Microsoft lisensforvalter (LSP)

Rammeavtale med én leverandør for Miljødirektoratet (avtaleeier) og flere oppdragsgivere om anskaffelse, administrasjon og forvaltning av Microsoft-lisenser og abonnementer, inkludert lisens- og avtaleprogrammer som Enterprise Agreement (EA), Cloud Solution Program (CSP) og Server and Cloud Enrollment (SCE), samt tilgang til kjøp av hyllevare (standardlisenser) og andre relevante programvareleverandører. Avtalens verdi er estimert til 55 MNOK (maks 65 MNOK).

• Norske leverandører skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 mnd. regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.

  Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf, pkt. 4.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten det er etablert (for norske: firmaattest; for utenlandske: dokumentasjon på registrering).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf, pkt. 4.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha erfaring fra inntil 3 sammenlignbare oppdrag i løpet av de siste 3 årene (beskriv verdi, tidspunkt og mottaker). Relevans kan også dokumenteres via kompetanse/personell leverandøren disponerer.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene; må inkludere verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans.

  Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf, pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

• Tilbudsbrev: leverandøren skal fylle ut tabellen og signere under tilbudsbrevet (inkl. firmanavn/orgnr/adresse/kontaktopplysninger). Eventuelle forbehold og avvik skal fremgå i tilbudsbrevet.Kilde: 6. Tilbudsbrev.docx (og maltekst) / Konkurransegrunnlag.pdf, pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• ESPD egenerklæring (elektronisk): leverandøren skal levere ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner; fylles ut i konkurransegjennomføringsverktøy og leveres sammen med tilbudsdokumentene.Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf, pkt. 3.1 Generelt om ESPD; pkt. 4 (krav om å fylle ut egenerklæring)
• Dokumentasjon for evaluering av tildelingskriterier: leverandørens besvarelse av krav merket 'K' (kvalitet) og krav merket 'P' (pris) i bilag 1/kravspesifikasjon, samt utfylt bilag 1 vedlegg 1 kravskjema (svarkoder) og prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf, pkt. 5 Tildelingskriterier; pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Leverandørens løsningsspesifikasjon (som en del av dokumentasjonen for evaluering).Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf, pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Ferdig utfylt skjema for taushetspliktige opplysninger (dersom relevant).Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf, pkt. 7.2 Tilbudets utforming; 9. Taushetspliktige opplysninger.docx
• Tilbud skal leveres elektronisk i KGV/Konkurransegjennomføringsverktøy; ikke adgang til å levere per e-post eller post.Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf, pkt. 7.1 Innlevering av tilbud
• Leverandøren skal vedstå tilbudet til vedståelsesfrist (01.12.2026 12:00).Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf, pkt. 1.4 Viktige datoer; pkt. 2.4 Vedståelsesfrist; 6. Tilbudsbrev.docx

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale inngås som rammeavtale SSA-R; ikrafttredelsestidspunkt 01.11.2026. Avtalen gjelder i utgangspunktet 2 år (men bilag 4/veiledende bilag angir avvik: varighet 3 år uten mulighet for forlengelse).Kilde: 1. SSA-R Generell avtaletekst.pdf (forside og pkt. 1.3) samt 2. SSA-R Bilag.pdf (bilag 4, avvik: varighet 3 år)
• Krav til leverandør (funksjonelle/ikke-funksjonelle) i bilag 1, bl.a.: være Certified Microsoft Licensing Solution Provider (LSP) og dokumentere autorisasjon.Kilde: 3. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf, pkt. 3.1/krav 1 (og også kr 8/9/...)
• Lisensforvaltning gjennom avtaleperioden: oppdatert oversikt over lisensbeholdning/bruk, bistand ved kjøp/endring/avvikling, proaktiv rådgivning om lisensoptimalisering og kostnadsbesparelser, ingen automatisk fornyelse uten avklaring, varsling maks 3 måneder før avtaleutløp/fornyelse og bekreftelse senest 14 dager før.Kilde: 3. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf, pkt. 3.1 krav 2
• Portal for bestilling av Microsoft-lisenser: bestillinger godkjent av oppdragsgivers kontaktpersoner; ordrebekreftelse etter mottak; standardprodukter tilgjengelig senest 3 virkedager etter bestilling; utenfor standard: levere/aktivere innen maks 7 dager og varsle avvik innen 3 dager.Kilde: 3. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf, pkt. 3.1 krav 3
• Organisering/kompetanse: leverandør skal ha team tilgjengelig for rådgivning og oversikter, og kommunikasjon er ønskelig på norsk; CV for hovedkontakt, Microsoft ekspert/backoffice og ressurser (revisjon/lisensgjennomgang/SAM, rådgivning/kostnadskontroll, skyorganisasjon) skal leveres som del av utdyping/besvarelse.Kilde: 3. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf, pkt. 3.2 krav 4
• Rådgivningsbistand og faglig konsultasjon gjennom hele avtaleperioden (minimumskrav), inkl. rådgivning innen Azure/AWS/GCP og SAM, kostnadsstyring/optimalisering, strategi for valg av lisenser/avtaler, proaktiv informering om nye produkter/avtaler/status/lisensregler, bistand i kvalitetssikring, informering om endringer i lisensregler, implementeringsmøte ved oppstart, og bistand i forbindelse med prosjekter.Kilde: 3. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf, pkt. 3.2 krav 5
• Gjennomføringsevne og kapasitet til å følge opp alle sider av avtalen.Kilde: 3. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf, pkt. 3.2 krav 7
• Rapportering om lisenser, abonnementer, avtaler og kostnader (beskrives/utdypes).Kilde: 3. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf, pkt. 4.1 krav 12
• Informasjonssikkerhet og personopplysningsvern: leverandøren skal ivareta info­sikkerhet iht. anerkjente standarder (f.eks. ISO 27001) og hele leverandørkjeden, samt tidsriktig informere om risiko; det skal inngås databehandleravtale med GDPR-etterlevelse; løsningen må overholde norsk GDPR-krav også ved mulig støtte utenfor EØS.Kilde: 3. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf, pkt. 5.1 krav 20-22
• Databehandler-/kontraktsmessig taushet: rammeavtalen/SSA-R har taushetsplikt; databehandleravtale skal sikre konfidensialitet og etterlevelse ved personopplysninger (inkl. revisjon, sletting/tilbakelevering, bruk av underdatabehandlere).Kilde: 1. SSA-R Generell avtaletekst.pdf (pkt. 5.2 taushetsplikt); 7. Databehandleravtale.docx (konfidensialitet/tidsfrister/underdatabehandlere)
• Vederlag: ved etablering skal det ikke beregnes transaksjonskostnader (omstillingskostnader); leverandør skal fylle ut alle kostnader og priser i prisskjema.Kilde: 3. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf, pkt. 6 krav 23-24

• Konkurransegrunnlaget viser vedståelsesfrist (01.12.2026), men eksakte krav i bilag 1 utover overskriftsnivået for flere punkt er ikke fullt gjengitt i utdraget (mange konkrete underkrav står, men ikke alle detaljer i denne utgaven).
• SSA-R varighet: SSA-R standardtekst sier 2 år + inntil 2 forlengelser, mens veiledende bilag 4 i dette materialet angir 'varighet på 3 år uten mulighet for forlengelse' – endelig varighet avhenger av korrekt utfylling i bilag 4.
• Rammeavtalen omfatter krav til prising av konsulenttjenester (timepriser) og evalueringsvekt 80/20 i prisskjema, men timepriser er ikke utfylt i materialet (konkret innhold er oppgitt som eksempel/skal-fylles-inn).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 1 krav nr. 2 fremgår bl.a. at ingen lisenser skal fornyes automatisk uten avklaring, og at leverandøren skal varsle skriftlig maks 3 måneder før avtaleutløp/fornyelsestidspunkt og sende bekreftelse senest 14 dager før fornyelse. Hvordan skal oppdragsgiver praktisk forstå/definere «fornyelsestidspunkt» for lisenser med ulike abonnementsperioder (f.eks. måned/år/36 mnd i prisskjemaet), og hvilket datoformat/tidsfristregime forventes i meldings- og bekreftelsesflyten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og operasjonalisere varslings- og bekreftelsesløypen riktig (og unngå avvik) på tvers av ulike abonnementsperioder og produktformer.

