Rådgivningstjenester AV-utstyr

Sikt inviterer til åpen anbudskonkurranse for uavhengige rådgivningstjenester innen AV-utstyr og videoproduksjonsløsninger for universitets- og høyskolesektoren samt Sikts øvrige kunder. Rådgivningen omfatter bl.a. kartlegging, planlegging, prosjektledelse, kravspesifisering, evaluering, leveranseoppfølging og generell rådgivning. Leverandør må være uavhengig av AV-utstyrsleverandører/produsenter (ingen tilbud fra leverandører med kontrakt med Sikt på AV-utstyr/tilhørende tjenester). Det inngås rammeavtale med 1–2 leverandører, med preferert leverandør ved avrop under terskel 0,5 MNOK eks. mva (ellers minikonkurranse).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten der leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) / dokumentasjon på registrering i tilsvarende register (utenlandske selskaper). Tilbudsvedlegg 1.1.

  Kilde: Pkt. 4.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Årsregnskap for siste to år inkl. balanse. Tilbudsvedlegg 1.2.

  Kilde: Pkt. 4.1 Økonomisk og finansiell stilling
• ESPD som foreløpig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner (nasjonale avvisningsgrunner gjelder).

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema vedlagt og levert sammen med tilbudet. Innstilt leverandør må senere dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

  Kilde: Pkt. 3 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
• Underleverandører: Leverandøren kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for økonomisk/finansiell stilling og tekniske/faglige kvalifikasjoner, forutsatt at ressursene rådes over og at nødvendige forpliktelser dokumenteres.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (for eksempel) samt egne ESPD for aktuelle underleverandører.

  Kilde: Pkt. 4.2 Underleverandører

• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (EU Supply).Kilde: Pkt. 6. Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal utarbeides i henhold til oppgitt disposisjon og leveres i sin helhet innen tilbudsfrist. Avvik/innsendingsmåte kan medføre avvisning (e-post/lignende).Kilde: Pkt. 6.1-6.2 Tilbudets utforming / innlevering
• Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant (mal vedlagt).Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming (disposisjon, del 1)
• Svar på kravspesifikasjon, inkludert utfylt pristabell.Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming (disposisjon, del 2)
• ESPD må leveres sammen med tilbudet.Kilde: Pkt. 3.2 Generelt om ESPD
• Kvalifikasjonsdokumentasjon (firmaattest og relevante regnskapsdata) samt ESPD.Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming (disposisjon, del 3) og Pkt. 4.1
• Forpliktelseserklæring skal leveres dersom tilbyder støtter seg på kapasiteten til annen virksomhet; underleverandører skal levere separate egenerklæringer.Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming (disposisjon, del 4); mal for forpliktelseserklæring
• Priser: timepriser eks. mva i pristabell for konsulentkategoriene (Ekspert, Senior, Konsulent, Junior).Kilde: Tildelingskriterium pris (Pkt. 5) + Svarskjema
• Svarskjema for minimumskrav (JA/NEI) og beskrivelser iht. kravspesifikasjon/tildelingskriterier (kvalitet) samt 3 relevante kundereferanser.Kilde: Kravspesifikasjon / Svarskjema (minimumskrav, kvalitet, referanser)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

16.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen skal være basert på Statens Standardavtaler: SSA-R (rammeavtale), SSA-B (bistandsavtale) og SSA-O (oppdragsavtale).Kilde: Kontraktsvilkår (generell beskrivelse)
• Rammeavtalens varighet frem til 22. april 2028, med opsjon på forlengelse 2 år (1+1).Kilde: Kontraktsvilkår / SSA-R (Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse)
• Avrop under 0,5 MNOK eks. mva kan skje mot preferert leverandør uten minikonkurranse; ved avrop som samlet er ≥ 0,5 MNOK eks. mva skal minikonkurranse gjennomføres mellom samtlige leverandører.Kilde: Kontraktsvilkår (preferert leverandør/terskel) og Bilag 2 (prosedyrer for avrop)
• Det er ikke adgang til deltilbud.Kilde: Deltilbud
• Krav om uavhengighet/habilitet: konsulent skal være uavhengig av leverandører av AV-utstyr; leverandører med kontrakt med Sikt på AV-utstyr/tilhørende tjenester kan ikke gi tilbud (gjelder gjennom hele kontraktsperioden).Kilde: Anskaffelsens formål og omfang + Minimumskrav 1-3 i kravspesifikasjon
• Lønns- og arbeidsvilkår: kontrakten vil inneholde krav og dokumentasjon/sanksjoner etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (inkl. dokumentasjonsplikt og dagbot ved brudd i SSA-B/SSA-O).Kilde: Krav til lønns- og arbeidsvilkår (konkurransegrunnlag) og SSA-B/SSA-O (5.4/5.5)
• Skatteattest: valgt leverandør må ved forespørsel levere skatteattest (merverdiavgift og skatt) dersom norsk.Kilde: Skatteattest
• Taushetsplikt og håndtering av konfidensiell informasjon (gjelder også etter avtalens opphør i en viss periode).Kilde: Offentlighet og taushetsplikt (konkurransegrunnlag) samt SSA-R/SSA-B/SSA-O taushetsplikt
• Informasjonssikkerhet/personvern: SSA-O stiller krav om forholdsmessige tiltak for informasjonssikkerhet samt databehandleravtale ved behandling av personopplysninger.Kilde: SSA-O pkt. 7 Informasjonssikkerhet og personvern

• Volumet/verdien er oppgitt som estimat MNOK 0,3–1,3 per år, og det fremgår at volumet er beheftet med usikkerhet.
• Kravspesifikasjon inneholder at det ikke skal vedlegges CV, men SSA-B/SSA-O omtaler CV i bilag 2; konflikt/avklaring kan være nødvendig mellom dokumentene (ikke løst i teksten).
• Konkret avvisningskonsekvens for manglende utfylling av enkelte deler utover ‘vesentlige avvik kan medføre avvisning’ er ikke nærmere spesifisert i utdraget.
• KGV/EU-Supply detaljer for oppsett/format er ikke fullt beskrevet utover at e-post medfører avvisning.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransens avsnitt om minimumskrav (uavhengighet/uavhengighetsvarsling og habilitet) bes det om JA/NEI og at tilbyder «umiddelbart» varsler ved forhold som kan så tvil. Hva legger Oppdragsgiver konkret i begrepet «umiddelbart» (f.eks. innen 24/48 timer, eller «før forholdet påvirker leveransen»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig definisjon av varslingsfristen reduserer risiko for avvisning/avvik ved dokumentasjon og etterlevelse av habilitetskravene.

   Kilde: Kravspesifikasjon – Minimumskrav nr. 2

2. Minimumskrav nr. 3 sier at tilbyder (eller selskap i samme konsern) ikke har kontrakt med Sikt «om levering av AV-utstyr eller tilhørende tjenester» gjennom hele rammeavtaleperioden. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan dette skal forstås for (a) kontrakter som allerede er avsluttet, (b) rene konsulent-/rådgivningsavtaler som ikke inkluderer leveranse av AV-utstyr, og (c) kontrakter utenfor Sikt som likevel involverer Sikt som deltaker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne vurdere egen compliance knyttet til konsern-/avtalehistorikk og scope for hva som regnes som «AV-utstyr eller tilhørende tjenester».

   Kilde: Kravspesifikasjon – Minimumskrav nr. 3

3. I tildelingskriteriet «kvalitet» skal tilbyderen navngi personer og oppgi kompetanse/leveranser, men det står at det «ikke skal vedlegges CV». Samtidig omtaler SSA-B bilag 2 at CV-er skal inngå. Hvilken dokumentasjonspraksis skal leverandøren følge i denne konkurransen: skal CV utelates helt i tilbudet, eller kan CV vedlegges i den grad det er knyttet til bilag 2 (SSA-B) men holdes adskilt fra svarskjemaets krav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid mellom krav om ikke å vedlegge CV og kontraktsmalens omtale kan skape vesentlige formelle feil i tilbudet som kan gi avvisning.

