Ferske bakerivarer

Rammeavtale for 2 år med opsjon forlengelse 1+1 år om kjøp av ferske bakerivarer (brød, rundstykker, baguetter, hvetebakst m.m.) og også lettstekte produkter. Omfatter ferske kaker/konditorvarer til Fredrikstad kommunes virksomhet (mat, vaskeri og praktisk bistand) og til Hvaler kommune (kjøkkentjenesten), samt kaker/konditorvarer til bestillinger som krever levering på helg. Rammeavtalen er ikke eksklusiv; det kan også bestilles via rammeavtale for nettbasert dagligvare. Langtidsholdbare og frosne bakerivarer er ikke omfattet (kolonialvarer). Oppdragsgiver kan kjøpe utenfor avtalen ved opplæring/arbeidstrening/spesielle behov. Levering skal skje til mange virksomheter med fast avtalt leveringsopplegg.

• Beskrivelse som dokumenterer at kravet er oppfylt (kreves flere steder i kravspesifikasjonen).Kilde: Vedlegg 1, krav 4.2-4.9 (bl.a. 4.2, 4.5, 4.9) og øvrige 'Tilbudet skal inneholde en beskrivelse...'
• Utfylt kravspesifikasjon/kravbesvarelse: leverandør besvarer kravene i dokumentet (for minstekrav; avvik må framgå per kravnummer).Kilde: Vedlegg 1, avsnitt 1.0 Innledning om utfylling og avvik (generelt om minstekrav)
• Oppgi produktbeskrivelse og lenke til produktark i prisskjema (kolonne J og K) for hvert produkt som spesifisert.Kilde: Vedlegg 1, krav 4.3 Krav til kvalitet og sortiment
• For spesialkost: oppgi hvilke produkter som kan tilbys som spesialkost (kolonne M i prisskjemaet) og presisere cøliaki og/eller laktoseintoleranse.Kilde: Vedlegg 1, krav 4.4 Spesialkost
• Tilbudet skal inneholde beskrivelse som dokumenterer at krav til kundeservice er oppfylt.Kilde: Vedlegg 1, krav 4.5 Krav til kundeservice
• Leverandør skal signere/ha samhandlingsavtale for e-handel: 'Det skal signeres samhandlingsavtale se vedlegg 4' (for innlevering/avtaleprosess).Kilde: Vedlegg 1, krav 4.6 Krav til bestillingsløsning
• Ved prisregulering: leverandøren skal levere revidert prisskjema sammen med krav om prisregulering.Kilde: Vedlegg 4.2 PRISREGULERING (rammeavtale punkt 16.3)
• Ved prisregulering: prisendringskrav skal sendes skriftlig til avtaleansvarlig før ikrafttredelse (inkl. revidert prisskjema).Kilde: Vedlegg 4.2 PRISREGULERING
• Sladdet tilbud: leverandøren skal legge ved sladdet utkast av tilbudet.Kilde: Vedlegg 1, krav 6.0 Sladdet tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

06.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Minimumskrav må være oppfylt i hele avtaleperioden; leverandører som svarer 'dekker ikke krav' på minimumskrav kan avvises.Kilde: Vedlegg 1, 1.0 Innledning
• Priser i prisskjemaet skal inkludere samtlige kostnader; det er ikke anledning til å fakturere frakt/leveringskostnader/bompenger/emballasje/administrasjon/møtedeltagelse/henvendelser m.m.Kilde: Vedlegg 1, 4.1 Krav til pris
• Overholdelse av EØS/norsk regelverk (mattilsyn) og standard for kvalitet, merking, håndtering og transport. Leverandøren forplikter seg til bransjens egne retningslinjer.Kilde: Vedlegg 1, 4.2 Generelle krav
• Dokumentasjon av næringsinnhold/allergener skal være lett tilgjengelig på bestillingsside/nettside (f.eks. matinfo.no).Kilde: Vedlegg 1, 4.2 Generelle krav
• God holdbarhet ved leveringstidspunktet.Kilde: Vedlegg 1, 4.2 Generelle krav; 4.3 Krav til kvalitet og sortiment
• Sortiment: bredt og godt sortiment; oppdragsgiver skal etter ønske ha tilgang til å bestille fra hele bakerisortimentet.Kilde: Vedlegg 1, 4.3
• Ved sortimentsendring, pakningsendring eller utsolgt produkt skal erstatning tilbys med tilsvarende eller bedre kvalitet til samme/lavere pris per kg; sortimentsendring godkjennes av oppdragers kontaktperson; bestiller skal godkjenne erstatningsvaren før den sendes ved midlertidig utsolthet.Kilde: Vedlegg 1, 4.3 Krav til kvalitet og sortiment
• Spesialkost for cøliaki og laktoseintoleranse for kremkaker/marsipankaker. Tilleggskostnad i prisskjema teller ikke i evalueringen.Kilde: Vedlegg 1, 4.4
• Kundesenter/kontaktperson: fast kontaktperson ved avtalens oppstart; kundesenter tilgjengelig alle virkedager 08:00-15:30 på telefon og e-post. All kommunikasjon på norsk.Kilde: Vedlegg 1, 4.5
• Bestillingsløsning: elektronisk innkjøpssystem; samhandling via punchout eller EHF-katalog; samhandlingsavtale signeres (vedlegg 4). Kun avtalesortiment med avtalepriser synlig for bestilling. Håndtere faste/abonnementsleveringer og endringer via telefon/mail.Kilde: Vedlegg 1, 4.6
• Avrop/bestilling: ingen minsteordre/beløpsgrense. Bestillingsfrist en virkedag før levering; leverandør beskriver bestillingsfrist. Hastebestilling kan tas imot i helt spesielle tilfeller uten ekstra kostnad.Kilde: Vedlegg 1, 4.7
• Levering: til institusjoner/catering/sykehjem 6 dager per uke (man-lør) med levering 06:00-08:00. Til øvrige virksomheter man-fre med 2-5 leveringsdager per uke, leveranse 07:00-10 ved behov; unntaksvis lørdagslevering. Mulighet for faste ukedager; leveringsdager avtales ved oppstart/implementering. Signatur for mottak; restlevering uten gebyr; returkostnadsfritt vogner/traller/paller/bakker ved neste levering.Kilde: Vedlegg 1, 4.8
• Reklamasjoner/avvik: frist minimum 24 timer fra mottakstidspunktet for å utføre/melde avvik. Ved vesentlig feil/ødelagte varer: rette varer i løpet av neste virkedag etter avtale.Kilde: Vedlegg 1, 4.9
• Emballasje: gjenbrukbar eller resirkulerbar.Kilde: Vedlegg 1, 4.10
• Miljøvennlig transport: kjøretøy minst Euro 6/Euro VI eller sertifisert tilsvarende.Kilde: Vedlegg 1, 4.11
• Prisregulering: kun KPI (konsumprisindeks totalindeks), ikke valutakurs. Prisøkning varsles senest innen frist i tabell; prisendringskrav krever godkjenning før ikrafttredelse. Etter prisendring faste i neste avtaleperiode, og kun endres årlig. Ved for sent varsel kan oppdragsgiver likevel godta; ikrafttredelse tidligst en måned etter mottatt varsel uten tilbakevirkende kraft.Kilde: Vedlegg 4.2 PRISREGULERING
• Bestilling/ordrenummer: bestilling sendes elektronisk; ordrenummer skal brukes som referanse ved all fakturering. Alle bestillinger skal omgående bekreftes med minimum produkt, kvantum, pris, leveringsdato og leveringssted. Endringsmeldinger som endrer fastpris sendes som egen bestilling.Kilde: Vedlegg 3.2 BESTILLING
• Faktura i henhold til avtalens generelle betingelser.Kilde: Vedlegg 3.3 FAKTURERING

• Selve tildelingskriteriene og vektene er ikke oppgitt i teksten (kun at Bilag 2 skal inneholde 'Besvarelse av tildelingskriterier').
• Tydelige avrop-/kontraktsvilkår utover bilag 8b (rammeavtaletekst) er ikke inkludert i utdraget; referanser finnes (f.eks. rammeavtale punkt 14.3, 16.5, 7.1, 16.3), men selve bestemmelsene er ikke gjengitt.
• Detalj om prisregulerings- varslingsfrist (tabell med datoer) er ikke fylt ut i utdraget (viser 'Sett inn...' / eksempler).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 punkt 4.1 står det at prisene skal inkludere samtlige kostnader og at det «ikke er anledning til å fakturere frakt, leveringskostnader, bompenger, emballasje, administrasjonskostnader, deltagelse i møter, henvendelser om møtetidspunkt osv.». Gjelder dette også kostnader knyttet til levering til avtalte steder som kan innebære bruk av bil/ekstra runder, og kan oppdragsgiver bekrefte at eventuelle returfrakt-/hentekostnader for vogner/traller/paller/bakker er kostnadsfrie slik at de ikke skal refunderes i tillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise korrekt må leverandøren avklare hvilke kostnadselementer som ikke kan prises som tillegg.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.1 og 4.8

2. Bilag 1 punkt 4.1 sier at «Leverandør skal levere produkter i den forpakning/salgsenhet som fremkommer av prisskjemaet. Oppdragsgiver kan akseptere mindre avvik». Kan oppdragsgiver presisere hva som anses som «mindre avvik» (maks prosent eller praktisk håndterbart avvik), og om slike avvik kan medføre justering av pris per kg eller kun aksepteres uten prisendring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet om toleranser og prisvirkning ved avvik i salgsenhet kan påvirke kostnader og kontraktsrisiko.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.1

