Larvik kommune
Anskaffelse av innfordringssystem
Bakgrunn
Larvik kommune skal anskaffe et nytt innfordringssystem fordi dagens løsning avvikles av eksisterende leverandør.
Den nye løsningen skal understøtte en stabil og fremtidsrettet innfordringsprosess, bidra til mer effektive arbeidsprosesser og redusere behovet for manuell oppfølging. Det er også viktig å sikre god oversikt, kontroll og sporbarhet i saksbehandlingen.
Kommunen har behov for en løsning som samhandler godt med økonomisystemet, som er Agresso p.t. Overgangen til ny løsning må kunne gjennomføres på en kontrollert måte, med lav risiko og tydelig leverandøransvar i implementering og forvaltning.
Personvern og informasjonssikkerhet er sentrale premisser for anskaffelsen. Løsningen må derfor legge til rette for sikker behandling av personopplysninger og kunne integreres mot ACOS WebSak+.
Beskrivelse av oppdraget
Oppdraget omfatter levering av et nytt innfordringssystem med tilhørende tjenester for etablering, innføring og løpende forvaltning. Kommunen ønsker en standardisert og veletablert løsning som dekker behovet for ordinær innfordringsfunksjonalitet med høy grad av automatisering.
Leveransen skal blant annet omfatte konfigurering av løsningen, nødvendig bistand i overgang fra dagens system, integrasjon mot kommunens sentrale systemer, testing, opplæring og produksjonssetting. Det inngår support, feilretting og ordinær forvaltning etter at løsningen er satt i drift, samt mulighet for saksbehandlingsstøtte.
Kommunen ønsker en leverandør som tar et tydelig ansvar for gjennomføringen og som utfører hoveddelen av oppsett og konfigurering innenfor avtalte rammer. Løsningen skal legge til rette for effektive arbeidsprosesser, god sporbarhet og forutsigbar drift over tid.
Det etterspørres videre en løsning som holdes faglig oppdatert som del av tjenesteleveransen, herunder håndtering av relevante regelverksendringer og satser.
Svar på spørsmål
Spørsmål besvares ikke i perioden 14. til 21. september.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Larvik kommune skal anskaffe nytt innfordringssystem (tjenester) med etablering, innføring og løpende forvaltning/support. Dagens løsning avvikles. Leveransen inkluderer konfigurering, bistand ved overgang, integrasjoner (særlig mot Agresso og eventuelt ACOS WebSak+), testing, opplæring og produksjonssetting, samt feilretting, support og regelverks-/satseoppdateringer. Løsningen skal støtte sporbarhet, sikker behandling av personopplysninger (EØS), logging og revisjonsspor, og rollebasert tilgang.
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Skatteattest: Leverandøren skal fremlegge skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt (verifiseres automatisk via eBevis/Altinn ved samtykke).
Dokumentasjon: Skatteattest (automatisk verifisering via eBevis).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 1 - Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Oppdragsgiver vurderer soliditet, likviditet og finansielle evner; kan innhente ytterligere informasjon.
Dokumentasjon: Foretakets årsregnskap (siste årsberetning inkl. revisors vurdering) eller kredittvurdering eller annen dokumentasjon. For nyetablerte: nyere regnskapsutskrift signert av revisor.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 2 - Relevant erfaring fra tilsvarende leveranser: erfaring fra avtaler/oppdrag der løsningen er levert og i drift i større eller mellomstore norske kommuner, siste 3 år. Skal legge ved liste over viktigste relevante leveranser og 3 referanser (mottaker, verdi, tidspunkt, kontaktinfo). Underleverandør kan brukes dersom forpliktelseserklæring/dokumentasjon vedlegges.
Dokumentasjon: Oversikt over leveranser på vedlagte skjema for referanseprosjekter (3 referanser). Ved støtte på underleverandør: forpliktelseserklæring (se vedlegg) eller tilsvarende dokumentasjon.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 3
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Tilbud sendes elektronisk; elektronisk innlevering er påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering
- Leverandøren skal ta stilling til forretningshemmeligheter: merke opplysninger og levere sladdet versjon der det er påkrevd.Kilde: Forretningshemmeligheter og sladding
- Tilbud uten deltilbud: ikke adgang til deltilbud (ett samlet tilbud).Kilde: Deltilbud
- Alternative tilbud er ikke tillatt.Kilde: Alternative tilbud
- Parallelle tilbud er ikke tillatt; hver leverandør kan ha ett gjeldende tilbud per delkontrakt.Kilde: Parallelle tilbud
- Ved eventuelle forbehold: svare Ja/Nei og vedlegge skjema for leverandørens forbehold til konkurransegrunnlaget (med henvisning til punkter, beskrivelse og prismessig konsekvens).Kilde: Forbehold – pkt. 6.1 samt vedlegg «Skjema - Leverandørens forbehold…»
- Ved støtte på andre virksomheters kapasitet (økonomi/teknisk/faglig): innsende forpliktelseserklæring og dokumentasjon som viser at underleverandør tilfredsstiller kvalifikasjonskrav.Kilde: Vedlegg – Forpliktelseserklæring (brukes ved støtte på kapasitet)
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 16.10.2026
- Språk
- norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Løsningens behovsdekning og automatisering | 20 % | Vurdering av i hvilken grad standardløsningen dekker kommunens behov for innfordringsfunksjonalitet, effektiv arbeidsflyt, sporbarhet og reduksjon av manuelle prosesser. Det skal særlig vurderes hvor moden og standardisert løsningen er, og hvordan den understøtter en fremtidsrettet og effektiv innfordringsprosess. |
| Brukervennlighet | 15 % | Under dette kriteriet vil oppdragsgiver evaluere løsningens samlede brukervennlighet og opplevde effektivitet for både saksbehandlere og administratorer. |
| Forvaltning, sikkerhet og regelverksoppdatering | 15 % | Vurdering av kvaliteten i support, feilretting, løpende forvaltning og rådgivning, samt hvordan løsningen og tjenesteleveransen ivaretar personvern, informasjonssikkerhet, logging, revisjonsspor og dokumentasjonskrav. Det skal også vurderes hvor godt leverandøren håndterer automatisk og rettidig oppdatering av regler og satser som del av ordinær tjenesteleveranse. |
| Pris | 40 % | Samlet evaluering av forventet total kostnad over en definert evalueringsperiode, inkludert etablering, konfigurering, migrering, integrasjoner, opplæring, lisens/abonnement, support, forvaltning, vedlikehold og øvrige løpende kostnader. Prisarket bør fange opp både engangskostnader og gjentakende kostnader for å synliggjøre reell kostnad over tid. |
| Implementering, overgang og integrasjoner | 10 % | Vurdering av leverandørens plan, metode og gjennomføringsevne for konfigurering, migrering, testing, produksjonssetting og integrasjon mot Agresso. Det skal vektlegges lav risiko for driftsavbrudd, tydelig leverandøransvar og evne til å gjennomføre hoveddelen av oppsett og konfigurering med lav belastning for kommunen. |
| Klima og miljø | 0 % | Anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Kontraktsoppstart: 13. oktober 2026. Ingen definert sluttdato (varighet uten fast sluttdato).Kilde: Konkurransedetaljer – Varighet
- Løsningen skal ha EØS-basert lagring/behandling av personopplysninger.Kilde: Kravspesifikasjon – krav 4.1
- Rollebasert tilgangsstyring (inkl. egen administratorrolle) og sporbar revisjons-/logging for sentrale brukerhandlinger og endringer.Kilde: Kravspesifikasjon – krav 4.2 og 4.3
- Fremvise/hente ut dokumentasjon for brukeraktiviteter, endringer i saker og tilgangsstyring for internkontroll og revisjon.Kilde: Kravspesifikasjon – krav 4.4
- Støtte for saksbehandlingsstøtte ved behov (inkl. ved sykdom hos oppdragsgiver).Kilde: Kravspesifikasjon – krav 5.1
- Regler og satser skal oppdateres automatisk som del av ordinær tjenesteleveranse uten særskilt bestilling.Kilde: Kravspesifikasjon – krav 5.2
- Support, feilretting og løpende forvaltning skal beskrives (supportkanaler, håndtering av feil/avvik, rutiner, rådgivning og drift over tid).Kilde: Kravspesifikasjon – krav 5.3
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Dokumentteksten mangler konkrete innleveringsfrister/tilbudsfristformater for selve tilbudsinnleveringen utover dato/klokkeslett (16. oktober 2026 12:00) og eventuelle krav til signering (elektronisk signering ikke spesifisert).
- Kravspesifikasjonen viser at “Kravspesifikasjon – standarder og krav til IT-systemer Larvik kommune” må bekreftes uten avvik, men selve detaljene i det dokumentet er ikke fullt avgrenset i konkurransegrunnlagsteksten (kun referanse til vedlegg).
- Mulige kontrakts- og SLA-detaljer (oppetid, responstider, leveranseomfang utover beskrevet) fremgår ikke i utdraget gitt her.
- Det står “Tilbud med vesentlige forbehold/avvik skal avvises”, men det er ikke angitt terskel/klassifisering annet enn omtale av “vesentlige”/“ikke ubetydelige”.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I konkurransen står det at «Tilbud med vesentlige forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget skal avvises» og at «forbehold … som ikke er ubetydelige kan i alle tilfeller medføre avvisning». Kan dere presisere terskelen for hva som vurderes som «vesentlig» og «ikke ubetydelig» i denne anskaffelsen, og gi eksempler knyttet til typiske avvik (f.eks. fra må-kravene i kravspesifikasjonen)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå risikonivået ved eventuelle forbehold/avvik for å kunne gi et tilbud uten å utløse avvisning.
Kilde: Anskaffelse av innfordringssystem – «Forbehold og avvik».I kravspesifikasjonen (bilag) er det et må-krav om at «Tilbyder må bekrefte at alle forhold stemmer» med «Kravspesifikasjon - standarder og krav til IT-systemer Larvik kommune», samt at «Eventuelle avvik må avklares med IT-avdelingen / Digitalisering». Hvordan skal vi praktisk avklare avvik hvis dere/IT krever konkrete tekniske opplysninger? Hvilken prosess og kontakt skal vi bruke (og forventet tidsbruk) før tilbudsfrist eller før kontraktsignering?
Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart hvordan avvik faktisk håndteres for å sikre at tilbudet ikke blir avvist eller at bekreftelsen blir feil.
Kilde: Kravspesifikasjon – «4.7 Standarder og krav til IT-systemer i Larvik kommune».Krav 3.1 sier at løsningen skal kunne etableres med integrasjon mot Agresso «innenfor leveransen», enten som standardintegrasjoner eller prosjektetablerte basert på tilgjengelige grensesnitt. Kan dere bekrefte hvilke Agresso-integrasjonsmetoder som skal legges til grunn i denne anskaffelsen (f.eks. SOAP vs. SFTP/fil), og eventuelt hvilke konkrete grensesnitt (endepunkter/leveranseformat) som må støttes?
Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og gjennomføringsplan avhenger av hvilke integrasjonsmekanismer som må utvikles eller tilpasses mot Agresso.
Kilde: Kravspesifikasjon – «3.1 Løsningen skal kunne etableres med integrasjon mot Agresso…» + «3.7.3 ERP» i IT-kravdokumentet.Krav 3.3 sier at leveransen skal omfatte testing og verifikasjon av integrasjoner før produksjonssetting. Hvilke testtyper og akseptansekriterier forventer dere at vi leverer (f.eks. testdata/mengde, testmiljø, testscope for Agresso-integrasjon og ACOS WebSak+-del), og hvem godkjenner at testene er bestått?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og planlegge riktig trenger leverandøren å vite hvilken testdybde og hvilke kriterier som gjelder før produksjonssetting.
Kilde: Kravspesifikasjon – «3.3 Leveransen skal omfatte testing og verifikasjon av integrasjoner før produksjonssetting».Krav 3.7 ber om «antall kalenderuker fra kontraktsoppstart til løsning kan settes i ordinær produksjon», «forutsatt normal medvirkning fra kommunen». Kan dere presisere hva dere legger i «normal medvirkning» (kommunens ressurser/leveranser og tidspunkt), og om «produksjon» i denne sammenhengen betyr daglig drift med hele funksjonaliteten eller kun en avgrenset pilot/lansering?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsestimatet påvirker både kostnad og tilbudets kvalitet/risikobilde, og må forankres i kommunens forventninger til medvirkning og definisjon av produksjon.
