Renhold av Monorailsystem og diverse arbeidsområder for Helse Bergen HF

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører for Helse Bergen HF en forenklet forespørsel om renholdstjenester på Haukeland Universitetssykehus. Oppdraget omfatter (1) årlig rengjøring av monorailskinne i tak (2,65 km) inkl. høytrykksspyling, blåsing/tørking og fjerning av vann på gulv, samt (2) periodisk rengjøring av utvalgte arealer i miljøhall (mesanin) og teknisk/underetasje (fra heiser til vaskemaskin). Avtaletype er rammeavtale med én leverandør, gyldig i 2 år med opsjon/forlengelse inntil totalt 4 år. Estimert årlig verdi NOK 250 000 ekskl. mva. og maksimal verdi NOK 1 300 000 ekskl. mva.

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i den staten tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 4 Kvalifikasjonskrav – Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Årlig omsetning tilsvarende 100 % av anskaffelsens estimerte årlige verdi. Vedlegg: siste kjente årsregnskap der omsetning og egenkapital fremgår. Ved saklig grunn kan alternativ dokumentasjon brukes (f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti).

  Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 4 Kvalifikasjonskrav – Økonomisk og finansiell kapasitet

• Tilbud skal leveres via oppdragsgivers KGV (konkurransegjennomføringsverktøy).Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.1 Innlevering av tilbud
• Vedleggs-/filstruktur ved innlevering: Vedlegg 1–3 (Word), Bilag 1–2 (Excel) og eventuelt Bilag 3–4 (PDF) i angitt filnavn/-format.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.2 Tilbudets utforming
• Tilbyder skal levere utfylt Vedlegg 3 – Egenerklæring om russisk involvering med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 2.4 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering
• Tilbyders eventuelle forbehold/avvik skal oppgis i Vedlegg 1 – Tilbudsbrev (presise og entydige).Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.6 Forbehold

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

02.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtaleperiode: 2 år, med adgang for forlengelse inntil 1 år av gangen (maks samlet avtaleperiode 4 år).Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 1.4 Avtaleperiode; Rammeavtale, punkt 1.4
• Leverandøren skal ha kontrollrutiner/kvalitetssikringssystem og utføre tjenestene i tråd med lover/forskrifter og anskaffelsesdokumentenes krav.Kilde: Rammeavtale, kap. 3.2.1 Kvalitetssikring
• Bytte/utskifting av personell: Leverandøren skal sørge for øyeblikkelig utskifting ved klanderverdighet/u egnethet; ved nøkkelpersonell kreves kundens godkjenning (ikke uten saklig grunn).Kilde: Rammeavtale, kap. 3.2.2 Leverandørens personell
• Underleverandør: bruk og utskifting av underleverandør skal godkjennes skriftlig av Kunden (ikke uten saklig grunn).Kilde: Rammeavtale, kap. 3.2.3 Bruk av underleverandør
• Forsikring: Leverandøren skal i hele avtaleperioden ha tilstrekkelige forsikringer for ansvar/risiko etter avtalen og fremlegge attest på forespørsel.Kilde: Rammeavtale, kap. 3.2.5 Forsikring
• Etisk handel/menneskerettigheter og arbeidsmiljøkrav i leverandørkjeden: Leverandøren skal overholde Kontraktskrav etisk handel og videreføre krav til underleverandører.Kilde: Rammeavtale, kap. 3.2.6 Bærekraft (med henvisning til Bilag 6 Kontraktskrav etisk handel)
• Lønns- og arbeidsvilkår (allmenngjort tariff/landsomfattende tariff) og skriftlig arbeidsavtale: gjelder egne og underleverandørers ansatte som direkte medvirker.Kilde: Rammeavtale, kap. 3.2.6 Bærekraft (Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter)
• Egenrapportering akrim/lønns- og arbeidsvilkår: utfylling av egenrapporteringsskjema sendes innen én måned etter kontraktens signering (kan kreves flere ganger).Kilde: Rammeavtale, kap. 3.2.6 Bærekraft (egenrapportering)
• Internasjonale sanksjoner: Leverandøren skal påse at leverandør/underleverandører ikke omfattes av vedtatte sanksjoner; manglende oppfyllelse kan utgjøre vesentlig mislighold.Kilde: Rammeavtale, kap. 3.2.8 Internasjonale sanksjoner

• Konkurransegrunnlaget viser en avtaleklausul om KPI/prisjustering i rammeavtaleteksten, men selve KPI-/prisjusteringsbestemmelsene er ikke fullstendig knyttet til selve renholdsoppdragets prisstruktur i det utleverte utdraget.
• Teksten gir ikke eksplisitte kvalifikasjonskrav utover registrering og økonomisk/finansiell kapasitet; tekniske/faglige kvalifikasjonskrav er ikke synlig i det gjengitte konkurransegrunnlaget (kan ligge i dokument som ikke er inkludert).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 – Prisskjema er tildelingsgrunnlaget oppgitt som «lavest pris» basert på summen av oppgitt pris per tjeneste. Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig hvilke prisfelter/linjer som skal summeres for å gi evalueringssummen, og om det skal brukes avtalte enheter (f.eks. per oppdrag/tjeneste) slik de står i prisskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For at leverandøren skal kunne prise riktig og sikre at tilbudet evalueres korrekt etter tildelingskriteriet «lavest pris».

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 5. Tildelingskriterier og evaluering (samt Bilag 1 – Prisskjema)

2. Oppdragsbeskrivelsen (Bilag 2.1) beskriver at monorailskinne-rengjøring skal gjennomføres i tre omganger over ca. tre uker, typisk over tre uker, og at leverandør må være ferdig innen kl. 00 slik at alt tørker før anlegget settes i gang neste dag. Kan oppdragsgiver utdype hva som menes med «typisk over tre uker» og angi om det finnes konkrete intervaller/kalendervinduer (datoer/uke) eller avtalte frister for når hver av de tre omgangene skal utføres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Planlegging og bemanning (og dermed kost) avhenger av eksakte tidsvindu/krav til gjennomføring.

   Kilde: Bilag 2.1 – Oppdragsbeskrivelse (Renhold av monorail)

3. Oppdragsbeskrivelsen (Bilag 2.1) angir at monorail-høytrykksspylingen skal foregå på kveldstid etter at skinnene stenges kl. 20, og at vann på gulvet skal fjernes. Kan oppdragsgiver beskrive hvilke arbeidsmessige avgrensninger som gjelder (f.eks. krav til sikring/avsperring, håndtering av vannavrenning, og om det finnes spesifikke krav til utstyr/metode for å hindre spredning av vann/våtsoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slike forhold påvirker metodevalg, HMS-rutiner og kost, og må avklares før prising.

   Kilde: Bilag 2.1 – Oppdragsbeskrivelse (Renhold av monorail)

4. For renhold i miljøhall (mesanin – terminal og heis): Oppdragsbeskrivelsen sier «To arealer på til sammen ca. 120 kvm» og at arbeidet skal gjennomføres på kveldstid fra kl. 19:00, samt at synlig støv/skitt/olje/fett og annen normal tilsmussing skal fjernes. Kan oppdragsgiver bekrefte om det finnes et definert rengjøringsnivå (f.eks. forventet resultat/visuell standard) eller eventuelle måle-/kontrollpunkter som brukes ved etterkontroll?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Et klart resultatkrav reduserer risiko for uenighet om «hva som er levert» og påvirker leverandørens metode og ressursbruk.

   Kilde: Bilag 2.1 – Oppdragsbeskrivelse (Renhold av arealer i miljøhall)

5. For renhold i underetasje (fra heiser til vaskemaskin): Oppdragsbeskrivelsen angir «Areal på ca. 150 kvm» og at arbeidet skal gjennomføres på kveldstid fra kl. 20:30, samt grovrengjøring og fjerning av synlig støv/skitt/olje/fett/normal tilsmussing. Kan oppdragsgiver angi om arealene er faste og om det er gitt tegninger/oversikt over nøyaktig avgrensning (f.eks. hvilke flater som inngår), eller om det vil bli gitt avgrensningsinfo i referatet fra tilbudsbefaringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ca.-areal og avgrensning kan påvirke timeforbruk og prising vesentlig.

