Konferanse og hotelltjeneste for KS Sertifiseringskurs

Anskaffelse av konferanse- og hotelltjenester for KS Sertifiseringskurs 2027 med tre samlinger (totalt 8 dager) i 2027. Det er adgang til deltilbud (tilbud kan gis på 1, 2 eller alle 3 samlinger), med separat evaluering per samling. Leverandør skal tilby kurs-/hotellopplegg (kursrom, grupperom, AV/WiFi, mat/servering, overnatting, frokost, middag og pauser) og prise elementer i prisskjema (bilag 1).

• Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder, legges ved tilbudet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.1 (Skatteattest)
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller registrert i handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest, ikke eldre enn 6 måneder, legges ved tilbudet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.2 (Firmaattest)

• Tilbudet skal leveres via oppdragsgivers KGV (elektronisk plattform) innen tilbudsfrist; innlevering pr e-post/lignende medfører avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Innlevering av tilbud)
• Tilbudet skal i sin helhet leveres i den utformingen KGV angir, innen tilbudsfristen (tilbudet skal være bindende).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets bindende karakter/utforming)
• Tilbudets utforming: Tilbudsbrev.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 (Tilbudets utforming)
• Tilbudets utforming: Skatteattest.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 (Tilbudets utforming)
• Tilbudets utforming: Firmaattest.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 (Tilbudets utforming)
• Tilbudets utforming: Besvarelse/prisark, bilag 1 (pris, kvalitet/tilgjengelighet/kostnad ref. kap. 4 samt besvarelse av minstekrav ref. kap. 6).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 (Tilbudets utforming)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kunden kan avbestille/reduksjon vederlagsfritt innen frister (opptil 60 dager før oppstart for 100% avbestilling; gradvis nedtrapping).Kilde: Kontraktmal kap. 1.3 (Avbestilling og reduksjonsfrister)
• Fakturering: Leverandøren skal sende elektronisk faktura på EHF til KS adresse 971032146 og merke med sekssifret prosjektnummer/firesifret ressursnummer.Kilde: Kontraktmal kap. 3.1 (Fakturering)
• Betalingsvilkår: 30 dagers betalingsfrist inkludert i prisene.Kilde: Kontraktmal kap. 3.2 (Betalingsbetingelser)
• Krav om forsikringer som dekker kundens krav innenfor leverandørens risiko/ansvar (ansvars- og risikoforsikring på ordinære vilkår).Kilde: Kontraktmal kap. 5.1 (Forsikringer)
• Ved mislighold kan kunden kreve prisavslag ved mangel som ikke avhjelpes, og kan heve hele eller deler ved vesentlig mislighold (etter varsel og rimelig frist).Kilde: Kontraktmal kap. 4.3 (Sanksjoner ved mislighold)

• Vekt/poengmetode for tildelingskriteriene er ikke tallfestet i teksten (kun rangering: kvalitet høyest, dernest pris og klima/miljø).
• Kontraktens konkrete kontraktsvilkår/ytelsesomfang utover det som fremgår av konkurransegrunnlag og bilag 1 er ikke detaljert i den vedlagte kontraktmalen (punkt 7/8 peker på «Øvrige endringer» og endelige priser i vedlegg).
• Bilag 1 (tilbudsskjema) angir også praktiske forbehold (f.eks. antall grupperom kan endres frem til 2 uker før samlingen) men det er ikke spesifisert hva som skjer i evaluering/kontraktsmessig justering utover pris/kosnsekvens i bilaget.
• Kontraktmalen viser at «Konferanse og hotelltjeneste, KS Sertifiseringskurs 2027, samling X» og noen felter er malplasserte (dato/partsinformasjon), så eksakt kontraktsdata per samling fremgår ikke av teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget oppgis at «Hver samling vil evalueres separat», og Bilag 1 beskriver pris per deltager, møteromsleie, overnatting, frokost, pauseservering og middag. Kan dere bekrefte nøyaktig hvilke prisposter som inngår i pris-/kostnadsgrunnlaget for evaluering av hver enkelt samling (dvs. summeres alle linjer i tabellen, eller vurderes enkelte komponenter separat)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke priskomponenter som faktisk evalueres for å prise riktig og unngå feil grunnlag.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier / 4.2 Pris samt Bilag 1 – Tilbudsskjema

2. Dere skriver at «Manglende priser vil tolkes som at dere ikke har tilgjengelig kapasitet på gitt dato». Kan dere avklare hva som regnes som «manglende priser» i Bilag 1 (f.eks. hvis en enkelt linje står tom/0, eller hvis enkelte opsjoner/tilleggsvarer ikke prises), og hvilken konsekvens det får for evaluering eller avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker hvordan leverandøren skal fylle ut prisskjemaet og håndtere eventuelle ikke-leverte/tavledelementer.

