FDV for uteområder

Anskaffelsen gjelder en standardisert webbasert SaaS-løsning (digitalt FDV-system) for oversikt, planlegging, drift, vedlikehold, dokumentasjon og samhandling ved forvaltning av grøntanlegg (bl.a. parker, lekeplasser, stier, trær/vegetasjon, installasjoner). Løsningen skal støtte PC/nettbrett/mobil, offline registrering/synk, kart/GIS-funksjoner, objektregister med vedlegg og historikk, arbeidsordre/inspeksjon/avvik, rapportering/eksport samt integrasjoner og strenge klima- og sikkerhets-/datakrav for datasenter og informasjonssikkerhet. Kontraktsperiode: 4 år (totalkost vurderes).

• Eventuelle underleverandører som benyttes for å oppfylle kvalifikasjonskrav må ha nødvendige kvalifikasjoner (tilbyders ansvar).

  Dokumentasjon: Underleverandør må ha nødvendige kvalifikasjoner; dersom tilbyder støtter seg på andre foretak for å kvalifisere, skal tilbyder dokumentere rådighet gjennom forpliktelseserklæring og at underleverandøren leverer dokumentasjon som kreves i aktuelt kvalifikasjonskrav.

  Kilde: 1.5.1-1.5.2 Underleverandører

• Besvarelse av alle krav med 'Oppfylt' eller 'Ikke oppfylt' (og ved 'Ikke oppfylt' skal kort beskrivelse vedlegges/angis).Kilde: 2.1 Generelt
• Ved forespørsel fra Kunden: laste opp dokumentasjon og/eller fylle inn beskrivelse/redegjørelse for aktuelt krav.Kilde: 2.1 Generelt
• Dersom tilbyder støtter seg på andre foretak for å kvalifisere: levere forpliktelseserklæring vedlagt dokument skal benyttes.Kilde: 1.5.2 Der tilbyder støtter seg på andre foretak
• I erklæring fra leverandøren: beskrive forbehold og/eller avvik dersom tilbudet inneholder dette; hvis ingen avvik/forbehold, bekrefte dette.Kilde: 6.1.0.0 Forbehold og/eller avvik
• Underleverandører: levere forpliktelseserklæring for underleverandører ved bruk til oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.Kilde: 6.2.2.0 Underleverandør - kvalifikasjonskrav
• Underleverandører: levere forpliktelseserklæring for underleverandører ved bruk til oppfyllelse av kontraktskrav.Kilde: 6.2.3.0 Underleverandør - oppfyllelse av kontrakt
• Leverandør aksepterer kontraktens vilkår.Kilde: 6.2.4.0 Kontraktsvilkår
• Leverandør vedstår tilbudet til og med angitt dato/måneder i Mercell.Kilde: 6.2.5.0 Vedståelsesfrist
• Oppgi forretningshemmeligheter (hvis tilbudet inneholder slike): spesifisere og vedlegge vurdering etter forvaltningsloven § 13, samt sende inn sladdet tilbud ved behov.Kilde: 6.2.6.0 Forretningshemmeligheter
• Vedlegge skatteattest (max 6 måneder gammel) for leverandør og ev. underleverandør(er).Kilde: 6.2.7.0 Opplysninger om skatt og avgift
• Oppgi navn og e-postadresse for person som skal ha tilgang til å laste opp videoene lenket i tilbudet (tilgang fjernes 24 timer etter gitt tilgang).Kilde: 6.2.8.0 Opplasting av videoer
• Dokumentasjon for etterspurte tekniske/organisatoriske krav som angis som 'Dokumentasjon' (inkl. klima-/miljø- og informasjonssikkerhetskrav) via tilsvarende utfylling/lossing i kravskjema/tilsvarende.Kilde: Bl.a. 2.2.0.0-3.7.4.0 og 4.1.0.0-5.1.13.1 (seksjoner med 'Dokumentasjon')

