2026/4475 Rammeavtale for service og vedlikehold av porter i Bodø og omegn

Rammeavtale for service, reparasjoner og utskifting av porter/rondeller/skyveporter i Statsbyggs eiendommer i Bodø og omegn. Oppdrag prises etter medgått tid (timepriser), samt påslag for materialer/innleie og særskilt tillegg ved hasteoppdrag. Leverandør må kunne levere servicerapporter og, for fengsel, ha godkjent personell og uttømmende politiattest/sikkerhetsklarering. Avtalen har estimert verdi 2 MNOK over 4 år (maks 3,5 MNOK for avrop).

• Lovlig etablert foretak/organisasjonsgrunnlag (organisatorisk og juridisk stilling).

  Dokumentasjon: Firmaattest (utenlandske firma: tilsvarende attest eller StartBANK ID).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 4.2 (Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen)
• Tilfredsstillende økonomisk og finansiell kapasitet (økonomisk og finansiell kapasitet).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering; evt. revisorbekreftede årsregnskaper eller StartBANK ID (kan bli bedt om dette).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 4.2
• Tilstrekkelig teknisk og faglig kapasitet/egnet bemanning, inkludert servicepersonell, til å gjennomføre oppdrag under kontrakten.

  Dokumentasjon: Oversikt over arbeidsstyrke/servicepersonell som skal benyttes; ved bruk av underleverandør: spesifisering. (Leveres via ESPD i Artifik nå.)

  Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 4.2
• Erfaring fra inntil 3 referanseoppdrag med overføringsverdi de siste 3 årene, innen service og vedlikehold av porter.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av referanser med bl.a. oppdrags-/avtalenavn, type bygg, verdi, oppstart/ferdigstillelse, samt opplysning om hvorvidt utført av tilbyder selv eller underleverandør (hvis ikke selv: forpliktelseserklæring fra underleverandør + referanser fra underleverandør).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 4.2

• Elektronisk tilbud via Artifik portalen (filstruktur/nummerering som angitt).Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 6.1 og 6.4
• Tilbudsbrev (utfylt vedlegg 3 Mal for tilbudsbrev).Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 6.4
• Tilbudsskjema (utfylt vedlegg 1).Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 6.4
• Statsbyggs egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning (utfylt vedlegg 2) – og ESPD fylles inn i Artifik portalen.Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 6.4 og punkt 4.1
• Liste over kjøretøy (utfylt dokument 6 / Excel-ark “Liste over kjøretøy”).Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 6.4; samt Tilbudsinvitasjon punkt 4.4
• Eventuelt forpliktelseserklæring (vedlegg 9) dersom tilbyder støtter seg på andre foretaks tekniske/faglige kapasitet.Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 6.4
• Eventuelt solidaransvarserklæring (vedlegg 8) dersom tilbyder støtter seg på andre foretaks økonomiske/finansielle kapasitet.Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 6.4
• ESPD skal fylles inn i Artifik portalen for å erklære oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at avvisningsgrunner ikke foreligger.Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 4.1
• Innleveringsfrist: 16.10.2026 kl. 12:00; for sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 6.5
• Tilbudsspråk: norsk.Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 6.3
• Tilbud bindende i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 6.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

16.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen gjelder service/reparasjoner/utskifting av porter m.m. for Statsbyggs eiendommer; rammeavtaleperiode 1 år med opsjon til forlengelse i ytterligere 3 år (maks 4 år).Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 2.3 og Avtaledokument punkt 2
• Honorar: oppdrag honoreres etter medgått tid; timer faktureres kun for medgått tid på eiendommen. Kjøretid og spisepause skal ikke faktureres; leverandør skal kunne dokumentere timer utført på eiendommen.Kilde: Tilbudsskjema “Oppdraget skal honoreres…”
• Timepriser (ekskl. mva.) skal inkludere alle nødvendige utgifter, inkludert indirekte kostnader, reisetid/kostnader og øvrige poster; for enkelte eiendommer (punkt 1F i tilbudsskjema) honoreres reise/reisetid etter fast enhetspris.Kilde: Tilbudsskjema “Timepriser…”
• Reiser: for angitte eiesteder skal det tilbys enhetspris tur/retur som kan faktureres per kjøretøy per oppdragsdag; antall kjøretøy må begrenses til nødvendig; mer enn én tur/retur per kjøretøy per oppdragsdag dekkes ikke uten særskilt avtale.Kilde: Tilbudsskjema “Reiser”
• Omtale av arbeidstid: arbeid normalt i 07:00–17:00 mandag–fredag hvis ikke avtalt forskjøvet arbeidstid/overtid; overtid i tilbudsskjemaet skal ikke prises som eget beløp (fast beregningsmåte av overtidssats).Kilde: Tilbudsskjema “Arbeidet skal foregå…” og “Om overtid”
• Materialer: tilbyderen oppgir påslagsprosent på netto inntakskost for materialer; Statsbygg får fakturere netto inntakskost + påslag + mva. Dokumentasjon på inntakskost skal vedlegges faktura.Kilde: Tilbudsskjema “Materialer”
• Innleie av spesialutstyr og tilhørende spesialtjenester: kan viderefaktureres med påslag på dokumenterte kostnader; Statsbygg skal godkjenne nødvendigheten før innleie; fakturadokumentasjon må vedlegges.Kilde: Tilbudsskjema avsnitt “Innleie av spesialutstyr” og “Innleie av tilhørende spesialtjenester”
• Hasteoppdrag: ved hasteoppdrag kan det faktureres særskilt tillegg for utrykning i tillegg til påløpte timer og eventuelle påslag; tillegg prisfestes i tilbudsskjema og kontrakt viser til vedlagte avtale (punkt 6 i avtale).Kilde: Tilbudsskjema “Hasteoppdrag”
• FDVU-dokumentasjon: leveres senest 14 dager etter at oppdraget er fullført; levert og akseptert før sluttfaktura godkjennes.Kilde: Avtaledokument punkt 8 (KRAV TIL UTFØRELSEN AV ARBEIDET)
• StartBANK-krav: leverandør skal være registrert ved kontraktsinngåelse; underleverandører/bemanningsforetak som medvirker til oppfyllelse må være registrert og oppdatert; personell fra ikke-registrert virksomhet kan nektes adgang.Kilde: Avtaledokument punkt 7 (StartBANK)
• Avrop/framdrift: ordinære arbeider bestilles med krav om påbegynnelse senest innen 5 virkedager (med mindre annet avtales); hasteoppdrag: oppmøte innen 4 timer innen ordinær arbeidstid.Kilde: Avtaledokument punkt 6 (FRISTER)
• Varsel og oppgavekontroll: leverandør skal varsle ved servicebesøk om behov for reparasjoner/ekstraordinært vedlikehold.Kilde: Avtaledokument punkt 8 (KRAV TIL UTFØRELSEN AV ARBEIDET)
• Miljø/transport: leverandør forplikter seg til å benytte kjøretøyteknologier/drivstofftyper oppgitt i tilbudsbesvarelsen; kan ikke introdusere endringer som reduserer tildelingspoeng; leverandør skal kunne redegjøre for benyttede kjøretøy og oversende kopi av vognkort på forespørsel.Kilde: Avtaledokument punkt 11.1 (SPESIELLE VILKÅR - MILJØVENNLIG KJØRETØY)
• Forpliktelse ved sanksjonslovgivning: plikt til å etterleve sanksjonsloven; brudd anses vesentlig kontraktsbrudd; kunden kan kreve informasjon/dokumentasjon; leverandør må kunne dokumentere etterlevelse innen 14 dager ved forespørsel.Kilde: Generelle kjøpsvilkår for tjenester / sanksjonsloven (avsnitt om leverandørens plikt og informasjons- og dokumentasjonsplikt) og Avtaledokument/kontraktsbestemmelser referert i teksten

