Helsetekstiler til helseforetakene i Norge

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører åpen anbudskonkurranse for rammeavtale om helsetekstiler til helseforetak i Norge. Avtalen er rammeavtale med flere leverandører og gjelder 3 delkontrakter: 1) Personaltøy, 2) Flatt- og pasienttøy, 3) Dyner og puter. Tilbud kan gis for én, flere eller alle delkontrakter. Anskaffelsen evalueres etter forholdet mellom pris og kvalitet, og med separat vekting for pris (65 %), kvalitet (20 %) og miljø (15 %). Det skal leveres vareprøver innen frist og innlevering skjer via KGV i delkontrakt.

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i staten der tilbyder er etablert (norske selskaper: firmaattest; utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) / attest for lovbestemt registrering (utenlandske).

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.1
• Tilbyder skal ha positiv egenkapital.

  Dokumentasjon: Siste avlagte årsregnskap.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.2
• Tilbyder skal ha system for sporbarhet i leverandørkjeden og system for å følge opp etiske retningslinjer.

  Dokumentasjon: Svarskjema for etisk handel kvalifikasjonskrav med vedlegg.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.3
• Tilbyder skal være sertifisert for miljøledelse i form av EMAS, ISO 140001 eller Miljøfyrtårn (eller tilsvarende dokumentasjon dersom sertifisering ikke kan skaffes innen fristen og kan dokumenteres som likeverdig).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på sertifiseringsordning / alternativ dokumentasjon på likeverdig miljøledelsestiltak.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.4
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav (uavhengig av juridisk tilknytning). Tilhørende ESPD for både tilbyder og støttende virksomheter; og forpliktelseserklæring. Ved støtte for økonomisk/finansiell kapasitet: solidarisk ansvar.

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring for både tilbyder og støttende virksomheter, samt forpliktelseserklæring (og solidarisk ansvar ved støtte til økonomi/finans).

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.5

• Alle tilbud skal leveres via konkurransen for gjeldende delkontrakt i oppdragsgivers KGV (systemet tillater ikke levering etter tilbudsfrist). Det anbefales å levere i god tid; siste innleverte tilbud regnes som det endelige.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.1
• Tilbudets vedlegg skal være merket slik at oppdragsgiver kan se hvem som har levert og hva vedlegget inneholder.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.2
• Tilbud skal leveres med filnavn i angitt struktur (Tilbudsbrev [Word], Prisskjema [Excel], Kravspesifikasjon [Excel], Bruksanvisning og begrunnelse for sladding [Word], Sladdet versjon [Word], evt. forpliktelseserklæring og morselskapsgaranti [PDF], Svarskjema for etisk handel [PDF], Egenerklæring om russisk involvering [PDF], og egenerklæring om Israels ulovlige okkupasjon [PDF] der aktuelt).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.2
• Alternative tilbud aksepteres ikke.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.3
• Kun ett tilbud per tilbyder per delkontrakt; parallelle tilbud aksepteres ikke.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.4
• Tilbudets språk: norsk, svensk eller dansk (brosjyrer/produktdatablad mv. kan leveres på engelsk med mindre annet er oppgitt).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.5
• Tilbyders eventuelle forbehold skal oppgis i Tilbudsbrev som presise og entydige avvik.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.6
• Tilbyder skal levere utfylt ESPD i KGV som foreløpig dokumentasjon på at kvalifikasjonskrav oppfylles (integrert i KGV).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 4.1 og pkt. 5
• Vareprøver skal leveres til evaluering; leveringsfrist 20.10.2026. Omfang/antall fremgår av Prisskjema (kolonne I). Vareprøver må merkes med varelinjenummer og navn iht. prisskjema og tilbyders navn.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.10
• Sladdet tilbud: ved behov skal tilbyderen levere sladdet versjon og Bruksanvisning/begrunnelse for sladding for opplysninger som vurderes taushetsbelagt (skal leveres i redigerbart format).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.9
• Tilbudsbrev-mal skal fylles ut; skal brukes til å angi delkontrakter, leverandørkonstellasjon, eventuelle avvik/forbehold og vurdering av taushetsbelagte opplysninger. Tilbudsbrevet er ikke manuelt signert (KGV-innsendt bindende tilbud).Kilde: Tilbudsbrev.docx

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleform: rammeavtale (varekjøp) mellom Kunde og Leverandør; elektronisk samhandling og logistikk skal følges.Kilde: Rammeavtale varekjøp m. logistikkbetingelser, pkt. 1.2 og pkt. 3
• Avtaleperiode: 01.02.2027–31.01.2029; prøvetid første 6 måneder. Forlengelse inntil 1 år av gangen, maks samlet 4 år (automatisk likelydende vilkår, med oppsigelsesadgang).Kilde: Rammeavtale varekjøp, Avtalens varighet + pkt. 1.4
• Leveringsdyktighet på avtalesortiment senest fra oppstart; leverandøren skal levere/distribuere masterdata til kundens forvaltningssystemer (via elektronisk samhandling/vedlegg).Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 3.2
• Minimumsordre: Kunde skal bestille minimum kr. 5000 for å oppnå avtalepris.Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 3.3.1
• Fysisk levering skjer DDP (Incoterms® 2020). Leveringstid: kortest mulig; produkter uten logo max 14 dager, med logo max 90 dager etter mottatt bestilling. Leverandør må ha lager/kapasitet for å overholde leveringstider; personaltøy/flattøy/pasienttøy/dyner/puter skal merkes med chip/RFID-brikker.Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 3.6 og pkt. 3.4
• Avviks-/mottakshåndtering: Kunde varsler ved feillevert; avhenting av feillevert vare for leverandørs kostnad; leverandør har ansvar for organisering og merkostnader inkl. destruksjon.Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 3.7
• Kvalitetssikring og forsyningssikkerhet: leverandør skal ha kvalitetssikringssystem (avvik oppdages tidlig), samt beredskaps- og kontinuitetsplaner for robust vareforsyning.Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 4.2.1 og pkt. 4.2.2
• Etisk/samfunnsansvar: respekt for menneskerettigheter/arbeidstakerrettigheter; aktiv reduksjon av helse- og miljøskadelige stoffer; varer skal fremstilles i tråd med etisk handel-krav og videreføres til underleverandører. Lønns- og arbeidsvilkår skal være i samsvar med gjeldende forskrifter (dokumenteres på forespørsel).Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 4.2.9 (inkl. 4.2.9.2)
• Miljøsertifisering/metervare: produkter/metervare skal være merket med Svanemerket eller oppgitte tilsvarende merkeordninger; leverandør har juridisk ansvar ved alternative merker.Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 4.2.9.3
• Internasjonale sanksjoner: leverandør skal sikre at leverandør/underleverandører ikke omfattes av vedtatte internasjonale sanksjoner; skal varsle oppdragsgiver ved relevante forhold og kunne dokumentere rutiner/dokumentasjon.Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 4.2.12
• Forsikring: leverandøren skal ha tilstrekkelige forsikringer i hele avtaleperioden; attest på forlangende.Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 4.2.7
• Statistikkrapportering: leverandør plikter å oversende salgsstatistikk uoppfordret kvartalsvis innen oppgitte frister; dagmulkt ved forsinket oversendelse uten force majeure (kr. 1 000 pr virkedag).Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 4.2.5
• Elektronisk varekatalog: leverandør skal levere elektronisk varekatalog i henhold til elektronisk samhandlingsavtale og logistikkbetingelser.Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 4.2.11
• Faktura- og betalingsbetingelser: faktura i NOK, betalingsfrist 30 dager etter mottatt korrekt faktura; ingen gebyr/tillegg ved fakturering; leverandør må følge referanse-/enhetskrav; samlefakturering kun ved avtale. Feilsendte fakturaer kan medføre gebyr NOK 500.Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 5.4
• Mislighold/sanksjoner ved forsinkelse: dagmulkt 1 % av avtalte pris av totale avrop som ikke kan tas i bruk som forutsatt, eller kr. 1 000 (høyeste), per virkedag etter avtalt leveringstid; løper til mottak, maks 100 virkedager.Kilde: Rammeavtale varekjøp, pkt. 9.2.6

• Dokumentteksten inneholder ikke fullstendig kontraktskrav fra logistikkbetingelser/Kravspesifikasjon (disse henvises til vedlegg, men innholdet er ikke med her).
• Detaljer om evalueringskrav for kvalitet og vekting per krav er ikke gjengitt (henviser til vedlegg Kravspesifikasjon).
• Frist og tidspunkt for vareprøver er oppgitt (20.10.2026), men transport-/leveringsprosedyre for prøver utover merking og adresse er ikke fullstendig i utdraget.
• Tilbøyeligheten til å levere egenerklæring om Israels ulovlige okkupasjon er nevnt som innleveringsfil i pkt. 3.2, men kriterier for når den er «aktuelt» er ikke konkretisert utover «Eventuelt».

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1 Personaltøy og delkontrakt 2 Flatt- og pasienttøy: Kan dere bekrefte hvilke spesifikke varelinjenummer og antall som skal leveres som vareprøver til evaluering (jf. Prisskjema kolonne I), samt om vareprøver for ulike delkontrakter kan sendes samlet slik konkurransebestemmelsene indikerer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig hvilke varelinjer/antall som skal prøves for korrekt innlevering og for å unngå risiko for avvisning pga. feil eller for sent innkomne vareprøver.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10 Vareprøver, demonstrasjon og utprøving; pkt. 1.7 Viktige datoer (frist 20.10.2026).

2. Vareprøver skal merkes med varelinjenummer og navn «i henhold til prisskjemaet». Kan dere bekrefte om merking skal følge nøyaktig benevnelse slik den står i Prisskjema (kolonne(r) for produktnavn/varelinje), eller om det er tilstrekkelig med tilbyders forståtte navn/produktnavn per varelinje?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presisering av merking reduserer risiko for at vareprøvene ikke matches riktig mot evalueringsgrunnlaget.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10 Vareprøver, demonstrasjon og utprøving.

3. Når det gjelder pris: I konkurransebestemmelsene fremgår det at «Pris på øvrig sortiment» ikke evalueres, og at rabatt på øvrig sortiment ikke er evaluert. Kan dere bekrefte hvordan «øvrig sortiment» skal forstås per delkontrakt (særlig grensen mot hovedsortiment), og om fast rabatt faktisk må fylles ut for alle relevante linjer i prisskjema selv om det ikke evalueres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og fylle ut Prisskjema korrekt og vite hvilke felter som påvirker evaluering vs. kun administrativ prislogikk.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1.1 Pris; særlig avsnitt om «Pris på øvrig sortiment» og deltilbud 1 kokketøy/øvrig sortiment.

4. Kvalitetsevaluering: Kan dere bekrefte hvor tydelig og dokumentert hvert evalueringskrav forventes besvart i tilbudet (for eksempel om det skal fylles ut særskilte svar i Kravspesifikasjon/«evalueringskrav»-kolonner, eller om det er tilstrekkelig å dokumentere i vareprøver og vedlagt dokumentasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriene sier kvalitet evalueres etter «evalueringskrav i kravspesifikasjonen» og baseres på opplysninger og vareprøver. Leverandøren trenger å forstå forventet tilbudsdokumentasjon for å oppnå korrekt poeng.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1.2 Kvalitet; omtale av «Vekting av hvert enkelt evalueringskrav … oppgitt i Vedlegg Kravspesifikasjon».

5. Miljø/merkeordninger: For produkter som ikke har Svanemerket, ØkoTex Made in Green, Blå Engel, Bra Miljøval eller EU Ecolabel: kan dere presisere hva dere krever for å dokumentere likeverdighet (f.eks. hvilken dokumentasjon/sertifisering, og om dere krever lisensnummer/lisensbevis selv om merkeordningen er «tilsvarende»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere likeverdig miljømerking for å unngå lavere score og/eller avvik.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1.3 Miljø; avsnitt om likeverdige merkeordninger og tilbyders juridiske ansvar for dokumentasjon.

6. Kommunikasjon og forbehold: Konkurransebestemmelsene sier forbehold skal være presise og entydige og at avvik kan medføre avvisning. Kan dere bekrefte hvordan tilbyder bør referere «Ref. nr. i kontrakts-vilkår/bilag» i Tilbudsbrevet når det gjelder rammeavtalens bilag (f.eks. logistikkbetingelser og elektroniske samhandlingsavtaler per region)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig referanse-/forbeholdsangivelse er avgjørende for at oppdragsgiver skal kunne vurdere avvikene uten dialog, og for å redusere avvisningsrisiko.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.6 Forbehold; Tilbudsbrev.docx (felt for Ref. nr. i kontrakts-vilkår/bilag).

7. Elektronisk samhandling (Helse Midt-Norge / Helse Vest): Kan dere bekrefte om leverandøren må være i stand til å levere elektronisk produktkatalog og gjennomføre oppstart av elektronisk samhandling ved avtaleoppstart (01.02.2027), og om det er en spesifikk implementeringsplan/frister som er bindende per region (f.eks. '14 dager/10 virkedager før oppstart' for katalog)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge implementering og system-/katalogleveranser i tide; feil kan medføre mislighold/avvik ved avtaleoppstart.

   Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 3.2 Implementering; Bilag 12 for Helse Midt-Norge (implementerings- og katalogfrister); Bilag 15 for Helse Vest (katalogfrister).

8. Logistikk/leveringstider: For produkter uten logo og med logo er det angitt maks 14 dager og maks 90 dager fra bestillingsdato. Kan dere bekrefte hvordan dere definerer «logo» i denne avtalen (f.eks. er det kun trykk/brodering eller også andre merkinger), og om ledetidene skal være samme på tvers av alle kunderegioner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig definisjon av «logo» påvirker både lagersatsing og evne til å overholde leveringstid—direkte pris- og risikoeffekt.

   Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 3.4 Krav til den fysiske leveransen; avsnitt «Produkter uten logo… Maks 14 dager… Produkter med logo… Maks 90 dager…».

9. Minsteordre: Rammeavtalen sier at Kunden skal bestille for minimum kr. 5000 for å oppnå avtalepris. Kan dere bekrefte om dette gjelder per avrop/bestilling per kunde/region, og om leverandør kan levere under kr. 5000 (og i så fall til hvilken pris/avtalevilkår)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå kommersiell terskel og risiko ved små bestillinger for å dimensjonere leveranse- og kostnadsmodell.

   Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 3.3.1 Minimumsordre på bestilling.