Kilde: Kravspesifikasjon – «3.7 Oppgi antall kalenderuker… til løsning kan settes i ordinær produksjon».Krav 5.2 fastslår at regler og satser skal oppdateres «automatisk» og «uten særskilt bestilling», og at tilbyderen «skal endre alle satser og oppdatere alle regelverksendringer automatisk slik at de kan brukes på ikrafttredelsdatoen». Hvilke konkrete kilder/regelsett og hvilke satstype(r) forventer dere at systemet skal oppdatere (og hvordan skal vi dokumentere at oppdateringen treffer ikrafttredelsen)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå omfanget og moden/ansvar for regelverksoppdatering for å kunne prise og levere riktig funksjonalitet.
Kilde: Kravspesifikasjon – «5.2 Relevante regler og satser skal oppdateres som del av ordinær tjenesteleveranse».Under tildelingskriteriet «Implementering, overgang og integrasjoner» (10%) står det at dere vil vurdere «raskt dato for produksjonssetting» og «lav risiko for driftsavbrudd». Kan dere beskrive hvordan dere vil vekte/gi uttelling for (a) kort tid til produksjon vs. (b) risikoreduserende tiltak (plan, akseptansekriterier, redundans/rollback)? Eventuelt: finnes en forventet minste risikotiltakspakke dere vil se i besvarelsen?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig evalueringsforventning er nødvendig for at leverandøren skal prioritere innhold riktig i sitt metode- og planavsnitt.
Kilde: Tildelingskriterier – «Implementering, overgang og integrasjoner».Prisskjemaet (bilag 7) skal «fange opp både engangskostnader og gjentakende kostnader». Kan dere bekrefte hvilke kostnadskomponenter som skal inngå i prisene (f.eks. lisens/abonnement, support, forvaltning, vedlikehold, opplæring, migrering, test og drift), og om det finnes forventede volumanslag (antall saker/brukere/årsverk) som ligger til grunn for prising i evalueringsperioden?
Hvorfor det er verdt å spørre: Prisberegning må samsvare med hva dere faktisk evaluerer, ellers risikerer leverandøren å prise feil kostnadsdrivere.
Kilde: Tildelingskriterier – «Pris» (40%) + «Prisarket bør fange opp…» og referanse til bilag 7.Krav 4.1 sier at «Personopplysninger … skal lagres og behandles innenfor EØS». Kan dere spesifisere om dere også forventer at *all* integrasjonstrafikk/loggdata (inkl. tredjepartskomponenter) skal være innenfor EØS, eller kun lagring/behandling i leverandørens/tilbyders driftsmodell?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå omfanget av EØS-kravet for å kunne designe drift, supportflyt og databehandling riktig.
Kilde: Kravspesifikasjon – «4.1 Personopplysninger i løsningen skal lagres og behandles innenfor EØS».Bilag 2 (IT-standarder) stiller blant annet krav til on-prem drift som hovedregel (pkt. 3.5) og til tekniske plattformer/DB (Windows Server 2016/2019, SQL Server 2016+). Kan dere bekrefte for denne anskaffelsen om dere forventer full løsning on-prem i Larvik sitt miljø (datatrom/VMware) eller om dere aksepterer deler i «sikker sone»-/alternativt oppsett, så lenge EØS og sikkerhetskrav oppfylles?
Hvorfor det er verdt å spørre: Arkitektur og leveransemodell (og dermed kostnad/risiko) avhenger av hvorvidt dere åpner for unntak fra on-prem hovedregel i denne konkrete konkurransen.
Kilde: Kravspesifikasjon – «4.7 Standarder og krav…» og IT-dokument – «3.5 Fjerndrift/-leveranse (skydrift / skytjeneste)» samt krav til plattform/server/DB.
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →