Long-term preventive service agreement for the two steam turbines at BIR Waste incineration plant in Rådal

Langtids forebyggende serviceavtale for to dampturbiner/generatorenheter ved BIR avfalls-/energianlegg i Rådal/Bergen. Inkluderer planlagte inspeksjoner, mindre og større overhalinger, korrektivt arbeid utenfor forebyggende scope (etter bestilling), teknisk support/helpdesk, fjernstøtte via kontrollsystem/SCADA, nødberedskap med kort responstid, reservedeler- og verktøystøtte samt dokumentasjon/rapporter. Kontraktsramme basert på Orgalim M17 og Orgalim R17 (kun ved særskilt reparasjonsordre utenfor avtalt scope).

• Leverandøren skal være et juridisk etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norsk: firmaattest (registreringsbevis). Utenlandsk: registreringsattester i profesjon-/handelsregister som foreskrevet i hjemlandet.

  Kilde: TENDER CONDITIONS, pkt. 4.1 Organisatorisk og juridisk stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet; som minimum kredittverdig uten krav til sikkerhet. Kredittvurdering med vesentlige forbehold/merknader kan gi avvisning.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på seneste tilgjengelige årsregnskap, fra godkjent kredittvurderingsbyrå. I tillegg: skatte- og mva-sertifikater som ikke skal vise vesentlige utestående forpliktelser/etterslep (med mindre forklart). Kan alternativt leveres annen egnet dokumentasjon ved saklig grunn for manglende dokument.

  Kilde: TENDER CONDITIONS, pkt. 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren skal ha relevant erfaring med service/vedlikehold/inspeksjon/automatisering og reparasjon av dampturbiner (høytrykksturbin) og generatorer. Erfaringen skal være fra turbiner/generatorer med sammenlignbar eller høyere kapasitet, kompleksitet og driftsmiljø.

  Dokumentasjon: Oppgi to (2) referanseprosjekter fra siste fem (5) år (ferdige eller pågående). For hvert prosjekt: oppdragsgiver, beskrivelse av tjenester, kontraktsperiode, installert kapasitet og type turbin/generator, og resultater. For pågående: status og omfang til dato. Referansebeskrivelser maks 3 A4-sider totalt per prosjekt (font 12). Ved støtte fra underleverandør/annen: identifiser enhet og hvilke deler de bidrar med, samt vedlegg Letter of Commitment.

  Kilde: TENDER CONDITIONS, pkt. 4.3 Teknisk og faglig kapasitet
• Leverandøren skal ha tilfredsstillende miljøstyringssystem som beskriver hvordan relevante miljøaspekter identifiseres, håndteres og følges opp.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøstyringssystem (ikke krav om sertifisering, men systemet må være hensiktsmessig og proporsjonalt). Alternativt kan sertifikater fra uavhengige organer for anerkjent miljøstyringssystem/standard legges ved; da kreves ikke egen separat beskrivelse.

  Kilde: TENDER CONDITIONS, pkt. 4.4 Kvalitet og miljøstyring
• Leverandøren skal ha tilfredsstillende kvalitetstyringssystem for å sikre og ivareta kvalitet på tjenester og drift.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetstyringssystem (ikke krav om sertifisering, men systemet må være hensiktsmessig og proporsjonalt). Alternativt kan sertifikater fra uavhengige organer for anerkjent kvalitetstyringssystem/standard legges ved; da kreves ikke egen separat beskrivelse.