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.10.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Klima- og miljø: datasenter for produksjonsmiljø/backup skal dokumentere energieffektiv drift via offentlige/tredjepartsverifiserte PUE eller tilsvarende nøkkeltall.Kilde: 4.1.0.0 Datasenter
• Klima- og miljø: datasenterdrift skal være dekket av dokumentert strømprofil (f.eks. opprinnelsesgarantier eller tilsvarende).Kilde: 4.2.0.0 Strømprofil/fornybarandel
• Klima: løsningen skal ha funksjonalitet for dataminimering/livsløpsfunksjoner (mulig å redusere unødvendig datalagring).Kilde: 4.3.0.0 Dataminimering og livsløpsfunksjoner
• Informasjonssikkerhet: leverandør skal ha ledelsessystem som tilfredsstiller ISO 27001, ISO 27701, NS-EN 17799 eller tilsvarende (omfatter leveranseaktiviteter).Kilde: 5.1.1.0 Ledelsessystem for informasjonssikkerhet
• Informasjonssikkerhet: løpende prosess for trussel- og sårbarhetsvurderinger samt aktiv sårbarhetsbegrensning.Kilde: 5.1.2.0 Trussel- og sårbarhetsvurderinger
• Informasjonssikkerhet: databeskyttelse under overføring (til/fra tjenesten, internt og ved utveksling med tredjepart) med kryptering.Kilde: 5.1.3.0 Beskyttelse av data under overføring
• Datasenterlokasjon og fysisk sikkerhet: kundedata skal være lokalisert i EU/EØS; rutiner for adgangskontroll (kun autorisert personell).Kilde: 5.1.4.0 Datasenterets sikkerhet og lokasjon
• Kryptering og nøkkeladministrasjon: kryptering for data i ro, transitt og i bruk; skille mellom nøkkeladministrasjon og nøkkelbruk.Kilde: 5.1.5.0 Sikring av lagret informasjon
• Backup: systemer for backup av kundedata samt testing av gjenopprettelse.Kilde: 5.1.6.0 Backup
• Separasjon mellom kunder: leverandør må skille kundetjenester/data fra andre kunder (kontrollerbar separasjon).Kilde: 5.1.7.0 Separasjon mellom kunder
• Sletting av data: dokumentere sletting og sikre at slettede data ikke kan gjenskapes/komme på avveie også ved utskifting/fornyelse av infrastruktur.Kilde: 5.1.8.0 Sletting av data
• Endringshåndtering: prosess for endringer som kan påvirke sikkerhet; uautoriserte endringer skal oppdages.Kilde: 5.1.9.0 Endringshåndtering
• Sporbarhet: alle handlinger logges, logg kan ikke manipuleres; kunden skal ha tilgang ved behov og rett til revisjon/innsyn i rapporter.Kilde: 5.1.10.0 Sporbarhet
• Kontrollering av filer: alle filer lastet opp skal skannes for ondsinnet kode/virus.Kilde: 5.1.11.0 Kontrollering av filer
• Hendelseshåndtering: sikkerhetsovervåkning samt rutiner for varsling/hendelseshåndtering; tilgang til revisjonsrapporter ved forespørsel; sikkerhetslogger overføres ved kundebehov.Kilde: 5.1.12.0 Sikkerhetsbrudd / Varsling/hendelseshåndtering
• Tilgangskontroll: rollebasert rettighetsforvaltning med ferdig definerte roller/tilpassinger, enkel og tidsstyrt tildeling samt massetildeling; ingen begrensning på antall brukere/samtidige brukere.Kilde: 5.1.13.1 Bruker- og tilgangsstyring
• Rekonstruksjon av data: kunden eier data; kunden skal ha tilgang til nødvendige standardiserte integrasjonsgrensesnitt for å bruke eiendomsdata til andre formål uten ekstra kost. Leverandør skal kostnadsfritt avlevere alle data fra alle moduler i standardisert, lesbart format.Kilde: 5.2.0.0 Rekonstruksjon av data (Avtalens punkt 9)

