandlinger» og/eller «redusere antall leverandører videre basert på innkjøpsfaglig skjønn». Kan dere beskrive hvordan dere praktisk vil vurdere forholdsmessighet mellom ressursbruk og risiko/gevinst (hvilke faktorer teller mest), og om det finnes en forventet minstekvalitet ved førstegangs evaluering som leverandøren bør sikte mot?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere hvor mye forberedelse som gir uttelling dersom forhandling ikke gjennomføres eller omfanget reduseres.
Kilde: Kap. 2.2 Prosess og faser (forbehold om ikke å gjennomføre forhandlinger og reduksjon av antall leverandører).
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →