Leker, lekemøbler, hobby- og formingsmateriell til helseforetakene i Helse Sør-Øst

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører åpen anbudskonkurranse for rammeavtale om leker og hobby- og formingsmateriell til helseforetakene i Helse Sør-Øst. Anskaffelsen omfatter 2 delkontrakter: (1) leker/pedagogisk materiell samt lekemøbler og pedagogisk innredning, og (2) hobby- og formingsmateriell. Avtalen er rammeavtale med én leverandør per delkontrakt og gjelder i 2 år med mulig forlengelse (maks samlet 4 år). Tilbydere kan gi tilbud på én eller begge delkontrakter, og evaluering skjer separat per delkontrakt med pris/kvalitet/miljø (vekt varierer mellom delkontrakter).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) eller attest for lovbestemt registrering i etableringslandet (utenlandske selskaper).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon (basert på sist kjente regnskapstall med utvikling siste tre år, minst middels score). Oppdragsgiver kan verifisere via soliditet.no. Alternativ dokumentasjon mulig (f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti) ved saklig grunn.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder skal ha tekniske og faglige kvalifikasjoner/erfaring fra relevante oppdrag.

  Dokumentasjon: Oversikt over de tre viktigste leveransene utført siste tre år med kontraktverdi, tidspunkt og mottaker. Skjemaet «Svarskjema referanser» skal benyttes.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner (refererert til 10_Svarskjema)
• Tilbyder skal sikre lave miljøbelastninger ved å oppfylle miljøledelsesstandard (tredjepartssertifisert). Sertifisering må være innfridd senest innen 4 måneder etter kontraktinngåelse.

  Dokumentasjon: Kopi av sertifisering/attester utstedt av uavhengige organer (EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.4 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav, og må dokumentere rådighet over ressurser.

  Dokumentasjon: Elektronisk ESPD for både tilbyder og støttende virksomhet(er). Forpliktelseserklæring som dokumenterer rådighet. For støtte til økonomisk/finansiell kapasitet: morselskapsgaranti (solidarisk ansvar).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.5 Støtte fra andre virksomheter

• Alle tilbud skal sendes via oppdragsgivers KGV (meldings-/innleveringsfunksjon) for gjeldende delkontrakt. Systemet tillater ikke levering etter tilbudsfrist. Sist leverte tilbud innen frist regnes som endelig.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudets utforming: vedlegg skal ha riktig merking (leverandør og innhold), og filnavn må følge fast struktur.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 Tilbudets utforming
• Obligatoriske dokumenter (per delkontrakt det gis tilbud på) og filtyper: (1) Tilbudsbrev (PDF, utfylt 02 Tilbudsbrev), (2) Prisskjema (Excel, utfylt 03 Prisskjema), (3) Kravspesifikasjon (Excel, utfylt 04 Kravspesifikasjon – må-krav og evalueringskrav besvares), (4) Forpliktelseserklæring (PDF) kun ved behov, (5) Morselskapsgaranti (PDF) kun ved behov, (6) Egenerklæring om russisk involvering (PDF) utfylt og signert, (7) Begrunnelse for sladding (PDF, 11), (8) Sladdet versjon av tilbudet (PDF).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 Tilbudets utforming (filstruktur 1-8)
• Tilbud skal være skrevet på norsk.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.5 Språk
• Tilbyders forbehold skal listes i Tilbudsbrev og være presise/entydige (avvik kan medføre avvisning).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.6 Forbehold
• Alternative tilbud aksepteres ikke; kun ett tilbud per tilbyder per delkontrakt (parallelle tilbud ikke tillatt).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.3 Alternative tilbud og pkt. 3.4 Parallelle tilbud
• ESPD skal fylles ut i KGV som foreløpig dokumentasjon på at det ikke foreligger avvisningsgrunner og at kvalifikasjonskrav er oppfylt.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) og pkt. 5 Kvalifikasjonskrav
• Skal ikke leveres vareprøver (i denne konkurransen).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10 Vareprøver, demonstrasjon og utprøving

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale: 1 leverandør per delkontrakt. Avtaleperiode 2 år med forlengelse inntil 1 år av gangen, maks samlet 4 år.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.4 Avtaleperiode og pkt. 1.2 Avtaletype
• Forpliktelse til å følge leveransevilkår inkl. DDP (Incoterms® 2020) i henhold til rammeavtale (levering/risiko).Kilde: 01_Rammeavtale_Leker_og_hobby.docx kap. 3 Levering (Leveringsbetingelser)
• Varslingsplikt ved forsinkelse; plikt til å begrense forsinkelsen.Kilde: 01_Rammeavtale_Leker_og_hobby.docx pkt. 9.2.2 Leverandørens varslingsplikt og plikt til å begrense forsinkelsen
• Kvalitet og kvalitetssikringssystem: leverandøren er ansvarlig for at varene er i henhold til lover/forskrifter og avtalt kvalitet, og at avvik oppdages tidlig.Kilde: 01_Rammeavtale_Leker_og_hobby.docx pkt. 4.2.1 Kvalitetssikring
• Krav til miljø-/returordning for emballasje (medlemskap i godkjent returordning eller egen ordning) og dokumentasjon på forespørsel.Kilde: 01_Rammeavtale_Leker_og_hobby.docx pkt. 4.2.7 Krav til medlemskap i returordning for sluttbehandling av emballasje
• Elektronisk samhandling: leverandør må elektronisk håndtere bestillinger og inngå/tilpasse integrasjon i tråd med vedlegg (EHF 3.0, PEPPOL).Kilde: 01_Rammeavtale_Leker_og_hobby.docx pkt. 2.2 Bestilling samt 12_Elektronisk_samhandlingsavtale_med_vedlegg
• Internasjonale sanksjoner: leverandør skal sikre at leverandør/underleverandører ikke omfattes av relevante sanksjoner; brudd kan utgjøre vesentlig mislighold.Kilde: 01_Rammeavtale_Leker_og_hobby.docx pkt. Internasjonale sanksjoner

• Dokumentutdraget inneholder ikke konkrete innhold i «Kravspesifikasjon» (E-krav for leveringstid/reservedeler/miljø).
• Rammeavtalens utfylte kontraktsvarighet (datoer) er ikke oppgitt i utdraget (kun plasserholdere).
• Eventuelle detaljer om leveringstid/opsjoner/dagmulktsatser fremgår delvis av rammeavtaleteksten, men konkrete verdier for denne avtalen (f.eks. maksimal dagmulktberegning) er ikke fullt spesifisert i konkurransebestemmelsene.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1: Kan dere bekrefte hvordan «Kvalitet – Leveringstid» skal poengsettes i praksis (f.eks. hvilken leveringsdato/oppfyllelseskriterium som legges til grunn, og om det evalueres per varelinje, per bestilling eller en aggregert leveringsytelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet for delkontrakt 1 knytter 20% vekt til leveringstid, og detaljer om evalueringsgrunnlaget er ikke med i utdraget vi har. Leverandøren må forstå hvilket leveringsmål som gir poeng for å prise og planlegge riktig.

   Kilde: 00_Konkurransebestemmelser_Leker_og_hobby.docx punkt 6.2 (Delkontrakt 1: Kvalitet – Leveringstid 50% og Reservedeler/reparasjoner 50%)

2. For delkontrakt 2: Kan dere utdype hvordan «Kvalitet – Leveringstid – 100%» (10% vekt) evalueres (hvilken type leveringstid, hvilke referansetidspunkt/frist, og om vurderingen er knyttet til bestemte produktkategorier eller en total leveranse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitet knyttet til leveringstid utgjør hele delkriteriet for delkontrakt 2 (10% vekt). Leverandøren trenger evalueringsmetoden for å vite hva som må leveres/varsles for å gi uttelling.

   Kilde: 00_Konkurransebestemmelser_Leker_og_hobby.docx punkt 6.2 (Delkontrakt 2: Kvalitet – Leveringstid – 100%)

3. For delkontrakt 1: Kan dere beskrive nærmere hvilke konkrete krav og evalueringspunkter som ligger i krav E-2 knyttet til «Reservedeler og reparasjoner» (f.eks. responstid, tilgjengelighet på reservedeler, forventet reparasjonstid og hvilken dokumentasjon dere legger til grunn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetsdelen for delkontrakt 1 inkluderer reservedeler og reparasjoner, men innholdet i krav E-2 er ikke vist i utdraget. For å kunne gi et korrekt tilbud må leverandøren vite hvilke parametere som faktisk vurderes.

   Kilde: 00_Konkurransebestemmelser_Leker_og_hobby.docx punkt 6.2 (Delkontrakt 1: Kvalitet – Reservedeler og reparasjoner – 50% «se krav E-2»)

4. Miljøkriteriene for delkontrakt 1 og 2: Kan dere bekrefte hvilke «utslipps»-indikatorer dere evaluerer etter (krav E-3 for delkontrakt 1 og krav E-2 for delkontrakt 2), og om leverandøren skal prise på grunnlag av bestemte dokumentasjonskrav (f.eks. hvilket format/rapportgrunnlag) eller en konkret opplysningsmodell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøvektingen (30% for delkontrakt 1, 30% for delkontrakt 2) vurderes «som angitt i kravspesifikasjonen», men selve evalueringskravene/indikatorene for utslipp er ikke med. Leverandøren må forstå evalueringsgrunnlaget for å kunne levere sammenlignbar dokumentasjon og prise riktig.

   Kilde: 00_Konkurransebestemmelser_Leker_og_hobby.docx punkt 6.2 og 6.3/6.4 (Miljø: «se krav E-3»/«se krav E-2»; samt beskrivelse av utslipp)

5. Rammeavtale/avrop: I Rammeavtalen står det at «Leveringstid: [Sett inn detaljert om tilbudt leveringstid]» og at det kan gi dagmulkt ved forsinkelse. Kan dere opplyse hva som skal fylles inn i tilbudet/prisskjemaet for leveringstid, og hvordan dette kobles til dagmulktberegningen ved forsinkelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke prise korrekt hvis det ikke er klart hva som faktisk blir avtalt «leveringstid» fra tilbudet, og hvordan dette påvirker dagmulkt og oppfyllelseskrav.

   Kilde: 01_Rammeavtale_Leker_og_hobby.docx kapittel 3 (Levering), avsnitt «Leveringstid: [Sett inn detaljert om tilbudt leveringstid]», samt kapittel 9.2.6/9.2.7 (dagmulkt/erstatning ved forsinkelse)

6. For HSØ PO-prosjektene (Nye Aker og Nye Rikshospitalet): Kan dere bekrefte hvilke leverings-/logistikkforutsetninger som gir prisavvik i prisskjemaets egen fane for HSØ PO (ARH), og om det er spesifikke volum/leveransetider eller logistikkrestriksjoner som er knyttet til disse prosjektene (jf. Bilag C1U og Bilag D1U/D2U)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det finnes en egen HSØ PO-fane i prisskjemaet for prisavvik, men de konkrete påvirkningsfaktorene er ikke synlig i utdraget. Leverandøren må vite hvilke forhold som skal hensyntas for å unngå feilprising.

   Kilde: 00_Konkurransebestemmelser_Leker_og_hobby.docx avsnitt om prisskjemaets egen fane for HSØ PO; samt henvisning til Bilag C1U/D1U/D2U/D2U

7. Prosjektgjennomføring/Bilag D1U: Kapittel 6.4 «Produktinformasjon» angir at leverandøren skal ha rutiner som sikrer at produkter ikke inneholder forbudte stoffer eller overstiger grenser for farlige kjemikalier, og at HMS-datablad skal leveres ved leveranser av kjemiske stoffer. For denne anskaffelsen: Hvilke varetyper forventer dere at dette gjelder for (leker/innredning/garn/lim/maling), og hvilken dokumentasjon ønsker dere (f.eks. SDS/MPR, stoffliste, eller annet) for hver relevante varegruppe?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktens kjemikalie-/dokumentasjonskrav kan påvirke både kost og tilbudets dokumentasjonsomfang. Leverandøren trenger en avklaring på forventet dokumentnivå per varetype for å kunne prise og etablere rutiner.

   Kilde: Bilag_D1U_Administrative_bestemmelser.pdf kapittel 6.4 «Produktinformasjon»

8. Bilag D2U (prosjektgjennomføring): Det står at «Senest én måned før installasjon ... skal Leverandøren gjøre en befaring av arealene», og at det er krav til innmelding av ankomsttider via app/nettside. Kan dere presisere hvem som planlegger/organiserer dette for bestillinger under rammeavtalen (avrop/kontraktordning), og hva som er minimum respons/tidsfrister for leverandørens del for å unngå forsinkelses- eller avviksrisiko?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart i hvilke tilfeller og med hvilken praksis disse planleggings-/befarings- og bookekravene utløses for leveranser under rammeavtalen. Leverandøren må kunne planlegge bemanning og prosess uten å pådra seg unødvendig risiko.

   Kilde: Bilag_D2U_Prosjektgjennomføring_funksjonsutstyr.pdf kapittel 5.2 «Klargjøring av installasjonssted» og kapittel 5.3.1/5.3 «Emballasje og intern transport» (logistikksystem/booking ankomsttider)

9. Krav til dokumentasjon i tilbudet: I konkurransebestemmelser står det at alle «Må-krav» og «Evalueringskrav» i fanene i Kravspesifikasjon skal besvares i Excel. Kan dere bekrefte om det er krav om å fylle ut alle celler/kolonner for både delkontrakt 1 og 2 separat, og om dere kan gi veiledning for hvordan tilbyder skal håndtere «kombinasjoner» der en løsning dekker flere varekategorier i samme ark?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil utfylling eller misforståelser i kravspesifikasjons-Excel kan medføre avvisning eller redusert score. Leverandøren trenger en presisering av utfyllingslogikken for å levere korrekt og komplett tilbud.

   Kilde: 00_Konkurransebestemmelser_Leker_og_hobby.docx punkt 3.2 «Tilbudets utforming» (kravspesifikasjon Excel; fanene «Må-krav» og «Evalueringskrav»)