• Dokumentteksten gir ikke eksplisitt tildelingsvekter i prosent/poeng (kun uprioritert rekkefølge).
• Krav om eksakt format/omfang for 'utfylt prisbilag (bilag 6)' og detaljer i etablerings-/supportkost (satser, enheter) finnes ikke i utdraget.
• Kontrakts-/avtaleperiode (4 år) fremgår indirekte via prisberegning, men øvrige sentrale kontraktsvilkår (f.eks. varighet, opsjoner, oppsigelse) er ikke gjengitt i utdraget.
• Datasenter-/PUE- og strømprofil-krav er oppgitt, men konkrete akseptkriterier (minstekrav/terskler) fremgår ikke i utdraget.
• 'Dokumentasjon' er mange steder angitt, men metode for innlevering (hvor i Mercell/konkret felt) er ikke presist beskrevet i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 8 «Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen», punkt 1 viser tabellen feltene «Endringsnummer», «Beskrivelse av endringen samt ev. vederlagsjustering og justering av tidsplan» og «Ikrafttredelsesdato», men det fremgår ikke hvordan endringer fastsettes eller dokumenteres. Kan oppdragsgiver beskrive den praktiske prosessen for endringer (hvem initierer, skriftlig varsel/form, frist for partenes aksept/innsigelser) iht. Avtalens punkt 9.2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik prosess og akseptmekanisme påvirker leverandørens risiko, ressursplanlegging og grunnlag for vederlagskrav.

   Kilde: Bilag 8, punkt 1 (jf. Avtalens punkt 9.2)

2. Avtalens punkt 9.2 «Rett til endringer» (referert i Bilag 8) regulerer endringsretten. Kan oppdragsgiver utdype hvilke endringer som omfattes (f.eks. endringer i omfang, leveransetid, metode/utførelse, krav til bemanning/kompetanse) og hvilke som ikke omfattes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke typer endringer som kan pålegges for å prise og prise inn tilstrekkelig risikomargin.

   Kilde: Bilag 8, punkt 1 (jf. Avtalens punkt 9.2)

3. Når Bilag 8 angir «Beskrivelse av endringen samt ev. vederlagsjustering og justering av tidsplan», ber vi om avklaring av prinsippene for vederlagsjustering: etter hvilke satser/enhetspriser beregnes endringsvederlag, og hvordan håndteres endringer som ikke kan prises direkte mot kontraktens priser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige justeringsprinsipper gjør det vanskelig å estimere økonomiske konsekvenser av endringer og kan gi tvister.

   Kilde: Bilag 8, punkt 1

4. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som regnes som «justering av tidsplan» ved endringer (om det er kalenderdager, virkedager, eller endring i konkrete milepæler/leveransedatoer), og hvordan tidsfristforlengelse dokumenteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig forståelse av tidsplanlogikk er kritisk for bemanningsplan, fremdriftsstyring og krav ved fristpåvirkning.

   Kilde: Bilag 8, punkt 1

5. I Bilag 8 fremgår det ingen konkrete endringsposter i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte om Bilag 8 er en «blank» mal ved tilbudsfasen, og i så fall hvem som fyller inn endringsnummer/tekst/ikrafttredelsesdato løpende etter kontraktsinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvor kontraktsdokumentasjonen kommer fra for å sikre korrekt saksbehandling og etterlevelse.

   Kilde: Bilag 8 (overskrift og punkt 1)

6. Hvilke krav stilles til endringsbeslutningens form (f.eks. skriftlig bestilling/endringsordre, e-post til navngitt kontakt, signering), og fra hvilken dato løper ikrafttredelsen etter Bilag 8 («Ikrafttredelsesdato»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Formkrav og ikrafttredelsestidspunkt avgjør om leverandøren kan/skal starte tiltak og om vederlag/tidsforlengelse er betinget av riktig dokumentasjon.

   Kilde: Bilag 8, punkt 1

7. For endringer som medfører både vederlagsjustering og tidsplanjustering: finnes det en standard for hvordan partene skal fastslå sammenhengen mellom endring, kostnadsvirkning og tidsvirkning (f.eks. prioritering mellom pris og tid, eller egenprosedyre for forhandling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten fast metodikk kan samme endring gi ulike forståelser av økonomi og fremdrift.

   Kilde: Bilag 8, punkt 1 (feltene om vederlagsjustering og tidsplan)