Arbeidsklær, verneutstyr og vernesko til helseforetakene i Norge

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører åpen anbudskonkurranse for arbeidsklær, verneutstyr og vernesko til teknisk personell ved helseforetakene i Norge. Det etableres rammeavtale med én leverandør, med separat konkurranse for hver delkontrakt. Omfang/estimert verdi: NOK 20 000 000 (2 år + 1 år + 1 år), maksimalverdi NOK 30 000 000. Avtaleperiode: 2 år med opsjon/forlengelse inntil 1 år av gangen, maks samlet 4 år (i teksten fremgår også signert rammeavtalevarighet 25.02.2027–31.01.2029 i avtaledokumentet). Levering skjer etter avrops-/ordre gjennom elektronisk samhandling og logistikkbetingelser; konkrete krav nevnes bl.a. leveringstid (5 virkedager), logo på arbeidsklær ved levering og krav om vareprøver til evaluering.

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i staten der tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha positiv egenkapital.

  Dokumentasjon: Siste avlagte årsregnskap.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder skal ha system for sporbarhet i leverandørkjeden og system for å følge opp etiske retningslinjer.

  Dokumentasjon: Svarskjema for etisk handel kvalifikasjonskrav med vedlegg.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.3 Krav til etisk handel
• Leverandør skal være sertifisert for miljøledelse i form av EMAS, ISO 140001 eller Miljøfyrtårn.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på sertifiseringsordning. Alternativt godtas annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak dersom leverandøren ikke kan få attest innen fristen (og ikke skyldes leverandøren selv).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.4 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet; ESPD må leveres for både tilbyder og støttevirksomheter; forpliktelseserklæring kreves, og ved støtte på økonomisk/finansiell kapasitet er støttevirksomheten solidarisk ansvarlig.

  Dokumentasjon: ESPD for alle parter som støttes på + forpliktelseserklæring (solidarisk ansvar der relevant).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.5 Støtte fra andre virksomheter

• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragers KGV for gjeldende delkontrakt (systemet tillater ikke levering etter frist).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudets vedlegg skal leveres med korrekt filnavn/formatstruktur: Tilbudsbrev (Word), Prisskjema (Excel), Kravspesifikasjon (Excel), Bruksanvisning og begrunnelse for sladding (Word), Sladdet versjon (Word), eventuelle forpliktelseserklæringer/morselskapsgaranti (PDF), Egenerklæring om russisk involvering (PDF), samt flere utfyllinger som angitt.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 Tilbudets utforming
• Alternative tilbud aksepteres ikke.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.3 Alternative tilbud
• Kun ett tilbud per tilbyder per delkontrakt (parallelle tilbud aksepteres ikke).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.4 Parallelle tilbud
• Tilbud skal leveres på norsk, svensk eller dansk (brosjyrer/produktdatablad kan leveres på engelsk).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.5 Språk
• Eventuelle forbehold skal angis i Tilbudsbrev (presise og entydige).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.6 Forbehold
• ESPD skal fylles ut i KGV som foreløpig dokumentasjon på at avvisningsgrunner ikke foreligger og kvalifikasjonskrav oppfylles.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4.1 og pkt. 5 Kvalifikasjonskrav (krav om ESPD for evaluering)
• Tilbyder skal levere vareprøver til evaluering; vareprøver må leveres innen 20.10.2026 og merkes i henhold til prisskjema (varelinjenummer og navn samt tilbyders navn).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10 Vareprøver/demoprodukter og frist pkt. 1.7 samt pkt. 3.10
• Tilbyder skal levere utfylt Egenerklæring om russisk involvering med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.5 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering
• Ved innsending skal Tilbyder legge ved sladdet versjon av tilbudet og Bruksanvisning/begrunnelse for sladding for opplysninger underlagt taushetsplikt (eller bekrefte at ingen opplysninger er taushetsbelagt).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.9 Offentlighet + Tilbudsbrev (Innsyn)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale: ingen garanti; avtalen gir rett til kjøp innen omfang/varighet, ingen plikt til bestemt volum.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 1.2
• Leverandør skal følge logistikkbetingelser og elektroniske samhandlingsavtaler; leveringsdyktighet for avtalesortiment senest fra avtaleperiodens oppstartdato (og frister før oppstart for ulike mottak).Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 3.1 og 3.2
• Leveringstid: varer bestilt fra hovedsortiment skal leveres 5 virkedager etter mottatt bestilling.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 3.4 (sentrale krav fra kravspesifikasjon)
• Arbeidsklær skal ha påført logo ved levering.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 3.4
• Levering skal skje DDP (Incoterms® 2020) til Kunden; risiko går over når varen er levert som avtalt.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 3.6
• Leverandøren skal ha kvalitetssikringssystem; avvik skal oppdages tidlig.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 4.2.1
• Forsyningssikkerhet: leverandør skal ha beredskaps- og kontinuitetsplaner og risikoreduserende tiltak.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 4.2.2
• Bruk av underleverandør må godkjennes skriftlig av Kunden; godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 4.2.3
• Produktansvar: leverandør er ansvarlig etter produktansvarsloven og skal holde Kunden skadesløs for krav fra tredjemann pga feil/mangler eller leverandørens forhold.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 4.2.4
• Statistikkrapportering: leverandør skal på forespørsel oversende salgsstatistikk; kvartalsvis uten oppfordring pr. 20.04, 05.08, 20.10 og 20.01; leveres via portal med artikkelnummer som i prisskjema.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 4.2.5
• Returordning/emballasje: leverandør skal være medlem i godkjent returordning eller ha egen ordning for sluttbehandling av emballasje.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 4.2.6
• Forsikring: leverandøren skal tegne og opprettholde tilstrekkelige forsikringer i hele avtaleperioden; dokumentasjon på forespørsel.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 4.2.7
• Lønns- og arbeidsvilkår / sanksjoner: leverandør og underleverandører skal overholde lønns- og arbeidsvilkår (allmenngjorte/landsomfattende tariffavtaler) og dokumentere på forespørsel; mislighold kan gi vesentlig mislighold.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 4.2.9.2 og pkt. 4.2.9
• Etisk handel (kontraktskrav): krav om menneskerettigheter/arbeidstakerrettigheter, policys og rutiner, risikoanalyser/tiltak/oppfølging samt oppfølgings-/dokumentasjonsplikt.Kilde: Bilag 8 Kontraktskrav etisk handel (pkt. 1-4 og kontraktsoppfølging)
• Internasjonale sanksjoner/russisk involvering: leverandør skal sikre at leverandør/underleverandører ikke omfattes av vedtatte internasjonale sanksjoner; plikt til å informere ved forhold.Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 4.2.12
• Elektronisk varekatalog: leverandør plikter å levere elektronisk varekatalog og oppfylle katalogkrav; sanksjon i form av dagmulkt ved forsinkelse (NOK 500 per arbeidsdag etter frist, ved forhold ikke knyttet til Kunden/force majeure).Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 4.2.11