   Kilde: Bilag 2.1 – Oppdragsbeskrivelse (Renhold av areal i underetasje)

6. I rammeavtalen (Rammeavtale tjenestekjøp) fremgår det at priser kan justeres etter KPI etter beregningsmetodene, og at prisene er faste i 12 måneder etter avtalens oppstart. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken dato som legges til grunn som «avtalens oppstart» i beregningen (og om den faktiske oppstartdatoen fremgår/fastsettes i praksis, f.eks. ved avtaleinngåelse/oppstart av leveranse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig forståelse av beregningsstartdato er nødvendig for korrekt risikopris/kontraktkalkyle.

   Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp punkt 4.2.3 Indeksregulering

7. Rammeavtalen punkt 4.2.1 og 4.2.2 omtaler ekstraordinær regulering ved myndighetsvedtak (netto kostnadsendring som overstiger 2 % av totalt årlig forventet vederlag), og at valutaendringer ikke gir prisjustering. Kan oppdragsgiver presisere hvilke kostnadsarter som i praksis regnes inn i «faktisk kostnad for leveransen» (f.eks. lønn, arbeidsgiveravgift, materialer, maskinleie), og hvilke dokumentasjonskrav som normalt forventes ved krav om ekstraordinær regulering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dekningsgrad og dokumentasjonskrav påvirker økonomisk risiko og leverandørens mulighet til å fremme krav.

   Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp punkt 4.2.1 Prisjustering som følge av myndighetsvedtak (og evt. 4.2.3 for KPI)

8. Rammeavtalen angir at avrop ikke gir plikt til volum, men at «innenfor det Avtalen omfatter plikter Kunden å kjøpe sitt behov». Kan oppdragsgiver beskrive forventet frekvens/volum per tjeneste (rene tall for antall avrop/leveranser per år for monorail, mesanin og teknisk sentral) basert på hvordan dette normalt har vært i tidligere perioder (eller hva som ligger til grunn for estimert årlig verdi 250 000,-)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne vurdere kapasitets- og kostmodell for tjenestene som faktisk kjøpes.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget – Avsnitt «Anskaffelsens formål og omfang» (estimater) og Bilag 2.1 – Oppdragsbeskrivelse (frekvens)

9. Rammeavtalen har vilkår om prøvetid de første 6 månedene og at Kunden kan si opp Avtalen med 30 dagers varsel dersom Avtalen etter Kundens vurdering ikke fungerer tilfredsstillende. Kan oppdragsgiver utdype hva som typisk legges til grunn for vurderingen i prøvetiden (f.eks. KPI/oppfølging/tilfredshetsmål, mangelhendelser eller responstid), og om det finnes en oppfølgings-/kontrollplan i denne perioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prøvetidsoppsigelse påvirker leverandørens risiko og bemannings-/investeringsvilje ved oppstart.

   Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp punkt 1.4 Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse (prøvetid)

10. Tilbudsbefaring er angitt i uke 39–40, og påmelding gjøres innen 18.09.2026 via Ivalua, og det utarbeides referat som sendes til alle tilbydere som har meldt interesse. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan referatet vil bli behandlet i forhold til Bilag 2.1 (Oppdragsbeskrivelse) og Bilag 2 (Kravspesifikasjon): vil referatet gi grunnlag for presiseringer/avklaringer som anses som del av konkurransegrunnlaget, og hvordan eventuelle nye opplysninger dokumenteres?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Sikrer at leverandøren forstår dokumenthierarki og hvordan informasjon fra befaring skal tolkes ved tilbuds-/avklaringsarbeid.

    Kilde: Konkurransebestemmelser – «Tilbudsbefaring» (samt «Konkurransegrunnlaget» og «Avtale om endringer/korrigeringer»)