Traktor

Vegårshei kommune skal anskaffe en traktor til kommunal drift (inkl. vintervedlikehold som brøyting/strøing), transport og generelle vedlikeholdsoppgaver. Maskinen skal være egnet for helårsbruk og høy belastning, med medfølgende service-/vedlikeholdsavtale (inkl. krav til serviceorganisasjon og responstid). Anskaffelsen inkluderer opsjon på innbytte av eksisterende traktor. Kontrakt med én leverandør (åpen anbudskonkurranse).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register eller handelsregister (avhengig av om norsk eller utenlandsk selskap).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest ikke eldre enn 6 måneder. Utenlandske selskaper: godtgjørelse for registrering i tilsvarende register i etableringsstaten. (Kilde: Del III pkt. 8.4)

  Kilde: Del III kap. 8.4
• Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste kjente regnskapstall, samt nøkkeltall og vurdering av betalingserfaring. Dersom saklig grunn: annet egnet dokumentasjon. (Kilde: Del III pkt. 8.5)

  Kilde: Del III kap. 8.5
• Leverandør skal ha implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat (ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn eller tilsvarende) OR egenerklæring som beskriver miljøpolicy/mål, tiltak for redusert miljøbelastning, rutiner for oppfølging/måling og kontinuerlig forbedring, samt liste over relevante oppdrag siste 3 år med påkrevde opplysninger. (Kilde: Del III pkt. 8.6)

  Kilde: Del III kap. 8.6
• Leverandøren skal ha relevant erfaring fra gjennomføring av sammenlignbare eller mer komplekse oppdrag enn kontrakten.

  Dokumentasjon: Oversikt/liste over relevante oppdrag siste 3 år (inkl. navn kunde/mottaker, kontaktinfo, omfang, verdi, tidspunkt, kort beskrivelse), og det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans. (Fremgår under Del III pkt. 8.6)

  Kilde: Del III kap. 8.6
• Dersom leverandør støtter seg på underleverandører/samarbeidspartnere for kvalifikasjonskrav knyttet til økonomi/finansiell eller teknisk/faglig kapasitet, skal det leveres nødvendig dokumentasjon og forpliktelseserklæring samt ESPD for hver støttende part.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale bekrefter rådighet over nødvendige ressurser; ESPD for underleverandører/samarbeidspartnere. (Kilde: Del III pkt. 8.3 og 8.2)

  Kilde: Del III pkt. 8.3 og 8.2
• ESPD som foreløpig dokumentasjon på at det ikke foreligger avvisningsgrunner og at kvalifikasjonskrav oppfylles; ESPD genereres på nytt og innleveres som del av tilbudet.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD i KGV (del IV samlet erklæring mulig). Innlevere generert ny fil. Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon på et hvilket som helst tidspunkt. (Kilde: Del III pkt. 8.2)

  Kilde: Del III kap. 8.2

• Tilbudet skal leveres elektronisk i KGV innen tilbudsfrist (absolutt frist) og for sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Del III pkt. 7.1
• Komplett tilbud: Tilbudet skal som minimum bestå av følgende elementer/dokumenter (med utfylte maler): Tilbudsbrev, egenerklæring taushetsplikt, avviksliste (dersom avvik), forpliktelseserklæring (ved støtte på underleverandør), ESPD og ESPD for underleverandører.Kilde: Del III pkt. 7.2.2
• Ved innsending skal vedlegg lastes opp som separate dokumenter i PDF eller annet alminnelig tilgjengelig format; elektronisk signatur ikke nødvendig, men verifikasjon at tilbyder har signert/skannet inn tilbudsbrevmal.Kilde: Del III pkt. 7.1
• Kravspesifikasjon/kontraktskrav skal besvares: Leverandørens utfylte kravtabell (bilag 2 innholder utfylt kravtabell fra bilag 1).Kilde: Del III pkt. 7.2.2 (”Kravspesifikasjon/Kontrakts krav” og Bilag 2)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Service- og vedlikeholdsavtale: skal leveres/gjelde i 5 år (inkl. responstidkrav).Kilde: Del III pkt. 7.2.2 (tildelings-/tilbudselement), samt Bilag 1 kap. 2 ‘Responstid service og reparasjon’ (kravspesifikasjon)
• Leveransebetingelser: levering DDP (Incoterms 2020) til leveringssted angitt i kontraktens/oppdragsgivers avtale (Vegårshei kommune).Kilde: Del 2 Bilag 3 pkt. 1-2 (Administrative bestemmelser)
• Fakturerings- og betalingsrutiner: EHF-faktura, betalingstid 30 dager etter mottatt faktura; betaling innebærer ingen godkjenning; kun komplett leveranse før faktura.Kilde: Del 2 Bilag 3 pkt. 3.1 og øvrige fakturapunkt
• Tilpasning/etterlevelse av ILO-kjernekonvensjoner gjennom hele leverandørkjeden; kontrakten inneholder krav og oppfølges.Kilde: Del III pkt. 5.1 samt Standard avtale varekjøp pkt. 2.7
• Vesentlige avvik fra konkurransedokumentene kan medføre avvisning (relevant som kontraktsnær kravoppfyllelse).Kilde: Del III pkt. 4.8 og 4.9
• Garanti: leverandøren har ansvar for feil og mangler i første 24 måneder etter at leveransen er mottatt (delleveranser: frist fra hele leveransen er installert/klar til bruk).Kilde: Standard varekjøpskontrakt pkt. 6

• Dokumentteksten viser ikke konkrete terskelverdier/poengberegning for hver ‘A*’-variasjon utover at A*-krav gis lik vekt og at pris evalueres lineært; eksakt metode per krav fremgår kun indirekte av ‘oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn’.
• Kontraktens spesifikke reklamasjonsperiode utover at misligholdsbeføyelser krever skriftlig melding ‘innen rimelig tid’ etter oppdagelse; ingen eksakt varighet oppgitt i utdraget.
• Leveringsdato/konkret ‘avtalt leveringstid’ er ikke utfylt i Bilag 3 (står som [fyll inn avtalt leveringstid]).
• Konkrete responstidskrav for ‘midlertidig løsning innen 48 timer’ og andre time-frister finnes, men det er uklart om de er absolutte krav (A vs A*) i praksis for evaluering/avvisning; teksten angir A/A* for mange krav, men vurderingsreglene knyttet til A/A* avvisning er ikke fullstendig gjengitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 (krav nr. «Det skal oppgis leveringstid for traktoren», type A*) samt Bilag 3 (avtalen pkt. 2: «Avtalt leveringstid er [fyll inn avtalt leveringstid]»): Hva er minimum og/eller maksimum akseptert leveringstid, og hvordan vil dere vurdere/poengsette leveringstid innenfor A*-kravet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid både skal oppgis i tilbudet og skal senere fylles inn i kontrakten, men evaluerings-/terskellogikken for A*-kravet er ikke tilstrekkelig synlig i utdraget. Vi trenger dette for å prise og vurdere avvik/forbehold riktig.

   Kilde: Bilag 1 – «Det skal oppgis leveringstid for traktoren» (A*). Bilag 3 – pkt. 2 («Leveringstid og leveringssted»).

2. I Bilag 1 (krav «Automatisk samspill mellom motor og transmisjon for optimalt effektuttak og drivstofføkonomi», type A*): Hvilken dokumentasjon forventer dere at leverandøren legger ved for å dokumentere kravet (f.eks. spesifisert målt parameter, testmetode, eller produsentdokumentasjon), og vurderes det opp mot en definert referanse/klasse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: A*-kravet skal evalueres relativt, men dokumentasjonsgrunnlaget og hva som gir uttelling er uklart. Vi trenger presisering for å sikre korrekt tilbudsdokumentasjon og posisjonering.

   Kilde: Bilag 1 – «Automatisk samspill mellom motor og transmisjon …» (A*).

3. I Bilag 1 (Responstid service og reparasjon): Er kravene «responstid på 12 timer ved kritiske feil, og oppstart reparasjon innen 24 timer» (A*) og «midlertidig løsning innen 48 timer» (A*) absolutte krav som kan medføre avvisning ved manglende oppfyllelse, eller er de kun grunnlag for relativ evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart hvilke A/A*-krav som i praksis vil føre til avvisning vs. kun kvalitets-/score. For å styre leverandørens risikobilde og tilbudsinnhold må vi vite terskelen.

   Kilde: Bilag 1 – «Responstid service og reparasjon» (A* 12 timer/24 timer og A* midlertidig løsning innen 48 timer).

4. I Bilag 1 (krav «Serviceavtalen som leveres skal være gjeldende for 5 år», A): Skal serviceavtalen være i tråd med en bestemt mal/standard, eller kan leverandøren foreslå avtaletekst? Videre: Hvilke endringer/forbehold forventer dere avvikshåndtering på (se også «Forslag til serviceavtale skal utarbeides og leveres med tilbudet» (A*))?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravene innebærer både et absolutt krav om varighet og et A*-krav om kvalitet/innhold i serviceavtalen. Vi må forstå handlingsrommet for å unngå avvik og for å levere riktig dokumentasjon sammen med tilbudet.

   Kilde: Bilag 1 – «Serviceavtalen som leveres skal være gjeldende for 5 år» (A) og «Forslag til serviceavtale skal utarbeides og leveres med tilbudet» (A*).

5. I Bilag 1 (Responstid service og reparasjon) og Bilag 2/kravtabell: Hva legger dere i «kritiske feil» (definisjon/eksempler), og hvordan vil dere verifisere at en feil kvalifiseres som «kritisk» ved hendelser i kontraktsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise responstid og midlertidig løsning riktig, må vi vite hvordan kommunen kategoriserer hendelser og hva som utløser de strengere fristene.

   Kilde: Bilag 1 – «Responstid service og reparasjon» (A* «kritiske feil»).

6. I Bilag 1 (krav «Leverandøren skal kunne tilby midlertidig løsning innen 48 timer», A*): Hvilken type midlertidig løsning aksepteres (lånetraktor fra samme/tilsvarende klasse, reservemaskin spesifikt spesifikasjonsnivå, leveringsmåte/transport), og må det være 1:1 ytelsesmessig likhet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Midlertidig løsning» kan bety ulike nivåer av erstatningsytelse og kostnadsintensitet. Vi trenger krav til aksept og ytelsesnivå for å redusere risiko og prise riktig.

   Kilde: Bilag 1 – «Leverandøren skal kunne tilby midlertidig løsning innen 48 timer» (A*).

7. I Bilag 3 (Administrative bestemmelser) pkt. 1 og 3: Dere angir DDP (Incoterms 2020) og at levering skal skje DDP på leveringssted avtales innad i kommunen. Kan dere bekrefte hvem som til enhver tid er ansvarlig for transport/risiko frem til mottak, og hvilket leveringspunkt dere forventer at tilbudt pris dekker praktisk (adresseområde/tiltak for brøytemottak/tilgjengelighet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: DDP innebærer kostnads- og risikofordeling som påvirker prising og logistikk. Vi trenger praktisk avklaring knyttet til hvordan dette håndheves for leveranse til innad i kommunen.

   Kilde: Bilag 3 – pkt. 1 «Leveringsvilkår» og pkt. 2 «Leveringstid og leveringssted».

8. I Bilag 1 (Opsjon – Innbytte, krav nr. 12.1): Hvilke betingelser gjelder for innbytte (tilstand, km/timekrav, skader/utstyr, dokumentasjon, tidspunkt for verdifastsettelse og kontrollmetode)? Og bekrefter dere at innbytteverdien prises som en ren opsjonspris slik at innbytte ikke påvirker evalueringen av traktorens «A»-oppfyllelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Innbytteoppsett kan ha betingelser som påvirker reell verdi og leverandørens risiko. For å gi konkurransedyktige og robuste priser trenger vi premissene for hvordan innbytteverdi fastsettes og hvilket grunnlag som brukes.

   Kilde: Bilag 1 – «Opsjon / Innbytte … A (Bekreftes … tilbudt pris oppgis i prisskjemaet – bilag 4a)», samt Bilag 4a – pris oppføring «Innbytte (opsjon)».

9. I Bilag 1 (Bilag 1 krav «min 5 års garanti på traktoren», A): Dekker garantien feil/mangler etter norsk reklamasjons- og kjøpsrettslig ramme, og er det noen avgrensninger (f.eks. slitedeler, serviceintervaller, feilbruk/vedlikehold)? Videre: Hvordan vil garantibestemmelsen spille sammen med standardkontraktens garanti-/mangelsanksjoner (reksp. periode/ansvar)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er allerede synlig at kontrakten har en 24-måneders garanti i standardteksten, men i konkurransen kreves «min 5 års garanti» i kravspesifikasjonen. Vi trenger bekreftelse på samsvar/rangordning og hva som faktisk gjelder i kontraktsforholdet.

   Kilde: Bilag 1 – «Min 5 års garanti på traktoren» (A). Del 2 – Standard varekjøpskontrakt pkt. 6 «Garanti» (24 måneder).