Troms Fylkeskommune
Digital løsning for registrering av renhold og avvik
Bakgrunn
Troms fylkeskommune (TFK) forvalter en bygningsmasse på 218 000 m², bestående av blant annet skoler, idrettsanlegg, tannklinikker, arbeidsplasser og øvrige fylkeskommunale bygg. Renholdstjenestene utføres av om lag 130 renholdere organisert i team, med fokus på fleksible arbeidsformer, effektiv ressursutnyttelse og kvalitet i tjenesteleveransen.
Fylkeskommunen har behov for en mer ensartet, digital og dokumenterbar oppfølging av renhold på tvers av bygg, rom og områder. Dagens løsninger gir ikke tilstrekkelig støtte for registrering og oppfølging av utført arbeid, avvik og kvalitetsmålinger. Det er derfor behov for en løsning som gjør det enkelt for renholdere å registrere utført arbeid og melde inn forhold som påvirker renholdet, eksempelvis rom som ikke kan rengjøres, avvik eller manglende gjennomføring av periodisk renhold.
Samtidig har fylkeskommunen behov for bedre oversikt og styringsinformasjon. Ledere skal kunne følge status per bygg, område og rom, identifisere områder som ikke er rengjort og få et bedre grunnlag for planlegging av kapasitet, ressursbruk og fraværshåndtering.
Renholdskvaliteten skal kunne måles og dokumenteres i henhold til NS-INSTA 800. TFK ønsker løsninger som gir god støtte til kvalitetsoppfølging, rapportering og analyse, og som bidrar til økt brukervennlighet, bedre beslutningsgrunnlag og mer effektiv drift.
Anskaffelsen gjennomføres for å etablere en fremtidsrettet digital løsning som gir bedre oversikt, mer ensartet praksis, bedre dokumentasjon og mer effektiv håndtering av avvik, kvalitetsoppfølging og ressursplanlegging.
Beskrivelse av oppdraget
Oppdraget omfatter levering, etablering, drift og support av et digitalt renholdssystem for Troms fylkeskommune.
Løsningen skal gi oversikt over renhold per bygg, rom og område, og kunne benyttes av renholdere, vikarer, ledere, administratorer og driftsansvarlige der arbeidet utføres. Systemet skal støtte planlegging, gjennomføring, dokumentasjon og oppfølging av renholdstjenestene.
Løsningen skal blant annet:
Gi enkel registrering av utført renhold, status og avvik.
Støtte registrering og oppfølging av periodisk renhold.
Gi oversikt over rom og områder som ikke er rengjort eller hvor avvik er registrert.
Støtte kvalitetsmålinger og dokumentasjon i henhold til NS-INSTA 800.
Tilby rapporter og styringsinformasjon som understøtter oppfølging, dokumentasjon, analyse og ressursplanlegging.
Støtte både kortsiktig og langsiktig planlegging av oppgaver og ressurser.
Kunne integreres med eksisterende og fremtidige FDV-systemer, samt legge til rette for fremtidige integrasjoner mot øvrige støttesystemer, inkludert mulighet for fremtidig bruk av sensorteknologi, for eksempel dispensere, avfallshåndtering, maskiner og roboter.
Leveransen skal omfatte nødvendig etablering og konfigurering av bygg- og romstruktur, brukerroller og tilgangsstyring, samt opplæring, brukerstøtte og administrativ bistand i forbindelse med innføring og bruk av løsningen.
TFK ønsker en brukervennlig og visuelt orientert løsning som legger til rette for effektiv drift, god kvalitetskontroll og fremtidig utvikling av renholdstjenestene. Nærmere krav til funksjonalitet, tekniske forhold, sikkerhet, personvern, integrasjoner og tjenestenivå fremgår av kravspesifikasjon.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Troms fylkeskommune skal anskaffe en digital løsning (renholdssystem) for registrering, planlegging, dokumentasjon og oppfølging av renhold og avvik på tvers av bygg, rom og områder. Oppdraget omfatter levering, etablering, drift og support av løsningen som skytjeneste (SaaS), inkl. konfigurering av bygg/romstruktur, brukerroller og tilgangsstyring, samt opplæring og brukerstøtte. Løsningen skal støtte kvalitetsoppfølging etter NS-INSTA 800, rapporter/styringsinformasjon, integrasjoner (FDV m.m.) via åpne API-er, offline-funksjonalitet for renholdere og integrasjon/tilrettelegging for sensorer/robotiserte renholdsløsninger. Kontraktsmal nevnt som «Kontrakt SSA-L».
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Dokumentert og implementert styringssystem for informasjonssikkerhet (oppfylles også via dokumentert prosess for ISO 27001-sertifisering).