  Kilde: TENDER CONDITIONS, pkt. 4.4 Kvalitet og miljøstyring

• NDA (signert og returnert) for å få tilgang til sensitive dokumenter i anskaffelsen.Kilde: TENDER CONDITIONS, pkt. 1.6/"PUBLICATION OF THE PROCUREMENT" (tilgang til sensitive dokumenter)
• ESPD: leverandøren skal levere ESPD via portalen som dokumentasjon for etterlevelse av kvalifikasjonskrav og at ingen eksklusjonsgrunner foreligger (del IV, avsnitt A).Kilde: TENDER CONDITIONS, pkt. 3 ESPD (særlig 3.2/3.4 og 4 overordnet kvalifikasjon gjennom ESPD)
• ESPD-tillegg: svar på punkt 5.3 (del av tenderen) skal være med og innleveres innen frist.Kilde: TENDER CONDITIONS, pkt. 4 Kvalifikasjonskrav (avsnitt om ESPD og at response to Section 5.3 inngår i Tender)
• Tender skal bestå av: Tender letter, svar på kontraktens krav (4.3), utfylt prisskjema (Pricing Schedule) og svar på tildelingskriterier.Kilde: TENDER CONDITIONS, pkt. 5.1 Preparation and submission of the Tender
• Eventuelle forbehold/avvik skal oppgis i Tender Letter, klart og spesifikt, inkl. innvirkning på pris/kvalitet/kvantitet/leveringsevne.Kilde: TENDER CONDITIONS, pkt. 5.2 Reservations, deviations and clarifications
• Når leverandøren støtter seg på kapasitet/erfaring fra underleverandør/støtteforetak for tekniske/faglige krav: Letter of Commitment fra relevant enhet skal vedlegges tenderen.Kilde: TENDER CONDITIONS, pkt. 4.3 Teknisk og faglig kapasitet (krav om Letter of Commitment)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsstart: [date] og varighet 8 år. Kunde har ensidig opsjon om forlengelse inntil ytterligere 8 år. Varsel om opsjonsutøvelse senest 12 mnd før utløp. Ingen automatisk fornyelse for entreprenør.Kilde: Contract.docx, kap. Replacement of Clause 40 (Kontraktens varighet/opsjon)
• Tjenestescope: forebyggende og korrektivt vedlikehold, teknisk support, inspeksjoner, overhalinger, reservedelsstøtte og tilknyttede tjenester i henhold til Technical Specification og kontraktsdokumenter. Utførelse i tråd med lover/regler og Good Industry Practice.Kilde: Contract.docx, kap. 7.1 Scope of Services samt Contract.docx "Scope of the Contract and Commercial Conditions"
• Endringsprosedyre: endringer skal avtales skriftlig og signeres før de iverksettes. Ingen vederlags-/tids-/kostjustering uten kundens skriftlige godkjenning.Kilde: Contract.docx, kap. "CHANGES TO THE CONTRACT"
• Fjernaksess/cybersikkerhet: fjernaksess kun etter kundens skriftlige godkjenning; skal rutes eksklusivt via BIRs VPN; autentisering via SSO med SAML og MFA; ingen sky-reléer/gateways tillatt uten godkjenning. Tilganger begrenses (som hovedregel read-only); logging og audit trail kreves; varsling ved cyberhendelser. Fjernaksess kan suspenderes/tilbakekalles av kunden.Kilde: Contract.docx, kap. 8.7 Cyber security and Remote Access + Technical specification pkt. 2.6 Remote Access and Cyber Security Requirements
• Arbeidstaker-/lønns- og arbeidsvilkår: skal minst oppfylle relevante obligatoriske tariffbestemmelser/kollektivavtale. Lønn skal utbetales via bank/autoriserte betalingsinstitusjoner. Dokumentasjon/audit ved forespørsel. Brudd kan gi mislighold og sanksjoner.Kilde: Contract.docx, kap. 8.2 Pay and Working Conditions + dokumentert compliance/audit-deler
• Menneskerettigheter og ansvarlig næringsliv (Åpenhetsloven): due diligence, forebygging/tiltak/rapportering gjennom kjede. Plikt til å påse tilsvarende for underleverandører. Vesentlig/repetert brudd kan gi kontraktsoppsigelse.Kilde: Contract.docx, kap. 8.3 Human Rights and Responsible Business Conduct
• StartBANK (kun norske selskaper): medlemskap senest 2 måneder etter kontraktsildeling, opprettholdelse gjennom kontrakt, inkl. SKAV fullmakt.Kilde: Contract.docx, kap. 8.4 StartBANK (Only for Norwegian companies)
• Forsikring: entreprenør skal ha passende ansvarsforsikringer (bl.a. produkt-/ansvar) med min. NOK 25 mill per krav/år. Skal kunne dokumenteres innen 14 dager ved forespørsel. Manglende vedlikehold = vesentlig mislighold.Kilde: Contract.docx, kap. 8.12 Insurance
• Sikkerhet, kvalitet og dokumentasjon: tjenester skal utføres profesjonelt i tråd med Good Industry Practice, teknisk spesifikasjon og kontrakt; kvalitetssikring/traceability. Ved avvik skal entreprenør rette på eget kostnadsgrunnlag.Kilde: Contract.docx, kap. 8.14 Warranty and Quality of Services + kap. 8.15 Sanctions (retting/liquidated damages)

• Dokumentutdraget inneholder ikke konkrete numeriske innleveringsfrister for selve tenderinnleveringen i detalj per leveransepunkt (kun nøkkel-datoer på overordnet nivå).
• Ingen konkrete kvalifikasjonskrav knyttet til antall/krav til formell kompetanse (sertifiseringer) er eksplisitt spesifisert i utsnittet utover generell formulering om kvalifiserte personell.
• Tekst for enkelte kontraktsfelter er placeholders (f.eks. [Company name], [date], og pris-/tabellinnhold er ikke fullt gjengitt), som begrenser presis uthenting av eksakte satser/forutsetninger.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For begge linjer: Kan dere bekrefte hvordan «mobilisering innen 72 timer» skal forstås i praksis – gjelder dette kun oppmøte av personell, eller også at leverandøren har deler/verktøy og er klar til å starte tiltak umiddelbart? Hvilke kostnader og konsekvenser skal dere legge til grunn dersom full oppstart ikke kan skje innen 72 timer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens bemanning, logistikk, beredskapsoppsett og prising (særlig hotline/stand-by og ekstraarbeid).

   Kilde: Technical specification.docx – Helpdesk, Remote Support and Rapid Deployment of Personnel

2. Remote access/cyber: Kan dere beskrive hvilken prosess dere følger for å gi «BIRs prior written approval» til remote access (inkl. forventet behandlingstid, hvilke krav som må være oppfylt, og om dere har standardoppsett som leverandør må følge)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: I konkurranse og kontrakt er remote access strengt styrt. Behandlingstid og praktisk prosess er avgjørende for å sikre at leverandøren kan levere «remote troubleshooting» og overholde responstider.

   Kilde: Technical specification.docx – Remote Access and Cyber Security Requirements (inkl. 2.6.1) samt Contract.docx – Cyber security and Remote Access

3. For fjernsupport: Er read-only begrensningen alltid gjeldende, eller finnes det scenarioer der dere på forhånd åpner for begrensede skrive-/endringshandlinger (f.eks. endring av parameter/konfigurasjon) uten at endringen regnes som «software modifications/parameter changes»? Hvordan skal leverandøren håndtere behov som oppstår under feilsøking?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig avgrensning mot kontrollsystem-endringer reduserer risiko og påvirker leverandørens metodikk og kostnader.

   Kilde: Technical specification.docx – Access Rights and Control System Responsibilities (2.6.2) samt Contract.docx – Cyber security and Remote Access

4. Reservedeler/spares: Kan dere spesifisere kravene til leverandørens «recommend spare parts stock and planning with unit prices» – forventes det at leverandør leverer konkrete beholdningsnivåer (kapitalspares) per komponent, og hvordan skal enhetsprisene settes (ved avtalt prisliste, fast rabatt/markup, eller annen metode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det står at leverandøren skal anbefale spares, men prissetting og omfang må avklares for korrekt tilbudsprising og for å unngå uventet finansiell risiko.

   Kilde: Technical specification.docx – Spare parts

5. Spare parts dokumentformat: Hvilket Excel-format (kolonner/struktur) ønsker dere til «simple import of data to BIR maintenance system», og finnes det en mal som kan deles etter signert NDA?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Formatkravet kan påvirke ressursbruk og kostnad (forberedelse/implementasjon) samt risiko for omlevering og forsinkelser etter oppstart.

   Kilde: Technical specification.docx – Spare parts

6. Aktivitets-/vedlikeholdsplan: I scope står at leverandøren skal etablere og vedlikeholde en «long-term maintenance plan» og løpende oppdatere. Kan dere bekrefte hvilken leveranseform dere forventer (f.eks. årlig plan, kvartalsvis oppdatering) og om det er krav til detaljeringsnivå og milepæler for hver linje (Line 1/Line 2)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringskriteriet vektlegger vedlikeholdsmetodikk, og leverandøren må forstå hva som forventes for å kunne prise og levere robust planlegging.

   Kilde: Technical specification.docx – Scope of work samt Helpdesk/Remote Support (continuous review and update) og Tender conditions – Award criteria (Service Delivery and Maintenance Methodology)

7. Rapportering: Kan dere presisere hva som menes med «Pictures for illustration, specifically for identifying necessary maintenance actions» – forventer dere foto før/under/etter for alle oppgaver, eller kun ved utvalgte funn? Er det spesifikke krav til språk/innhold utover at rapportene skal være på norsk og elektronisk format?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapportomfang påvirker timebruk og planlegging, og må harmoniseres med leverandørens tilbudsmetodikk.

   Kilde: Technical specification.docx – Reports

8. Tillegg-/ekstraarbeid og prissetting: Pricing Schedule skiller mellom «Minor overhaul (EUR)», «Major overhaul (EUR)», «Major overhaul without opening turbine (EUR)», «Inspection (EUR)» og hotline/stand-by. Kan dere bekrefte hvordan dere skiller mellom «Minor overhaul» vs «Inspection» i faktiske oppdrag (inkl. når dere eventuelt kan be om elementer som ligner, men prissettes ulikt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart grensesnitt mellom aktivitetstyper kan gi feilforutsetninger i prising og potensielle avvik i etterfølgende ordre/krav om godkjenning.

   Kilde: Technical specification.docx – Inspection / Minor overhaul / Major overhaul samt Pricing Schedule-arkene (Line 1/Line 2)

9. Orgalim M17 endringer: Kan dere bekrefte om «Customer may grant a reasonable additional period» ved forsinkelser gjelder også ved feil/manglende mobilisering der leverandør mener forholdet ikke er leverandørens ansvar? Hvordan skal dette tolkes opp mot «recovery plan at no additional cost» dersom forsinkelsen kan tilskrives leverandøren?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens risikobilde for responstid, forsinkelser og eventuelle kostnader ved avbøtende tiltak.

   Kilde: Contract.docx – Amendments to M17 clauses (Replacement of Clause 23) og Changes to the Contract / Delay notifications

10. Avtaletid/opsjon og pris-/justeringsmekanisme: Kan dere bekrefte at prisjustering kun skjer etter mekanismene i Contract (CPI/SSB og årlig justering i november, første gang november 2028), og at leverandøren ikke forventes å indeksregulere andre elementer enn de som eksplisitt fremgår (f.eks. mark-up på reservedeler holdes fast)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Plikt til å prise riktig indeksgrunnlag er sentralt for kostnadsberegning over 8+8 år og for å unngå feil i tilbudets totalpris.

    Kilde: Contract.docx – Price Adjustments (inkl. fixed service fees, hourly rates og fast mark-up on spare parts) samt Clause 40 (contract term and extension)