Anskaffelse av elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsverktøy (KGV/KAV)

STAF (Statsforvalterens fellestjenester) skal inngå rammeavtale (konkurranse med forhandling) om et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og elektronisk kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV). Formålet er helelektroniske, brukervennlige og framtidsrettede prosesser med etterprøvbarhet, styring/kontroll, sporbarhet, sikkerhet og personvern. Løsningen skal støtte hele anskaffelsesprosessen (planlegging, konkurransegjennomføring, kontraktsoppfølging) og integreres (bl.a. Doffin/TED, ESPD, Microsoft Entra ID/SSO, og integrasjon mot Elements sak-/arkiv). Avtalen gjelder ikke deltilbud og har 4 års varighet med opsjon forlengelse (total inntil 10 år). Prosedyren har kvalifiseringsfase (trinn 1) og tilbuds-/forhandlingsfase (trinn 2) via KGV-systemet (EU-Supply).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1
• Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet til å utføre kontrakten; rating C i Creditsafe er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (Creditsafe). Oppdragsgiver innhenter kredittopplysninger (creditsafe.no). Alternativ dokumentasjon ved saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Erfaring fra levering av KGV/KAV (siste tre år).

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av viktigste leveranser: kontraktens verdi, tidspunkt for levering, antall leveringspunkter, navn på oppdragsgiver og beskrivelse av oppdragets innhold.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3
• Mulighet til å støtte seg på andre virksomheters kapasitet (økonomi/tekniske og faglige kvalifikasjoner).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (vedlegg B-mal) og separate ESPD-skjema fra støttevirksomhetene.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4
• Skatteattest ved innlevering av kvalifikasjonsforespørsel.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (bare norske leverandører). Ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel/ delta. Betalingsutsettelse skal legges ved som tilleggsinformasjon (dersom relevant).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.5 og pkt. 3.7

• ESPD-skjema skal leveres sammen med tilbud (foreløpig dokumentasjon).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1, 4.2 og 8.3 (dokument 3)
• Dokumentasjon ved kvalifisering/tilbud: signert forespørsel/forespørsel om deltakelse i kvalifiseringsfasen (forbehold skal fremgå klart).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3 (dokument 0: Kvalifisering)
• Dokumentasjon av oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (kvalifisering).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3 (dokument 1: Kvalifisering)
• Skatteattest skal leveres ved innlevering av kvalifikasjonsforespørsel.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.5 og pkt. 8.3 (dokument 2: Skatteattest)
• Tilbudsdokumenter: tilbudsbrev (vedlegg A), signert av person med fullmakt, og vedståelse til vedståelsesfristen.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3 (dokument 4: Tilbudsbrev)
• Forpliktelseserklæring ved støtte på andre virksomheters kapasitet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3 (dokument 5: Forpliktelseserklæring)
• Forbehold og avvik: liste iht. mal (vedlegg C). Vesentlige avvik kan medføre avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3 (dokument 6: Forbehold og avvik)
• Sladdet tilbud ved taushetsbelagte opplysninger, samt egenerklæring/ begrunnelse (vedlegg D).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3 (dokument 7: Sladdet tilbud)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtale omfatter tilganger/lisenser, standardoppdateringer og videreutvikling samt implementering/konfigurasjon, opplæring, integrasjoner og datamigrering; detaljer fremgår av kravspesifikasjon (vedlegg E) og bilagene i avtaleoppsettet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.1 samt Vedlegg E og Vedlegg G-1/G-2 (bilagstruktur)
• Sikkerhet og personvern: krav til bl.a. WAF (eller tilsvarende), rollebasert tilgang, krypterte sikkerhetskopier, logger/revisjonslogg, GDPR-etterlevelse og databehandleravtale.Kilde: Vedlegg E (krav D1-D7, N 1, Tilgangskontroll, D6, D7) og Konkurransegrunnlag pkt. 3.8
• KI-krav (AI Act) for KI-funksjonalitet: risikovurdering/samsvarserklæring, menneskelig kontroll, forklarbarhet/transparens, logging/sporbarhet og rutiner for etisk/juridisk etterlevelse.Kilde: Vedlegg E (K1-K6)
• Tilgjengelighet og språk: norsk språk/begrepsbruk og WCAG-krav for deler av løsningen eksponert ut mot allmennheten.Kilde: Vedlegg E (Tilgjengelighet T1-T3)
• Integrasjoner og API-er: SSO mot Microsoft Entra ID, fullverdig integrasjon mot Elements (Noark 5, angitt versjon), integrasjonslogg og varsling ved feil, åpne API-er uten ekstra kostnad, samt integrasjonsstøtte mot andre arkiv/fagsystemer ved behov.Kilde: Vedlegg E (INT1-INT7, INT2/INT7) og Vedlegg G-2 (bilag 3 og integrasjonsforutsetninger)
• Leverings-/milepælsfrister for oppstartstilgjengelighet: KGV senest 3 mnd. etter kontraktsinngåelse, KAV senest 4 mnd., SSO/Entra ID senest 3 mnd., integrasjon mot Elements senest 4 mnd. (dagbot ved avtalt forsinkelse fremgår av bilag 4/5).Kilde: Vedlegg G-2 (Bilag 4: Leveringsplan milepæler og dagbothenvisning)
• Kundens godkjenningsprøve og varighet: 10 virkedager; godkjenning forutsetter bl.a. oppfyllelse av A-krav og at integrasjon/innlogging fungerer; mislighold kan gi sanksjoner (hevning/prisavslag/dagbot etter avtaleoppsett).Kilde: Vedlegg G-2 (Bilag 4: Godkjenningsprøve) og Vedlegg G-1 (generelt om mislighold/sanksjoner)

