Rammeavtale bøker til folkebibliotek og fengselsbibliotek

Rammeavtale for levering av bøker til Lindesnes kommunes folkebibliotek og fengselsbibliotek, inkl. plasting av trykte bøker. Omfatter barn, unge og voksne (skjønn- og faglitteratur). Lokalhistorisk litteratur, titler på andre språk enn norsk/engelsk, e-bøker, aviser, tidsskrifter og utgivelser uten distribusjon er unntatt. Avtaleinngåelse skjer med én leverandør per delkonkurranse. Ingen deltilbud eller alternative tilbud.

• Skatteattest (skatt og MVA) ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist; restanser/misligheter må begrunnes. Gjelder også ved bruk av underleverandører (for norske leverandører).

  Dokumentasjon: Skatteattest for skatt og MVA.

  Kilde: Konkurransegrunnlag §3.3.1 (Skatteattest)
• Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet; kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering (siste kjente regnskapstall), ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen; utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag §3.3.2 (Øvrige kvalifikasjonskrav)
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år, inkludert oppdrags verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandør må dokumentere relevans.

  Kilde: Konkurransegrunnlag §3.3.2 (Øvrige kvalifikasjonskrav)

• Tilbud skal signeres elektronisk av person med fullmakt til å binde leverandøren.Kilde: Konkurransegrunnlag §6.1 (Krav til tilbudets utforming)
• Tilbud og korrespondanse vedrørende tilbudet skal leveres på norsk, dansk, svensk eller engelsk (tilbud på annet språk forkastes).Kilde: Konkurransegrunnlag §6.1 (Krav til tilbudets utforming)
• Elektronisk dokumentasjon skal lastes opp som enkeltfiler (ikke zip-format).Kilde: Konkurransegrunnlag §6.1 (Krav til tilbudets utforming)
• Leverandør må fylle ut ESPD som foreløpig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner; ved støtte på andre foretaks kapasitet skal forpliktelseserklæring vedlegges og egne ESPD-skjema leveres for disse.Kilde: Konkurransegrunnlag §3.1 (ESPD)
• Leverandører må levere tilbud elektronisk via EU-Supply innen tilbudsfrist; etter fristen eller på annen måte enn via EU-Supply vil avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag §6.2 (Innlevering av tilbud)
• Leverandører kan levere tilbud ubegrenset antall ganger frem til fristen; kun siste versjon er gyldig.Kilde: Konkurransegrunnlag §6.2 (Innlevering av tilbud)
• Utfylt Vedlegg 5 – Prisskjema skal inngå i tilbudet som grunnlag for priskriteriet.Kilde: Konkurransegrunnlag §5.2 (Tildelingskriterier: Pris)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalen gjelder i 2 år fra avtaleinngåelse, med opsjon for oppdragsgiver om forlengelse ett + ett år. Opsjonspåmelding senest 3 måneder før den trer i kraft.Kilde: Konkurransegrunnlag §1.7 (Avtalens varighet)
• Avtalen gjelder med én leverandør per delkonkurranse; ingen forpliktelse til volum, men årlig verdi/omfang er stipulert (ca. 750 000 ekskl. mva.).Kilde: Konkurransegrunnlag §1.6 (Avtalens omfang)
• Bestillings- og leveringsform: Skriftlig avrop fra brukerenhet; levering skjer fritt levert til anvist plass (DDP) til bestillende enhets leveringsadresser.Kilde: Vedlegg 1 §2.3 (Bestilling) og §2.4 (Levering)
• Komplett levering iht. bestilling; restleveranse ved ufullstendig levering.Kilde: Vedlegg 1 §2.4 (Levering)
• Faktura: Kun én faktura per bestilling; betalingsbetingelser fri fakturamåned + 30 dager; e-faktura/EHF ved krav; én faktura pr bestilling og at Leverandør kan tilby samlefaktura.Kilde: Vedlegg 1 §2.6 (Fakturering og betaling) samt Vedlegg 3 (Fakturering)
• Følgeseddel/pakkseddel skal følge hver forsendelse med angitte opplysninger (bl.a. firmanavn/org.nr./mva/kontonr., leveringsadresse, ordrenummer, levert innhold/antall og verdi).Kilde: Vedlegg 1 §2.5 (Pakkeseddel)
• Kvalitets- og miljøkrav i kontrakt: Leverandøren skal ha kvalitetssystem; produkter skal oppfylle HMS- og miljøkrav; emballering forsvarlig; bruksanvisning på norsk/svensk/dansk; dokumentasjon ved behov.Kilde: Vedlegg 1 §3.2 (Kvalitets og miljøkrav) og øvrige dokumentasjonsbestemmelser
• Service-/rapportering: Minimum ett årlig evalueringsmøte; servicerapport hver tredje måned i elektronisk format med angitte minimumsinnhold.Kilde: Vedlegg 1 §3.7 (Brukeropplæring, service og rapportering)
• Reklamasjon/garanti: Ved feil/mangler ved levering skal reklamasjoner skje omgående; Leverandøren forpliktes til å rette uten utgifter i garantitiden (og med krav om kostnadsdekning ved ikke utbedret innen rimelig frist).Kilde: Vedlegg 1 §3.10 (Mangler, reklamasjon og garanti)

• Teksten viser til detaljer i Vedlegg 4 (bl.a. krav pkt. 5.2, 4.2/4.3/4.5) men selve “innleverte svar/beskrivelse” og hvordan disse vektes i praksis er ikke fullt ut spesifisert utover at de oppgis i besvarelsen.
• Konkurransegrunnlaget omtaler klima-/miljøhensyn i evalueringslogikk (hensikt med konkrete minstekrav) men konkrete klima- og miljøkrav fremgår ikke av utdraget; må leses i Vedlegg 4 for etterprøvbarhet.
• For avtaledokumentet (Vedlegg 3) er felt som «navn på konkurranse»/datoer/avtales varighet og kontaktpersoner ikke utfylt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 4 pkt. 5.2 står det at levering bør skje innen 2 uker fra bestilling (1 uke for spesielt etterspurt materiale), og at vi skal oppgi maksimal leveringstid. Kan dere bekrefte om vi skal oppgi én maksimal leveringstid for «ordinære bestillinger» og én for «spesielt etterspurt materiale» (og gjerne definisjonen dere legger til grunn for «spesielt etterspurt»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og svare korrekt på tildelingskriteriet «Leveringstid» trenger vi nøyaktig hvordan maksimal leveringstid skal oppgis og hva som inngår i kategoriene.

   Kilde: Vedlegg 4 - Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 5.2

2. Vedlegg 4 pkt. 5.4 sier at det forutsettes fraktfritt til det enkelte biblioteks fysiske adresse med levering inntil 2 ganger pr. uke, og at tidspunkt avtales nærmere. Hvordan forventes planleggingen å fungere i praksis (f.eks. fast leveringsdag(er) for hvert bibliotek/enhet, og om «inntil 2 ganger pr. uke» er et absolutt maks eller en anbefaling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker logistikkkostnader og intern planlegging, og dermed pris og gjennomføringsevne.

   Kilde: Vedlegg 4 - Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 5.4

3. Vedlegg 4 pkt. 4.1 stiller absolut krav om at hovedsortimentet skal være tilgjengelig for bestilling i nettbutikk. Kan dere utdype hva som menes med «hovedsortiment» (omtrent hvilke boktyper/andeler/katalogomfang), og om det forventes at alle titler skal være søk-/bestillbare direkte uten manuelle unntak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kriteriene for hvor omfattende nettbutikktilgjengelighet vurderes må avklares for å sikre at vi kan oppfylle absolutt krav og prise riktig arbeidsomfang.

   Kilde: Vedlegg 4 - Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 4.1

4. Vedlegg 4 pkt. 4.2 og 4.3 beskriver at nettbutikken bør vise varenes pris og forventet leveringsdato, samt at leverandøren bør levere ukentlige nyhetslister med løsning for bestilling fra listene. Kan dere bekrefte hvilke minimumsegenskaper dere forventer i nettbutikken for «forventet leveringsdato» (f.eks. dato vs. estimat/intervall), og i hvilken format dere ønsker ukentlige nyhetslister (f.eks. CSV/Excel/lenker) og hvordan bestilling skal løses?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om funksjonskrav og format/leveransepunkt er nødvendig for å utforme besvarelsen og kostnadsberegne løsning for bestilling og nyhetslister (tildelingskriteriet «Bestilling»).

   Kilde: Vedlegg 4 - Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 4.2 og 4.3

5. Vedlegg 4 pkt. 4.4 sier det skal være mulighet for forhåndsbestilling som følges opp av leverandør. Kan dere beskrive hva dere forventer at vi følger opp utover selve forhåndsbestillingen (f.eks. statusoppdateringer, bekreftelse ved utgivelsesdato, manuell/automatisk varsling ved forsinkelser/avbestilling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker service- og oppfølgingsrutiner og kan gi risiko for merarbeid hvis dere forventer mer enn standard forhåndsbestillingsflyt.

   Kilde: Vedlegg 4 - Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 4.4

6. Vedlegg 4 pkt. 3.1 om plasting sier at «Trykte utgivelser skal kunne leveres med helplasting og ingen plasting». Er det slik at vi skal kunne tilby begge alternativer for alle relevante trykte titler, eller gjelder dette kun for titler som har plastebehov identifisert av biblioteket/avrop? Hvilke praktiske styringsparametere bruker dere ved avrop for å velge «helplasting» vs «ingen plasting»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise «Helplasting av bøker» i prisskjemaet og levere riktig på avrop må vi vite hvordan valget styres og hvilke titler som omfattes.

   Kilde: Vedlegg 4 - Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 3.1

7. Vedlegg 4 pkt. 5.5 sier at bøker kostnadsfritt skal kunne returneres ved skade, feiltrykk eller utilfredsstillende innbinding. Kan dere presisere hvilke returfrister dere legger til grunn (hvor raskt etter levering/avlevering retur skal meldes), og hvordan prosessen skal være (returlabel/returmåte, og om vi skal refundere/omlevere)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Retur- og reklamasjonsprosess påvirker logistikk- og kapitalkostnader og bør harmonere med generelle kontraktsvilkår for reklamasjon.

   Kilde: Vedlegg 4 - Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 5.5

8. I Vedlegg 4 pkt. 5.6 stilles krav om at papp- og papirbasert transportemballasje skal være materialgjenvinnbar, og at vi på forespørsel skal kunne dokumentere hvordan kravet oppfylles. Kan dere spesifisere hvilken type dokumentasjon dere forventer (f.eks. tredjepartssertifikat, produsentsamsvar, avfall-/gjenvinningsbeskrivelse), og hvem som må godkjenne dokumentasjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å oppfylle absolutt krav og være forberedt på dokumentasjonsforespørsler må vi forstå forventet dokumentasjonsnivå og prosess.

   Kilde: Vedlegg 4 - Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 5.6

9. Vedlegg 2 (tilbyderopplysningsskjema) og Vedlegg 3 (avtaledokument) er ikke utfylt med dato/avtalevarighet/kontaktpersonfelter i utdraget. Kan dere bekrefte at avtalen skal signeres med oppgitt varighet i konkurransegrunnlaget (2 år + opsjon 1+1 år), og at betalings-/faktureringsoppsett følger både Vedlegg 1 (fri fakturamåned + 30) og Vedlegg 3 (leveringsmåned + 30)? Hvilken av disse betalingsvariantene gjelder i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart betalingsdato/grunnlag kan påvirke likviditetsberegning og intern kalkyle, og vi må avklare hvilken bestemmelse som faktisk gjelder.

   Kilde: Konkurransegrunnlag (Avtalens varighet) og Vedlegg 1 pkt. 2.6 vs Vedlegg 3 (Fakturering)