• Dokumentasjonen i utdraget viser ikke eksakte minstekrav/robusthetskrav og reparasjon/retur/ombruk-evalueringskrav som omtales under «Kvalitet»; disse ligger i kravspesifikasjonen (ikke vedlagt tekstutdrag).
• Flere detaljer om logistikk/elektronisk samhandling (avropsmekanisme, konkrete EHF/BIS-krav, gebyrer ved mangler) er omtalt, men eksakte parametere utover det som er sitert her er ikke fullstendig gjengitt.
• Tilbudsdatoer/konkurransekalender gjelder 2026 (med tilbudskonferanse/leveringsfrister) men er ikke knyttet til konkret delkontrakt utover at det skal være separat konkurranse per delkontrakt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I evalueringen av «Kvalitet» oppgir konkurransebestemmelsene at dere vil vurdere oppfyllelse av evalueringskrav i kravspesifikasjonen og basere vurderingen på opplysninger i tilbudet og innleverte vareprøver. Kan dere presisere hvilke konkrete evalueringskrav i kravspesifikasjonen som ligger til grunn for denne 15%-vektingen (inkl. om det er et poengsystem, minimums-/terskelnivåer og hvilke dokumentasjonskilder som vektlegges for hvert krav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne rigge tilbudsdokumentasjonen og vareprøveoppsettet riktig for å oppnå riktig kvalitetsscore.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6 «Tildelingskriterier og evaluering» (Kvalitet 15%)

2. I konkurransebestemmelsene står det at miljø/klima (20%) blant annet gir full uttelling ved Svanemerket og at andre miljømerker gir lavere score, samt at dere evaluerer ordninger for «reparasjon, retur og ombruk» av ødelagte tekstiler. Kan dere klargjøre (1) hvordan poeng gis for reparasjon/retur/ombruk (hvilke konkrete krav som må oppfylles for ulike scorenivåer), og (2) hva dere regner som dokumentasjonsbevis (f.eks. sertifikat/avtale/rapport) for å kunne verifisere ordningen i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljø-delen har betydelig vekting og inneholder elementer som krever riktig dokumentasjon for å kunne konkurrere på score.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6 «Tildelingskriterier og evaluering» (Miljø 20% + omtale av reparasjon/retur/ombruk)

