Anskaffelsene av analysetjenester for DiO - analyser av avløpsvann og slam

Laboratorietjenester for analyser av næringsstoffer, tungmetaller og miljøgifter i avløpsvann, samt tungmetaller og (fra 01.01.2028) organiske miljøgifter i slam. Leveransen omfatter prøvehåndtering, inntransport, emballasje/etiketter, analysearbeid, og skriftlig/elektronisk rapportering til oppdragsgivere og DiO (Mapgraph). Kontraktsoppstart planlagt 01.01.2027 og varighet til 31.12.2029 med opsjon på forlengelse i inntil 2 år. (Del II, pkt «Kort om leveransen og kontrakten» og «Kontraktens oppstart»).

• Foretaket skal være lovlig registrert (firmaattest for norske firma; registreringsattester for utenlandske firma i faglige register der bestemt ved lov).

  Dokumentasjon: Vedlegg 1.1: Firmaattest / attester for registrering i faglige register.

  Kilde: Del I – «Kvalifikasjonskrav», «Tilbyders registrering, autorisasjoner mv.»
• Laboratoriene som benyttes skal være akkreditert etter NS-EN ISO/IEC 17025 for de aktuelle analysene.

  Dokumentasjon: Akkrediteringsdokumenter lagt ved tilbudet, og dokumentasjon på at laboratoriet er akkreditert for de aktuelle analysene (ref. forurensningsforskriften §14-12).

  Kilde: Del I – «Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner», «Tilbyder skal være akkreditert laboratorium … NS-EN ISO/IEC 17025»
• Tilbyder skal sannsynliggjøre økonomisk kapasitet/evne til å gjennomføre kontrakten (minstekrav: kredittrating A eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Vedlegg 1.3: Kredittvurdering/rating (ikke eldre enn 12 måneder) fra anerkjent kredittvurderingsinstitusjon; utskrift fra rating fra Dun & Bradstreet, Experian eller tilsvarende.

  Kilde: Del I – «Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet»
• Relevant erfaring siste 5 år (med kontaktperson).

  Dokumentasjon: Vedlegg 1.4: Liste over relevante referanseoppdrag utført siste 5 år, med kontaktperson.

  Kilde: Del I – «Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner», «Relevant erfaring»
• Krav til kvalitetskontroll: akkreditering for alle analyseparametere det gis tilbud på i vedlegg 2; avløpsvann skal analyseres ned til deteksjonsgrensene i forurensningsforskriften (kap. 11, vedlegg 2, tabell 2.1.1 og 2.1.2) og dokumentasjon på at dette kan oppfylles.

  Dokumentasjon: Akkrediteringsbevis fremlegges (Vedlegg/krav omtalt i kvalifikasjonsdel), samt dokumentasjon på overholdelse/deteksjonsgrensene (ref. Del II).

  Kilde: Del I – «Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner», «Krav til kvalitetskontroll»
• Tilstrekkelig kapasitet til å utføre oppdraget (personell, relevant utstyr og laboratoriekapasitet).

  Dokumentasjon: Vedlegg 1.6: Beskrivelse av tilgjengelig personell, relevant utstyr og laboratoriekapasitet.

  Kilde: Del I – «Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner», «Tilstrekkelig kapasitet…»
• Logistikk/transporttid maks 24 timer (inntransport av prøver til laboratoriet).

  Dokumentasjon: Vedlegg 1.7: Logistikk/inntransportbeskrivelse, inkl. at transporttid skal være maks 24 timer.

  Kilde: Del I – «Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner», «Logistikk: Transporttid maks 24 timer»
• Digital levering av analyseresultater til Mapgraph (Norkart).

  Dokumentasjon: Vedlegg 1.8: Referanse fra Norkart på at system for levering digitalt til Mapgraph er tilfredsstillende (kontaktperson oppgitt).

  Kilde: Del I – «Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner», «Digital levering av analyseresultater»
• Miljøstyringssystem eller tilsvarende rutiner/tiltak med egen miljøstrategi og dokumenterte miljømål.

