Avtale for kjøp, leasing og drift av biler

Møre og Romsdal fylkeskommune skal inngå avtale (rammeavtale) om kjøp (nybil) og operasjonell leasing av tjenestebiler, samt biladministrasjon med elektronisk kjørebok og flåtestyring (opsjon). Formålet er å sikre en moderne, sikker, økonomisk og miljøvennlig kjøretøysflåte, samt intuitiv administrasjon (inkl. rapportering, fakturering, bompengeavgifter, dekkhotell, verksted, tilbakelevering og avslutning av leasing). Leverandør skal også fungere som rådgivende og løsningsorientert samarbeidspartner. Avtalen løper i 5 år fra oppstart (14.10.2026) med opsjon for forlengelse 1+1+1 år (maks 8 år).

• Leverandøren skal fremlegge skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt.

  Dokumentasjon: Skatteattest (verifiseres automatisk via eBevis ved samtykke/Altinn).

  Kilde: Konkurransedetaljer – kvalifikasjonskrav pkt. 1 (Skatteattest).
• Leverandøren skal være registrert i Merverdiavgiftsregisteret.

  Dokumentasjon: Verifisering via eBevis.

  Kilde: Konkurransedetaljer – kvalifikasjonskrav pkt. 2 (Registrert i MVA-registeret).
• Leverandøren skal ha firmaattest fra Foretaksregisteret.

  Dokumentasjon: Firmaattest (hentes automatisk via eBevis).

  Kilde: Konkurransedetaljer – kvalifikasjonskrav pkt. 3 (Firmaattest).
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra kredittvurderingsselskap med lisens til å behandle personopplysninger (filopplasting tillatt).

  Kilde: Konkurransedetaljer – kvalifikasjonskrav pkt. 4 (Økonomisk og finansiell kapasitet).
• Leverandøren skal ha gjennomført inntil 5 og ikke mindre enn 3 tilsvarende kontrakter i løpet av de siste fem årene regnet fra tilbudsfristen.

  Dokumentasjon: Liste over inntil 5 og ikke mindre enn 3 tilsvarende kontrakter (filopplasting tillatt).

  Kilde: Konkurransedetaljer – kvalifikasjonskrav pkt. 5 (Relevant erfaring).
• Leverandøren skal ha kvalitetstyringssystem basert på ISO 9001 (2015) eller tilsvarende, gjenstand for jevnlig revisjon.

  Dokumentasjon: Attest på godkjent system (ISO/MAKS eller tilsvarende) eller beskrivelse av eget system inkl. dokumentasjon på revisjon siste år med bekreftelse fra revisor.

  Kilde: Konkurransedetaljer – kvalifikasjonskrav pkt. 6.1 (Kvalitetsstyring).
• Leverandøren skal ha miljøstyringssystem basert på ISO 14001 (2015), Miljøfyrtårn, EMAS eller tilsvarende, gjenstand for jevnlig revisjon.

  Dokumentasjon: Attest på godkjent system (ISO/Miljøfyrtårn/EMAS eller tilsvarende) eller beskrivelse av eget system inkl. dokumentasjon på revisjon siste år med bekreftelse fra revisor.

  Kilde: Konkurransedetaljer – kvalifikasjonskrav pkt. 6.1 (Miljøstyring).

• Utfylt ESPD-skjema (Europeisk egenerklæringsskjema) skal leveres sammen med tilbudet som foreløpig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.Kilde: Del III Åpen anbudskonkurranse – kap. 3 (ESPD aktivert).
• Dokumenter i Hyyr: Tilbudsbrev (Vedlegg 1), Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), Pristilbud (Prisskjema/Vedlegg 3) lastes opp under pkt. 1 i kravspesifikasjonen.Kilde: Del III Åpen anbudskonkurranse – pkt. 5.4 (Tilbudets utforming ved levering).
• Elektronisk innlevering av tilbud er påkrevd.Kilde: Konkurransedetaljer – Innleveringsvilkår (elektronisk innlevering).
• Elektronisk signering ved levering av tilbud er påkrevd.Kilde: Del III Åpen anbudskonkurranse – pkt. 5.3.1 (Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering).
• Tilbudsdokumenter skal være på norsk (tillatt med dokumentasjon på engelsk/svensk/dansk der det ikke finnes norsk; ellers autorisert oversettelse).Kilde: Del III Åpen anbudskonkurranse – pkt. 5.1 (Språk).

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

16.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Varighet: 5 år med mulighet for forlengelse inntil 1+1+1 år (maks 8 år).Kilde: Konkurransedetaljer (Varighet) og Del III – pkt. 6.2.2 (Varighet og forlengelse).
• Avtalen skal etableres iht. bestillinger i kontraktsperioden; leasingperiode-lengde reguleres i avtalt modell og leasing knyttes til hver bestilling. Etter kontraktsperioden fakturerer leverandør videre for biler/tjenester bestilt i perioden til leasingperioden utløper.Kilde: Del III – pkt. 6.2.2 (Varighet og forlengelse).
• Prisregulering leasing: hvert kvartal basert på NIBOR rente + fast påslagprosent; prisregulering biladministrasjon/formidlingshonorar/kjørebok årlig basert på SSB konsumprisindeks.Kilde: Del III – pkt. 6.2.4 og 6.2.5 (Prisregulering).
• Databehandleravtale skal inngås; leverandør forplikter seg til å inngå databehandleravtalen ved å levere tilbud.Kilde: Del III – pkt. 6.2.6 og konkurransedetaljer/kravspesifikasjon (databehandler).
• Elektronisk faktura: Leverandør må kunne levere elektronisk faktura i EHF-format, og kostnader bæres av leverandør.Kilde: Del III/Avtale – pkt. 6.2. (Krav til elektronisk faktura).
• Leverandøren må kunne levere rutiner/system for bestilling, levering, oppfølging og tilbakelevering av kjøretøy; leverandør skal også sende varsler til koststeder for service/EU-kontroll og beskrive rutiner for tilbakelevering (inkl. NAF-vurdering ved uenighet).Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 3) pkt. 2.5.2 og 2.8.1; samt 2.10.1.
• Operasjonell leasing: leverandør har ansvar for alle elementer knyttet til leasing; investeringer i utstyr/innredning skal inngå i kostnadsgrunnlaget for beregning av leasing.Kilde: Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 2) pkt. 1.1.3 og 1.1.3 (Utstyr/innredning).
• Underleverandører: kan kun benyttes på en måte som ikke forringer oppfyllelse; krever skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver (og leverandøren er ansvarlig).Kilde: Avtale tjenestekjøp (Vedlegg 10a) pkt. 2.1 (Bruk av underleverandører).
• Seriøsitetsbestemmelser / krav i Møre og Romsdal-modellen for leverandør og underleverandører (bl.a. lønns- og arbeidsvilkår, elektronisk betaling, skatte-/avgiftsoppfyllelse og kontroll/innsyn).Kilde: Vedlegg 7 (Møre og Romsdal-modellen) og omtale i konkurransegrunnlag/avtale (seriøsitetsbestemmelser).

• Kvalifikasjonskravene er angitt som en del av ESPD og konkurransegrunnlaget, men eksakt dokumentasjonsinnlasting utover ‘filopplasting tillatt’ og eBevis-veiledning fremstår ikke fullt spesifisert i teksten (f.eks. om alle dokumenter må lastes opp eller kun ved forespørsel).
• Flåtestyring omtales som ‘opsjon’ i enkelte deler, men evaluering og krav om flåtestyringsfunksjonalitet fremstår som både minimumskrav og evaluerings-/B-krav; det er uklart i teksten hvor ‘opsjon’ utløses kontraktsmessig.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen står det at biladministrasjon med flåtestyring er «opsjon», samtidig som flere flåtestyringsfunksjoner inngår som evaluerings-/B-krav i kravspesifikasjonen. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som kontraktsmessig utløser opsjonen (når beslutning tas, og om opsjonen kan stå/trekkes ut ved kontraktsstart), og om flåtestyring skal være levert fullt ut fra dag 1 eller først ved senere tidspunkt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet om når opsjonen faktisk begynner å løpe påvirker leveranseomfang, kostnadsberegning og tilbudets samsvar med tildelingskriteriene.

   Kilde: Del III kap. 1.3 «Biladministrasjon med kjørebok og flåtestyring (opsjon)» og kap. 4.2.2 «Kvalitet (B-krav)» / Vedlegg 3 pkt. 2.2.1-2.2.3.

2. I prissammenstilling og evaluering vises det til formidlingshonorar pr. bil og fast påslag (%) pr. bilgruppe ved leasing, samt «priser for biladministrasjon, flåtestyring og kjørebok». Kan oppdragsgiver tydeliggjøre hvilke konkrete prislinjer i Vedlegg 4 som utgjør grunnlaget for total «sum tilbudspris» (og om biladministrasjon/evt. flåtestyring opsjon inngår i samme evalueringssum som kjøp/leasing), slik at vi kan prise riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig hvilke prisposter som evalueres for å minimere risiko for feilprising.

   Kilde: Del III kap. 4.2.2.1 «Pris (40%)» samt Vedlegg 4 (Prisskjema), omtalt i Del III kap. 4.2.2.1.

3. Ved innkjøp/formidling skal leverandøren innhente tilbud fra minst 3 leverandører/importører og legge frem disse for oppdragsgiver for beslutning. Kan oppdragsgiver presisere hvordan leverandør skal håndtere tilfeller der færre enn 3 leverandører kan tilby (f.eks. leveringskapasitet, modellutfall, prisendringer), og hvilken dokumentasjon/utfallsregel som kreves før formidler kan bestille/forplikte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forpliktelsen «minst 3» kan gi praktisk og juridisk risiko i markedssituasjoner; leverandøren trenger en avklaringsregel for å prise riktig og unngå mislighold/forbehold.

   Kilde: Vedlegg 2 pkt. 1.1.2 «Innkjøp/formidling».

4. Kravet «Bilene skal leveres med serviceavtale» er nevnt som overordnet krav i Vedlegg 2 og som A-krav i Vedlegg 3. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som menes med serviceavtale i denne konkurransen (minimum innhold, varighet pr. bil, hvilke kostnader som inngår/ikke inngår, og om det skal tilbys samme avtaletype på tvers av bilgrupper)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Serviceavtale kan variere mye i markedet; uten avklart innhold er det vanskelig å prise riktig og oppfylle minimumskrav.

   Kilde: Vedlegg 2 pkt. 1.2.1 «Det er stilt følgende overordnede krav…» og Vedlegg 3 pkt. 2.1.1 (A-kravliste).

5. I Vedlegg 3 pkt. 2.6.1 «Bestillinger» står det at leverandør skal gi tilbud innen 2 dager fra bestilling og garantere leveringstiden. Kan oppdragsgiver presisere hva som skal forstås som «bestilling» (tidspunkt for når leverandør anses å ha mottatt/akseptert bestilling i praksis), og hvordan leveringstiden kan «garanteres» når bilordre kan være avhengig av forhandler-/fabrikkleadtime (og om det finnes en akseptabel modell for force majeure/justering uten mislighold)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tids-/garantikravet kan skape uforholdsmessig risiko hvis det ikke er definert mot leverandørens kontrollgrad og markedssvingninger.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 2.6.1 «Bestillinger» (A-krav) og Del III kap. 4.1 minimumskrav/avvisning ved avvik.

6. Kravet «Dekkhotell må inngå i leveransen» er et A-krav, og Vedlegg 3 pkt. 2.5.4 sier dekkhotell i Molde, Kristiansund og Ålesund. Kan oppdragsgiver avklare om dekkhotell inkluderer (i) fysisk lagring og (ii) montering/vinter-/sommerbytte samt antall ganger per år, og om det er forventet standard dekkdimensjoner eller at dekkhotellet skal håndtere ulike dekktyper/perioder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dekkhotell kan bestå av flere kostnadsdrivere; leverandøren trenger detaljnivå for å prise og levere i samsvar med A-kravet.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 2.5.4 «Dekkhotell» og Vedlegg 2 overordnet krav i pkt. 1.2.1.

7. For tilbakelevering av leasingkjøretøy: det står at ved uenighet skal NAF-vurdering legges til grunn. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken NAF-prosess som skal brukes (f.eks. NAF takst/standardskjema), hvem som bestiller, hvordan kostnader fordeles, og hvordan funnene skal påvirke beregnet restverdi/forpliktelser i kontraktsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Å avklare konfliktløsningsmekanismen og kost/ansvar ved NAF-vurdering reduserer tvist- og kostnadsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 2.8.1 «Tilbakelevering av kjøretøy ved leasing».

8. I Vedlegg 3 pkt. 2.11 er det flere A-krav om elektronisk kjørebok (skatteetatens krav, ikke rette/slette, PC/mobil, tilgang til reisehistorikk, RBAC, innlogging via Microsoft Entra ID, 2FA, sikkerhetslogging). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan systemet skal håndtere datakvalitet/korreksjoner ved feilregistrering (for eksempel tastefeil i turformål eller tidspunkt): er korrigering tillatt via «korrigeringslogg»/etterregistrering, eller er det kun endring av omgivelsesdata tillatt så lenge kjørt distanse/dato/klokkeslett ikke endres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: A-kravet om at distanse/dato/klokkeslett ikke skal kunne endres kan komme i konflikt med praktisk feilretting; dette påvirker både løsning og risiko for avvik.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 2.11.4 «Elektronisk kjørebok… Det skal ikke være mulighet for å rette eller slette disse opplysningene» og øvrige personvern-/kjørebokkrav pkt. 2.11.1-2.11.10.

9. Prisregulering leasing: Vedlegg 9b og Del III kap. 6.2 omtaler NIBOR + fast påslagprosent og prisregulering hvert kvartal. Kan oppdragsgiver avklare hvilken NIBOR-rente som skal brukes (termin-/reset-dato, bank/benchmark, offentliggjøringskilde), og hvordan håndteres negative renter eller renteendring mellom avtaleinngåelse og oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Detaljene i rentegrunnlag og justeringsmekanikk påvirker kalkyle og økonomisk risiko for leverandøren.

   Kilde: Del III kap. 6.2.4 «Prisregulering leasing» (og evt. Vedlegg 9b «Pris og prisbestemmelser»).

10. Varighet: Avtalen gjelder i 5 år med opsjoner (1+1+1), mens kjøretøy kan bestilles i kontraktsperioden og leverandøren fakturerer videre til leasingperiodene løper ut (48/60 mnd.). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken kontraktsmessig «nedtrapping» eller rett til å avslutte enkelte leveranser som gjelder ved utløp/ikke-forlengelse (f.eks. stopp i nye bestillinger, men plikt til å ferdigstille allerede igangsatte leveranser), og hvordan dette påvirker priser/indeksering ved opprinnelig bestilling vs. etter opsjonsutløp?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig prosess for hva som skjer med løpende og planlagte leveranser ved ikke-forlengelse påvirker risiko, bemanning og prissetting.

    Kilde: Del III kap. 6.2.2 «Varighet og forlengelse» samt Del III kap. 6.2.5 «Prisregulering biladministrasjon, formidlingshonorar og kjørebok».