3. Pris (65%) evalueres etter fast rabatt på veiledende pris for «øvrig sortiment» (kolonne/struktur i prisskjema). Kan dere bekrefte hvordan evalueringen håndterer «øvrig sortiment» når veiledende priser varierer eller ikke er listeført likt (f.eks. om det finnes en konkret definisjon/avgrensning av hvilke linjer som faktisk brukes i evalueringen, og om det er egne begrensninger knyttet til markeds-/listpriser, kampanjepriser eller region-/kundepriser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå hva som faktisk inngår i evalueringsgrunnlaget for pris 65%.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6 «Tildelingskriterier og evaluering» (Pris 65% / fast rabatt på veiledende pris)

4. Vareprøver skal leveres innen 20.10.2026 og det kan medføre avvisning dersom vareprøver kommer for sent. Kan dere bekrefte om «avvisning» gjelder automatisk for hele tilbudet/delkontrakten eller kun for de varelinjene som ikke er levert i tide, og om dere har en definert praksis for hva som regnes som «levert til rett tid» (poststempel, mottakstid hos Nordlandssykehuset HF sentrallager, eller kvelds-/åpningsdagslogikk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Timing og konsekvens ved forsinket vareprøve kan få direkte effekt på hvor risikofylt prøveinnleveringen er.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10 «Vareprøver, demonstrasjon og utprøving»

5. I rammeavtalen står det at levering fra hovedsortiment skal skje 5 virkedager etter mottatt bestilling, og at arbeidsklær skal ha påført logo ved levering. Kan dere presisere (1) hvordan logo-kravene leveres/tilgjengeliggjøres (mal, vektorformat, farger/plassering) og (2) hvilke krav dere stiller til leveringstid dersom logo/trykk må gjøres etter avrop (bekreft at 5 virkedager inkluderer produksjon/merking), og (3) hva som skjer dersom logo-/trykktid ikke er tilstrekkelig—er det tilleggstid/opsjon eller kostnads- og avviksbehandling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Logo-/merking kan være den praktiske flaskehalsen for leveringstid og påvirker både kost og risiko.

   Kilde: Rammeavtale (knyttet tekst i utdraget) pkt. 3.4 «Krav til den fysiske leveransen» (5 virkedager, logo)

6. Rammeavtalen angir flere konsekvenser og dagmulkt ved forsinkelse (0,25% per virkedag med øvre begrensning 100 virkedager) og også dagmulkt ved forsinkelse i elektronisk varekatalog (NOK 500 per arbeidsdag). Kan dere bekrefte hvilke frister og hvilke leveranser som utløser dagmulkten i praksis (konkret: (1) frist for første katalogleveranse før oppstart, (2) frist for oppdateringer ved sortimentsendringer, og (3) om dagmulkten gjelder per kunde/region eller samlet per avtale/avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne kalkulere risiko og sikre intern styring av leveranser i katalog/implementering og forstå omfanget av dagmulktsplikt.

   Kilde: Rammeavtale utdrag pkt. 4.2.11 «Elektronisk varekatalog» (dagmulkt NOK 500) og pkt. 9.2.6 «Dagmulkt»

7. I rammeavtalen står at leverandøren ikke skal levere varer med garanti, og at avrop kan heves ved vesentlig mislighold/forsinkelse. Kan dere presisere hvordan dere håndterer situasjoner der det er avvik på kvalitet/robusthet etter innlevering/bruk, men hvor produktet fortsatt er funksjonelt (f.eks. «mangel» vs «avvik» vs «reklamasjon»)? Hvilken terskel bruker dere for at det skal gi rett til prisavslag, omlevering eller dekningstransaksjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig grenseoppgang mellom avvik og mangel reduserer risiko og muliggjør mer presis drifts- og kvalitetsplan.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 9.1 «Mangler» (inkl. definisjon) og pkt. 9.1.5–9.1.7

8. Rammeavtalen krever at leverandør plikter å være medlem i godkjent returordning for emballasje (eller egen ordning). Kan dere opplyse hvilke emballasjetyper/leveringsledd som faktisk omfattes (plukk- og leveringsemballasje, plast, papp, engangsemballasje, samt retur av emballasje eller kun sluttbehandling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker omfanget av returordning/egen ordning og kostnadsgrunnlaget for logistikk og drift.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 4.2.6 «Krav til medlemskap i returordning for sluttbehandling av emballasje»

9. Etter konkurransebestemmelsene skal tilbudsforbehold være presise og entydige for å unngå avvisning, og vareprøver kan medføre avvisning ved for sen innlevering. Kan dere bekrefte hvordan dere vil praktisere avvisning ved (1) mindre avvik i merking av vareprøver (varelinjenummer/navn, saksnr.), og (2) uoverensstemmelse mellom antall i prisskjema og faktisk innleverte vareprøver (hvilket antall som må være riktig for at evalueringen gjennomføres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prøveinnlevering må gjennomføres korrekt; leverandøren trenger å vite hvor «streng» praksisen er for administrative feil.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10 «Vareprøver, demonstrasjon og utprøving» samt pkt. 2.1 (avvisning ved avvik/uklarheter)