Konkurranse av anskaffelse av konsulenttjenester, bistand til fremskaffelse av nye lokaler

Oslo kommune v/ Bydel Frogner inviterer til konkurranse om konsulenttjenester knyttet til behov for egnede lokaler (bysdelsreformen, «bydel 2»). Formålet er å gi et faglig grunnlag for beslutning om framtidige kontorlokaler, herunder kartlegging av arealbehov, anbefaling av kontorkonsepter, vurdering av samlokalisering og effektiv arealutnyttelse, grunnlag for eventuell anskaffelse eller tilpasning av lokaler, samt bistand i samarbeid med tillitsvalgte/verneombud rundt konseptvalg og plan for midlertidige løsninger fra 01.01.2028. Estimert verdi: 500 000 kr ekskl. MVA. SSA-B skal benyttes (tilpasses Oslo kommune).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Krav til leverandørene – Kvalifikasjonskrav (Organisatorisk og juridisk stilling)
• Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten.

  Dokumentasjon: Foretakets siste årsregnskap med revisjonsberetninger og nyere relevante opplysninger; kredittvurdering/rating ikke eldre enn tre måneder basert på siste kjente regnskapstall. Alternativ dokumentasjon ved nystartet selskap/gyldige grunner.

  Kilde: Krav til leverandørene – Kvalifikasjonskrav (Økonomisk og finansiell stilling)
• Det kreves god gjennomføringsevne.

  Dokumentasjon: Bemanning/organisasjonsplan med navn og CV for oppdragsansvarlig/nøkkelpersoner.

  Kilde: Krav til leverandørene – Kvalifikasjonskrav (Tekniske/faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal ha ryddige forhold knyttet til betaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Ved betalingsutsettelse: legg ved tilleggsinformasjon.

  Kilde: Krav til leverandørene – Kvalifikasjonskrav (Skatter og avgifter)
• Leverandøren skal kunne levere signert tilbudsbrev og besvare kravspesifikasjonen.

  Dokumentasjon: Signert tilbudsbrev; beskrivelse/besvarelse av kravspesifikasjonen; sladdet utgave av tilbudet (der relevant). Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning.

  Kilde: Innlevering av tilbud/tilbudsinnhold – dokumentasjon (i konkurransetekst)

• Tilbud skal leveres i Artifik innen tilbudsfristen (siste frist 01.10.26).Kilde: Tilbudsfrist/innlevering – «Tilbudet skal leveres i Artifik»
• Tilbudet skal være på norsk, skriftlig og bindende.Kilde: Tilbudsfrist/innlevering – «Tilbudet skal være på norsk, være skriftlig og bindende»
• Eventuelle avvik/forbehold skal klart framgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer).Kilde: Tilbudsbrev/dokumentasjon – «Forbehold skal klart fremgå…»
• Leverandøren skal levere signert tilbudsbrev.Kilde: Dokumentasjon i tilbud – «Dokumentasjon: Signert tilbudsbrev»
• Leverandøren skal levere sladdet utgave av tilbudet.Kilde: Dokumentasjon i tilbud – «Sladdet utgave av tilbudet»
• Tilbudet må være vedstående til 12.11.26.Kilde: Innlevering av tilbud og vedståelsesfrist – «Leverandørene er bundet… til 12.11.26»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.10.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsforhold reguleres av SSA-B med tilhørende bilag (tilpasset Oslo kommune).Kilde: Kontrakt – «Avtaleforholdet vil bli regulert av SSA-B…»
• Kontraktsperiode: fra 12.10.26 til og med 15.12.26.Kilde: Kontrakt – «Kontraktsperiode…»
• Valgt leverandør skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, ikke eldre enn seks måneder regnet fra fristen for å levere tilbud.Kilde: Krav om skatteattest (etter tildeling)

• Kravspesifikasjonen er ikke vedlagt i teksten; detaljer om arbeidsomfang, leveranser og eventuelle konkrete utførelseskrav utover oppdragsbeskrivelsen er derfor ikke mulig å trekke ut.
• Det fremgår ikke eksplisitt hvilke av seriøsitets-/kontraktsvilkår i vedlagte SSA-endringer som gjelder for denne konkrete tjenestekontrakten (oversikten i teksten er delvis generell/avsnitt fra andre dokumenter).
• Det fremgår ikke om pris også omfatter opsjon (timepris konsulentbistand) og hvordan opsjon eventuelt vektlegges i evalueringen; prisskjemaet viser opsjon, men tildelingsmodell omtaler kun prisskjema samlet.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan oppdragsgiver bekrefte at kravene i vedlagt kravspesifikasjon (referert til i tilbudsinnbydelsen) også styrer innholdet i tilbudsdelen «Oppdragsforståelse» og «Beskrivelse av hvordan oppdraget evnes utført» (ressursbruk og fremdriftsplan) – og i tilfelle hvilke konkrete deler av kravspesifikasjonen som skal besvares i de tildelingskriteriene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriene ber om ressursbruk og fremdriftsplan, men det fremgår ikke hvilke elementer i kravspesifikasjonen som forventes adressert for evaluering.

   Kilde: Tilbudsinnbydelse – «Formål og omfang» og «Tildelingskriteriene»

2. I tildelingskriteriet «Pris» (25 %) står det «Ferdig utfylt prisskjema». Hvordan vil oppdragsgiver evaluere prisskjemaet når det også inneholder en opsjon (timepris konsulentbistand)? Skal opsjonsdelen inngå i beregnet evalueringspris, og eventuelt med hvilket vektings-/forbruksanslag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart hvordan opsjonen skal prises og vektlegges i evalueringen; dette påvirker tilbudets prisingsstrategi og innlevering.

   Kilde: Tilbudsinnbydelse – «Tildelingskriteriene» og Vedlegg 3 «Prisskjema»

3. Kan oppdragsgiver utdype forventet leveranseomfang og leveranseform for oppdraget knyttet til «plan for midlertidige løsninger fra 01. januar 2028» (f.eks. hvilke typer dokumenter, antall utkast/versjoner, workshops/innspill, og om dette er en del av fast omfang eller leveres i form av opsjon/tillegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsbeskrivelsen angir behovet, men uten detaljer om hva som skal leveres og hvordan leveransene skal organiseres vil det være vanskelig å prise riktig ressursbruk.

   Kilde: Tilbudsinnbydelse – «Behov»

4. Kontraktsperiode er oppgitt fra 12.10.26 til og med 15.12.26, samtidig som behovet inkluderer planlegging for midlertidige løsninger fra 01.01.2028. Hvordan skal oppdragsgiver avgrense arbeidet innenfor kontraktsperioden (hva skal være ferdigstilt innen 15.12.26), og hva anses som eventuelle senere aktiviteter utover kontraktsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidslinjen har et tydelig spenn; det påvirker arbeidsomfang, bemanning og kostnadsberegning.

   Kilde: Tilbudsinnbydelse – «Kontraktsperiode» og «Behov»

5. Oppdragsgiver skriver at kontrakten vil reguleres av SSA-B «med tilhørende bilag», og det er vedlagt «Endringsbilag til Statens standardavtaler». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete SSA-B/bilag og endringer som gjelder for denne anskaffelsen (og gi en oversikt eller liste over relevante bilag som leverandøren skal legge til grunn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår ikke eksplisitt hvilke deler av SSA-endringene som faktisk gjelder for denne tjenestekontrakten; dette er viktig for risikovurdering og tilbudsdisponering.

   Kilde: Tilbudsinnbydelse – «Kontrakt» og «Kontraktsvilkår»

6. For krav til dokumentasjon ved kvalifikasjonskrav og tilbudsbrev: kan oppdragsgiver bekrefte om tilbudsbrevet (Vedlegg 2) og «forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet» også gjelder for eventuelle forbehold knyttet til kontraktsvilkår/SSA-endringer, og i så fall hvordan forbehold skal henvises til (hvilke dokumenter/punkt som skal listes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er krav om hvordan forbehold skal fremgå, og feil format/håndtering kan medføre avvisningsrisiko.

   Kilde: Tilbudsinnbydelse – «Krav til leverandørene» (tilbudsbrev/forbehold og dokumentasjon)

7. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan intervjuet (uke 41) gjennomføres og hva som blir evaluert utover CV-dokumentasjonen (f.eks. forventes det at nøkkelpersonene presenterer metode, konkret oppgaveløsning, eller bare gir helhetlig inntrykk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kompetansekriteriene sier at det gjennomføres intervju og at helhetlig inntrykk tas med i skjønnsvurderingen; leverandøren trenger å forstå hva som forventes i intervjuet for å planlegge presentasjon og ressursbruk.

   Kilde: Tilbudsinnbydelse – «Kompetanse»

8. I prisskjemaet står det at «Prisen inkluderer kostnader til testing og dokumentasjon/ opplæringsmateriell». For denne konkrete kontroller/utredningsoppgaven: kan oppdragsgiver bekrefte hvilke kostnadstyper som forventes dekket (f.eks. arealanalyser, konsulentutredninger, befaringer, workshopmateriell), og om alle slike kostnader skal være inkludert i time-/fastpris og ikke faktureres i tillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forståelse av hvilke kostnader som skal inkluderes kan gi underprising eller tvist om tilleggskostnader.

   Kilde: Vedlegg 3 «Prisskjema»

9. Når det gjelder sladding og innsyn: kan oppdragsgiver bekrefte praktisk prosess for leverandører (f.eks. frist/krav til sladdet versjon, hvorvidt dere krever begrunnelsesdokument, og om det forventes at leverandøren sladder priser/rabatter eller kun forretningshemmeligheter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om veiledningen beskriver prinsipper, kan konkurransen ha praktiske krav til innlevering av sladdet versjon som påvirker leverandørens arbeid før tilbudsfrist.

   Kilde: Vedlegg 1 «Veiledning for sladding av tilbud» og Tilbudsinnbydelse – «Sladdet utgave av tilbudet»