• Konkurransegrunnlaget oppgir at årlig omsetning og estimert omfang er usikkert (begrunnet med kompleksitet, integrasjoner og marked), men gir likevel ramme for uttak.
• Dokumentasjonen for KI-funksjonalitet: det fremgår at KI er en viktig faktor, men i hvilken grad leverandøren i praksis benytter KI-funksjoner kan påvirke omfanget av AI Act-krav i løsning/demonstrasjon.
• Prismodellen og antall brukere er usikkert; prisskjemaet indikerer at omfang/brukertilganger varierer mellom virksomhetene, og STAF kan avklare fordelingsnøkkel etterpå.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg E og kravlisten knyttet til KGV/KAV: Kan dere spesifisere hvilke konkrete “A-krav”, “mindre feil” og “vesentlige avvik” som inngår i godkjenningskriteriene i bilag 4 (Kundens godkjenningsprøve), og hvordan feil skal klassifiseres i praksis under godkjenningsperioden (10 virkedager)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rangering og risiko i etableringen styres av klassifisering av feil i godkjenningsprøven. Utydelig klassifisering kan gi uforutsigbar risiko for forsinkelser, utbedringer og eventuelle heving/price avslag.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3 og Vedlegg E / Vedlegg G-2 bilag 4 (Kundens godkjenningsprøve: Godkjenningskriterier)

2. I bilag 4: dere oppgir milepælsfrister (KGV tilgjengelig for test senest 3 måneder etter kontraktsinngåelse, KAV senest 4 måneder, SSO mot Entra ID senest 3 måneder, integrasjon mot Elements senest 4 måneder). Kan dere bekrefte om disse fristene er direkte “Leveringsfrister” som i neste runde vil utløse dagbot i henhold til bilag 4/bilag 7, eller om det finnes andre/ytterligere frister som også er dagbotbelagte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot innebærer økonomisk og tidsmessig risiko. Det er viktig å avklare hvilke milepæler som faktisk er sanksjonsutløsende og hvilke som kun er delmål.

   Kilde: Vedlegg G-2 bilag 4 (Frister: A- milepæler) og bilag 4 (Dagbot: “Leveringsfrister ... gjenstand for dagbot ved forsinkelse”) / Bilag 7

3. I bilag 1 fremgår det at løsningen skal ha “dokumentert etterlevelse av AI Act der KI-funksjonalitet benyttes”. Kan dere presisere hvilke deler av KI-funksjonaliteten dere forventer at skal omfattes av “AI Act-etterlevelse” (f.eks. hvilke moduler/feature-typer), og hvilke dokumentasjonskrav dere konkret forventer levert av leverandør (politikk, risikovurderinger, teknisk dokumentasjon, osv.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: KI omtales som viktig og kan påvirke både løsning/demonstrasjon og dokumentasjonsbyrde. Leverandøren trenger konkret scope for å prise og levere riktig compliance-arbeid.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.1 (beskrivelse av anskaffelsen) og Vedlegg G-2 bilag 1 (Krav til skytjenestene: “Dokumentert etterlevelse av AI Act der KI-funksjonalitet benyttes”) / Avtalevilkår pkt. 7.1.1

4. I Vedlegg G-2 bilag 1 listes integrasjoner bl.a. mot “Elements sak-/arkivsystem (on-premise og/eller sky)” og at systemlandskapet vil kunne endres i avtaleperioden. Kan dere opplyse om hvilke konkrete variant(er)/miljø(er) av Elements dere forventer at integrasjonen skal støtte ved etablering (f.eks. testmiljø/produksjonsmodus, on-premise eller sky), og hvordan dere forventer at endringer i systemlandskap skal håndteres (endringsavtale, pris, og tidsplan)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonsarbeid er sentralt for både leveranse og kost. Uklare miljø/omfang og forventet endringshåndtering påvirker fremdrift og kommersiell risiko.