  Dokumentasjon: Vedlegg 1.9: Beskrivelse av miljøledelsessystem (f.eks. NS-ISO 14001), eller hvis ikke tredjepartssertifisert: rutiner/tiltak for miljøledelse og dokumenterte miljømål.

  Kilde: Del I – «Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner», «Et miljøstyringssystem…»

• Tilbudet skal inneholde tilbudsbrev datert og signert av bemyndiget person, med tilbudssum.Kilde: Del I – «Krav til tilbudet», «Tilbudets utforming» (punktliste 1).
• Dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskrav (konkurransebeskrivelsens pkt. 5), inkl. komplett dokumentasjon sammen med tilbudet i tillegg til ESPD-egenerklæring(er).Kilde: Del I – «Krav til tilbudet», «Tilbyderen skal…» og «Kvalifikasjonskrav» (avsnitt om komplett dokumentasjon og ESPD).
• Dokumentasjon vedrørende tildelingskriterier (konkurransebeskrivelsens pkt. 6).Kilde: Del I – «Krav til tilbudet», «Tilbudets utforming» (punktliste 3).
• Eventuelle avvik og forbehold skal fremgå samlet i tilbudet (og kan føre til avvisning).Kilde: Del I – «Krav til tilbudet», «Avvik og forbehold».
• Avvik/forbehold/vedlegg må innpasses iht. oppgitt rekkefølge i tilbudsdokumentene.Kilde: Del I – «Tilbudets utforming», «Organisering av tilbudsdokumentene».
• Levering av tilbud elektronisk på Artifik innen frist.Kilde: Del I – «Levering av tilbudet», «Tilbudsfrist».
• Tilbud på norsk; alternativt dokumentasjon på språk uten norsk kun der norsk dokumentasjon ikke finnes.Kilde: Del I – «Språk» (Tilbudets utforming).

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsdokumenter: avtaledokument, referat, tilbudet, Del II (m/vedlegg) og Del I. Leverandør skal benytte utarbeidet avtaleforslag (vedlegg 4).Kilde: Del II – «Kontraktsbestemmelser», «Kontrakt»
• Kontrakten løper 1.1.2027–31.12.2029 med opsjon på forlengelse inntil 2 år.Kilde: Del II – «Kort om leveransen…» / «Oppsigelse/forlengelse» og Vedlegg 4 (Varighet)
• Prisregulering årlig etter SSB KPI; 1. gangs prisjustering 01.01.2028.Kilde: Del II – «Prisregulering» og Vedlegg 4
• Fakturering etterskuddsvis hver måned (28 dagers betalingsfrist); kan ved lavt prøveantall faktureres hver annen måned; EHF til kommuner; NOK.Kilde: Del II – «Fakturering og betaling»
• Språkkrav: all kommunikasjon skal foregå på norsk.Kilde: Del II – «Språk»
• Lønns- og arbeidsvilkår: krav til lønns-/arbeidsvilkår iht. allmenngjort tariff og anskaffelsesloven §§5e-5g; rettingsplikt og dokumentasjonsplikt ved forespørsel; kan gi beløpshold og/eller heving ved vesentlig mislighold.Kilde: Del II – «Krav til lønns- og arbeidsvilkår»
• Begrensning av underleverandørledd: ikke flere enn to ledd underentreprenører i kjeden (tilsvarende for kjede).Kilde: Del II – «Bruk av underleverandører…»
• Krav om betaling via bank/betalingsformidling (ikke kontant), samt dokumentasjonsplikt og rettings-/tilbakeholdsrett.Kilde: Del II – «Krav om betaling til bank»
• Obligatorisk tjenestepensjon (OTP): dokumentasjon og retting ved brudd; kan gi beløpshold/heving.Kilde: Del II – «Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)»
• Mislighold: kontrakten kan oppheves ved mislighold; tvister løses ved ordinær domstolsbehandling ved krav fra part.Kilde: Del II – «Misligholdelse» og «Tvister»
• Bestilling skjer på grunnlag av godkjent prøveplan; ekstra analyser bestilles skriftlig.Kilde: Vedlegg 4 – «Bestilling av analysetjenester»
• Akkreditert prøvetaking: tilbyderen skal rette seg etter DiOs styringssystem for akkreditert prøvetaking (rutiner for registrering/varsling ved mottak/manglende prøver).Kilde: Del II – «Akkreditert prøvetaking»

