Kantine- og renholdstjenester for Folketrygdfondet

Anskaffelsen gjelder kantine- og renholdstjenester for Folketrygdfondet (én samlet leverandør). Kontraktsperiode fra 01.02.2027 til 31.12.2028, med opsjon på to ettårige forlengelser (1+1 år). Renholdet skal dekke nærmere angitt daglig/ukentlig/månedlig og årlig hovedrengjøring, samt bestillingsrenhold ved behov. Kantinen skal være åpen 11:00–13:00 (lunsj) med oppgaver for mattilberedning/sering, rydding/oppvask og varehåndtering, samt kaffedrikk/el. daglige påfyll.

• Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiavgiftsinnbetaling.

  Dokumentasjon: Skatteattest og merverdiavgiftsattest (ikke eldre enn 6 måneder). Norske leverandører som ikke er mva-pliktige: bekreftelse fra skattemyndighetene. Utenlandske: tilsvarende attester fra hjemlands myndigheter.

  Kilde: Konk.grunnlag pkt. 4.1
• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister som foreskrevet i etableringslandet.

  Kilde: Konk.grunnlag pkt. 4.2
• Leverandør (eller den som skal utføre renhold) skal være godkjent av Arbeidstilsynet for å drive renholdsvirksomhet i Norge.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver vil kontrollere dette i Arbeidstilsynets register.

  Kilde: Konk.grunnlag pkt. 4.2
• Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget.

  Dokumentasjon: Siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring, samt info om eventuelle nyere forhold av relevans. Alternativt annet dokumentasjon hvis ikke mulig av gyldig grunn og oppdragsgiver aksepterer.

  Kilde: Konk.grunnlag pkt. 4.3
• Leverandøren skal oppfylle krav til lønns- og arbeidsvilkår, menneskerettigheter og åpenhetsloven (inkl. etterlevelse hos underleverandører).

  Dokumentasjon: Ved forespørsel: dokumentasjon på hvordan krav etterleves i egen virksomhet og hos relevante underleverandører (viser til vedlegg 3).

  Kilde: Konk.grunnlag pkt. 4.4

• Tilbud må leveres i Mercell sitt elektroniske KGV (ikke e-post/post).Kilde: Konk.grunnlag pkt. 6.1
• Tilbudet skal inneholde tilbudsbrev (datert og signert av fullmaktshaver) med kontaktperson og opplysninger (telefon/e-post).Kilde: Konk.grunnlag pkt. 6.1
• Eventuelle forbehold og avvik skal fremgå klart av tilbudsbrevet med henvisning til punkt i tilbudet.Kilde: Konk.grunnlag pkt. 6.1-6.2
• Utfylt ESPD-skjema.Kilde: Konk.grunnlag pkt. 3.1 og 6.1
• Beskrivelse og dokumentasjon for å kunne evaluere tildelingskriteriene (kvalitet, kompetanse/bemanning, pris).Kilde: Konk.grunnlag pkt. 6.1 og pkt. 5.2
• Dokumentasjon for oppfyllelse av krav til ytelsen og tildelingskriteriene (jf. punkt 5).Kilde: Konk.grunnlag pkt. 6.1 og pkt. 5
• Utfylt vedlegg 1 prisskjema kantine- og renholdstjenester.Kilde: Konk.grunnlag pkt. 6.1
• Sladdet versjon av tilbudet i PDF-format (forretningshemmeligheter).Kilde: Konk.grunnlag pkt. 2.2 og pkt. 6.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