   Kilde: Vedlegg G-2 bilag 3 (Kundens systemlandskap: “Elements sak-/arkivsystem (on-premise og sky)” og “Systemlandskapet vil kunne endres...”) samt Vedlegg G-2 bilag 2/tilleggstjenester (integrasjoner, endringer)

5. I konkurransegrunnlaget står det at pristildeling vektlegger “Pris 30 %” og at prisskjemaet er “Ferdig utfylt prisskjema”. Siden årlig omsetning/uttak er usikkert: Kan dere bekrefte hvordan dere beregner evaluert pris dersom uttaksvolumer/brukere ender annerledes enn estimat i prisskjemaet, og om prisskjemaet er ment å representere et estimert volum eller et fast prisnivå uavhengig av faktisk uttak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikker volumramme påvirker hvordan leverandøren bør prise. Uavklart evalueringsmetode kan gi feil forretningsgrunnlag og uønsket prisdiskrepans.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.4 (Estimert verdi og omfang, ikke bindende) og pkt. 7.2 (Tildelingskriterier: Pris 30 %) samt Vedlegg F (Prisskjema)

6. I Vedlegg G-2 bilag 7: dere beskriver prisendringer for tilleggstjenester via KPI/CPi samt regulering ved endringer i offentlige avgifter. Kan dere presisere om denne prisendringsmekanismen gjelder for alle priselementer i prisskjemaet, eller kun tilleggstjenester (og evt. hvilke linjer som er unntatt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilken del av prisen som er gjenstand for indeks/regulering for å unngå ukalkulert risiko i kalkylen over 4+2+2+2 år.

   Kilde: Vedlegg G-2 bilag 7 (Prisendringer: KPI/Totalindeksen og avgiftsendringer) / Konkurransegrunnlag pkt. 1.5 og Vedlegg F

7. I avtalevilkårene (SSA-lille sky) fremgår det at “Godkjenningsprøven regnes som godkjent med mindre Kunden ... senest innen 3 virkedager ... sender skriftlig melding om avvik/manglende tilgang/ikke-fungerer som avtalt.” Kan dere bekrefte hvem som er “Kunden” i denne prosessen når avtalen gjelder flere statsforvaltere (tilknyttede virksomheter), og hvordan godkjenning/klassifisering skal håndteres dersom ulike statsforvaltere oppnår ulike nivåer av “godkjent” samtidig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Flere tilknyttede virksomheter gir praktisk risiko for at godkjenning ikke kan antas lik. Avklaring trengs for planlegging og forutsigbarhet i milepæler.

   Kilde: Vedlegg G-1 SSA-lille sky (Godkjenningsprøve: varighet og “Kunden” sine meldingsfrister) / Vedlegg G-2 bilag 1 (Hvem avtalen gjelder for – tilknyttede virksomheter)

8. Under “Krav til skytjenestene” står det “Full støtte for Doffin/TED-kunngjøringer” samt “Full støtte for ESPD” og “Revisjonslogger og sporbarhet” og “E-signering”. Kan dere spesifisere hvilke konkrete Doffin/TED-innsendingsformer og eventuelle formater/løsningskrav dere forventer (f.eks. innholdstype, dokumentpakking, metadata, og sporbarhetsformat), slik at vi kan teste riktig funksjonalitet i demo-/testperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: “Full støtte” kan bety ulike tekniske integrasjons- og formatkrav. Konkretisering er nødvendig for å kunne verifisere og prise riktig arbeid for å oppnå aksept i godkjenningsprøven.

   Kilde: Vedlegg G-2 bilag 1 (Krav til skytjenestene: Doffin/TED, ESPD, revisjonslogger/sporbarhet, e-signering) og bilag 4 (Godkjenningskriterier)

9. I bilag 5 (Tjenestenivå for Tilleggstjenestene) listes responstider/kompensasjoner, men flere punkter er markert som maltekst (f.eks. “Bilaget fylles ut ...”). Kan dere bekrefte hvilke konkrete satser/kompensasjoner som faktisk vil gjelde (og om de er standardisert eller forventes utfylt av leverandør), samt om det er særskilte SLAer for integrasjonsvedlikehold versus øvrig opplæring/implementering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SLA og standardiserte kompensasjoner påvirker kost og risiko. Uavklarte satser kan gi feil i kalkyle og avvik ved kontraktsinngåelse.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 (Kvalitet: support og SLA) og Vedlegg G-2 bilag 5 (Prioritet/respons for kritisk/alvorlig/ordinær/mindre feil)