Personalledelse HR og organisasjonsutvikling - FRID IKS

Vikariat for Personalledelse – HR og organisasjonsutvikling (SSA-B) for FRID IKS som følge av foreldrepermisjon. Konsulenten skal sikre kontinuitet i HR-funksjonen og ivareta strategisk HR-rådgivning samt operativ gjennomføring av sentrale HR-prosesser i perioden ca. 15.10.2026–01.07.2027 (med mulighet for forlengelse). Oppdraget rapporterer til daglig leder og dekker helhetlig HR-ansvar (virksomheten har om lag 200 ansatte og 70 lærlinger).

• Må-krav: Relevant høyere utdanning innen HR, ledelse, organisasjonspsykologi, juss e.l.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i utdraget (skal sannsynligvis besvares i tilbud/Bilag 2/CV).

  Kilde: Bilag 1: Krav til kompetanse (Må-krav)
• Må-krav: Minimum 5 års erfaring som HR-leder eller tilsvarende rolle med helhetlig HR-ansvar.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i utdraget (CV/tilbudsbeskrivelse).

  Kilde: Bilag 1: Krav til kompetanse (Må-krav)
• Må-krav: Erfaring fra endrings- og omstillingsarbeid.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i utdraget (CV/tilbudsbeskrivelse).

  Kilde: Bilag 1: Krav til kompetanse (Må-krav)
• Må-krav: Solid kompetanse innen arbeidsrett og relevant lov- og avtaleverk.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i utdraget (CV/tilbudsbeskrivelse).

  Kilde: Bilag 1: Krav til kompetanse (Må-krav)
• Må-krav: Svært god organisasjonsforståelse.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i utdraget (CV/tilbudsbeskrivelse).

  Kilde: Bilag 1: Krav til kompetanse (Må-krav)
• Må-krav: Erfaring fra offentlig sektor.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i utdraget (CV/tilbudsbeskrivelse).

  Kilde: Bilag 1: Krav til kompetanse (Må-krav)
• Må-krav: Erfaring fra partssamarbeid og samhandling med tillitsvalgte og vernetjeneste.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i utdraget (CV/tilbudsbeskrivelse).

  Kilde: Bilag 1: Krav til kompetanse (Må-krav)
• Bør-krav: Erfaring med lederstøtte på strategisk nivå.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i utdraget (CV/tilbudsbeskrivelse).

  Kilde: Bilag 1: Krav til kompetanse (Bør-krav)
• Bør-krav: Erfaring med organisasjonsutvikling og virksomhetsutvikling.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i utdraget (CV/tilbudsbeskrivelse).

  Kilde: Bilag 1: Krav til kompetanse (Bør-krav)
• Bør-krav: Erfaring med HMS-arbeid.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i utdraget (CV/tilbudsbeskrivelse).

  Kilde: Bilag 1: Krav til kompetanse (Bør-krav)