02.11.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandør skal levere både renholds- og kantinetjenester samlet; én leverandør (ikke deltilbud).Kilde: Konk.grunnlag pkt. 1.2 og 5.1
• Underleverandører: leverandøren har fullt ansvar for at underleverandører oppfyller krav (kvalitet/miljø/etikk), og skal skriftlig bekrefte etterlevelse.Kilde: Konk.grunnlag pkt. 5.1
• Personell som utfører daglig arbeid hos Folketrygdfondet skal kunne kommunisere godt på norsk (muntlig og skriftlig).Kilde: Konk.grunnlag pkt. 5.1
• Renhold: utføres etter kl. 17.00 og før kl. 08.00; angitte frekvenser for støvsuging, mopping/vasking, inventar-, toalett- og bestillingsrenhold (hovedrengjøring årlig; ellers ved behov).Kilde: Konk.grunnlag pkt. 5.1.1
• Kantine: åpen 11:00–13:00; oppgaver omfatter mattilberedning/servering, rydding/oppvask, varehåndtering, avfalls-/gulv-/overflaterengjøring og daglig kaffe-/drikke-tilsyn; tilrettelegging for allergier/intoleranser.Kilde: Konk.grunnlag pkt. 5.1.2
• Klima og miljø: minstekrav til Svanemerking/tell. for rengjøringsmidler, dokumenterte rutiner for måling/følge opp og redusere matsvinn, kildesortering av avfall, samt årlig rapportering av estimert matsvinn og tiltak.Kilde: Konk.grunnlag pkt. 5.1.3
• Kvalitetssikring: leverandør skal ha tilfredsstillende kvalitetssikringssystem og dokumentere på forespørsel; kunden har rett til revisjon og kan kreve korrigerende tiltak.Kilde: Vedlegg 3 pkt. 5 (Kvalitetssikring)
• HMS: leverandør skal oppfylle alle lovpålagte HMS-krav og kundens særlige HMS-krav; informere personell og sikre etterlevelse.Kilde: Vedlegg 3 pkt. 6 (Helse, miljø og sikkerhet)
• Krav til personell/utskifting av nøkkelpersonell: utskifting godkjennes av kunden; opplæring av nytt personell bekostes av leverandør.Kilde: Vedlegg 3 pkt. 2 (Leverandørs generelle plikter) og pkt. 9
• Dokumentasjon/instrukser mv. er en integrert del av tjenesten; mangelfull dokumentasjon gir mangelansvar.Kilde: Vedlegg 3 pkt. 7
• Endringer i tjenesten: endringsordre kreves før iverksettelse; vederlag i samsvar med enhetspriser/prisnivå.Kilde: Vedlegg 3 pkt. 8
• Betaling: fakturering med bakgrunn i dokumenterte utførte tjenester; betaling innen 30 dager etter korrekt faktura.Kilde: Vedlegg 3 pkt. 14

• Dokumentteksten inneholder ikke konkrete detaljer om hvordan «pris» beregnes i evaluering utover at prisskjema fylles ut (vedlegg 1 har ikke evaluasjonsformel i utdraget).
• Kvalifikasjonskravenes detaljer om ESPD-nasjonale avvisningsgrunner er omtalt, men konkrete leverandørdokumenter utover skatteattest/firmaattest/regnskap ikke oppgitt.
• Det fremgår minstekrav for miljø, men ingen ytterligere mål/oppfølgingsmåter utover årlig rapportering av matsvinn.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 1 Prisskjema kantine- og renholdstjenester står «Daglig/ukentlig/månedlig renhold iht. konkurransegrunnlag pkt. 5.1» med pris «Pr. mnd». Kan oppdragsgiver bekrefte at denne månedsprisen skal inkludere alt daglig/ukentlig/månedlig renhold beskrevet i pkt. 5.1.1 (inkl. avfallskurver, kjøkkenbenker, oppvaskmaskiner, avflekking 2 ganger/uke, støvtørking planter månedlig, bordflater månedlig og toalettpunktene), og at det ikke i tillegg skal prises som «Tilleggsarbeider renholder»/time?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise riktig ved å avklare hvilke aktiviteter som ligger i månedsprisen vs. timesats/tilleggsarbeider, ellers kan tilbudet bli feil priset.

   Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema; konkurransegrunnlag pkt. 5.1.1 og 5.1.2

2. Vedlegg 1 «Tilleggsarbeider renholder» oppgir at evaluert pris legger til grunn 10 timer per år (estim at evalueringsformål, ingen kjøpsforpliktelse). Kan oppdragsgiver presisere hvilke typer arbeid som typisk vil bli bestilt som «tilleggsarbeider» versus hva som ligger i «Årlig renhold – hovedrengjøring» og «Bestillingsrenhold» (år/ved behov), slik at leverandøren kan dimensjonere timesatsen og forutsi kostnadsrisiko?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise timesats riktig og forstå kontraktsmessig risiko trenger leverandøren et tydelig skille mellom faste/planlagte oppgaver og bestillings-/tilleggsarbeid.

   Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema; konkurransegrunnlag pkt. 5.1.1

3. I konkurransegrunnlag pkt. 5.1.2 «Kantinetjenester» beskrives bl.a. åpningstid 11:00–13:00, forventet 30–40 bespisende, servering/etterfylling, rydding/oppvask, kaffemaskin-ettersyn og kullsyrevann. Prisskjema har «Kantinetjeneste pr. mnd 5 timer per dag» samt «Estimert varekostnad pr. dag per ansatt». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke kostnadselementer som skal ligge i «kantinetjeneste» (arbeidstimer/utførelse) versus hvilke som skal ligge i «varekostnad» (råvarer inkl. pålegg/salatbar/drikke/engangsemballasje dersom relevant)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mye av tilbudets korrekthet avhenger av kostnadsallokering mellom time-/tjenestedel og varekostnad.

   Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema; konkurransegrunnlag pkt. 5.1.2

4. I prisskjema står «Estimert varekostnad pr. dag per ansatt». Konkurransegrunnlaget oppgir «vi anslår at det daglig vil være ca. 30-40 bespisende». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken nøyaktig beregningsfaktor som skal brukes i utfylling av varekostnad (antall ansatte/bespisende og antall dager i måneden), og om det skal tas utgangspunkt i 30, 40 eller et bestemt antall for evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i forutsetninger (antall bespisende og antall dager) kan gi store utslag i evaluert pris og risiko for feilprising.

   Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema; konkurransegrunnlag pkt. 5.1.2

5. Konkurransegrunnlagets tildelingskriterium for «Pris» sier at pris vil bli beregnet basert på opplysninger i utfylt prisskjema, men det gis ingen nærmere formel i utdraget. Kan oppdragsgiver utdype evalueringsmetoden for pris (f.eks. hvordan månedspriser, kvm-pris for årlig renhold og timepris for tilleggsarbeider med «10 timer per år» slås sammen, og hvordan kantine «5 timer per dag» og varekostnad evalueres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå evalueringsberegningen for å optimalisere tilbudet og sikre at priskomponentene vektes riktig.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 Tildelingskriteriene; Vedlegg 1 Prisskjema

6. I konkurransegrunnlag pkt. 5.2 «Kvalitet på tjenesteleveransen» og «Kompetanse og bemanning» står at leverandøren skal beskrive gjennomføringsmodell, estimert tidsbruk for hver av tjenestene, kvalitetskontroll/rapportering, avvikshåndtering, forslag til kantinemenyer og oppfølging av renhold. Kan oppdragsgiver presisere om det er et bestemt omfang/strukturkrav (maks antall sider, mal eller disposisjon) og om «estimert tidsbruk» skal angi antall timer per dag/uke/mnd for hver aktivitet (særlig for renhold etter kl.17–før 08), eller om det holder med en kvalitativ beskrivelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forutsigbarhet om dokumentasjonsnivå og format påvirker tilbudskvaliteten og ressursbruken før frist.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 Tildelingskriteriene

7. I konkurransegrunnlag pkt. 5.1.1 «Daglig renhold» står at «Flatene som skal tørkes må være ryddet av Folketrygdfondet i forkant». Kan oppdragsgiver avklare hvordan dette håndteres i praksis (f.eks. forventet responstid/varsling hvis flatene ikke er ryddet) og om manglende klargjøring gir leverandøren grunnlag for justering/endringsordre eller hvordan avvik skal registreres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens planlegging og risiko ved avvik fra forutsetninger for utførelse.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1.1 Inventarrenhold (avflekking/hylletopper mv.)

8. I generelle vilkår (vedlegg 3) pkt. 4 «Avbestilling» og pkt. 8 «Endringer» fremgår det at kunden kan avbestille med umiddelbar virkning og at vederlag/utgifter betales for utført del og dokumenterte nødvendige utgifter. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette praktiseres for kantinen, der «varekostnad» og daglig drift er tett koblet til volum? F.eks.: Vil oppdragsgiver ved avbestilling betale for innkjøp/varer/beredskap som bestilles inn, og hvilke dokumentasjonskrav gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger klarhet i økonomisk risiko knyttet til avbestilling/endringer for en driftstjeneste med varekostnader.

   Kilde: Vedlegg 3 Generelle vilkår pkt. 4 og 8

9. Kontraktsperiode og opsjon: Konkurransegrunnlag pkt. 1.3 og vedlegg 3 pkt. 20 sier kontrakt 01.02.27–31.12.2028 med opsjon 1+1 år «med de samme betingelser». Kan oppdragsgiver bekrefte at opsjonsperioden viderefører samme prisskjema/enhetspriser med den prisreguleringen som eventuelt er angitt i kontraktens «Prisregulering» (vedlegg 1), og at det ikke forventes reforhandling av faste ledd utover den avtalte prisreguleringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsmekanismen påvirker leverandørens prissetting og risiko for endringer i kostnadsgrunnlag.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.3 og Vedlegg 1 Prisskjema «Prisregulering»; Vedlegg 3 pkt. 20

10. Personell og språkkrav: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1.2 sier at personell som utfører daglig arbeid hos Folketrygdfondet skal kunne kommunisere godt på norsk. Kan oppdragsgiver presisere om samme språknivå også gjelder for renholdspersonell generelt (ikke bare kantine), og hva som forventes som «godt» (f.eks. muntlig/skriftlig nivå) ved vurdering og i eventuelle avvik?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre korrekt kompetanse- og bemanningsplan for hele leveransen og vite hva oppdragsgiver faktisk vurderer ved språk.

    Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (avsnitt om språkkrav og personell)