Konsernfelles KGV og KAV

Elvia AS inviterer til konkurranse om kvalifisering og deretter innlevering av tilbud for levering av nytt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) («løpende tjenester over internett») for Konsernfelles KGV og KAV (Kontraktsnr. D-2026-183). Løsningen skal støtte hele anskaffelses- og kontraktsforløpet med dokumentasjon, sporbarhet, rapportering og beslutningsstøtte, inkludert krav til etterlevelse (anskaffelsesloven/forsyningsforskriften m.m.) og informasjonssikkerhet/personvern. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forsyningsforskriften del 2. Leverandører inviteres deretter (2–6) til å gi tilbud og delta i evt. forhandlinger. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris og kvalitet (70% løsning/kvalitet, 30% pris).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Pkt. 5.2 (Krav knyttet til leverandørens registrering)
• Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Krav ansees oppfylt ved minimum kredittverdighet basert på siste kjente regnskapstall.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating ikke eldre enn 1 år, basert på siste regnskapstall. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon (årsregnskap m/noter, styrets årsberetninger/revisjonsberetninger og nyere opplysninger).

  Kilde: Pkt. 5.3 (Økonomisk og finansielle kapasitet)
• Leverandøren skal ha relevant erfaring fra levering og implementering av KGV- og/eller KAV-løsninger for offentlige oppdragsgivere (siste tre år).

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av viktigste relevante leveranser (siste tre år) med opplysninger om oppdragsgiver, tidspunkt, kontraktens verdi, omfang og leveransens innhold.

  Kilde: Pkt. 5.4 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal ha et velfungerende styringssystem for informasjonssikkerhet basert på ISO 27001 eller tilsvarende anerkjent standard.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat for ISO 27001:2022 eller dokumentasjon på tilsvarende ISMS basert på relevante prinsipper, inkl. styringssystembeskrivelse, innholdsfortegnelse og dokumentasjon på gjennomførte revisjoner/kontroller.

  Kilde: Pkt. 5.5 (Styringssystem for informasjonssikkerhet)
• Ved støtte på kvalifikasjonskrav: støtte skal kunne gis fra underleverandør/samarbeidspart for kravene til økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske/faglige kvalifikasjoner.

  Dokumentasjon: Egenerklæringsskjema (ESPD) utfylt (Del II A og B, Del III og Del VI, samt relevante punkter i Del IV/V) + forpliktelseserklæring + attest for skatt og mva (ikke eldre enn 6 mnd). ESPD skal leveres sammen med tilbudet og fylles ut via KGV. I tilfelle teknisk/faglig støtte skal støttende virksomhet utføre arbeidene som krever kvalifikasjon. Ved økonomisk støtte: solidarisk ansvar.

  Kilde: Pkt. 5.6 (Støtte fra andre virksomheter/underleverandører)

• Levering av kvalifikasjonssøknad innen frist: 02.10.2026 kl 23.59.Kilde: Pkt. 1 (Frister) / Pkt. 5 (kvalifikasjonskrav)
• Dokumentasjon i Artifik for kvalifikasjonssøknad: firmaattest/kontroll av registrering, kredittvurdering, referanseprosjekter, og ISO 27001-sertifikat eller tilsvarende.Kilde: Pkt. 5.8 (Dokumenter som skal leveres med kvalifikasjonssøknad i Artifik)
• Levering av tilbud innen frist: 23.10.2026 kl 23.59 (tilbud i Contiki; tilbud skal ikke leveres i Artifik).Kilde: Pkt. 1 (Frister) og Pkt. 4.1.1 (KGV/Contiki og at tilbud ikke skal i Artifik)
• Tilbudsdokumenter (strukturert som angitt): Tilbudsbrev merket «Tilbud D-2026-183, Konsernfelles KGV KAV», utfylt vedlegg 1 (kravmatrise/svar på SSA-L Bilag 1), utfylt vedlegg 2 (prismatrise), utfylt vedlegg 3 (WCAG-sjekkliste) og utfylt SSA-L bilag 2, 3, 4, 5.Kilde: Pkt. 7.4 (Tilbudsdokumenter)
• Språkkrav: Tilbud skal være på norsk; kontraktsspråk norsk (kommunikasjon norsk/skandinavisk/engelsk).Kilde: Pkt. 7.2
• Forbehold/avvik skal fremgå uttrykkelig i eget forbeholdsskjema; og tilbyderen skal bekrefte aksept i tilbudsbrevet at krav og vilkår aksepteres hvis det ikke fremgår av forbeholdsskjema.Kilde: Pkt. 7.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