• Bilag 2 (Konsulentens spesifikasjon av bistanden) skal fylles ut av konsulenten og alle krav/behov i bilag 1 skal være tilfredsstillende besvart.Kilde: Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av bistanden (innledende tekst)
• Tilbud/ressursbeskrivelse skal inneholde besvarelse av tildelingskriteriene 'Oppdragsforståelse og gjennomføringsevne' og 'tilbudt kompetanse og erfaring'.Kilde: Bilag 2: Leverandørs beskrivelse / Tilbudt kompetanse og erfaring (placeholder-tekster)
• CV vedlegges (det fremgår at CV-er skal fremgå i Bilag 2).Kilde: Bilag 2: Tilbudt kompetanse og erfaring (tekst om CV vedlegges)
• Navngitt ressurs (rolle: Leder HR og organisasjonsutvikling) med kontaktopplysninger skal fylles inn.Kilde: Bilag 2: Tilbudt kompetanse og erfaring (tabell navngitt ressurs)
• Prosjekt- og framdriftsplan (Bilag 3) skal fylles ut av konsulenten basert på føringer fra kunden.Kilde: Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan (tekst)
• Administrative bestemmelser (Bilag 4) skal fylles ut av konsulenten basert på føringer fra kunden.Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser (tekst)
• Pris og prisbestemmelser (Bilag 5) skal fylles ut av konsulenten.Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser (tekst)
• Partenes representanter i Bilag 4 skal angis/bemyndiget representant settes inn (med kontaktopplysninger).Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser (pkt. 2.1)
• Nøkkelpersonell skal spesifiseres i Bilag 2/pkt. 2.2 og vises i Bilag 4 (henvisning).Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser (pkt. 5.2)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Oppstart senest 15.10.2026 og varighet frem til 01.07.2027, med mulighet for forlengelse (må avtales innen utløpet av opprinnelig tidsramme).Kilde: Forlk. kontrakt/forside kontrakt HRleder: Oppstart/Sluttdato + Bilag 3 (Tidsramme for Bistanden)
• Stilling/ressurs: konsulenten skal fungere som øverste HR-faglige ressurs i oppdragsperioden og sikre helhetlig HR-ansvar.Kilde: Forside kontrakt HRleder: behov/rollebeskrivelse
• Konsulenten rapporterer til daglig leder (Hilde Helene Michelet).Kilde: Bilag 1: Ledelse / rapportering
• Timepris: fast timepris i avtaleperioden, ingen indeksregulering (prisendring kun etter regler om force majeure/avtalt mekanisme).Kilde: Bilag 5: Prisendring (fast timepris; ikke gjenstand for indeksregulering)
• Fakturering: etterskuddsvis pr. måned, vedlagt detaljert spesifikasjon/timeliste; betalingsfrist 30 dager.Kilde: Bilag 5: Fakturering + SSA-B generell avtaletekst pkt. 6.2
• Elektronisk faktura via PEPPOL (EHF/aksesspunkt), og leverandør må inngå avtale om aksesspunkt for formidling.Kilde: Bilag 5: Fakturering (EHF/PEPPOL)
• Merking av faktura: Contract/kontraktsnummer (2026/17854) samt krav til OrderReference/ID (eHandel) eller BuyerReference (bestillernr. 381010).Kilde: Bilag 5: Fakturering (merking)
• Lønns- og arbeidsvilkår: konsulenten skal sikre at ansatte (og eventuelle underleverandører som direkte medvirker) ikke har dårligere vilkår i tråd med lov/forskrift/tariff, og skal dokumentere på forespørsel.Kilde: SSA-B pkt. 5.4 + Bilag 8 Viken-modellen pkt. 7 (rammearbeid/arbeidsvilkår)
• Nøkkelpersonell: skifte av nøkkelpersonell krever kundens godkjenning (kan ikke nektes uten saklig grunn); kompetanseoverføring er leverandørens kostnad.Kilde: SSA-B pkt. 5.2
• Viken-modellen (kontraktsbilag 8) gjelder bl.a. krav til internkontroll/SHA, språkforståelse på arbeidsplass, yrkesskadeforsikring (på forespørsel), samt begrensninger i antall ledd underleverandører og forhåndsgodkjenning av underleverandører.Kilde: Bilag 8 Viken-modellen (pkt. 2, 3, 5)

• Tildelingskriterienes vekting er ikke oppgitt i utdraget (kun navn og at leverandør skal besvare i Bilag 2).
• Dokumentasjonskrav for kvalifikasjonskrav (hvilke konkrete vedlegg/bevis) er ikke angitt i teksten; det fremgår primært at CV/tilbud skal besvare, men detaljer mangler.
• Kontraktsmessige krav utover det som står (f.eks. timeprismodellens konkrete satser, eventuelle endringer i bilag 5/6/7) er ikke fylt ut i utdraget.
• Forpliktelseserklæringene for underleverandører beskriver solidarisk ansvar og tilgjengeliggjøring av kapasitet, men om de faktisk skal brukes i denne konkrete konkurransen er ikke spesifisert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 3 står det «Bistanden løper inntil 01.07.2027, med mulighet for forlengelse inntil total kontraktsverdi på 2,45 mill. NOK ekskl. mva. En eventuell forlengelse må avtales innen utløpet av opprinnelig tidsramme». Kan dere presisere hvordan forlengelse besluttes i praksis (f.eks. varsel, skriftlig bestilling/avtale, og hvem som kan beslutte forlengelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå prosess og trigger for forlengelse for å kunne prise risiko for tidsbruk og bemanning.

   Kilde: Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan, «Tidsramme for Bistanden»

2. I bilag 1 oppgis arbeidssted som Oslo, med «Reiser til fylkeshuset i Drammen og Sarpsborg må påregnes», og det fremgår at det er «stor grad av fysisk oppmøte» samt noe hjemmekontor (1–2 dager/uke). Kan dere konkretisere forventet reiseomfang i vikarperioden (antall reisedager eller reisehyppighet per uke/måned) og hvilke møtepunkt som typisk krever fysisk fremmøte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reisehyppighet påvirker kostnadsgrunnlag, timeforbruk og mulighet for å levere i tråd med arbeidsformen.

   Kilde: Bilag 1: Estimat på behovsomfanget (Arbeidssted / Reiser / Arbeidsform)

3. Dere oppgir «ca. 15.10.2026 – 1.7.2027» i behov/estimatomfang, samtidig som kontraktens oppstart i utsnittet står «snarest mulig, senest 15.10.2026». Hva er ønsket faktisk oppstartsdato (dag/måned) og hvilke konsekvenser får eventuell oppstart senere enn 15.10.2026 for leveranseplan og eventuelt pris/kontraktslengde?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt oppstartsdato er nødvendig for bemanningsplan og for å unngå prisdiskusjoner ved avvik.

