Elverum kommune
EL-26-07 Rammeavtale for helsevikarer til Elverum kommune
Formål og omfang
Elverum kommune har til hensikt å inngå rammeavtale for levering av vikartjenester innen kommunale helse- og omsorgstjenester. Avtalen omfatter blant annet:
Leger til bruk i institusjon/sykehjem, helsestasjon, fastlegekontor og legevakt
Sykepleier legevakt
Sykepleier og helsefagarbeidere til bruk i institusjon/sykehjem, hjemmebaserte tjenester og legevakt
Formålet med anskaffelsen er å sikre forsvarlig drift av kommunens lovpålagte helse- og omsorgstjenester ved å dekke behovet for kvalifisert personell ved fravær og kapasitetsutfordringer. Avtalen skal bidra til at kommunen til enhver tid har tilgang på tilgjengelige og kompetente vikarer som kan utføre oppgavene i tråd med gjeldende krav til kvalitet, pasientsikkerhet og faglig forsvarlighet.
Rammeavtalen skal kunne benyttes av alle relevante virksomheter innen helse- og omsorgssektoren i kommunen som har behov for eksterne vikarer.
Behovet for vikartjenester vil variere og kan oppstå både ved planlagt fravær, som ferie og permisjoner, og ved uforutsette hendelser eller økt aktivitet. Oppdragene kan være av både kortere og lengre varighet, og behovet vil typisk være størst i ferieperioder, høytider og helger.
Det stilles krav til at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet og tilgang på kvalifisert personell til å kunne dekke oppdragsgivers behov når det oppstår. Leveransen skal holde høy kvalitet og oppfylle gjeldende krav i lov- og avtaleverk, herunder arbeidsmiljølovgivning og relevante tariffbestemmelser.
Leverandøren skal aktivt benytte sin kompetanse og erfaring til å sikre god gjennomføring av leveransen, og bidra til at rammeavtalens formål oppnås.
Det er tilbyders ansvar å gjøre seg kjent med alle dokumentene i konkurransen, og levere et komplett og korrekt tilbud. Det er ikke adgang til å gi deltilud.
Avropsmekanisme
Ved bestilling på rammeavtalen benyttes følgende avropsmekanismer:
Når det oppstår behov for helsevikar(er) kontaktes først leverandør A. Dersom leverandør A ikke kan levere innen tidsfrist oppgitt i bestillingen, går forespørsel til leverandør B med samme betingelser. Dersom leverandør B ikke kan levere, går forespørselen til leverandør C.
Det forutsettes at leverandør A har kapasitet til å levere i de fleste tilfeller, spesielt når det gjelder planlagte uttak. Dersom leverandøren ikke har mulighet til å levere, plikter denne å oppgi dette, uten ugrunnet opphold. Oppdraget går da videre til neste leverandør i prioritert rekkefølge.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Rammeavtale for levering av helsevikartjenester til Elverum kommune (leger, sykepleiere og helsefagarbeidere/assistenter til helse- og omsorgstjenester). Avtalen skal sikre tilgang til kvalifisert personell ved fravær og kapasitetsutfordringer. Det benyttes avropsmekanisme med rangert rekkefølge (inntil 3 leverandører). Rammeavtalens varighet er 2 år med opsjon 1+1 år, total mulig varighet 4 år. Oppstart 3. november 2026 og slutt 3. november 2028 (med opsjoner).
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Firmaattest (Foretaksregisteret) som bekrefter registrering, signaturrett og prokura.
Dokumentasjon: Filopplasting tillatt; hentes automatisk via eBevis.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 – «Firmaattest» - Relevant erfaring dokumentert gjennom referanser: minst tre (3) relevante referanser fra tilsvarende oppdrag utført de siste tre (3) år.
Dokumentasjon: Filopplasting tillatt.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 2 – «Krav til dokumentasjon av relevant erfaring gjennom referanser» - Leverandøren skal være registrert i Arbeidstilsynets register over bemanningsforetak (påkrevd for utleie av arbeidskraft).