   Kilde: Kravspesifikasjon – innledende forutsetninger («Det skal ikke vedlegges CV») / Kvalitetskriterier i kravspesifikasjon / SSA-B – Bilag 2 «Konsulentens spesifikasjon av bistanden»

4. Konkurransens KGV/innlevering: Oppdragsgiver skriver at tilbud pr. e-post eller lignende medfører avvisning. Kan Oppdragsgiver bekrefte om det er tilstrekkelig å levere selve tilbudsdokumentene i EU-Supply innen frist (inkl. PDF-opplastinger), og at det ikke skal sendes separate e-poster for f.eks. referanser, pristabell eller signerte vedlegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at innleveringsrutinen ikke medfører utilsiktet avvisning på grunn av format/kanal.

   Kilde: Konkurranseregler – «INNLEVERING AV TILBUD» og «Tilbud pr. e-post… avvisning»

5. Tildelingskriteriet pris sier at timeprisene skal være «minimum så gode som oppgitte priser i pristabell, justert for konsumprisindeks». Hvordan vil Oppdragsgiver kontrollere/avvikle dette i praksis ved avrop: skal avrop bygges på tilbyderens oppdaterte timepriser etter indeks, eller vil det være slik at oppgitte pristabell-priser er «gulv» selv etter indeksjustering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet i hvordan «minimum så gode som» praktiseres er nødvendig for å prise og kalkulere forventede avropskostnader.

   Kilde: Bilag 2 til rammeavtale – «Pris»-regler i avropskonkurranser (terskel/kontroll) / punkt om indeksjustering

6. Rammeavtalen skal gi adgang til avrop uten minikonkurranse for beløp under 0,5 MNOK ekskl. mva. Oppdragsgiver beskriver at verdien ved terskelvurdering skal være «samlet og reelt forventet behov» og beregnes samlet ved sammenhengende behov/tilsynelatende separate avrop. Kan Oppdragsgiver presisere hvordan «samme eller sammenhengende økonomiske og tekniske behov» skal vurderes (f.eks. per rettighetshaver, per fagområde, per prosjekt, eller per periode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Terskelreglene påvirker konkurransen i markedet og leverandørens risiko/prising knyttet til sannsynlig minikonkurranse.

   Kilde: Konkurranseregler – «Kontraktsvilkår» / avsnittet om preferert leverandør og 0,5 MNOK

7. I kravspesifikasjonen evalueres navngitte personer, og det gis ønsket svarlengde med mulig trekk hvis besvarelser går vesentlig over. Hva vil Oppdragsgiver vektlegge når besvarelsen går noe over ønsket lengde: vil det automatisk gi trekk, eller gjøres det en skjønnsmessig vurdering basert på informasjonsverdi og lesbarhet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvor «grensen» går for å optimalisere innhold og redusere risiko for poengtap.

   Kilde: Kravspesifikasjon – innledende om ønsket maksimal lengde og mulige trekk

8. Kvalitetskravene ber om «kjennskap til Sikts beste praksis-fagspesifikasjoner for AV-utstyr (TFS 116/119) samt krav til universell utforming». Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke deler av disse fagspesifikasjonene som er mest relevante for evalueringen (f.eks. planlegging/kravspesifikasjon, tekniske krav, dokumentasjonskrav, test/akseptanse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdyping av evalueringsrelevans gjør at leverandøren kan gi mer treffsikre beskrivelser uten å gjette evalueringsfokus.

   Kilde: Kravspesifikasjon – Tildelingskriterium kvalitet, spørsmål 6

9. Bilag SSA-O/SSA-B: Det står at kunden kan avbestille med 30 dagers varsel og at kunden skal betale bl.a. et avbestillingsgebyr (SSA-O) på 4 % av avtalt vederlag for hele oppdraget. Kan Oppdragsgiver bekrefte om dette avbestillingsgebyret (4 %) skal gjelde også i avropene under rammeavtalen, og om det er noen unntak/avvik som normalt fylles inn i bilag 4 eller bilag 5 for denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillingsgebyret er en betydelig økonomisk risikofaktor; leverandøren må forstå om den faktiske kontraktsmessige risikoen er 4 % eller kan endres i avrop/bilag.

   Kilde: SSA-O – punkt 4.2 «Avbestilling» (gebyr 4 %) / SSA-O – Bilag 5 (mulig annet avbestillingsgebyr)