   Kilde: 4.2 Pris og Bilag 1 – Tilbudsskjema

3. Kvalitetskriteriet 4.1 beskriver flere elementer (kursrom/grupperom, rom i nærheten, scene/podium, lenker til nettside, beskrivelse av restaurant og 3-retters meny). Kan dere presisere hvordan dere vil vekte/avgrense vurderingen innenfor 4.1 mellom (i) kursrom og grupperom, (ii) hotellrom, (iii) restaurant/fellesmåltider — og hva som typisk gir utslag i poeng i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver har angitt rangeringsrekkefølge, men ikke konkret metode/vekting; leverandøren trenger å forstå hvilket innhold som gir størst effekt.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier / 4.1 Kvalitet

4. Under minimumskrav 6.2 står det «Det skal også være tilgjengelig tilstrekkelig antall grupperom med det som oppgis i forespørselen. Manglende antall grupperom KAN byttes ut med tilpassede mingleområder ... Dette må i så fall beskrives i tilbudet.» Kan dere bekrefte om «mingleområder» kan erstatte grupperom fullt ut også for alle punktene dere evaluerer under 4.1 (rom i nærheten, ro for gruppearbeid), og eventuelt hvilken minimum akseptabel ro/avskjerming dere forventer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere om et potensielt avvik i romkapasitet kan kompenseres uten å gjøre tilbudet sårbart.

   Kilde: 6.2 Fysiske minimumskrav for kursrom og grupperom samt 4.1 Kvalitet

5. I Bilag 1 står det forbehold om at «antall grupperom kan endres frem til 2 uker før samlingen». Kontrakten beskriver avbestilling/reduksjonsfrister for antall deltakere, men ikke hvordan endring av grupperom håndteres kontraktsmessig. Kan dere avklare hvordan endring av antall grupperom (innen 2 uker) påvirker pris, avvikshåndtering og eventuell kompensasjon/justering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forbeholdet kan utgjøre økonomisk og leveransemessig risiko; leverandøren trenger klarhet før prising.

   Kilde: Bilag 1 – Tilbudsskjema (forbehold om grupperom) og Kontraktmalens punkt 1.3 Avbestilling og reduksjonsfrister

6. I kontraktmalen står det «Avbestillingsfrist av arrangementet (100%) 60 dager ... 50% ... 45 dager ...» og helt ned til «5 deltagere 1 dag før oppstart». Kan dere bekrefte om avbestilling/reduskjon gjelder både for hele «arrangementet» og for enkeltkomponenter som overnatting/mat/pauser (dvs. at prosentreglene også styrer hvor mye av deltakerrelaterte linjer som kan faktureres), eller om de kun gjelder overordnet deltakerantall?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette bestemmer risikoeksponering og hvordan leverandøren skal dimensjonere kostnader for catering/overnatting.

   Kilde: Kontraktmalen punkt 1.3 Avbestilling og reduksjonsfrister

7. Minimumskrav 6.1 sier at «Det skal være minst to mikrofoner ... og to trådløse myggmikrofoner» og at kursvert skal være teknisk tilgjengelig. Kan dere bekrefte om dette gjelder per kursrom og per samling (og at det ikke forutsettes bemanning/kabler i andre rom i parallell), samt om oppsettet skal være tilgjengelig fra kl. 10:00 dag 1 og gjennom hele varigheten inkl. pauser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart omfang og varighet er nødvendig for riktig ressursprising og bemanningsplanlegging.

   Kilde: 6.1 Tekniske minimumskrav

8. I Bilag 1 for samling 3 (12.05–13.05) står det «Ekstra pauseservering, på ettermiddagen dag 1.» Samtidig oppgis middag kl. 19:30 kun for dag 1 og 2 i samling 1 og 2. Kan dere bekrefte at samling 3 ikke skal ha middag dag 2 (12.05–13.05) og at antall og tidspunkt for pauser/serving for samling 3 kun er som beskrevet i Bilag 1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå nøyaktig cateringomfang per samling for korrekt kalkyle og kapasitetsbooking.

   Kilde: Bilag 1 – Tilbudsskjema (samling 1–3, samt linjene for pauseservering og middag)

9. Konkurransegrunnlaget oppgir at møtetid er fra kl. 10:00 dag 1 til kl. 15:00 siste dag, og lunsj skal være kl. 11:30 hver dag. Kan dere bekrefte om kursrom skal stilles til disposisjon/oppbygging (inkl. AV) fra 09:00 forrig? og om det forventes at opprydding skal være avsluttet umiddelbart kl. 15:00 siste dag (eller innen en nærmere angitt frist)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidskrav til rigg/opprydding påvirker arbeidskostnader og logistikk for hotell/AV-personell.

   Kilde: 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov (klokkeslett) og 6.1 Tekniske minimumskrav

10. Under tildelingskriteriet 4.3 «klima og miljø» ber dere om spesifikke beskrivelser av transport til/fra OSL, gangavstand til kollektivt knutepunkt, samt rutiner for matsvinn, avfallshåndtering og plast/engangsemballasje. Kan dere bekrefte om dere ønsker at leverandøren dokumenterer med konkrete måltall (f.eks. forventet reduksjon i matsvinn eller prosentandel vegetar), eller holder det med skriftlige beskrivelser og rutinebeskrivelser slik det er i konkurransegrunnlaget?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvor «tung» dokumentasjon leverandøren må levere innen fristen, og om det bør innhentes tall fra hotellet.

    Kilde: 4.3 Klima og miljø (krav til dokumentasjon)