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 – «Godkjent bemanningsforetak» - Skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt.
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis (krever samtykke i Altinn).
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 4 – «Skatteattest» - Økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten; kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.
Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Bisnode.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 5 – «Økonomisk og finansiell kapasitet» - Ved støtte på underleverandører/samarbeidspartnere for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav: signert forpliktelseserklæring om tilgjengelig kapasitet, og underleverandørene skal levere ESPD-skjema.
Dokumentasjon: Filopplasting tillatt; signert forpliktelseserklæring og ESPD for underleverandører.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 6 – «Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere» - Miljøstyringssystem: 3.parts sertifisert miljøledelsessystem/-standard (EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende). Hvis i prosess: bekreftelse fra akkrediteringsorgan + beskrivelse; attest skal oversendes innen utløpet av første avtaleår.
Dokumentasjon: Attest/sertifisering eller prosessdokumentasjon som beskrevet.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 7 – «Miljøstyringssystem» - Kvalitetsikringssystem: tilpasset kompleksitet, risiko og målsetting. Enten beskrivelse av metoder, eller (hvis sertifisert) kopi av gyldig ISO 9001/tilsvarende sertifikat.
Dokumentasjon: Beskrivelse og/eller kopi av sertifikat.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 8 – «Kvalitetsikringssystem»
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Elektronisk innlevering av tilbud (påkrevd).Kilde: Innleveringsvilkår – «Elektronisk innlevering: Påkrevd»
- Elektronisk signering av tilbud (påkrevd).Kilde: Innleveringsvilkår – «Elektronisk signering: Påkrevd»
- Tillatte språk: norsk.Kilde: Innleveringsvilkår – «Tillatte språk: Norsk»
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 24.09.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Oppfølging av oppdragsgiver og vikar | 40 % | Tilbyder skal beskrive sitt system for oppfølging av både sine vikarer som er utleid og oppdragsgiver, for å sikre at alle krav til leveransen som er satt i kravspesifikasjonen blir ivaretatt, herunder spesielt kravene i arbeidsmiljøloven. Det vil bli lagt spesiell vekt på leverandørens system og arbeid for å sikre at vikarenes arbeidsforhold følger arbeidsmiljøloven, og leverandørens håndtering av avvik ved tilbudt vikar. For oppfølging av oppdragsgiver vil det legges vekt på systemer og rutiner hos leverandør for å sikre at vilkårene i avtalen, og særskilt kravspesifikasjonen, ivaretas. |
| Pris | 60 % | Ikke nærmere beskrevet |
| Klima og miljø | 0 % | Jamfør FOA § 7-9 Klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser, skal krav og kriterier ha som mål å redusere anskaffelsens samlede klimaavtrykk eller miljøbelastning. Forpliktelsen til å stille krav eller kriterier om klima- og miljøhensyn som er uvesentlig. Oppdragsgiver vurderer at anskaffelsen av legevikarer, hvor kjernen av leveransen er arbeidskraft, kun vil ha et marginalt klimaavtrykk og miljøbelastning. Andre elementer, som hvilken type bil vikarene kjører, vurderes å ligge utenfor anskaffelsens art og vurderes derfor ikke nærmere. Oppdragsgiver vil på bakgrunn av sin begrunnelse benytte unntaksbestemmelsen i anskaffelsesforskriftens § 7-9, femte ledd, da anskaffelsen etter sin art er vurdert å ha et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig. |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Kun tilby vikarer med oppholdstillatelse og arbeidstillatelse for arbeid i Norge.Kilde: Kravspesifikasjon 1.1
- Vikarer skal ha gyldig attest for MRSA og tuberkulose.Kilde: Kravspesifikasjon 1.2
- Bekrefte gyldig politiattest for hver vikar i samsvar med helse- og omsorgstjenesteloven § 5-4; kan kreves egenerklæring/annen dokumentasjon ved forespørsel.Kilde: Kravspesifikasjon 1.3
- Sørge for egnet bolig til vikar når nødvendig for gjennomføring (oppdragsgiver kan bistå).Kilde: Kravspesifikasjon 1.4
- Stedstilpasset opplæring før oppstart, tilpasset kategori og oppdrag; om nødvendig minimum tre opplæringsvakter ved aktuelt tjenestested; omfatter lokale rutiner/systemer/utstyr.Kilde: Kravspesifikasjon 1.5
- Ved oppdrag med kjøring: vikaren skal ha gyldig førerkort klasse B.Kilde: Kravspesifikasjon 1.6
- Ved problemer med leveranse pga. uegnet vikar: nytt personell raskt, maksimalt innen 48 timer.Kilde: Kravspesifikasjon 1.7
- Kontroll av norsk autorisasjon der dette kreves (kontroll via HPR eller annen relevant offentlig kilde).Kilde: Kravspesifikasjon 1.8
- Oppdragsgiver godkjenner alle timelister for vikarene.Kilde: Kravspesifikasjon 1.9
- På forespørsel gi innsyn i lønns- og arbeidsvilkår for vikarer, i den utstrekning som er nødvendig for kontroll etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.Kilde: Kravspesifikasjon 1.10
- Tilgjengelig fast kontaktperson i ordinær åpningstid; oppdragsgiver skal informeres ved skifte uten ugrunnet opphold.Kilde: Kravspesifikasjon 1.11
- Oppgi bestillingsfrist for vikarer i ferie- og høytidsperioder (antall kalenderdager før oppstart).Kilde: Kravspesifikasjon 1.12
- Til personell som skal håndtere legemidler: gjennomført medikamentkurs før oppstart; kursbevis fremlegges ved avrop/forespørsel.Kilde: Kravspesifikasjon 1.13
- Leger til legevakt: kurs i akuttmedisin, vold/overgrepshåndtering, nødnett radioterminal og ha refusjonsrett i Helfo.Kilde: Kravspesifikasjon 1.14
- Vikar til legevakt: minimum 1 års relevant arbeidserfaring som sykepleier eller paramedisiner.Kilde: Kravspesifikasjon 1.15
- Leger uten spesialistgodkjenning skal ikke tilbys for oppdrag under avtalen.Kilde: Kravspesifikasjon 1.16
- Sikre at personell oppfyller lov-/forskriftskrav og nasjonale anbefalinger knyttet til smittevern og vaksinasjon; kunne dokumentere vurdering/oppfølging ved forespørsel.Kilde: Kravspesifikasjon 1.17
- Fakturagrunnlag per avdeling med timespesifisering per vikar.Kilde: Kravspesifikasjon 1.18
- Arbeidsspråk: vikarer uten norsk/svensk/dansk må ha dokumenterte norskferdigheter nivå B2 (CEFR). Dokumentasjon ved tilbud av vikar.Kilde: Kravspesifikasjon 1.19
- Vikarer skal ha erfaring fra elektronisk pasientjournal og digital dokumentasjon; bekreftes ved «ja» ved tilbud.Kilde: Kravspesifikasjon 1.20
- Før oppstart: dokumentert erfaring fra norsk helse- og omsorgstjeneste eller gjennomført leverandørens introduksjon til norsk helsevesen; kunne kreve dokumentasjon (CV/intro).Kilde: Kravspesifikasjon 1.21
- Oversiktlige og etterprøvbare timelister som dokumenterer utført arbeid; mangel/mangelfull dokumentasjon kan medføre at faktura avvises inntil dokumentasjon foreligger.Kilde: Kravspesifikasjon 1.22
- System for håndtering av bestillinger/avbestillinger fra mottak til bekreftet leveranse (redegjørelse/dokumentasjon).Kilde: Kravspesifikasjon 1.23
- Legevikarer til tjenesteområdene: legevakt, sykehjem/institusjon, helsestasjon og fastlegekontor.Kilde: Kravspesifikasjon 1.24
- Kontroll av merknader/begrensninger/advarsler fra relevante helsetilsyn før tilbud av legevikar; opplyse oppdragsgiver.Kilde: Kravspesifikasjon 1.25
