Grafiske tjenester

Arendal kommune skal inngå rammeavtale for grafiske tjenester. Leveransen omfatter bl.a. informasjonsmateriell, rapporter, presentasjoner, maler, grafikk til digitale flater, infografikk, illustrasjoner, designfaglig rådgivning, samt utforming av profilmateriell/profilartikler og grafisk materiell til kjøretøy, bygg og arbeidsklær. Webdesign for arendal.kommune.no er ikke omfattet. Avtalen bygger på SSA-B enkel 2026 og gjelder i perioden 26.08.2026–26.08.2028, med opsjon(er) 1+1 år. Kontrakten har ett maksimalt antall leverandører (1) og estimert verdi 2,5 MNOK (maks rammeavtaleverdi 3,5 MNOK).

• Skatteattest: leverandøren skal fremlegge skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt (verifiseres via eBevis).

  Dokumentasjon: Skatteattest (automatisk verifisering via eBevis/Altinn med samtykke).

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav punkt 1
• Registrert i Foretaksregisteret (verifiseres automatisk mot Enhetsregisteret via eBevis).

  Dokumentasjon: Opplysninger i eBevis/verifisering mot Enhetsregisteret.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav punkt 2
• Økonomisk og finansiell kapasitet: tilstrekkelig kredittverdighet til å oppfylle kontrakten; oppdragsgiver innhenter selv opplysninger. Ved rating B eller lavere tas forbehold om ytterligere innhenting.

  Dokumentasjon: Ingen konkret innsending angitt; oppdragsgiver innhenter via Proff Forvalt AS (evt. ytterligere dokumentasjon kan innhentes av oppdragsgiver ved lav rating).

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav punkt 3
• Kapasitet til å håndtere flere parallelle oppdrag og varierende størrelse/kompleksitet: dokumenteres ved organisering/bemanning, nøkkelpersoner og kompetanse, samt hvordan kapasitet/tilgjengelighet sikres.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av organisering og bemanning; oversikt over nøkkelpersoner og kompetanse; beskrivelse av sikring av kapasitet ved flere parallelle oppdrag.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav punkt 4
• Relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag: minimum én offentlig aktør/virksomhet, og leverandøren skal dokumentere videreutvikling av grafisk profil/design. Inntil 3 oppdrag siste 3 år.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag (verdi, tidspunkt, mottaker: navn/telefon/e-post).

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav punkt 5

• Elektronisk innlevering av tilbud (påkrevd).Kilde: Opplysninger under «Innleveringsvilkår»
• Tillatt språk: norsk.Kilde: Opplysninger under «Innleveringsvilkår»
• Elektronisk signering: valgfritt.Kilde: Opplysninger under «Innleveringsvilkår»
• Nøkkelpersonell: leverandør skal oppgi nøkkelpersonell tiltenkt for oppdraget, inntil 3 personer; disse evalueres i forbindelse med tilbudsinnleveringen.Kilde: Kravspesifikasjon / «Kompetanse og erfaring» punkt 4.1
• Vedlegg kan legges ved (CV-er, referanseoppdrag eller portfolio).Kilde: Kravspesifikasjon / «Kompetanse og erfaring» punkt 4.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Redigerbare originalfiler og ferdige eksportfiler i relevante arbeidsformater, slik at kommunen kan redigere tekst/elementer/layout uten bistand når det er relevant (ja/nei).Kilde: Kravspesifikasjon – 1.2
• Produksjonsklare filer og nødvendige grunnlag for produksjonsoppfølging for kjøretøy, bygg, arbeidsklær og profilmateriell/profilartikler (ikke produksjon; kommunen har egen trykkeriavtale) .Kilde: Kravspesifikasjon – 1.3
• Leveranser skal følge gjeldende grafisk profilmanual/retningslinjer (profilhåndbok 2024 vedlagt; kan endres i avtaleperioden) .Kilde: Kravspesifikasjon – 2.1
• Universell utforming: minstekrav til lesbarhet/struktur/kontrast; digitale leveranser følger relevante krav til universell utforming (ja/nei).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.2
• Arbeidsmetodikk for universell tilgjengelighet og tilgjengelighet i relevante leveransetyper (skal beskrives, med vekt på målgruppetilpasning og UU/WCAG-eksempler).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.3
• Maler skal utformes slik at kommunen enkelt kan redigere, oppdatere og gjenbruke i egne verktøy (maks vekt på filstruktur/gjenbruk/standardverktøy; eksempel kan vedlegges).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.4
• Fast kontaktpunkt for bestillinger og løpende avklaringer under avtalen.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.1
• Leverandøren skal kunne levere både mindre enkeltstående oppdrag og større sammensatte leveranser.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.2
• Oppgi normal responstid i arbeidstimer fra mottatt henvendelse til første tilbakemelding på nye oppdrag.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.3
• Beskrive hvordan samarbeid, oppstart og avklaringer gjennomføres per oppdrag, inkludert korrekturrunder og hvordan kommunen holdes orientert (maks 1 A4).Kilde: Kravspesifikasjon – 3.4
• Sikre levering innen avtalte frister ved små, større og hastende oppdrag; beskrive arbeidsflyt/kapa­sitets­håndtering, responstid ved hasteoppdrag, prioritering og håndtering av avklaringer (maks 2 A4).Kilde: Kravspesifikasjon – 3.5

• Ingen terskler for avvisning utover ESPD avvisningsgrunner er angitt i teksten (kun kategorier A–D og eksempler).
• Dokumentet beskriver evalueringsformel for pris, men eksakt hvordan timepris oppgis/format i Hyyr er ikke gjengitt.
• Det er ikke oppgitt konkrete SLA-krav (maks responstid/leveringstid i timer/dager), kun at responstid og kapasitetshåndtering skal beskrives.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tildelingskriteriet «Pris» står det at timepris skal være «gjeldende uavhengig av hvem som utfører oppdraget». Hvordan skal timeprisen prises og oppgis i Hyyr (f.eks. format/antall siffer, og om kommunen forventer én samlet timepris eller separate timepriser per rolle/kompetansenivå)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig prisutfylling i Hyyr kan gi feil tilbudspris og dermed vesentlig risiko for lav score eller avvik.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Tildelingskriterier (Pris 40%)

2. Krav 3.3 ber om «normal responstid i arbeidstimer fra mottatt henvendelse til første tilbakemelding». Skal responstiden regnes fra tidspunktet bestilling/henvendelse sendes (innkommende e-post/Hyyr), og gjelder den i alle tilfeller også ved mottak på tidspunkt utenfor ordinær arbeidstid/helg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise/planlegge kapasitet riktig og levere konsistente svar i tilbudet trenger leverandør avklaring av definisjoner for starttidspunkt og kalenderlogikk.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 3.3 Oppgi normal responstid

3. Krav 3.5 beskriver «responstid ved hasteoppdrag» og kapasitetshåndtering, men oppgir ikke konkrete maksimale frister. Hvilke konkrete responstider og/eller leveringsfrister forventer oppdragsgiver som «hastende» i praksis (f.eks. innen X timer/dager for første avklaring og innen X dager for levering), og hvordan vil dere vekte dette i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Siden det ikke finnes tallfestede SLA-er i utdraget, må leverandøren forstå hvilke responstider som faktisk er relevante for å kunne beskrive gjennomførbar løsning og prise risiko korrekt.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 3.5 Beskriv kort hvordan leverandøren vil sikre levering innen avtalte frister ved små, større og hastende oppdrag; Tildelingskriterier (Samarbeid og gjennomføring 10%)

4. I krav 1.2 skal kommunen «ved overlevering mottar kildefiler og ferdige filer i formater som er egnet for videre redigering og bruk i egne kanaler og verktøy». Hvilke konkrete filformater og programvare-økosystem legger oppdragsgiver til grunn (f.eks. Adobe InDesign/Illustrator, Inkscape, MS Office, PDF/X, SVG, HTML), og finnes det en minsteliste for hvilke leveranser som skal gis kildefiler i?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig filformat er nødvendig for å oppfylle kravet og unngå ekstra kostnader/risiko i etterlevering, samt for å kunne prise arbeidsomfanget korrekt.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 1.2 Leverandøren skal i avtaleperioden levere redigerbare originalfiler

5. Krav 1.3 sier at leverandøren skal levere «produksjonsklare filer og nødvendig grunnlag» og at produksjon ligger hos kommunens egen trykkeriavtale. Hvilke krav stiller oppdragsgiver normalt til trykkspesifikasjon (f.eks. skjæremark, blø, fargerom/ICC, oppløsning, PDF/X-versjoner, fargeprofiler), og hvem gjør kontrollen av produksjonsdata – leverandøren eller kommunens trykkeri?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Trykkklargjøring kan kreve tydelige tekniske spesifikasjoner; avklaring påvirker både kvalitetssikring og kostnads- og ressursbehov.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 1.3 Utforme og levere grafisk materiell klargjort for produksjon

6. Krav 2.1 viser til «grafiske profilmanual og retningslinjer» der vedlagt profilhåndbok 2024 «kan endres i løpet av avtaleperioden». Hvordan skal leverandøren forholde seg dersom det kommer oppdaterte versjoner: er det en dato/oppdatert versjon som skal legges til grunn for løpende bestillinger, og skal endringer være varslet innen rimelig tid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan oppdateringer håndteres for å unngå merarbeid og uenighet om hva som er «gjeldende» ved produksjon/levering.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 2.1 Leverandøren skal utforme materiell i samsvar med oppdragsgivers til enhver tid gjeldende grafiske profilmanual

7. Tildelingskriteriet «Samarbeid og gjennomføringsevne» (10%) inkluderer «responstid» og «evne til å håndtere både små og store oppdrag innen avtalt tid». Hvordan definerer oppdragsgiver hva som er «avtalt tid» for rammeavtaleoppdrag – avtales per oppdrag ved oppstart, eller finnes det forventede tidsrammer knyttet til oppdragstyper?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis «avtalt tid» ikke er standardisert, må leverandøren forstå hvilken styringslogikk oppdragsgiver bruker for å kunne beskrive gjennomføring på riktig nivå.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 3.4 Beskriv hvordan samarbeid, oppstart og avklaringer gjennomføres; Tildelingskriterier (Samarbeid og gjennomføring 10%)

8. Krav 4.1 ber om nøkkelpersonell (inntil 3) og at disse «vil bli evaluert». Er det forventet at de samme nøkkelpersonene faktisk utfører oppdragene i rammeavtaleperioden, eller kan dere tillate utskifting innenfor samme kompetanseprofil uten poengtap (og i så fall hvordan dokumentere/varsle dette)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkning av nøkkelpersonells binding påvirker bemanningsrisiko og avtaleetterlevelse, spesielt når oppdrag kan variere i størrelse og hastighet.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 4.1 Beskriv leverandørens relevante kompetanse og erfaring for nøkkelpersonell; Tildelingskriterier (Kompetanse og erfaring 20%)

9. Rammeavtalen har varighet 26.08.2026–26.08.2028 med opsjon 1+1 år, og maks verdi rammeavtale 3 500 000 NOK med én leverandør. Hvordan forventes det at oppdragsgiver bestiller innenfor maksverdi (typisk volum/antall oppdrag per år eller fordelingsnøkkel mellom små vs. store leveranser), slik at leverandøren kan dimensionere kapasitet og timepris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Estimater for volum og oppdragsmix er sentralt for å prise timepris og organisere bemanning for å oppfylle kapasitetkravet.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Varighet/oppsjoner og Estimert/maks verdi; Kvalifikasjonskrav – 4 Tilstrekkelig kapasitet til å håndtere både små og store oppdrag