Medhjelper ifm. tvangsdekning av løsøre - Høring av konkurransegrunnlag

Høring og kravspesifikasjon for en re-anskaffelse av «medhjelper» til bistand ved tvangsdekning og salg av løsøre (tvangssalg etter tvangsfullbyrdelsesloven, samt salg av inndratte gjenstander etter straffeloven og hittegods etter hittegodsloven). Avtalen deles i 12 politidistriktsdelområder; leverandør kan inngi tilbud på ett, flere eller alle delområder. Oppdraget omfatter oppsøk av løsøre, klargjøring for salg, oppbevaring, gjennomføring/oppgjør ved salg og fordeling/avregning (inkl. omregistrering for motorvogn). Frakt/innhenting til medhjelper er i utgangspunktet utenfor tjenesten (via egne avtaler), men med overgangsregler frem til nye avtaler i mars 2027. Det foreligger minimumskrav (A1–A56) og evalueringskrav (B1–B3) samt prisskjema per delområde.

• Leverandøren skal til enhver tid ha gyldig brukthandelbevilling. (Forutsetning for leverandørens virksomhet tilknyttet tjenesten.)

  Dokumentasjon: Angis ikke eksplisitt i innhentede utdrag. (Krav omtalt i bilag 1, men dokumentasjonskrav for dette er ikke vist.)

  Kilde: Bilag 1 – pkt. 1 (Beskrivelse av tjenesten)
• Leverandørens personell skal kunne avkreves utvidet og uttømmende politiattest før oppstart av kontrakt, og for nyansatt før medvirkning.

  Dokumentasjon: Politattest (avkreves). Konkrete dokumenter/innsendingsform er ikke spesifisert i utdraget, men kravet inngår i leverandørens oppfyllelse i bilag 2 (A2).

  Kilde: Bilag 2 – krav A2
• Kommunikasjon og dokumentutveksling skal skje på kryptert e-post (kryptert linje settes opp av Kunden).

  Dokumentasjon: Beskrivelse i leverandørens oppfyllelse (A33) og håndtering i intern organisasjon (øvrige personvernkrav).

  Kilde: Bilag 2 – krav A33

• Høringen skal besvares skriftlig innen frist og via KGV/KGV-meldingsfunksjon. Eventuelle spørsmål håndteres via «leverandør spørsmål og svar».Kilde: Høring – Innledning (Frist for innsending) / Spørsmål og avklaringer
• Leverandøren bes om å gi svar under hvert spørsmål, og eventuelt i vedlegg «2. Bilag 2 – Høring – Kravspesifikasjon» ved punktvis kommentar.Kilde: Høring – Retningslinjer
• Leverandøren skal i bilag 2 «Leverandørens løsningsbeskrivelse» oppgi oppfyllelse (ja/nei) for hvert minimumskrav (A1–A5 m.fl.) og tilhørende beskrivelse/dokumentasjon.Kilde: Bilag 2 – Oppfyllelse av krav (metode) / punkt 2 (Oppfyllelse av krav)
• Rapportering av oppsøk-/salgs-/avviksinformasjon: Rapport skal leveres etter oppdrag, og kopi sendes til Kunden innen 1 uke (for oppdrag) og oppgjør/salgsoppgjør rapporteres/oversendes via digital kommunikasjonskanal.Kilde: Bilag 2 – krav A8, samt bilag 1 pkt. 1.1 (rapport etter oppdrag) og pkt. 1.3/1.7 (salgsoppgjør/rapporteringsflyt)
• Kjøretøyrapportering: ved innlevering av tilbud skal bilag «1 – vedlegg 2 – kjøretøyrapportering» benyttes for å angi planlagte kjøretøy fra oppstart, deretter årlig oppdatering og oversending til Kunden.Kilde: Bilag 2 – krav A43 (innleverings-/rapportkjede for bilag 1-vedlegg 2)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Oppstart etter oppdragsmottak: medhjelper skal innen 1 uke starte oppsøk; oppdrag har utgangspunkt varighet 3 uker, frister kan avtales individuelt.Kilde: Bilag 1 – pkt. 1.1 Oppsøk av løsøre
• Uførelsesrammer for oppsøk: fysisk oppsøking, mulig 1–2 ytterligere oppsøk dersom ikke påtruffet; kan kontakte eier per telefon etter avtale; ikke bruke tvang/makt; ingen tvangsmyndighet og begrenset fullmakt (må kontakte Kunden ved manglende samtykke).Kilde: Bilag 1 – pkt. 1.1 Oppsøk av løsøre
• Tilstrekkelig dekning og sikkerhet: Leverandør skal ha økonomisk sikkerhet tilsvarende forventet salgssum av oppdrag mottatt av Kunden (og informere/øke ved behov).Kilde: Bilag 2 – krav A1
• Fakturering/etterprøvbarhet: fakturere fortløpende etter hvert gjennomførte oppdrag; ikke fakturere for avbestilte eller ikke gjennomførte tjenester; kostnads- og tidspunktspåregning skal beskrives.Kilde: Bilag 2 – krav A6
• Administrasjonssystem: sikkert administrasjonsverktøy for registrering av oppdrag; Kunden skal ha tilgang og kunne ta ut rapporter i Word/Excel.Kilde: Bilag 2 – krav A7
• Tilgjengelighet og lokaler: fast kontaktperson (forvaltning og per delkontrakt), fast digital kommunikasjonskanal, tilgjengelig telefon/e-post alle virkedager 08-16; lokaler sentralt i hvert politidistrikt; åpningstid 08-16 for mottak/utlevering; parkering/levering inkl. nøkkelinnkast ved behov; utstede kvittering umiddelbart.Kilde: Bilag 2 – krav A9–A15
• Klargjøring og salg: leverandøren skal kunne selge alle typer løsøre; personell skal ha relevant opplæring/kompetanse for salg/auksjon; motorvogn skal klargjøres (fjerne effekter av verdi, søppeltømming, vask, teknisk test, håndtere nøkler og informere Kunden).Kilde: Bilag 2 – krav A22–A26
• Oppgjør og avregning: opprette egen konto for pengene (fritatt fra beslag); avregning/utbetaling senest 5 dager etter utlevering til kjøper; kunne fordele kjøpesum inkl. sletting av pant; sjekke heftelser og trafikkforsikringsavgifter mv. (ved fordeling).Kilde: Bilag 2 – krav A28–A29; Bilag 1 – pkt. 1.3 (fordeling/avregning)
• Destruksjon: ved ordre fra namsmann skal løsøret destrueres iht. regelverk (inkl. miljøforskrifter); leverandør forskutterer kostnader (inkl. frakt) og kan bruke vrakpant for motorvogn; dokumentere destruksjon (vrakmelding/kastekvittering); varsle Kunden ved tilstand som tilsier destruksjon.Kilde: Bilag 2 – krav A16–A18
• Oppbevaring: egnede lokaler tilpasset ulike typer løsøre (ikke bare motorvogn) og sikker/forsvarlig/sikret/oversiktlig oppbevaring uten verdiforringelse eller skade.Kilde: Bilag 2 – krav A30–A31
• Personvern og sikkerhet: databehandler-/behandlingsavtaler ved behov; kryptert kommunikasjon; kun behandle etter GDPR; lagring i EØS/land godkjent; rutiner for sikker sletting; sikkerhetstiltak (GDPR art. 32); rutiner ved brudd; Kunden skal kunne føre kontroll; tilgangsstyring og oversikt over hvem som har tilgang.Kilde: Bilag 2 – krav A32–A40
• Miljø og klima: kjøretøy minimum Euroklasse 6; sikte på utslippsvennlig utskiftning; plan for økning av andel nullutslipp gjennom avtaleperioden; årlig rapportering via bilag 1-vedlegg 2.Kilde: Bilag 2 – krav A41–A43; Bilag 2 – krav A43
• Møtefrekvens og agenda: strategisk årlig møte; taktisk kvartalsvise møter; driftsmøter ved behov (hyppige ved oppstart).Kilde: Bilag 2 – krav A44–A46
• Avvikshåndtering og sanksjoner: etablert prosess for uønskede hendelser; varsle uten ugrunnet opphold; rapportere innen 72 timer og halvårlig totalrapport; tiltak ved >3 gjentagende avvik (internkontroll innen 1 uke) og bøter ved manglende utførelse/underkjent kontroll; bøter ved brudd på sikkerhet og ved gjentatte habilitetsbrudd.Kilde: Bilag 2 – krav A47–A51
• Hittegods: kompetanse/rutiner for forsvarlig salg; klargjøring (fjerne effekter og søppel, overfladisk vask); mottak og oppbevaring i tørre arealer uten risiko for verdiforringelse; protokoll/register med detaljer (dato, registernummer, bilde, salgssum mv.); avregning senest 5 dager etter utlevering, ev. månedlig innbetaling ved flere objekt-tidspunkter.Kilde: Bilag 2 – krav A52–A56

• Bilag 1 «Beskrivelse av leverandørens oppfyllelse av krav» og «Minstekrav (M) / Evalueringskrav (E)» er i innholdfortegnelsen angitt med feil bokmerke; konkrete kravtekster for M/E utover det som vises i bilag 2 er ikke tilgjengelige i utdraget.
• Dokumentasjonskrav for enkelte forutsetninger (f.eks. «brukthandelbevilling» nevnt i bilag 1) er ikke eksplisitt vist i utdraget.
• Tildelingskriterienes vekting fremgår ikke av utdraget (det vises kun at B1–B3 vektlegges iht. «Regler for konkurransen punkt 7», men vekttall er ikke inkludert).
• Prisskjema-feltene i utdraget viser mange priser som 0 (teknisk tekstutdrag), så faktiske evalueringssummer/vekting beregnes ikke her.
• Frakt/innhenting er beskrevet med overgang til nye avtaler i mars 2027; de fullstendige kontraktsmessige konsekvensene og eventuelle krav A-poster knyttet til fraktleveranse er ikke fullt ut synlige i utdraget.