Autonome renholdsroboter til Ullensaker kommune

ØRIK/Ullensaker kommune inviterer til åpen anbudskonkurranse for levering av autonome renholdsroboter med tilhørende programvare, installasjon/oppsstart, kartlegging/programmering, opplæring, service og vedlikehold. Omfatter også ladestasjoner, programvarelisenser, support og reservedeler. Avtalevarighet 4 år. Estimert årlig uttak kr 3 000 000 eks. mva (veiledende). Fullstendig leveransebeskrivelse i Bilag 1 Kravspesifikasjon.

• Skatteattest: leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd.

  Kilde: Pkt. 4.1 Skatteattest
• Leverandørens registrering/autorisasjon: leverandøren skal være registrert i relevant foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon/godtgjørelse på registrering i tilsvarende register i etableringsstaten.

  Kilde: Pkt. 4.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Økonomisk og finansiell kapasitet: tilstrekkelig kapasitet til å oppfylle kontrakten; kredittverdighet uten sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet. Eventuelt annet dokument ved saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Pkt. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• ESPD: leverandør skal fylle ut elektronisk ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner (avvisningsgrunner inkludert nasjonale i § 24-2).

  Dokumentasjon: ESPD egenerklæring (fylles kun elektronisk i TendSign-tilbudsverktøy).

  Kilde: Pkt. 3 og Pkt. 4 (tillater kvalifikasjonsavklaring gjennom ESPD)

• Forespørsel/tilbud via https://tendsign.no/ innen tilbudsfristen.Kilde: Pkt. 6.1 Innlevering av tilbud
• Signert tilbudsbrev (disposisjon) som del av tilbudets utforming.Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming; Bilag 4/vedlegg omtalt som Tilbudsbrev
• Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt/spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold skal fremkomme og angis i henhold til regler om forbehold/avvik.Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming (Signert tilbudsbrev)
• Signert og utfylt Bilag 3 Kontaktinformasjon (partenes representanter/kontaktopplysninger i skjemaet).Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Utfylt Vedlegg 2 Prisskjema (evalueringsgrunnlag) – priser i NOK eks. mva.Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming; Vedlegg 2 Prisskjema
• Tilbyders svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon, Bilag 1, punkt for punkt med etterspurt dokumentasjon.Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming; Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 3 og øvrige
• Beskrivelse og dokumentasjon på tildelingskriteriet Miljø (på eget ark) for punktene: energiforbruk, levetid, gjenvinning, effektiv bruk av vann/kjemikalier, batteriløsning, forventet levetid, reparasjonsmuligheter, retur-/gjenvinningsordninger og miljømessige fordeler.Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming; Pkt. 5.1 Miljø (tildelingskriterium)
• ESPD egenerklæring: fylles kun elektronisk i tilbudsverktøyet.Kilde: Pkt. 6.2 Kvalifikasjonsdokumenter; Pkt. 3
• Skatteattest.Kilde: Pkt. 6.2 Kvalifikasjonsdokumenter; Pkt. 4.1
• Firmaattest (eller tilsvarende dokumentasjon for utenlandske selskaper).Kilde: Pkt. 6.2 Kvalifikasjonsdokumenter; Pkt. 4.2
• Kreditvurdering (økonomisk/finansiell kapasitet).Kilde: Pkt. 6.2 Kvalifikasjonsdokumenter; Pkt. 4.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Signert databehandleravtale (Vedlegg 4) skal signeres i forbindelse med kontraktsignering.Kilde: Pkt. 2.3 Krav til databehandleravtale og personvern
• Databehandler/personvern: løsning skal ivareta Privacy by Design/Privacy by Default, og leverandør skal dokumentere personopplysninger, kamera-/sensorbruk, lagring/overføring, sikkerhetstiltak, ROS/DPIA-dokumentasjon og evt. KI-bruk.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 8 GDPR
• Samfunnsansvar og kontraktskrav med dokumentasjon og sanksjoner etter LOA § 5b.Kilde: Pkt. 2.4 Ivaretakelse av samfunnsansvar
• Taushetsplikt for tekniske innretninger og fremgangsmåter/drifts- og forretningsforhold (FOA § 7-4 mv.).Kilde: Pkt. 2.5 Taushetsplikt
• Garanti og service: minimum 24 måneders garanti, serviceavtale, digitale servicerapporter/dashbord, telefonsupport/fjernsupport, responstid ved driftsstans innen 48 timer, reservedeler i minimum 7–10 år.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 6 Service og support
• Opplæring skal inngå: opplæring av superbrukere og driftsansvarlige, brukerdokumentasjon og digitale opplæringsressurser.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 7 Opplæring
• Minimumskrav til robotfunksjon: autonom drift, tilpassing etter smussnivå, kollisjonsunngåelse, rapportering/digitale logger, nattkjøring kl. 23:00–05:00, retur til ladestasjon, terskelpassasje min. 3 cm, CE-merking, integrert tanksystem for kjemi/klisterfjerner (inkl. dokumentasjon av testede produkter og anbefalt dosering for håndball-idrett), brukergrensesnitt norsk/engelsk, kartteknologi/tak-sensorer for navigasjon.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 3 Minimumskrav
• Oppstart/leveranseoppgaver inngår: levering av roboter og ladestasjoner, programvarelisenser, installasjon og oppstart, kartlegging og programmering av bygg.Kilde: Generell beskrivelse; Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 2 Omfang
• Levering/vilkår: standard fritt levert (DDP) til oppgitt leveringssted; levering ledsages av pakkseddel signeres før levering anses skjedd; leveringsdokumentasjon på norsk/svensk/dansk/engelsk.Kilde: Bilag 1 Kontrakt med bilag (Kontraktdel) pkt. 5 Levering – tid, sted og måte
• Pris-/betalingsbestemmelser: alle priser oppgis eks. mva; betaling senest 30 dager etter både leveranse og faktura er godkjent; elektronisk faktura EHF.Kilde: Bilag 2 Pris- og betalingsbestemmelser
• Prisregulering: faste priser første avtaleår, deretter indeksregulering årlig iht. SSB KPI Totalindeks (forbehold om varsel/krev om regulering).Kilde: Bilag 2 Pris- og betalingsbestemmelser

• Omfang/volum er oppgitt som veiledende og kan justeres; antall roboter innenfor kontraktsverdien er ikke bindende.
• Avtaletid/datoer er i kontraktteksten markert med felter (xxxx/xx.xx.xxxx), slik at eksakte datoer ikke fremgår av utdraget.
• Konkrete avropsrutiner (Bilag 4 i kontrakten) er nevnt, men ikke inkludert i dokumentteksten her.
• Miljøvurderingen viser til «Ullensaker kommune vurdere OZON VANN», men det fremgår ikke nærmere hvordan dette inngår i beregning/score.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 Kravspesifikasjon står det at roboten skal «utføre renhold på natt kl 2300 – 0500». Kan dere bekrefte om dette er en fast daglig tidsperiode (og at leverandørens tilbud skal inkludere funksjon/konfigurasjon for dette), eller om dere men-er at robotene skal kunne kjøre i et slikt tidsvindu når oppdragsgiver bestiller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan driftstid, planlegging, opplæring og eventuelle begrensninger/krav i systemet skal prises.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon, punkt 3 Minimumskrav («Roboten skal utføre renhold på natt kl 2300 – 0500»)

2. Bilag 1 punkt 3 sier at roboten skal «gå over terskler på minimum 3.cm». Kan dere presisere om kravet gjelder terskelbredde/løftehøyde (høydeforskjell) og/eller terskeldybde, og om dere vurderer dette på lab- eller feltforhold (f.eks. type gulvbelegg/underlag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkning av teknisk terskelkrav kan påvirke valg av robotmodell og dokumentasjon som må leveres.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon, punkt 3 Minimumskrav (terskel 3 cm)

3. I Bilag 1 står det at roboten skal «kunne benytte rengjøringskjemi og klister-fjerner gjennom integrert tank-system», og at leverandøren skal dokumentere hvilke klisterfjerningsprodukter fra håndball-idretten og konsentrasjoner som kan benyttes uten å skade komponenter/gulvbelegg. Kan dere opplyse hvilke konkrete klister-/kjemikalie-produkter som dere ønsker dokumentert (merke/type), eller hvilke dere legger til grunn at vi tester/dokumenterer mot (eventuelt hvilke leverandør-/kommunespesifikke midler som benyttes i dag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten å vite hvilke midler som er relevante blir det vanskelig å gi riktig pris og riktig dokumentasjon.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon, punkt 3 Minimumskrav (klisterfjerner/klister-doseringskrav)

4. Miljøkriteriet (pkt. 5.1) inkluderer «Effektiv bruk av vann og kjemikalier (Ullensaker kommune vurdere OZON VANN)». Kan dere utdype hvordan «OZON VANN» inngår i evalueringen (f.eks. om det er et bestemt produkt som skal legges til grunn i beregning, hvilke indikatorer som scores, og hvilken dokumentasjon som forventes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøscore kan svinge mye av hva som faktisk evalueres, og dette påvirker hva vi må levere av dokumentasjon og antakelser.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5 Tildelingskriterier / Evalueringsmetode (miljø: «Effektiv bruk av vann og kjemikalier (Ullensaker kommune vurdere OZON VANN)»)

5. Tildelingskriteriet «Kvalitet og funksjonalitet» (40 %) skal evalueres etter tilbyders besvarelse/dokumentasjon av alle punkter i kravspesifikasjon, Bilag 1. Kan dere beskrive hvordan dere vil vekte/gjøre poengberegning innenfor dette kriteriet (f.eks. om alle delkrav behandles likt, eller om noen punkter teller mer enn andre)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig intern vekting kan gjøre det vanskelig å prioritere innsats i tilbudet og redusere risiko for avvik i scoring.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5 Tildelingskriterier (Kvalitet og funksjonalitet 40 %), samt pkt. 5.1 Evalueringsmetode (lineær modell)

6. Kontrakten (Vedlegg 1 Kontrakt m/bilag) punkt 5 «Levering – tid, sted og måte» sier at leveransen som standard skal være «fritt levert (DDP, Incoterms seneste versjon) til oppdragers angitte leveringssted». Kan dere bekrefte hvem som dekker kostnader ved eventuelle flyttinger mellom kommunale bygg/leveringssteder etter bestilling (innenfor avtalens ramme), og om slike reiser/transport skal være priset inn i enhetspriser i Vedlegg 2 prisskjema?

   Hvorfor det er verdt å spørre: DDP og avtalte leveringsmåter kan medføre ulike kostnadsallokeringer (transport, logistikk og oppmøte) som påvirker totalpris.

   Kilde: Vedlegg 1 Kontrakt med bilag, pkt. 5 LEVERING – TID, STED OG MÅTE (DDP/Incoterms)

7. Kontrakten fastsetter dagbot «0,15 % ... minimum kr. 1.000,- per kalenderdag» og maks 100 virkedager, og samlet dagbotansvar begrenset til 15 % av total kontraktssum (med unntak ved forsett/grov uaktsomhet). Kan dere bekrefte hvordan dette praktisk beregnes når «leveringsfrist» ikke er spesifisert i kontrakt, men avtales per bestilling/avrop? Hvilken dato/tidshendelse regnes som start av dagbot?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise korrekt kommersiell risiko må leveringsmilepæler og beregningstidspunkt være entydige.

   Kilde: Vedlegg 1 Kontrakt med bilag, avsnitt «Dagbot» (varighet, minimum, begrensning) og «Leveringsfrist» (5 virkedager dersom ikke avtalt) / pkt. 5

8. Bilag 4 «Endringer etter kontraktsignering» er listet, men selve avropsrutinen fremgår ikke i utdraget. Kan dere bekrefte at avropsrutinen ligger i Bilag 4 (Avropsrutiner) i avtalen, og forklare kort: (1) hvordan bestilling sendes, (2) hvilke svarfrister leverandør har (ordrebekreftelse/leveringstid), og (3) hvordan avvik/endrede behov håndteres uten at det blir et «nytt tilbud» som må aksepteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avropsrutiner påvirker leverandørens administrative prosess, planlegging, og risiko ved endringer i behov/volum.

   Kilde: Vedlegg 1 Kontrakt med bilag, «Bilag 4: Avropsrutiner» (omtalt i kontraktens dokumentoppstilling), samt pkt. 7.4 Ordrebekreftelse i kontraktteksten

9. I Bilag 2 Prisskjema.xlsx ber dere om pris «for en robot av hver type for evaluering», og dere oppgir at antall roboter ikke er kjent. Kan dere bekrefte hvilke «robot-typer» som skal evalueres (idrettshall/flater med klister vs fellesområder i skolebygg), og hvordan vi skal prise eventuelle differanser knyttet til ladestasjoner, programvarelisenser, installasjon/opptak/oppstart og service/vedlikehold (er dette inkludert i «pris per stk» i prisskjemaet, eller fordeles det via andre priselementer som dere viser i komplett prisskjema/kontraktsfylling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart prisgrunnlag kan gi feil tilbud (enten for lav eller for høy pris) og påvirke margin og risikobildet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag (Bilag 2 Prisskjema) samt «Bilag 2 Pris- og betalingsbestemmelser» (alle kostnader skal med i pris; ingen tilleggskostnader) og «Bilag 1 Kravspesifikasjon» (omfang inkluderer flere ytelser)