Tilbudskonkurranse for anskaffelse av medieovervåkningstjenester

DFØ inviterer til tilbudskonkurranse om medieovervåkningstjenester (digital plattform) til daglig/kontinuerlig oppdatering på nyheter som omtaler DFØ eller faller innenfor virksomhetens ansvarsområder, for både trykte og elektroniske medier. Kontrakten skal baseres på statens standardavtale SSA-K med bilag. Anskaffelsen har anslått verdi kr 760 000,- for (2+1+1) år. Ingen tilbudskonferanse. Kommunikasjon skal skje via KGV.

• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene regnet fra tilbudsfrist. Skal inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og virksomhetsnavn. Kan dokumenteres via kompetanse til personell leverandøren råder over (også om erfaring er opparbeidet mens personellet tjenestegjorde hos annen leverandør). Skal inntas i besvarelsesmal for leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (Vedlegg 4).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 5.1 / kravspesifisert under «Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner»

• Tilbud skal leveres elektronisk til oppdragsgivers KGV (eu-supply.com) innen tilbudsfristen.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 7 («Innlevering av tilbud og tilbudsutforming»)
• Tilbudets dokumentasjon skal i sin helhet leveres etter det elektroniske systemet angir, innen tilbudsfristen.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.2 «Tilbudets utforming»
• Tilbudet skal inneholde: signert tilbudsbrev; dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav; leverandørens besvarelse og priser; samt sladdet tilbud hvis aktuelt.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.3 «Tilbudets utforming» (liste over dokumentasjon)
• Dersom tilbudet har avvik/forbehold: besvarelsesmal for avvik skal fylles ut og sendes inn.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.3 «Tilbudets utforming»
• Leverandøren skal vedlegge utfylt prisskjema (priser per innholdsleverandør/mediehus) slik systemet forutsetter.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 6 «Pris – 55% vekt» samt Prisskjema.xlsx «Prisene skal…» og «Utfylt prisskjema»
• Skatteattest for merverdiavgift og skatt skal leveres dersom leverandør er norsk, og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere tilbud/forespørsel.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 3.2 «Skatteattest»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Kontrakt baseres på statens standardavtale SSA-K med bilag (SSA-K 2024).Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 2.4 «Kontrakt»
• Lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten iht. anskaffelsesloven § 5e. Leverandør ansvarlig for at egne og underleverandørers ansatte (som direkte medvirker) har i samsvar med kravene i vedlegg/regelverk; egenrapportering og dokumentasjonsplikt kan kreves.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 4 «LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR» og Vedlegg 6 «Krav til lønns- og arbeidsvilkår»
• Levering/tilgjengelighet: tjenesten skal være tilgjengelig fra avtalens inngåelse og senest 24 timer etter at avtalen er signert (med særregel hvis signering fredag/høytidsdag).Kilde: SSA-K Bilag 4 / Konkurransegrunnlagets SSA-K-bilagtekst «Bilag 4: Leveringstidspunkt og andre frister»
• Etablering/konfigurering: leverandøren skal sørge for nødvendig etablering, oppsett og konfigurering slik tjenesten er klar til bruk iht. kravspesifikasjonen.Kilde: SSA-K Bilag 1 «Avtalens punkt 2.2.2 Tilpasninger og installasjon mv.»
• Krav i SSA-K Bilag 1 (A-krav absolutte): bl.a. automatisk daglig e-postvarsling minst én gang daglig (inkl helger/helligdager), tilgang via nettleser uten spesialprogramvare, leveranse av treff uten ugrunnet opphold, fastpris gir tilgang til ubegrenset antall treff, pris inkluderer tilgang for alle ansatte.Kilde: SSA-K Bilag 1 «Kravtabell kvalitet» (krav nr. 1-6 som A-krav)
• Test/godkjenningsprosess: SSA-K legger til grunn at leveransen testes og godkjennes etter avtalens bestemmelser; eventuelle særskilte godkjenningsprøver fremgår i bilag 5.Kilde: SSA-K generell avtaletekst, pkt. «Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve» og «Bilag 5: Godkjenningsprøve»

• Kildenotasjon/overskrifter for enkelte datoer virker inkonsistente i teksten: Oppgitt tilbudsfrist (07.09.26 kl. 12:00) og senere i tabell (spørsmålsfrist 28.09.2026, tilbudsfrist 02.10.2026).
• Konkrete kontrakt-/ytelsesfrister utover «senest 24 timer etter signering» er ikke fylt ut i dokumentteksten (Bilag 4 «Fylles ut av Leverandør»).
• Det fremgår at klima- og miljøhensyn ikke er tildelingskriterium, men det er angitt at det likevel skal ivaretas «der dette er hensiktsmessig»; detaljerte miljøkrav er ikke konkretisert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget fremgår det to ulike datoer for tilbudsfrist (07.09.26 kl. 12:00 og 02.10.2026 kl. 12:00), samt én angitt spørsmålsfrist (28.09.2026 kl. 12:00). Hvilken dato og klokkeslett er korrekt for tilbudsfristen som gjelder i KGV?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklar tidsfrist kan påvirke innlevering og tilbudets gyldighet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – «Viktige datoer og tidsfrister» (og innledende opplysning om tilbudsfrist) / «TOC»/overskrift.

2. I bilag 4 «Leveringstidspunkt og andre frister» står det at bilaget fylles ut av Leverandøren basert på overordnede føringer. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete frister og milepæler DFØ forventer at leverandøren skal fylle ut i bilag 4 utover kravet om at tjenesten skal være tilgjengelig senest 24 timer etter signering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte utfyllingslinjer i bilag 4 gjør det vanskelig å prise risiko og leveransedatoer riktig.

   Kilde: Bilag 4 «Leveringstidspunkt og andre frister» / Avtalens punkt 2.2.5 Tid og sted for leverandørens ytelse.

3. Krav 10 og 9 i kravspesifikasjonen (bilag 1) innebærer demonstrasjon og demoportal i minimum 48 timer: Hvordan skal demonstrasjonen gjennomføres praktisk (f.eks. varighet, antall deltakere, format), og hva er kriteriene DFØ vil bruke til evaluering av «Kvalitet – 10%» knyttet til disse punktene? Kan DFØ dele standardisert agenda og forventet innhold?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Måten demonstrasjon og demo må leveres på påvirker ressursbruk og tilbudets kvalitetsscore.

   Kilde: Bilag 1 «Kravtabell kvalitet» krav 9 og 10 (samt punkt om demonstrasjon og standardisert agenda).

4. I bilag 1 A-krav 5 «Fastprisen per måned skal gi brukerne tilgang til et ubegrenset antall treff» og A-krav 6 «prisen skal inkludere tilgang for alle ansatte»: Kan oppdragsgiver presisere hvordan DFØ definerer «ubegrenset antall treff» i praksis (f.eks. gjelder det antall treff per bruker/søk, antall søkeprofiler, eller antall artikler/varslinger per dag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Ubegrenset treff» kan tolkes ulikt kommersielt; leverandøren må prissette riktig kapasitets- og lisenskostnader.

   Kilde: Bilag 1 «Kravtabell kvalitet» A-krav 5 og 6.

5. I bilag 1 A-krav 4 «Treff skal leveres uten ugrunnet opphold etter publisering»: Hva er DFØs forventede responstid/definisjon av «uten ugrunnet opphold» (f.eks. mål om X minutter/timer, og hvordan det håndteres for helger/helligdager)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Respons- og SLA-nivå må avklares for å prise leveringssikkerhet og kontrollere avviksmarginene.

   Kilde: Bilag 1 «Kravtabell kvalitet» A-krav 4 (og A-krav 1 om daglige e-postvarslinger).

6. I bilag 1 A-krav 1 «e-postvarsling minst én gang per dag (inkludert helger og helligdager)» og A-krav 2 om fritekstsøk og statistikk: Skal varsling sendes som én e-post per søkeprofil/søk, eller kan DFØ akseptere én oppsummerende e-post per bruker/dag? Hvilken minimum informasjonsmengde må inkluderes i e-posten (f.eks. tittel, ingress, lenke, kategorisering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: E-postformat/oppbygging og aggregering påvirker både løsningsdesign og kost (automatisering vs manuell/ekstra bearbeiding).

   Kilde: Bilag 1 «Kravtabell kvalitet» A-krav 1 og 2.

7. Krav 14 og 15 i bilag 1 om betalingsinnhold (plussartikler) og kildearkiv (A- og/eller B-krav): Kan oppdragsgiver angi hvilke avgrensninger som er akseptable dersom tilgang til plussartikler eller arkiv er begrenset (f.eks. kun ingress/titler ved treff, eller bare fra bestemte publiseringsdatoer), og hva som gir uttelling i evalueringen for disse punktene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kilde- og abonnementsavgrensninger kan være kommersielt avgjørende og påvirker både score og valg av prispostene i prisskjemaet.

   Kilde: Bilag 1 «Kravtabell kildetilfang» krav 14 og 15.

8. I tildelingskriteriet «Pris – 55%» står det at oppdragsgiver kan bruke høyeste pris i en post dersom en prispost for et medium ikke er utfylt, eller tjenesten ikke tilbys. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette slår ut i praksis for evaluering dersom tilbyder velger å prise et medium til 0 eller ikke fyller ut (jf. prisskjemaets gule felt og at felt fylles ut med 0 dersom ikke relevant)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilke utfyllingsmåter som gir riktig evalueringsutfall og redusere risiko for dårligstepris-prinsippet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – «TILDELINGSKRITERIER» «Pris – 55%» / Prisskjema.xlsx (særlig Ark1 produktkategori 1/2/3 og instruks om gule felt).

9. SSA-K bilag 8 «AVBESTILLING»: Kunden kan avbestille med 30 dagers varsel, og Leverandørens krav begrenses til én måneds ordinært vederlag ekskl. mva, beregnet på grunnlag av gjennomsnittlig månedlig fakturering siste 6 måneder, samt betaling for tjenester levert og dokumenterte, nødvendige kostnader. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «tjenester levert» skal dokumenteres for en digital tjeneste (plattform-/lisenskostnader, arbeidstid, etablering), og om «platform/administrasjon» (prisskjemaets post) regnes som del av ordinært vederlag i beregningsgrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillingsmekanismen kan utgjøre vesentlig økonomisk risiko; leverandøren må vite hva som omfattes av beregningsgrunnlaget.

   Kilde: SSA-K bilag 8 «AVBESTILLING» / Konkurransegrunnlag – «Kontrakt» (SSA-K med bilag 8) / Prisskjema.xlsx (bl.a. «Plattform / administrasjon»).