05.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Vederlag/innhold i avtalen følger SSA-L; tjenesten er «løpende tjenester over internett» (as a service) og kan omfatte installasjon/konfigurering/tilpasning/integrasjoner der spesifisert i kravspesifikasjonen.Kilde: SSA-L avtale (Avtalens omfang / punkt 1.1)
• IS-/personvernplikt: Leverandøren skal iverksette forholdsmessige informasjonssikkerhetstiltak, sikre konfidensialitet og hindre uønsket endring/sletting samt skadelig programvare; og sørge for at kundens data holdes atskilt. Ved behandling av personopplysninger skal leverandøren beskrive gjennomføring i bilag 2 og databehandleravtale skal inngås før oppstart av behandling.Kilde: SSA-L avtale (punkt 6.1/6.2 i tekstutdraget)
• Etablering og godkjenningsprøve/leveransemelding: Leverandøren skal sende leveransemelding når tjenesten kan tas i bruk; kunden har godkjenningsprøveperiode (10 virkedager hvis ikke annet i bilag 3) og leveringsdag fastsettes etter godkjenning/underkjenning.Kilde: SSA-L avtale (punkt 3.2/3.3 i tekstutdraget)
• Dokumentasjon og opplæring: leverandøren skal levere/gi tilgang til standard produktbeskrivelse, brukerveiledning og annen dokumentasjon (norsk med mindre annet avtales). Opplæring ytes i den grad avtalt; priser for opplæring fremgår av bilag 6.Kilde: SSA-L avtale (Dokumentasjon og opplæring)
• Standardoppgraderinger/vedlikehold inngår i vederlaget (med mindre annet avtales i bilag 6) og leverandøren skal teste etter oppgraderinger/endringer ved tredjepartsleveranser.Kilde: SSA-L avtale (Oppgradering/vedlikehold etter Leveringsdag)
• Avtaledekning og misligholdssanksjoner: ved forsinkelse kan dagbot utløses (satser og maks i tekstutdraget), ved brudd på tjenestenivå økonomisk kompensasjon etter bilag 4, og ved vesentlig mislighold kan kunden heve.Kilde: SSA-L avtale (Dagbot; Avhjelp/prisavslag; Heving, punkt 9.2/9.2.1/9.2.4/9.2.5)
• Avslutning: leverandøren kan ikke tilbakeholde kundens data; kunden har rett til oppfølgende bistand i inntil 30 dager etter at tjenesten er etablert hos ny leverandør/kunden selv; data og administrative elementer skal tilrettelegges/overføres.Kilde: SSA-L avtale (Avslutning av avtalen / punkt 5.3 og påfølgende tekst)

• Dokumentteksten viser ikke faktiske, konkrete kravverdier i kravmatrisen (kun at vedlegg 2/kravmatrise skal fylles ut); detaljer finnes i «Kravmatrise.xlsx»/SSA-L bilag, men er ikke gjengitt fullt ut i utdraget.
• Konkrete SLA-tjenestenivåer, dagbot-satser utover det som fremgår, og alle kontraktsmessige opsjoner/utløsingsvilkår er ikke fullt gjengitt i dette utdraget (henviser til SSA-L bilag 3/4/6).
• Konkrete regler for antall og type forhandlinger i praksis utover «kan gjennomføres i flere faser» er ikke spesifisert utover tildelingsbasert reduksjon.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 2 Kravmatrise (SSA-L Bilag 1) ber vi om avklaring: Hvilke konkrete kravverdier og/eller terskler som gjelder for evalueringskravene er lagt inn i Kravmatrise.xlsx (og som ikke fremgår i utdraget)? Vi ønsker å sikre at vi fyller ut riktig nivå for hvert krav og at vi priser/planlegger i tråd med forventet oppfyllelse.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi et konkurransedyktig og riktig utfylt tilbud må leverandøren vite hvilke nivåer/terskler som faktisk evalueres i kravmatrisen.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravmatrise / Avsnitt 6 Tildelingskriterier

2. I SSA-L bilag 3 (Plan for etableringsfasen) og bilag 4 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner/SLA): Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete SLA-tjenestenivåer (oppetid, svartider, feilretting/utbedringstid, tilgjengelighetsmål mv.) som gjelder, og hvilke standardkompensasjoner som skal benyttes ved avvik? Hvis det finnes ulike SLA-nivåer per modul (KGV vs KAV) ber vi om at disse spesifiseres.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete SLA-mål og kompensasjonsregime er det vanskelig å dimensjonere drift/ressurser riktig og gi korrekt kostnadsbilde i tilbudet.

   Kilde: SSA-L bilag 3 og SSA-L bilag 4 (referert i 6 Tildelingskriterier og Vedleggsliste)

3. I SSA-L bilag 3 (Plan for etableringsfasen) fremgår det at det er «Dagbot ved forsinkelse». Kan oppdragsgiver utdype: (1) beregningsgrunnlag for dagbot, (2) eventuelle tak/varighet, (3) hvilke milepæler som utløser dagbot (f.eks. leveransefrist, godkjenningsprøve, leveringsdag), og (4) om dagboten gjelder per hendelse, per leveranse eller samlet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot kan utgjøre betydelig risiko for leverandør. Leverandøren trenger presis trigger og beregningsmodell for å prise riktig og vurdere avvik/forbehold.

   Kilde: SSA-L bilag 3 (Dagbot ved forsinkelse) / punkt 6.1 i kravdokumentasjonen (referert i innholdsfortegnelse)

4. Oppdragsgiver beskriver frivillige opsjoner (Opsjon 1: Bestillingsportal og Opsjon 2: Avansert innkjøpsanalyseverktøy) som ikke inngår i evalueringen, men der oppdragsgiver kan utløse i kontraktsperioden. Kan oppdragsgiver bekrefte: (1) hvilke konkrete funksjonskrav som gjelder for hver opsjon (referanse til relevante punkter i SSA-L bilag/kravmatrise), (2) hvilke utløsningsvilkår som gjelder (skriftlig varsel, tidspunkt, volum/brukergrunnlag), og (3) om opsjonene har egne etablerings- og SLA-forpliktelser eller «arver» standardene fra hovedleveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om opsjonene ikke evalueres, må leverandøren prise dem riktig og forstå kontraktsmessige konsekvenser ved utløsning.

   Kilde: Avsnitt 4.5 Opsjoner / SSA-L bilag 4 og kravspesifikasjon (H4/H5 referanser)

5. I punkt 4.1.1 (Gjennomføring av konkurransen) står det at oppdragsgiver kan tildele basert på første tilbud uten forhandling, og at konkurransen kan gjennomføres i flere faser. Kan oppdragsgiver beskrive nærmere hvordan forhandlingsfasene normalt vil brukes i denne konkurransen (hvor mange runder som planlegges) og om det vil være anledning til å revidere prising etter en første reduksjon i tilbud?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Strategi for å levere ‘beste tilbud’ ved første innlevering og risikovurdering av prisbeskyttelse/forhandlingsrom påvirkes av forhandlingsopplegget.