• Dokumentteksten inneholder ikke eksplisitte avvisnings-/evalueringsdetaljer utover generell omtale av avvik/forbehold og tildelingslogikk; detaljer om konkrete poengformler for kvalitet beskrives overordnet uten nærmere terskler.
• Prisskjema (Vedlegg 2) viser enkelte antall, men i Del II er det omtalt at prøveantall kan endres pga. revisjoner av utslippstillatelser og internkontroll; endringsmekanisme/justeringsregler utover «ekstra analyser til samme pris» fremgår ikke fullt ut i teksten.
• Kildetekst mangler enkelte tabell-/avsnittnummer for «kontraktens oppstart» og enkelte kontrakts-/leveringstider i Del II; leveringstidstabell er nevnt, men innhold i tabell 7 vises ikke i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Del II punkt C.8 «Ansvar for prøvene under transport» står det at tilbyders ansvar gjelder dersom prøvene ikke kommer frem eller er ødelagt. Kan dere spesifisere hva som menes med «ødelagt» (f.eks. brudd på emballasje/temperaturkrav), og om dere krever dokumentasjon/avviksrapportering fra laboratoriet/transportør i slike tilfeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og beskrive risikohåndtering for transportansvaret (hva som utløser ansvar og hvilken dokumentasjon som kreves).

   Kilde: Del II – Kravspesifikasjoner og tilbudsskjema, «Ansvar for prøvene under transport»

2. I Del II «Logistikk» står det at tiden fra prøvene er sendt fra avsender til de mottas av laboratoriet ikke må overskride 24 timer, og at flere skifter/transportmidler skal beskrives. Kan dere bekrefte om 24-timerskravet gjelder kalender-/klokkeslett (f.eks. 24 timer fra avgang), og hvordan kravet håndheves ved helge-/postforsinkelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid/transportregime påvirker både kapasitet og kostnad; leverandøren trenger å forstå hvordan oppfyllelse måles i praksis.

   Kilde: Del II – Kravspesifikasjoner og tilbudsskjema, «Logistikk»

3. I Del II «Leveringstider for analysesvar» (tabell 7) skal leveringstid oppgis i virkedager for flere analysepakker/parametere. Kan dere bekrefte om dere evaluerer leveringstid som gitt i tabell 7, og hvordan dere håndterer tilfeller der analyser ikke kan starte umiddelbart pga. prøvens tilstand (frossen/tint/fersk) eller avvik ved mottak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet rundt hvordan leveringstid vurderes ved avvik er nødvendig for korrekt prise og for å unngå uforutsatt risiko i «worst case»-evaluering.

   Kilde: Del II – Kravspesifikasjoner og tilbudsskjema, «Leveringstider for analysesvar»

4. I Del II «Krav til prøvetakingsplaner for avløpsrenseanlegg med akkreditert prøvetaking» kreves det at prøvetakingskalenderne kan scannes/videresendes uten at innhold forringes, og at bruk av fargekoder alene ikke er egnet. Kan dere bekrefte om dere har en spesifikk mal/format dere krever (utover vedlegg 5), f.eks. PDF-versjon, og om signaturfelt må være i bestemte posisjoner/format?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren skal levere forslag til kalendere; formatkrav påvirker arbeid, kvalitet og risiko for at planene ikke godkjennes.

   Kilde: Del II – Kravspesifikasjoner og tilbudsskjema, «Krav til prøvetakingsplaner for avløpsrenseanlegg med akkreditert prøvetaking»

5. I Del II «Standard analyser av avløpsvann» står det at noen kommuner leverer frosne prøver for SS og at disse analysene da ikke kan gjennomføres akkreditert, og at anleggseier skal gjøres oppmerksom på dette. Kan dere bekrefte hvordan dette skal håndteres i praksis: skal laboratoriet tilby «akkreditert når mulig» for SS, og hvilke analyser/leveranser skal leveres dersom anlegg velger frossen levering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå forventet leveranse ved SS (akkreditert vs ikke-akkreditert), slik at prising og kvalitetssikring blir korrekt.