3. I Bilag 1 punkt 4.2/4.3 står det at produktene skal ha god holdbarhet på leveringstidspunktet, men det er ikke angitt konkrete minstekrav til gjenstående holdbarhet. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket nivå/ramme som gjelder (f.eks. antall dager eller prosent av total holdbarhet) for henholdsvis brød/rundstykker/baguetter, kaker/konditorvarer og lettstekte produkter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten et målbar minstenivå er det vanskelig å sikre compliance og å prise risiko for kassasjon/avvik.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.2 og 4.3

4. Bilag 1 punkt 4.3 beskriver sortimentsendring/utgåtte varer og erstattning «med tilsvarende eller bedre kvalitet til samme eller lavere pris per kg». Kan oppdragsgiver avklare hvordan «pris per kg» skal beregnes når prisskjemaet kan være i andre salgsenheter enn kg (f.eks. per stk./pakke)? Kan oppdragsgiver også bekrefte hvem som bestemmer om erstatningsvaren er «tilsvarende eller bedre» og hvilken prosess som brukes for godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både beregningsmetode og styringsmodell ved substitusjoner.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.3

5. Bilag 1 punkt 4.4 angir at tilleggskostnad for spesialkost fylles ut i prisskjema celle D79 og at «Tilleggskostnaden teller ikke i evalueringen». Kan oppdragsgiver beskrive hvordan evalueringen ellers håndterer spesialkost-prisene (dvs. om basisproduktenes priser evalueres separat eller om spesialkostlinjene utelukkes fra vurdering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilken del av prisskjemaet som faktisk påvirker tildeling for å kunne optimalisere tilbudet.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.4 (tildeling/ikke evaluert) og Bilag 2 (tildelingskriterier omtales)

6. Bilag 1 punkt 4.6 sier at «Mest mulig hensiktsmessig løsning avtales mellom partene» og at samhandlingsavtale skal signeres (vedlegg 4), samt at kommunikasjon skal være punchout-løsning eller EHF-katalog. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke konkrete integrasjonsalternativer som forventes brukt i denne avtalen (punchout eller EHF-katalog), og hvilke systemkrav/formatkrav som gjelder (f.eks. vareregister, produktbilder, lagerstatus, katalogsynk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonsomfang og krav må avklares for å unngå kostnads- og tidsavvik før oppstart.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.6

7. Bilag 1 punkt 4.7 sier at bestillingsfrist skal være «en virkedag før levering» og at tidspunkt/klokkeslett avtales med den enkelte virksomhet. Kan oppdragsgiver oppgi hvilket seneste tidspunkt (cut-off) som typisk gjelder for bestillinger for de ulike leveringsmottakerne (institusjoner/catering/sykehjem vs. øvrige virksomheter), og hvordan leverandøren skal håndtere bestillinger som kommer inn etter cut-off?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig cut-off er nødvendig for å planlegge produksjon og logistikk, spesielt siden det også er krav om hastebestilling i spesielle tilfeller.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.7

8. Bilag 1 punkt 4.7 beskriver hastebestilling «i helt spesielle tilfeller» som skal leveres uten ekstra kostnad. Kan oppdragsgiver definere kriteriene for når hastebestilling kan brukes (hva som kan anses som «helt spesielle tilfeller»), og om leveringsavstand/ekstra bemanning knyttet til hastebestilling omfattes av «uten ekstra kostnad»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten definisjon kan leverandøren få uforutsigbar kostnadsbelastning og tvister om adgangen til å bruke hastebestilling.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.7

9. Bilag 1 punkt 4.8 krever levering til institusjoner/catering/sykehjem/sommer (mandag–lørdag) med levering mellom kl. 6.00 og 8.00, men det er også krav om at «tidspunkt avklares med den enkelte virksomhet». Kan oppdragsgiver bekrefte om kravet «mellom kl. 6.00 og 8.00» er et absolutt vindu for alle slike virksomheter, og hvilke toleranser som gjelder ved trafikkforsinkelser (f.eks. maksimum avvik i minutter før det regnes som avvik)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveransevinduer påvirker bemanning, rutekostnader og risiko for avvik/reklamasjoner.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.8

10. Bilag 1 punkt 4.9 sier at frist for å utføre og melde avvik ved varemottak skal være minimum 24 timer regnet fra mottakstidspunktet. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette samspiller med kravet om at ved vesentlig feil/ødelagte varer skal rette varene leveres i løpet av neste virkedag, og om 24-timersfristen gjelder også for melde-/avvikshåndtering i slike vesentlige tilfeller?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå avvikskronologi og tidsfrister for både melding og faktisk utbedring for å kunne planlegge beredskap.

    Kilde: Bilag 1 punkt 4.9