   Kilde: Avsnitt 4.1 Anskaffelsesprosedyre (inkl. 4.1.1) og avsnitt 5.7

6. I avsnitt 4.2 (Undersøkelsesplikt) fremgår at feil/uklarheter en aktsom leverandør burde ha oppdaget ikke kan påberopes senere. Kan oppdragsgiver bekrefte at vi kan basere oss på at alle konkrete kravelementer for KGV/KAV (inkl. terskler) fremgår av Vedlegg 1/2/SSA-L bilagene og at eventuelle detaljer som ikke er synlige i utdraget tilgjengeliggjøres i de faktiske vedleggene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette reduserer risiko for feil utfylling og feilprising som skyldes manglende tilgang til riktige dokumenter/kravnivåer ved tilbudsinnlevering.

   Kilde: Avsnitt 4.2 Undersøkelsesplikt / Vedlegg 1-9 (dokumentliste) / Vedlegg 2 Kravmatrise

7. I avsnitt 7.4 (Tilbudsdokumenter) står det at tilbudet skal bestå av blant annet: «Utfylt SSA-L bilag 2, 3, 4, 5». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke(n) felter som skal fylles ut i hvert av disse bilagene (spesifikt: hva som skal besvares/kvitteres i bilag 2 vs bilag 3 vs bilag 4 vs bilag 5)? Dersom det er egne utfyllingsmaler eller obligatoriske skjema i KGV/Contiki, ber vi om at dette konkretiseres.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvik/ucomplete tilbud må leverandøren forstå nøyaktig hva som er utfyllingspliktig i hvert bilag og hvilke formatkrav som gjelder.

   Kilde: Avsnitt 7.4 Tilbudsdokumenter

8. I SSA-L bilag 4 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner) og i kravmatrisen for support/SLA: Kan oppdragsgiver opplyse hvordan support skal organiseres (f.eks. responstid for P1/P2/P3, tilgjengelighet per time/dag/uke, kanal for henvendelser, og om det er krav til leveranse av workaround vs endelig løsning)? Vi ber også om å få bekreftet hvilke kriterier som definerer hendelsestyper.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Supportmodell og hendelsesdefinisjoner er grunnlag for å kalkulere bemanning og etablerings-/driftskostnader.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravmatrise / Tildelingskriterium nr. 1 (Support og SLA) / SSA-L bilag 4

9. Det fremgår at oppdragsgiver skal ha demotilgang i evalueringsperioden. Kan oppdragsgiver spesifisere (1) hva som skal demonstreres for KGV og KAV (konkrete brukerhistorier/case eller kravpunkter), (2) varighet per demonstrasjon og antall demodager, og (3) hvem som skal delta fra oppdragsgiver, og om det er forventet ‘ready for evaluation’-versjon ved bestemt tidspunkt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Demonstrasjonen påvirker både planlegging, ressursbruk og hvordan leverandøren kan dokumentere oppfyllelse av evalueringskrav (implementering/opplæring/support/SLA).

   Kilde: Tildelingskriterium nr. 1 Leverandørens tilbudte løsning (demonstrasjon av brukerhistorier) / Vedleggsliste (Demotilgang)

10. I SSA-L bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon) beskrives løsningen som egnet for virksomheter underlagt sikkerhetsloven/sektorregulering. Kan oppdragsgiver avklare hvilke konkrete sikkerhets-/tilgangskrav som forventes ivaretatt i denne anskaffelsen utover det generelle, og hvordan dette vil bli verifisert i evalueringen (f.eks. konkrete funksjoner for organisatorisk separasjon/flerfirma, tilgangsstyring og sporbarhet)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Generelle formuleringer må oversettes til evaluerbare/implementerbare krav for å kunne prise og levere riktig løsning.

    Kilde: Avsnitt 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen (sikkerhetsloven/sektorregulering) / Vedlegg 1 Kravspesifikasjon (KGV/KAV kravstruktur)