• Tilbudsinvitasjonens tildelings- og evalueringsdetaljer er delvis ikke fullstendig gjengitt i utdraget (f.eks. referanser til vedlagt avtale punkt 6/“punkt 1F” i tilbudsskjema).
• Kvalifikasjonskravsdokumentasjon oppgis som å ikke leveres nå for ESPD, men fullstendig dokumentasjonskrav ved kontraktinngåelse er ikke fullt listet i teksten utover StartBANK/attester/kreditt/evt. årsregnskap.
• Kontraktsbestemmelser for fengsel (politiattest/sikkerhetsklarering) er nevnt, men konkrete krav til prosess/omfang er ikke detaljert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Tilbudsskjemaet punkt «A Lønn» og «B Materialer» legges det inn anslag på henholdsvis 300 timer faglært arbeidstaker og materialer med netto inntakskost kr. 100.000. Kan dere bekrefte at disse anslagene kun er for evaluering (ikke kontraktstyrende), og utdype hvordan dette påvirker leverandørens priselementer siden oppdraget i utgangspunktet skal honoreres etter medgått tid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som er evalueringsgrunnlag vs. hva som styrer fakturering, for å prise riktig og unngå feil risikobilde.

   Kilde: 1. Tilbudsskjema - timepris.docx, «Tilbudsevalueringen»

2. Tilbudsskjemaet punkt «C Innleie spesialutstyr» og «C Innleie spesialtjenester» har gjentakelser i utdraget (C vises to ganger, og det ene avsnittet «Innleie spesialtjenester» står gjentatt). Kan dere bekrefte korrekt antall og rekkefølge på priselementene som skal fylles ut i vedlegg 1, og om det finnes ulike påslagsprosenter som gjelder henholdsvis utstyr vs. tjenester?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av priseelementer kan gi feil utfylling og dermed avvisning eller kostnadsulemper.

   Kilde: 1. Tilbudsskjema - timepris.docx, «Materialer / Innleie av spesialutstyr / Innleie av spesialtjenester / Tilbudsevalueringen»

3. I Tilbudsskjemaet «Reiser» oppgis enhetspris for tur/retur til Røvika ungdomssenter, Junkerdal tollsted og Fauske fengsel, og det fremgår at enhetsprisene kan faktureres per kjøretøy per oppdragsdag. Kan dere avklare hva som menes med «kjøretøy per oppdragsdag» (f.eks. om én bil kan stå for flere oppdrag samme dag, eller om én tur tur/retur per dag alltid skal ligge til grunn) og om det finnes tak/rammer for hvor mange oppdragsdager som kan gi reisehonorar?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reisedelen kan bli en vesentlig kostnadsdriver. Presisering av målepunkt og beregningslogikk er nødvendig for korrekt prising.

   Kilde: 1. Tilbudsskjema - timepris.docx, «Reiser»

4. I Tilbudsskjemaet står det at timer faktureres «utelukkende for medgått tid på eiendommen», og at kjøretid og spisepause ikke skal faktureres. Samtidig står det at timer ikke skal faktureres for «utarbeidelse av estimater og tilbud». Kan dere bekrefte hvordan tid brukt på befaring/planlegging/oppstart før arbeid på eiendommen skal behandles (f.eks. teknisk gjennomgang på stedet før første reparasjonsaktivitet) dersom det ikke eksplisitt er oppdragsbeskrevet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som er «på eiendommen» og hva som skal gi anledning til fakturerbare timer, for å unngå tvist.

   Kilde: 1. Tilbudsskjema - timepris.docx, innledende tekst om honorering av tid samt «Timer faktureres utelukkende for medgått tid på eiendommen»

5. Kontraktsvilkårene pkt. 6 FRISTER angir ordinær oppstart «snarest og senest innen 5 virkedager» og hasteoppdrag med oppmøte innen 4 timer i ordinær arbeidstid. Kan dere beskrive hvordan Statsbygg definerer og kommuniserer «hasteoppdrag» i praksis (f.eks. krav til varselkanal/tidspunkt, hvem som kan beslutte, og hvordan leverandøren dokumenterer oppmøte)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig prosedyre kan gi tvist om utløsing av hasteoppdrag og tilhørende honorering.

   Kilde: 4. Avtaledokument med kontraktsvilkår.docx, «6FRISTER» samt Tilbudsskjemaet «Hasteoppdrag»/tillegg pr. utrykning

6. Rammeavtalen gjelder arbeid i fengsel, og det kreves at utførende personell må godkjennes av leietaker samt uttømmende politiattest/sikkerhetsklarering. Kan dere avklare forventet prosess og tidslinje for godkjenning (hvor lang tid dere realistisk legger til grunn, og hva som skjer dersom klarering ikke er på plass ved avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens bemanningsrisiko og mulighet til å overholde frister/kapasitet.

   Kilde: 0. Tilbudsinvitasjon.pdf, «2.1 Om det enkelte avrop / For arbeid i fengsel foreligger det spesielle regler» samt kontrakts-/oppstartforutsetninger i avtaledokumentet

7. Tildelingskriteriet «Miljø – leverandørens evne» (30 %) vurderes etter «nullutslippskjøretøy» og skal fylles ut i vedlegg «Liste over Kjøretøy». Kan dere bekrefte hvordan evalueringen håndterer (i) kjøretøy som er «under bestilling», (ii) situasjoner der et tilbudt kjøretøy blir utilgjengelig midlertidig i kontraktperioden, og (iii) om midlertidig substitusjon kan skje uten å redusere poeng (evt. hvilke vilkår/krav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne levere en konkurransedyktig miljøscore uten å få uforutsette avvik ved normal driftsmessig utilgjengelighet.

   Kilde: 0. Tilbudsinvitasjon.pdf, «2.4 Miljøvennlig kjøretøy som tildelingskriterium» og 6. Liste over kjøretøy- med info om evalueringsmodell.xlsx (dokumentasjonskrav og evalueringsmodell) samt avtaledokumentets pkt. 11

8. I avtaledokumentet står det at prisene kan reguleres årlig ved bruk av SSB Konsumprisindeks (KPI) for «Tjenester hvor arbeidskraft dominerer» og at nye enhetspriser gjøres gyldige fra 01.01. Kan dere bekrefte om både timesatser og påslagsprosenter (materialer/innleie) omfattes av indeksreguleringen, eller kun de enhetsprisene som er underlagt SSB-regulering i kontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forståelse av hvilke prisledd som indeksreguleres kan gi feil kostnadsprognose over en 4-års rammeperiode.

   Kilde: 4. Avtaledokument med kontraktsvilkår.docx, «3 HONORAR» og «3.1 Prisregulering»

9. Kvalifikasjonskravet «tekniske og faglige kvalifikasjoner» krever inntil 3 referanseoppdrag med overføringsverdi de siste 3 årene, og det presiseres at dersom arbeidene ikke er utført av tilbyder selv, vil referansen ikke dokumentere kravet. Kan dere bekrefte hvilke typer porto-/portrelatert vedlikehold eller utskiftingsarbeid som typisk regnes som «service og vedlikehold av porter» (f.eks. også rondeller/skyveporter/portautomatisering), og om «overføringsverdi» vurderes på funksjon/omfang eller på teknisk kompleksitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne posisjonere riktige referanser for å oppnå kvalifikasjon uten å bruke tid på dokumentasjon som ikke anses relevant.

   Kilde: 0. Tilbudsinvitasjon.pdf, «4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen» (Tekniske og faglige kvalifikasjoner / referanseoppdrag)