Dokumentasjon: Gyldig ISO 27001-sertifikat eller annen dokumentasjon som sannsynliggjør innført og fungerende styringssystem. For prosess: dokumentasjon på inngått avtale med sertifiseringsorgan og pågående sertifiseringsløp.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 – «Styringssystem for informasjonssikkerhet» - Leverandør skal være registrert i Foretaksregisteret.
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk mot Enhetsregisteret via eBevis.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 2 – «Registrert i Foretaksregisteret» - Leverandør skal være registrert i MVA-registeret.
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis (krever samtykke i Altinn).
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 – «Registrert i MVA-registeret» - Skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt.
Dokumentasjon: Skatteattest, verifiseres automatisk via eBevis (krever samtykke i Altinn).
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 4 – «Skatteattest» - Kapasitet og gjennomføringsevne: tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten.
Dokumentasjon: 1) Skriftlig beskrivelse av relevant personell leverandøren disponerer for alle etterspurte roller (kan inkludere personell fra underleverandører). 2) Organisasjonsplan for oppdraget med tilbudt personell i nøkkelposisjoner, ansvar og roller.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 5 – «Kapasitet og gjennomføringsevne» - Økonomisk kapasitet: oppfylle finansielle nøkkeltall (kredittrating).
Dokumentasjon: Kredittvurdering som konkluderer med «Kredittverdig», minimum A jf. AAA Soliditetsskala eller tilsvarende. Rating basert på siste kjente regnskapstall. (For nyetablerte foretak tillates AN; alternativ dokumentasjon kan være bankgaranti eller morselskapsgaranti.)
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 6 – «Økonomisk kapasitet» - ESPD (Europeisk egenerklæringsskjema) er aktivert.
Dokumentasjon: ESPD i Hyyr.
Kilde: Kvalifikasjonsdel – «ESPD er aktivert…»
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Tilbud skal leveres elektronisk gjennom Hyyr.Kilde: Innleveringsvilkår/konkurranse: «Elektronisk innlevering: Påkrevd»
- Tilbud skal elektronisk signeres.Kilde: Innleveringsvilkår/konkurranse: «Elektronisk signering: Påkrevd»
- Tillatt språk i tilbud: norsk.Kilde: Innleveringsvilkår/konkurranse: «Tillatte språk: Norsk»
- Ved innlevering: vurdere forretningshemmeligheter, sladde der påkrevd og levere sladdet versjon ved behov.Kilde: Avsnitt «Forretningshemmeligheter og sladding»
- Kommunikasjon og spørsmål skal skje elektronisk og skriftlig via Hyyr.Kilde: Avsnitt «Reglene for kommunikasjon»
- Besvarelse av må-krav i kravspesifikasjonen ved «Ja/Nei» der angitt (inkl. kort redegjørelse ved «Ja» for fritekst).Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.1 – «Obligatoriske krav… Ja eller nei»
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 14.10.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Pris | 15 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema. |
| Kvalitet | 25 % | Leverandøren sitt svar på krav 2.8 Under dette kriteriet vurderes: se evalueringsskjema som er vedlagt krav. |
| Demonstrasjon av system | 60 % | Krav 3.5, 3.8, 3.16, 5.3, 10.1 og 10.2 Tilbyder skal levere en skriftlig besvarelse og demonstrere hvordan kravene understøttes i løsningen, jf. vedlagt evalueringsskjema. Oppdragsgiver ønsker også tilgang til løsningen via testbruker for verifisering av utvalgt funksjonalitet. Vurderingen baseres på: skriftlig besvarelse, demonstrert funksjonalitet og arbeidsprosesser, erfaringer fra testing med testbruker. Det settes av inntil 2 timer til demonstrasjon per tilbud. Demonstrasjonstidspunkt avtales med den enkelte tilbyder. Oppdragsgiver ønsker gjennomføring i uke 41. |
| Klima og miljø | — | Ikke nærmere beskrevet |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Kontrakten regulerer drift, oppetid, brukerstøtte, feilretting og vedlikehold gjennom tjenestenivåavtale (SLA) – Bilag 4.Kilde: Kravspesifikasjon Support pkt. 4.2 – «Tjenestenivå (SLA)»
- Minimum kundeservice i norsk arbeidstid: skriftlig og telefon; åpningstid hverdager 08:30–15:00; maksimal ventetid 5 min; behandlingstid saker maks 24 timer; kundekonsulent for veiledning.Kilde: Kravspesifikasjon Support pkt. 4.2 – «Leverandøren skal som et minimum…»
- Planlagt vedlikehold som kan påvirke tilgjengelighet kun utenfor avtalt brukstid eller etter særskilt avtale; varsel senest 5 virkedager før.Kilde: Kravspesifikasjon Support pkt. 4.3 – «Planlagt vedlikehold…»
- Data- og personvern: GDPR/personopplysningsloven, data lagres/behandles innen EU/EØS; databehandleravtale skal undertegnes og TFK mal skal benyttes.Kilde: Kravspesifikasjon Personvern og sikkerhet pkt. 7.1–7.4
- Tilknyttet krav til nett/tekniske standarder: støtte for IPv4 og IPv6 senest 3 måneder etter kontraktsignering (dato skal oppgis).Kilde: Kravspesifikasjon Personvern og sikkerhet pkt. 7.5
- Tilgjengelighet (universell utforming): nettbaserte løsninger skal minimum utformes i samsvar med WCAG 2.1 (AA).Kilde: Kravspesifikasjon Personvern og sikkerhet pkt. 7.6
- Leveransen skal inkludere implementering/opplæring/support på norsk språk.Kilde: Kravspesifikasjon Implementering og opplæring pkt. 6.2; Support/ øvrig kravspråk
- Integrasjonsforutsetninger: åpne, dokumenterte API-er; REST-API for integrasjon; grensesnitt/ autentisering/endepunkter/versjonering beskrives.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.10; pkt. 7.7–7.8
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Detaljnivået i kravet «Kvalitet – Leverandøren sitt svar på krav 2.8» refererer til «evalueringsskjema» vedlagt, men selve evalueringsskjemaets poengformel/vekting utover demonstrasjonskrav er ikke gjengitt i teksten.
- Oppdrags- og kontraktsvilkår utover det som er gjengitt (f.eks. konkrete SLA-tall, bilag 4 innhold, og endrings-/oppstartpraksis) finnes trolig i bilag som ikke er inkludert i utsnittet.
- Det fremgår at leverandøren skal integrere med eksisterende FDV og framtidige systemer, men konkrete integrasjonstyper/tilganger/formatspesifikasjoner (i tillegg til «åpne API-er») er ikke detaljert i tekstutdraget.
- Varighet/opsjoner: det nevnes videreføring på ubestemt tid og oppsigelse, samt begrunnelse for opsjoner/forlengelse, men eksakt kontraktsmessig opsjonsmekanisme er ikke gjengitt.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I konkurransegrunnlaget vises det til at evalueringen av «Kvalitet – Leverandørens svar på krav 2.8» skal følge vedlagt evalueringsskjema, men selve poengformelen/vektingen utover demonstrasjonskravene fremgår ikke av utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som konkret gir poeng i krav 2.8 (f.eks. hvilke underpunkter/vekter som inngår), og hvordan tilbyderens besvarelse skal struktureres for å bli evaluert likt?
Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetsdelen på 20–30 % er knyttet til krav 2.8, og tilbyder må vite nøyaktig hvordan poeng gis for å kunne prise og posisjonere team/kompetansedokumentasjonen riktig.
Kilde: Tildelingskriterier (Kvalitet 20–30%), krav 2.8, omtale av «se evalueringsskjema».Kan oppdragsgiver utdype hvilke konkrete kriterier som inngår i «Evalueringsskjema – Registrering av faktisk medgått renholdstid» (Bilag 1 til krav 3.5), og om det finnes avgrensninger for hva som regnes som «sporbare data på romnivå» (f.eks. krav til start/stopp vs. automatisert tidsregistrering, og hvilke feilsituasjoner som aksepteres i evalueringen)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Det er demonstrasjon 55–65 %, hvor 3.5 er en sentral del. Leverandøren må forstå terskler og avgrensninger for å levere en demonstrasjon som matcher evalueringen.
Kilde: Kvalitet – demonstrasjon av system, krav 3.5; Vedlegg «Bilag 1: 3.5 Evalueringsskjema - Registrering av faktisk medgått tid».For krav 3.10 og 3.12 (NS-INSTA 800: kvalitetskrav, egenkontroll, kontroller og oppfølging) – kan oppdragsgiver beskrive hvordan TFK planlegger å bruke «kontroller» i praksis (f.eks. kontrollfrekvens, ansvarsnivå, og hvordan avvik kobles tilbake til renholdsplanen), og om det forventes spesifikke kontrolloppsett som leverandøren skal levere som del av implementeringen?
Hvorfor det er verdt å spørre: NS-INSTA 800-støtten er flere må-krav, og oppsett/bruksmønster påvirker både implementeringsarbeid og løsningens konfigurasjon.
Kilde: Kravspesifikasjon 3.10 og 3.12; også 3.9 (kontroll etter NS-INSTA 800).Krav 4.2 fastsetter flere SLA-minimumskrav (skriftlig/telefon, åpningstid 08.30–15.00, ventetid maks 5 min, behandlingstid maks 24 timer). Kan oppdragsgiver presisere hvordan «behandlingstid på saker» skal måles (fra mottak/ticket-innmelding til første svar, til løsning eller til kategorisert feilretting), og om det skilles mellom hendelsetyper (kritisk/ikke-kritisk) i evaluering eller aksept?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise support og bemanning riktig må leverandøren vite SLA-måling/definisjoner og eventuelle skiller i tjenestekategorier.
Kilde: Krav 4.2 Tjenestenivå (SLA).Krav 5.1–5.3 og krav 7.7–7.8 beskriver behov for FDV-integrasjon via åpne, dokumenterte API-er og automatisk overføring av tegninger/romdata, samt sensor-/maskinintegrasjoner (robotgulvvaskere). Kan oppdragsgiver gi en oversikt over hvilke eksisterende FDV-/tegning- og romdatakilder TFK bruker i dag (f.eks. hvilke systemer/format for romdata/tegninger, og hvilke standarder TFK forventer at integrasjonen støtter), og bekrefte hvilke integrasjoner som inngår i «standard oppsett» vs. det som kan håndteres som endringer?
Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonsomfang og datastrukturer påvirker både implementeringstid, kostnad og risiko. Leverandøren må avklare forventet «standard» vs. senere endringsbehov for å prise riktig.
Kilde: Kravspesifikasjon 5.1–5.3 (Integrasjon), og 7.7–7.8 (personvern/sikkerhet og integrasjonsbeskrivelse), samt omtale i bakgrunn/oppdrag.Krav 6.3 sier at gruppeopplæring og individuell opplæring skal gjennomføres, med fysisk opplæring ved oppstart. Kan oppdragsgiver presisere forventet antall deltagere pr. rolle (renholdere, teamledere, planleggere, områdeledere) og omfang/varighet per opplæring (eventuelle maksimumsrammer), slik at leverandøren kan dimensjonere tilbudt opplegg?
Hvorfor det er verdt å spørre: Opplæringsmengde og plan for opplæring påvirker både ressursbruk og kostnader, og er nødvendig for korrekt prising.
Kilde: Krav 6.3 (Gruppeopplæring og individuell opplæring) og 6.4 (rollebasert opplæring).Krav 8.2–8.3 om pålogging (MS Entra ID føderasjon eller OAuth2.0, samt OAuth2/SCIM for automatisk brukerhåndtering) og kravet om upersonlig pålogging med unikt brukernavn/passord. Kan oppdragsgiver avklare hvilken modell TFK ønsker som hovedmodell (personlige brukere via Entra/SCIM vs. fellesbrukere), og hvilke krav TFK har til behandling av «fellesbruker»-tilganger (f.eks. reset- og sikkerhetsrutiner) i drift?
Hvorfor det er verdt å spørre: Valg av identitetsmodell og driftsscenarier påvirker både konfigurasjon og sikkerhets-/risikoarbeid. Leverandøren må vite hva som er ønsket driftssituasjon.
Kilde: Krav 8.1–8.3 (Brukerhåndtering og pålogging).Krav 10.1 og 10.2 er demonstrasjon/tjenestebeskrivelse for digitalisering av tegninger og samlet visning av samme etasje på tvers av bygg. Kan oppdragsgiver bekrefte forventet startgrunnlag for tegninger (hvilke tegningsformater og kvalitet TFK har i dag) og om «inntil 218 000 m²» er hele volumet som skal digitaliseres, eller om det finnes forventet delmengde som skal inngå i pilot/oppstart før videre digitalisering?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tegningskvalitet og omfang (pilot vs. fullleveranse) påvirker implementeringstid og pris. Leverandøren må ha riktig forutsetningsgrunnlag før tilbud.
Kilde: Krav 10.1 (Digitalisering av tegninger) og 10.2 (Samlet visning) samt evalueringsskjema 10.1.I konkurransedetaljene fremgår oppstart 1. november 2026 og slutt 31. oktober 2029, samtidig som avtalen videreføres på ubestemt tid. Kan oppdragsgiver tydeliggjøre den kontraktsmessige «opsjons-/videreføringsmekanismen» (hva som utløser videreføring, oppsigelsesvarsler, og hvordan prisregulering håndteres etter 3-årsperioden), og om videreføring inngår i leverandørens tilbudspris/forutsetninger?
Hvorfor det er verdt å spørre: Varighet/opsjon og hvordan det påvirker prisregulering og risiko etter første avtaleperiode er avgjørende for prising og kontraktsrisiko.
Kilde: Konkurransedetaljer (Varighet og opsjoner/videreføring) samt kontraktsmal SSA-L (hvis bilag ikke er inkludert i utdraget).
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →