Anestesibord til AKM3

UiT The Arctic University of Norway skal kjøpe tre (3) anestesi-/operasjonsbord for kirurgiske prosedyrer på mus (SOPF-anlegg). Anskaffelsen er delt i to deler: Del 1 (størst bord) skal leveres som integrert enhet i laminar airflow (LAF) sikkerhetshylle/hette med tiltak for å redusere eksponering for gnagerallergener og sikre riktig eliminering av anestesigass. Del 2 (bord 2 og 3) krever ikke LAF-hette, men må leveres med omfattende dokumentasjon som minst dokumenterer 99,9% eliminering av anestesigasser for å hindre operatøreksponering. Kontrakten inkluderer også service-/vedlikeholdsavtale (utkast i tilbudet) med fastpriser per år i en 5-års innledende periode og utvidelse med ett år av gangen etterpå, samt krav til levering/inntransport.

• Det finnes absolutte tekniske/ytelseskrav (Priority A) som må oppfylles; manglende oppfyllelse medfører avvisning.

  Dokumentasjon: Leverandøren skal dokumentere oppfyllelse ved å fylle ut kravtabellen og henvise til relevant dokumentasjon i «Comment»-kolonnen; manglende dokumentasjon regnes som ikke oppfylt.

  Kilde: Vedlegg 1, pkt. 5 «Table of requirements» (Priority A/B)

• Levere tilbud for del/part(er) (Part 1 og/eller Part 2) i henhold til oppdeling; leverandører kan tilby for én del, kombinasjon av deler eller alle tre lots.Kilde: Vedlegg 1, pkt. 2 «The scope and content of the procurement»
• Inkludere serviceavtale i tilbudet: leverandøren skal sende inn et utkast til serviceavtale som del av tilbudet.Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4 «Service and maintenance» (As part of the tender submission...)
• Levere fastpris-tilbud for den komplette 5-årige servicekontrakten i prismatrisen (inkl. fastpris per kontraktsår i prislisten).Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4 «Service and maintenance» + Vedlegg 3a «Price matrix.xlsx»
• I kravtabellen skal leverandøren merke «yes/partly/no» for leverandørens oppfyllelse og legge inn referanser til relevant dokumentasjon (og evt. kommentarer).Kilde: Vedlegg 1, pkt. 5 «Table of requirements»
• For del 2 (bord 2 og 3) skal det medfølge omfattende dokumentasjon som minst dokumenterer 99,9% eliminering av anestesigasser.Kilde: Vedlegg 1, pkt. 1 «Purpose of the procurement» (Part 2 krav)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsytelse: Levering av tre anestesi-/operasjonsbord (del 1: bord med integrert LAF-hette; del 2: bord 2 og 3 uten krav om LAF-hette men med dokumentasjonskrav).Kilde: Vedlegg 1, pkt. 1 «Purpose of the procurement» og pkt. 2
• Leveringsbetingelser/inntransport: Levering via hovedinngang med heis (maks 1150 kg). Transport via døråpninger maks 850 mm bredde x 2000 mm høyde. Heis-kapasitet 1150 kg. Lastebiler kan ikke overstige 3,8 m høyde.Kilde: Vedlegg 1, pkt. 3 «Delivery requirements (all tables)»
• Kontraktskrav til utforming/ytelse – absolutte krav (Priority A): bl.a. uavhengig funksjon vs byggventilasjon, system for effektiv fjerning av overskytende anestesigass (scavenger/gas evacuator/absorber), dokumentasjon for effektivitet, støtte for isofluran, samt (for filter-pumpe-løsning) vektbasert overvåkning med alarm for filterbytte.Kilde: Vedlegg 1, pkt. 5 «Absolute requirements» (nr. 1–8)
• Serviceavtale: Forebyggende vedlikehold inkl. inspeksjon, funksjonstester, feilsøking, software/firmware-oppdateringer, utskifting/reparasjoner; inkludere slitedeler/forbruksvarer for 1 års drift.Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4 «Scope of the service agreement»
• Remote support og akuttutbedring: leverandør skal gi remote/telefon-support med responstid innen 12 timer. Ved feil skal leverandør innen 7 dager etter melding møte på stedet og gjenopprette driftsklar tilstand.Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4 «Remote support and emergency repairs»
• Prising i serviceavtalen: alle arbeids-/reise-/oppholds- og andre kostnader knyttet til tjenester i serviceavtalen skal være inkludert i fastprisen; øvrige deler/utbedringer utenfor avtalen faktureres separat.Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4 «Pricing and costs»
• Pris/forpliktelse for serviceperiode: initial term for serviceavtalen opp til 5 år; oppdragsgiver kan terminere ved utløp av hvert kontraktsår med skriftlig varsel. Utkast til serviceavtale med fast pris per år i pris-matrise. Etter 5 år: mulig forlengelse med 1-årsperioder; leverandøren skal foreslå priser for opsjonsforlengelser senest 4 måneder før utløp.Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4 «The initial term...»
• Spareparts: leverandør skal garantere tilgjengelighet av reservedeler i minst 10 år fra levering.Kilde: Vedlegg 1, pkt. 4 «Spare parts»
• Generelle kontraktsvilkår (iBOTT Goods): Leverandør ansvar for levering og dokumentasjon samtidig med levering, med garanti (med mindre annet avtales) på 2 år fra levering. DDP (Incoterms 2020) hvis ikke annet avtalt; elektronisk faktura (EHF) for norske leverandører; betaling innen 30 dager.Kilde: Generelle kontraktsvilkår Goods iBOTT Jan 2023: pkt. 4.2, 4.3, 4.4, 6.3
• Menneskerettigheter i leverandørkjeden: spesielle kontraktsvilkår om kontraktsoppfyllelse for å ivareta grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden.Kilde: Agreement document (10).pdf «SPECIAL CONTRACT TERMS»

• Seksjonsnummer/overskrift for flere deler av service- og kontraktsvilkår utover vedleggsteksten finnes ikke i utdraget (f.eks. eksakt kontraktsleveringsdato/varighet mangler i «Agreement document»).
• Konkrete tildelingsvekter er ikke oppgitt i teksten (kun A/B-prioritering og evalueringspunkter).
• Det er indikert at del 2 krever dokumentasjon for minst 99,9% eliminering av anestesigasser, men detaljer om hvordan dette dokumenteres (metode/standard) fremgår ikke i utdraget utover formuleringen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For Part 1, Table 1: Hvilke eksakte krav gjelder for LAF-sikkerhetshodet (laminar airflow safety hood) når tabellen skal leveres som en integrert enhet—herunder forventes det at hele enheten leveres komplett med LAF-sertifisering/validering, og hvilke dokumenter skal leveres i tilbudet for å dokumentere dette?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Part 1 er styrt av et integrert LAF-krav; tilbyder må forstå hva som faktisk skal leveres og hvilke dokumentasjonskrav som gjelder for å kunne prise og dokumentere korrekt.

   Kilde: Appendix 1, punkt 1 (Part 1) og punkt 5–6 (krav til gas elimination/dokumentasjon) samt evalueringskriterier knyttet til gas exposure.

2. Ved oppfyllelse av «table should function independently of the building’s ventilation system» (A-krav 4): Hvordan definerer oppdragsgiver hva som regnes som «uavhengig» i praksis (f.eks. forventes ingen tilkobling til byggventil, eller aksepteres det kun via separate rørsystemer), og hvilke grenseverdier/krav benytter dere ved verifikasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: A-kravet kan tolkes ulikt mellom produsenter; tilbyder trenger klar definisjon og verifikasjonsforventninger for å vurdere teknisk løsning og risiko.

   Kilde: Appendix 1, A-krav 4 (Technical Specifications, krav 4) og A-krav 7 (dokumentasjon for effektivitet).

3. For Part 2 (Table 2 og 3): Kan oppdragsgiver spesifisere hvilken type dokumentasjon dere aksepterer for å demonstrere «at least 99.9% elimination of anaesthetic gases»—for eksempel hvilken testmetode, relevante standarder (måleteknikk/utstyr), rapportformat og forventet måleoppsett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver beskriver ikke metode/standard i utdraget; uten dette kan tilbyder ende med feil dokumentasjonsgrunnlag og feil prising.

   Kilde: Appendix 1, punkt 1 (Part 2: 99,9% eliminering) og punkt 5 (A-krav 7 om dokumentasjon).

4. A-krav 6: Dersom dere krever vektbasert overvåking/alarmer for karbonfilter og pumpe: Hvilke konkrete alarmgrenser, varsellogikk og utskiftingskriterier forventes (og skal dette være kalibreringspliktig), og finnes det krav til dokumentasjon for alarmfunksjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vektbasert overvåking kan implementeres på ulike måter; tilbyder må vite hva som forventes for alarm/vedlikehold og for å kunne dokumentere oppfyllelse.

   Kilde: Appendix 1, A-krav 6–7 og evalueringskriterium 16 (gas and CO2 removal, alarm/kalibrering).

5. A-krav 2: «The induction chamber and mask(s) should be capable of operating both airflow and anaesthesia concentration separately and simultaneously.» Hvilke kontrollmuligheter og brukergrensesnitt forventer dere (f.eks. separat regulering per kanal/parameter), og skal tilbyder dokumentere dette med skjermbilder/manualutdrag eller testprosedyre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et funksjonskrav som påvirker både design og dokumentasjonsopplegg; tilbyder trenger hva som faktisk må vises i tilbudet.

   Kilde: Appendix 1, A-krav 2 samt evalueringskriterium 5 (anesthetic system: separat justering av flow for masks og induction chamber).

6. Tildelingsgrunnlag/evaluering: Selv om det står A/B-prioritet og evalueringskriterier, er det ikke oppgitt vekting. Kan oppdragsgiver bekrefte om det finnes tildelingsvekter mellom evalueringspunktene (f.eks. 1–18), og i tilfelle hvilke vektinger/poengskalaer som benyttes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten vekting blir tilbudsstrategi (hva man bruker tid og dokumentasjon på) vanskelig; tilbyder må forstå hvordan evalueringen faktisk skjer.

   Kilde: Appendix 1, punkt 5 (A/B-prioritet) og Appendix 1, seksjon «SPECIFICATIONS EVALUATION CRITERIA» (punkter 1–18).

7. Service og pris: I pris­matrisen for service er «First year after the guarantee period» angitt, men garantiperioden i de generelle vilkårene er 2 år. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dere ønsker at 5-års service skal bygges opp (antall år innenfor/utenfor garanti), og hvordan tilbyder skal prise år 1–5 i matrisen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklar kobling mellom garanti (2 år) og service (5 år) påvirker hele prisingen og risiko for feil kostnadsallokering.

   Kilde: Appendix 1, punkt 4 (serviceavtale 5 år, utvidelser) samt «General Contract Terms Goods iBOTT Jan 2023», punkt 4.4 (garanti 2 år) og Appendix 3a (pris­matrise).

8. Levering/praktiske rammer: Kan oppdragsgiver angi planlagt leveringsvindu(er) og forventet tidspunkt for «delivery through the main entrance with access to the elevator», samt om det vil være krav om koordinering med heise/kranføring siden lastebilhøyden ikke kan overstige 3,8 meter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Frister og koordinering ved tung levering (og adgang/transportmåter) påvirker planlegging og kost; tilbyder bør få leveringsforutsetninger avklart før tilbud.

   Kilde: Appendix 1, punkt 3 (Delivery requirements: elevator 1150 kg, døråpning 850 mm, lastebilhøyde 3,8 m) og Agreement document (leveringsdato mangler i utdraget).

9. Kontraktsvilkår knyttet til risiko/ansvar: De generelle vilkårene sier at dagbøter ved forsinkelse beregnes av total kontraktpris eks. mva. (og har et minimum). Kan oppdragsgiver bekrefte om dagbøter også gjelder ved leveringsforsinkelse for serviceelementer/opsjoner, eller kun for levering av selve «Deliverable» (bordene) innen avtalt leveringstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandøren er det viktig å vite hva som kan utløse dagbøter og hvilken del av leveransen som omfattes, slik at man kan ta riktig risiko i prisingen.

   Kilde: General Contract Terms Goods iBOTT Jan 2023, punkt 9.8 (daily penalties) og punkt 7.1 (tidspunkt for «delivery completed» ved testing/dokumenter).