   Kilde: Bilag 1, kap. 3.1 Generelle krav, krav nr. 2

2. I bilag 1 krav nr. 3 står det at leverandøren skal tilby portal for bestilling, med krav om at standardprodukter skal være tilgjengelig for Kunde senest 3 virkedager etter innsendt bestilling, og at lisenser utenfor standardprodukter normalt skal leveres/aktiveres innen maks 7 dager, samt at leverandøren skal gi beskjed innen 3 dager ved avvik. Hvilke produktkategorier skal oppdragsgiver anse som «standardprodukter» versus «utenfor standardprodukter» (gjerne med eksempler), og hvem skal klassifisere dette ved bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ukjent grensesnitt mellom «standard» og «utenfor standard» påvirker leveranseklarhet, oppstart/opsjonshåndtering og kostnadsestimat.

   Kilde: Bilag 1, kap. 3.1 Generelle krav, krav nr. 3

3. Bilag 1 krav nr. 4 (E) beskriver et team/ressurser og at all kommunikasjon «er ønskelig» på norsk, samt at det skal legges ved CV-er. Kan oppdragsgiver bekrefte om norskkommunikasjon er et evaluerings-/ønskekrav (ikke avvisningsgrunn), og i så fall hvordan dette vil vektlegges i evalueringen (f.eks. kunnskapsnivå og faktisk praksis)? Videre: Er det et bestemt minstenivå for antall ressurser/kontaktpersoner per lisensområde, eller er det kun oversikten som er viktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet er evalueringskrav og «ønskelig» formulering. Leverandøren trenger å forstå vekting/forventet minimum for å kunne dimensionere team og besvarelsen riktig.

   Kilde: Bilag 1, kap. 3.2 Krav til kompetanse, rådgivning og bistand, krav nr. 4

4. Bilag 1 krav nr. 6 er et minimumskrav (M) om at leverandøren skal kunne tilby bistand og faglig konsultasjon, og at denne tjenesten skal prises separat (jf. prisskjema). Hvordan definerer oppdragsgiver avgrensningen mellom (a) «inngår vederlagsfritt» rådgivning i krav nr. 5 og (b) separat priset rådgivning knyttet til f.eks. lisensrevisjoner i krav nr. 6? Gi gjerne eksempler på leveranser som forventes fakturert under prisskjemaet vs. ikke-fakturert.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avgrensningen påvirker både tilbudspris (timepriser) og risiko for tvister om vederlag/merarbeid.

   Kilde: Bilag 1, kap. 3.2 Krav til kompetanse, rådgivning og bistand, krav nr. 5 og krav nr. 6

5. I bilag 1 krav nr. 11 og 18 fremgår det at leverandøren skal bistå ved fornyelse og optimalisering, varsle om vesentlige endringer i lisensregler/prismodeller/avtalevilkår, og ha rutiner for oppfølging av fornyelser og lisensadministrasjon. Hvilke hendelser anser oppdragsgiver som «vesentlige endringer», og hva er forventet minimum av dokumentasjon/rapportering ved slike hendelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare terskler for «vesentlig» og forventet dokumentasjon påvirker leverandørens prosesser og kostnadsnivå.