   Kilde: Bilag 1: Bakgrunn/Behovsomfang; Bilag 3: Oppstart / «Bistanden skal påbegynnes snarest mulig, senest 15.10.2026»

4. I bilag 5 punkt 6.5 (Prisendring) står det «Timeprisene skal være faste i avtaleperioden, og er ikke gjenstand for indeksregulering». Samtidig er det beskrevet prisjustering ved force majeure knyttet til «råvaremarked, transport, produksjon ol.». Kan dere bekrefte om denne force majeure-mekanismen i praksis også gjelder reise-/diett-/transportkostnader (gitt at reiser etter reiseregning er omtalt), eller gjelder den kun timepriser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må avklare hvilke prisledd som kan justeres ved ekstraordinære forhold, spesielt fordi reise skal dekkes etter reiseregning.

   Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser, «6.5 Prisendring» samt «C. Utlegg og reisekostnader mv»

5. I bilag 5 er det opplyst at det skal faktureres etter medgått tid pr. måned og at «timeprislene er faste», men det mangler konkrete prislinjer i utdraget (hvordan «Artikkelnr.» skal brukes, og om det er én timepris for hele perioden). Kan dere bekrefte hvilke priselementer vi skal prise i bilag 5 (kun én timepris), og om det skal leveres faktura som kun inneholder timer (evt. tillegg for reisetid hvis avtalt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig prisstruktur kan gi feil utfylling av bilag 5 og dermed tvist om faktureringsgrunnlag.

   Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser, «B. Konsulentens Timepriser…» og «C. Utlegg og reisekostnader mv»

6. SSA-B punkt 4.2 og bilag 5 åpner for «Annet avbestillingsgebyr kan avtales i bilag 5». Kan dere bekrefte om det er avtalt et konkret avbestillingsgebyr (og eventuelt størrelse/beregning) i denne konkurransen, eller om det kun er de generelle kostnadspostene (allerede utført arbeid, dokumenterte omdisponeringskostnader og andre direkte kostnader) som gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillingskostnadene er en sentral økonomisk risiko for leverandør og må være presist fastlagt.

   Kilde: SSA-B punkt 4.2 Avbestilling; Bilag 5 (mulighet for «Annet avbestillingsgebyr» er nevnt)

7. Nøkkelpersonell reguleres av SSA-B punkt 5.2: skifte krever kundens godkjenning, og kostnader til kompetanseoverføring ved bytte «bærer Konsulenten». Kan dere spesifisere om rollen i praksis er fullt ut knyttet til én navngitt person (100% ansvar), eller om det kan avtales en plan for kortvarig back-up/overlapp ved fravær (sykdom/ferie) uten at det utløser krav om «skifte»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå fleksibilitet og kostnadsrisiko knyttet til nøkkelperson ved fravær, spesielt i en vikariatperiode.

   Kilde: SSA-B punkt 5.2 Nøkkelpersonell; Bilag 2 (navngitt ressurs) / Bilag 4 (administrative bestemmelser)

8. I bilag 1 beskrives ansvarsområde og forventninger («øverste HR-faglige ressurs», «strategisk og operativ», «prioriterte HR-prosesser og utviklingsaktiviteter»), og i bilag 5 punkt 8.2 i SSA-B vises at «estimert antall timer og regler for varsling av overskridelser angis i bilag 5». Kan dere utdype hvilke konkrete «HR-prosesser og utviklingsaktiviteter» dere prioriterer i perioden (f.eks. rekruttering, sykefraværsoppfølging, HMS, lederstøtte, lønns-/komp-spørsmål), og hvilke time-/avviksterskler som utløser varslingsplikt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete prioriteringer og avviksterskler blir det vanskelig å planlegge leveranse og unngå mislighold/kommunikasjonsbrudd.

   Kilde: Bilag 1: Behovsbeskrivelse; SSA-B punkt 8.2 Varlsingsplikt (timeestimater/regler henvises til bilag 5)

9. Tildelingskriteriene fremgår i utdraget som «Oppdragsforståelse og gjennomføringsevne» og «tilbudt kompetanse og erfaring», og leverandøren skal besvare i bilag 2. Men vekting er ikke oppgitt i utdraget. Kan dere bekrefte vektingen mellom disse tildelingskriteriene (og eventuelt om det finnes underkriterier/krav til lengde/format på svarene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vekting styrer hvordan leverandøren prioriterer innsats i tilbudsbesvarelsen og dokumentasjonen for evalueringen.

   Kilde: Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av bistanden (tildelingskriterier nevnes i teksten)