- Sykepleiere til legevakt: kurs i akuttmedisin, vold/overgrepshåndtering, nødnett radioterminal og Life-X før oppstart; dokumentasjon på forespørsel.Kilde: Kravspesifikasjon 1.26
- Fullt arbeidsgiveransvar for innleide vikarer (lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, sykepenger og øvrige ytelser og trekk).Kilde: Kravspesifikasjon 1.27
- Fakturering fortløpende per avrop; oppgi bestillingsnummer; elektronisk faktura EHF; betalingsfrist 30 dager fra levering og mottatt godkjent faktura; fakturagebyr aksepteres ikke.Kilde: Avtalevilkår – punkt 5.5 og 5.6
- Avtale om prisgrunnlag: levering etter priser i bilag 2; påslagsprosent kan ikke endres i avtaleperioden (med mindre annet spesifisert).Kilde: Avtalevilkår – punkt 5.1 og 5.2
- Leverandøren skal bidra til smidig overgang ved opphør av rammeavtalen; avrop påbegynt før utløp skal gjennomføres.Kilde: Avtalevilkår – punkt 15
- Underleverandør: kun bruke underleverandør når det ikke forringer oppfyllelse; krever skriftlig forhåndssamtykke; leverandør ansvarlig for underleverandørers ytelser.Kilde: Avtalevilkår – punkt 13
- Miljøkrav: leverandør garanterer oppfyllelse av miljøkrav i hele avtaleperioden og skal arbeide for å minimere miljøbelastningen.Kilde: Avtalevilkår – punkt 12
- Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør ansvarlig for at egne/underleverandørers ansatte har vilkår etter relevante forskrifter/tariff; egenrapportering innen én måned etter kontraktsignering; rett til dokumentasjon; dagbot ved brudd; informasjonsplikt ved pålegg; heving ved vesentlig mislighold; tilbakeholdsrett ca. to ganger innsparingen.Kilde: Avtalevilkår – Bilag 4
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Tekstutdraget viser ikke eksakte innleveringskrav knyttet til selve tilbudets innhold (f.eks. hvilke konkrete bilag som må fylles ut utover prisskjema), utover generelle innleveringsvilkår og at prisskjema skal være utfylt.
- Det fremgår ikke eksplisitt hvilke dokumenter/opplysninger som skal leveres for kvalifikasjonskrav nr. 2 (referanser) i form av mal/format.
- Avtalevilkår-dokumentet oppgir flere bilag som ikke er vedlagt i teksten (bilag 1, 3, 4, 5, 6), og kontraktskrav kan derfor være mer omfattende enn det som er gjengitt her.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I prisskjemaet: Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan påslagsprosent skal beregnes når vikarenes faktisk grunnlønn (som skal legges til grunn ved prosentpåslag) avviker fra tariffnivå/angitt grunnlag i prisskjemaet – og hvilken dokumentasjon oppdragsgiver forventer at leverandøren bruker for å dokumentere korrekt grunnlønn ved beregning av påslag?
Hvorfor det er verdt å spørre: Prisberegning påvirker både tilbudt påslag og løpende fakturagrunnlag, og må være entydig for å unngå priskonflikt/mislighold.
Kilde: Konkurransedetaljer – Pris (60%) / rammeavtalebestemmelser om pris og påslag.I avrops-/bestillingsprosessen: Hva er forventet «tidsfrist oppgitt i bestillingen» (som utløser rangert videreføring til leverandør B og C)? Gi gjerne konkrete eksempler per oppdragstype (planlagt fravær vs. uforutsett) dersom fristen varierer.
Hvorfor det er verdt å spørre: Avropsfristen påvirker bemanningskapasitet, retur/omplasseringsrisiko og prising (særlig bemanningsberedskap).
Kilde: Avropsmekanisme i Konkurransegrunnlag.Kvalifikasjonskrav nr. 2 (referanser): Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket format/mal som skal brukes for å oppgi referansene (f.eks. felter som oppdragsgiver, verdi, personellkategori, varighet, kontaktperson og kort beskrivelse), samt om det er et minstekrav til «relevans» utover «tilsvarende oppdrag»?
Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig format gjør at tilbudet kan bli vurdert som mangelfull dokumentasjon, og dermed skape unødvendig risiko.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 2 – Krav til dokumentasjon av relevant erfaring gjennom referanser.Krav til innlevering av tilbudets innhold: Hvilke konkrete deler av tilbudet skal fylles ut utover prisskjema (bilag 2) – herunder om det finnes egne maler for tilbudsbrev og/eller besvarelse av kvalitet/oppfølging (tildelingskriterium «Oppfølging av oppdragsgiver og vikar»)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Ettersom dokumentutdraget ikke viser eksakte innleveringskrav for innholdet i kvalitetsbesvarelsen, må leverandøren vite hva som skal leveres og hvordan.
Tildelingskriteriet «Oppfølging av oppdragsgiver og vikar» (40%): Kan oppdragsgiver utdype hvilke elementer som vektlegges og forventes i beskrivelsen (f.eks. konkrete rutiner for avvikshåndtering ved returnerte vikarer, kontroll av arbeidsmiljøloven, eskaleringsløp, frekvens for oppfølging av vikarer og oppdragsgiver)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i evaluering kan gi feil fokus i tilbudet og redusere score uten at leverandøren kan forbedre riktig område.
Kilde: Tildelingskriterier – Oppfølging av oppdragsgiver og vikar (Kvalitet 40%).Krav 1.7 (nytt personell innen 48 timer ved problemer/uegnet vikar): Hvordan definerer oppdragsgiver «uegnet vikar», og gjelder 48 timer fra tidspunktet oppdragsgiver gir beskjed/avbestiller, eller fra tidspunktet leverandøren identifiserer problemet?
Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjon og starttidspunkt styrer leverandørens plikt og kapasitet/beredskap, og påvirker kontraktsrisiko.
Kilde: Kravspesifikasjon 1.7 – Nytt personell innen 48 timer ved uegnet vikar.Krav 1.18 (fakturagrunnlag per avdeling med timespesifisering for hver enkelt vikar): Kan oppdragsgiver beskrive forventet fakturadetaljnivå og informasjonsfelt (f.eks. avdelingskode, koststed, bestillingsnummer, vikar-ID/navn, dato/klokkeslett fra–til), og om det finnes krav til hvilken kontrollinformasjon som må følge med for at faktura ikke skal avvises?
Hvorfor det er verdt å spørre: Mangelfull forståelse av faktureringsformat kan føre til avvisning av faktura og direkte likviditets-/leveranseproblem.
Kilde: Kravspesifikasjon 1.18 – Fakturagrunnlag per avdeling, med timespesifisering for hver enkelt vikar; Avtalevilkår punkt 5.6/5.5.Avtalevilkår for mislighold/gebyr: I konkurransedokumentene vises til «gebyr som beskrevet i konkurransedokumentene», men sats/utforming fremgår ikke i utdraget. Kan oppdragsgiver angi gebyrmodell (beløpsnivå, grunnlag per vakt/avvik, eventuelle karens/terskler og hvordan beregningen gjøres)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Gebyr er direkte økonomisk konsekvens; leverandøren må kunne prisfastsette og vurdere risiko før tilbud.
Kilde: Avtalevilkår – punkt 7.1 GEBYR.Avtalevilkår om overgang ved opphør (punkt 15): Hvilken konkret «bidrag til smidig overgang» forventes i praksis (f.eks. om leverandøren må bistå med overføring av vikar-/bemanningsoversikt, rutiner, timelistemal, eller dokumentasjon på pågående avrop), og hvor langt tid før opphør forventes dette?
Hvorfor det er verdt å spørre: Overgangsplikten kan medføre skjult ressursbruk. Leverandøren trenger omfang og tidsramme for å vurdere kost og risiko.
Kilde: Avtalevilkår – punkt 15 Opphør av rammeavtale.
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →