Intensjonskunngjøring: Avtale med Documaster AS om frittstående arkivkjerne og tilhørende tjenester

Intensjonskunngjøring: Avtale med Documaster AS om frittstående arkivkjerne og tilhørende tjenester

Tromsø kommune har til hensikt å inngå en samlet kontrakt med Documaster AS om levering av en frittstående Noark-godkjent arkivkjerne og tilhørende tjenester.

Tjenesten omfatter en arkivløsning som er godkjent etter Norsk arkivstandard (Noark 5), til bruk for løpende arkivering fra integrerte systemer og historiske data fra avsluttede systemer. Avtalen omfatter også tekniske løsninger og bistand som er nødvendig for å benytte arkivløsningen, samt løsninger for administrasjon av arkivpakker, tekniske beskrivelser av arkivuttrekk og digitalisering av analogt arkiv.

Tromsø kommune har gjennomført en markedsundersøkelse (RFI) for å kartlegge alternative løsninger og leverandører. Kommunen har ikke identifisert andre løsninger som kan dekke det samlede behovet innenfor kommunens eksisterende arkitektur og integrasjoner.

Kommunen benytter allerede Documaster AS som leverandør av disse tjenestene gjennom flere ulike avtaler. Et leverandørbytte vil innebære etablering av en ny løsning, migrering av eksisterende arkivdata og tilpasning og etablering av integrasjoner mot kommunens fagsystemer. Dette vil medføre økte kostnader til implementering, migrering, utvikling, testing og tilpasning, i tillegg til kostnader knyttet til videre forvaltning av løsningen.

På bakgrunn av markedsundersøkelsen og de tekniske og økonomiske konsekvensene av å etablere en alternativ løsning, vurderer Tromsø kommune at det ikke foreligger et rimelig alternativ som kan dekke kommunens samlede behov. Kommunen har derfor til hensikt å inngå kontrakt direkte med Documaster AS med hjemmel i anskaffelsesforskriften § 13-4 bokstav b nr. 2.