   Kilde: Bilag 1, kap. 4.1 Lisenser og lisensforvaltning, krav nr. 11 og 18

6. I bilag 1 kap. 4.2 fremgår det at oppdragsgiver «forbeholder seg retten til å anskaffe disse eller tilsvarende lisenser og tjenester utenfor avtalen dersom dette anses hensiktsmessig» (listen over f.eks. Adobe/Veeam/VMware/Sharegate mfl. er ikke uttømmende). Kan oppdragsgiver presisere omfanget/rammene for når avrop skal gå via rammeavtalen vs. når utenforanskaffelse kan brukes (f.eks. terskel for verdi, hastebehov, eller dersom leverandør ikke kan levere innen gitte SLA)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere kommersiell risiko og planlegge kapasitet og påslagsmodell ut fra sannsynlig andel som faktisk kjøpes via avtalen.

   Kilde: Bilag 1, kap. 4.2 Krav til andre programvarelisenser, krav nr. 17 (inkl. omtalen av «ikke uttømmende» og forbehold)

7. I bilag 1 krav nr. 20 om informasjonssikkerhet og at kunden skal kunne påse etterlevelse «gjennom revisjoner», samt SSA-R punkt 5.2 om taushet. Hvilken revisjonsfrekvens og revisjonsmetode forventer oppdragsgiver for denne rammeavtalen (f.eks. årlig, hendelsesdrevet, dokumentasjon vs. on-site), og hvilke typiske avvik/konsekvenser vil utløse eventuelle misligholdssanksjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå faktisk revisjonsbelastning og risikobilde for å dimensjonere compliance-arbeid og unngå uventet misligholdsrisiko.

   Kilde: Bilag 1, kap. 5.1 Informasjonssikkerhets- og personopplysningsvern, krav nr. 20

8. Varighet: SSA-R standardtekst (SSA-R 2015) legger opp til 2 år + inntil 2 forlengelser, mens veiledende bilag 4 oppgir «Rammeavtalen har en varighet på 3 år uten mulighet for forlengelse». Kan oppdragsgiver bekrefte endelig varighet og oppstart (ikrafttredelse 01.11.2026 framgår av SSA-R-forsideutkast), samt om det er noen avvik for fornyelser/oppsigelsesfrister i bilag 4 utover standardteksten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uforenlig varighetslogikk påvirker time-/beredskapskostnader, bemanning/kapasitetsplan og prising over avtaleperioden.

   Kilde: SSA-R (Rammeavtale), pkt. 1.3 Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse; samt Veiledende bilag 4 Administrative bestemmelser (varighet 3 år uten mulighet for forlengelse)

9. Prisskjema: I «Lisenser og vedlikehold» står det at leverandøren er innforstått med at volum er veiledende, men forplikter seg til oppgitt pris uansett faktisk volum, og at det vil bli endringer ved Microsoft-avtale-fornyelse 31.12.2026. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan pris- og påslagsmekanismen skal håndtere «endringer» ved fornyelse 31.12.2026 (f.eks. om nytt påslag gjelder fra dato, om det er indeksregulering, eller om endringer reflekteres i ny prisregning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig mekanisme ved 31.12.2026 kan leverandøren få uforutsigbar prispåvirkning/risiko i en stor del av avtaleperioden.

   Kilde: Bilag 5 Prisskjema (ark: Lisenser og vedlikehold) – avsnittene om veiledende volum og endringer ved Microsoft-avtale fornyelse 31.12.2026

10. Tilbudets innhold: I konkurransegrunnlaget punkt 7.2 fremgår at tilbudet skal bestå av signert tilbudsbrev, ESPD, dokumentasjon for evaluering (bilag 1 krav merket K), utfylt bilag 2 kravskjema, og «leverandørens løsningsspesifikasjon». Kan oppdragsgiver bekrefte hvor i dokumentstrukturen «leverandørens løsningsspesifikasjon» konkret skal leveres (hvilket bilag/vedlegg), og om det finnes en mal for strukturen/omfanget som skal følges?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvor og hvordan løsningsspesifikasjonen skal dokumenteres for å tilfredsstille evaluering og minimere risiko for avvik/utelatelser.

    Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 Tilbudets utforming