   Kilde: Del II – Kravspesifikasjoner og tilbudsskjema, «Standard analyser av avløpsvann», avsnitt om SS-frosne prøver

6. I Del II «Krav til prøvetakingsplaner» står det at prøvetakingsplaner og kalendere skal presenteres for DiO og renseanleggseiere innen 1. desember og være på plass innen 15. desember, og at noen anleggseiere utarbeider selv. Kan dere avklare hvilke plikter som gjelder for valgt tilbyder dersom et anleggseier selv utarbeider planen: skal leverandøren kun medvirke til godkjenning, eller også utarbeide selve forslagene/kalenderfilene for disse anleggene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppgavefordeling påvirker ressursplanlegging og tildelingskriteriet «Opplegg og system for prøvetakingsplaner og kalendere».

   Kilde: Del II – Kravspesifikasjoner og tilbudsskjema, «Prøvetakingsplaner og kalendere»

7. I Del II «Levering av analyseresultater» kreves rapportering til DiO/Mapgraph i maskinlesbart format (XML/CSV/JSON eller tilsvarende) og at tilbyder selv dekker kostnader til utarbeidelse av importfunksjon som skal være «klart og i drift fra 15.1.2027». Kan dere bekrefte hva som menes med «skissert løsning» og hvordan leverandøren kan teste/avklare grensesnittet før oppstart (f.eks. referansetidspunkt, testmiljø, og hvem som bistår)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Grensesnitt/implementering påvirker oppstartskost og risiko; leverandøren trenger plan for validering og aksept før 15.1.2027.

   Kilde: Del II – Kravspesifikasjoner og tilbudsskjema, «Rapportering»

8. I Del II «Reanalyser og oppbevaring av prøvemateriale etter analyse» står det at dersom overskridelse skyldes «analysefeil ved laboratoriet må laboratoriet dekke kostnaden», og dersom analysesvaret blir omtrent det samme må anleggseier dekke kostnaden. Kan dere definere hva som anses som «analysefeil» og hva som menes med «omtrent det samme» (f.eks. avvik i prosent/absolutt verdi), og hvilken beslutningsprosess som gjelder mellom laboratoriet og anleggseier/DiO?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et sentralt risikoelement for økonomi og prosess; definisjoner trengs for å prise reanalyseansvar korrekt.

   Kilde: Del II – Kravspesifikasjoner og tilbudsskjema, «Reanalyser og oppbevaring av prøvemateriale etter analyse»

9. I Del II «Ekstra analyser» og «Ekstra prøver» står det at prisen på ekstra analyser skal være den samme som ordinære prøver, og at endringer varsles i forbindelse med revisjon av prøveplan. Kan dere presisere hvordan endringer knyttet til revisjoner av utslippstillatelser og internkontroll (som kan endre prøveantall) skal dokumenteres og bestilles (f.eks. skriftlig bestillingformat, frister for bestilling/varsel), slik at leverandøren kan planlegge kapasitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringsmekanismen påvirker leverandørens bemanning og gjennomføring; leverandøren trenger praktiske bestillings- og varslingsrutiner.

   Kilde: Del II – Kravspesifikasjoner og tilbudsskjema, «Ekstra analyser» og «Ekstra prøver»

10. I Del II «Prisregulering» oppgis KPI med 1. gangs prisjustering fra 01.01.2028. Kan dere bekrefte hvilken KPI-indeks som skal benyttes (SSB delindeks/serie), og om reguleringen skjer lineært/etter faktisk KPI for en bestemt måned (f.eks. oktober året før), samt hvilke priselementer som omfattes (kun analyser eller også transport/andre faste kostnader)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Prisjusteringsmekanismen påvirker leverandørens priskalkyle og risiko over kontraktens varighet.

    Kilde: Del II – Kontraktsbestemmelser, «Prisregulering»