Tjenestekonsesjon - Brukerstyrt personlig assistanse

Klepp kommune inviterer til konkurranse om tjenestekonsesjon for brukerstyrt personlig assistanse (BPA) til brukere i Klepp. Det tildeles konsesjonskontrakter til 5 leverandører, og kun tildelte konsesjonsleverandører kan levere BPA i kommunen til brukere som velger dem. Eksisterende konsesjonsavtale utløper 31.12.2026. Planlagt oppstart for ny avtale er 01.01.2027. Avtalen gjelder i 3 år fra signering, med opsjon forlengelse 1+1 (oppdragsgiverens ensidige rett). Det foreligger ingen kjøpsplikt for kommunen. Timepris er fast kr 502 per time for faktisk utført assistanse (med beregnede unntak ved bestemte vedtak), og pris reguleres årlig etter KPI-JAE fra 1. april.

• Registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav (Suitability: Enrolment in a trade register)
• Ordnede forhold for skatt og merverdiavgift (skatt/arbeidsavgift/mva).

  Dokumentasjon: Skatteattest for skatt og mva (ikke eldre enn 6 måneder). Utenlandske: tilsvarende attester fra hjemlandets myndigheter.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav (Suitability: Attest for skatt og merverdiavgift)
• Tilstrekkelig økonomisk evne/god soliditet (kredittvurdering).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering via Proff Forvalt. Aksept: minimum 'tilfredsstillende' i to av (likviditet, lønnsomhet, soliditet) iht. Proff Forvalt-rangering og/eller minimum B3 på analysen 'Sannsynlighet for konkurs'. Hvis ikke: morselskap eller bankgaranti.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav (Economic and financial standing: Financial ratio)
• God erfaring fra tilsvarende oppdrag.

  Dokumentasjon: Liste over 3 leveranser/utførte tjenester sammenlignbare med BPA/hjemmebaserte eller sammenlignbare helse- og omsorgstjenester. Oppgi kunde, verdi, tidspunkt, kontaktperson (navn), e-post og telefon. Referanser ikke eldre enn 3 år (kan bli kontaktet).

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav (Technical and professional ability)
• Kvalitetssikringstiltak (beskrivelse av system/tiltak; evt. ISO 9001 eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringstiltak, inkl. kontrollplaner og sjekklister relevante for oppdraget. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav (Quality assurance schemes and environmental management standards)

• Fylle ut elektronisk egenerklæringsskjema i Mercell/ESPD for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner.Kilde: Pkt. 4 ESPD (4.1 Generelt) og Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav sendes inn sammen med tilbudet.Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav (innledning)
• Legge ved dokumenter i Mercell: Dok 01 Tilbudsbrev, Dok 02 Besvarelse tildelingskriterier, og evt. Dok 03 sladdet versjon ved taushetsbelagte opplysninger.Kilde: Pkt. 8.2 Tilbudets utforming ved levering
• Skrive og levere «Løsningsbeskrivelse» innen tildelingskriteriet (kvalitet/opppgaveforståelse). Skal følge kravspesifikasjonens oppbygging/struktur, være tydelig nummerert, og maks 20 A4-sider (kun første 20 sider vurderes ved overskridelse). Leveres samlet i et søkbart PDF-dokument.Kilde: Pkt. 7 Tildelingskriterier (Dokumentasjonskrav)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.12.2031

Språk

norsk, English

• Kontraktsforhold reguleres av NS 8435:2025 (BPA) med tilhørende blanketter A og B. Ny konsesjonstildeling innebærer nye kontrakter mellom leverandør og oppdragsgiver (NS 8435 blankett A) og vedtakseier/arbeidsleder og leverandør (NS 8435 blankett B).Kilde: Pkt. 2.1 Generelle kontraktsvilkår
• Tilbakekall av tjenestekonsesjon ved hevingsbestemmelser i NS 8435:2025 eller hvis forutsetninger for å bli innvilget konsesjon ikke lenger er til stede (kan skyldes leverandørens forhold).Kilde: Pkt. 2.2 Tilbakekall av tjenestekonsesjon
• Opphold utenfor kommunen: rett til tjenester forutsetter at bruker oppholder seg i kommunen. Ved sammenhengende opphold utenfor utover 4 uker bortfaller retten/vederlag.Kilde: Pkt. 2.3.1 Tillegg - Opphold utenfor kommune
• Ved reiser utenfor Norge sammen med assistenter må dette avklares med leverandørens arbeidsgiver senest 4 uker før planlagt reise. Leverandør ansvarlig for arbeidsplanenes samsvar med arbeidsmiljøloven, dekning av assistentenes reise/kost/losji og at assistentene er tilstrekkelig forsikret.Kilde: Pkt. 2.3.1 Tillegg - Opphold utenfor kommune
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandøren skal sikre at egne ansatte og ansatte i direkte medvirkende underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår ikke dårligere enn allmenngyldige/landsomfattende tariffavtaler for området. Leverandør skal dokumentere på forespørsel. Ved manglende dokumentasjon/etterlevelse: dagmulkt kr 500 per person per dag og mulig tilbakehold/kompensasjon; ved samlet dagmulkt > kr 50 000 kan det anses som vesentlig avtalebrudd og gi heving.Kilde: Pkt. 2.3.3 Endring - NS 8435 punkt 19
• Kontroll og dokumentasjonsplikt: oppdragsgiver/ bemyndiget kan gjennomføre annonserte/semi-/uannonserte kontroller. Leverandør plikter ved kontroll å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandører.Kilde: Pkt. 2.3.3 Endring - NS 8435 punkt 19
• Oppsigelsesfrist ved opphør pga. vedtakseiers dødsfall: 2 måneder fra første dag i påfølgende måned (med forbehold for ufravikelige regler i arbeidsmiljøloven).Kilde: Pkt. 2.3.4 Tillegg - NS 8435 punkt 23
• Statistikk: leverandøren skal på forespørsel utarbeide leveringsstatistikk (halvår, år, og for hele avtaleperioden) i elektronisk form (fortrinnsvis Excel/regneark). Senest 1 måned etter utløp. PDF aksepteres ikke. Ingen omkostninger for oppdragsgiver.Kilde: Pkt. 2.3.5 Tillegg - Statistikk
• Timelister: når kompensasjon skjer etter faktisk medgått tid, skal leverandørens personell daglig fylle ut timelister. Signatur fra oppdragsgiver bekrefter arbeidstid og innebærer ikke godkjenning av kostnad.Kilde: Pkt. 2.3.6 Timelister
• Fakturering: leverandøren kan ikke fakturere før leveransen er levert. Betaling 30 dager etter mottak av korrekt faktura. EHF-faktura pr rekvisisjon/bruker. Faktura merkes med brukers initialer og brukers ID, periode tjenesten utført og bestillers navn. Betaling innebærer ingen godkjennelse; omstridt faktura tillates ikke sendt til inkasso og salg/overdragelse til faktoringselskaper aksepteres ikke. Kompensasjon ved feil/mangler i fakturering: høyeste av kr 300 per faktura eller 2% av fakturaverdien + kreditering av differanse.Kilde: Pkt. 2.3.7 Fakturering og betalingsbetingelser (inkl. endring pkt. 9.2)

• Tekstutdraget viser ikke konkrete detaljer i «Kravspesifikasjon» (Vedlegg 1) utover tildelingspunktenes overskrift/henvisning (2.2/2.3/2.4).
• Nærmere innhold i kvalifikasjonskravene for ESPD-avvisningsgrunner utover oppregningstekstene er ikke spesifisert i utdraget.
• «Kravspesifikasjon» (Vedlegg 1) kan ha øvrige kontrakts-/utførelseskrav som ikke fremkommer i det medsendte utdraget; derfor kan listen av kontraktskrav være ufullstendig.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kravspesifikasjonen (Vedlegg 1), punkt 2.2 «Leverandørs arbeidsgiveransvar»: Kan oppdragsgiver utdype hvilke konkrete plikter og rapporterings/oppfølgingsaktiviteter som forventes at leverandøren ivaretar, og hvordan kommunen vil følge opp etterlevelsen i praksis i kontraktsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildeling baseres på arbeidsgiveransvar (2.2). Leverandøren må forstå forventningsnivå og kontrollpunkter for å kunne utforme riktig løsningsbeskrivelse og redusere risiko for avvik.

   Kilde: 7 Tildelingskriterier / Vurderingsskjema (henviser til 2.2) samt Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon» punkt 2.2

2. Kravspesifikasjonen (Vedlegg 1), punkt 2.3 «Opplæring og oppfølging av arbeidsledere / medarbeidsledere»: Hvilke minimumskrav ønsker oppdragsgiver til omfang (antall timer/perioder), innhold og frekvens for opplæring og løpende oppfølging, og hvordan skal dette dokumenteres i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette punktet inngår direkte i evalueringen. Uklare krav til omfang/frekvens gjør det vanskelig å prise og formulere en konkurransedyktig, etterprøvbar beskrivelse.

   Kilde: 7 Tildelingskriterier / Vurderingsskjema (2.3)

3. Kravspesifikasjonen (Vedlegg 1), punkt 2.4 «Opplæring og oppfølging av assistenter»: Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med opplæringens «innhold» og «oppfølging» (f.eks. kvalitetssikring, faglig veiledning, arbeidstids-/turnusoppfølging), samt om oppdragsgiver har forventninger til opplæringsløp ved oppstart og ved utskiftning av assistenter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne gi en velfundert løsningsbeskrivelse må leverandøren vite hva som faktisk vurderes under 2.4 og hvordan oppfølging skal fungere gjennom kontraktsperioden.

   Kilde: 7 Tildelingskriterier / Vurderingsskjema (2.4)

4. Kravspesifikasjonen (Vedlegg 1): Under «Rutiner for kvalitetssikring» og «Rutiner for hvordan det sikres at arbeidsleder ivaretar arbeidslederoppgavene» – hvilke konkrete kvalitetsindikatorer, kontrollpunkter eller typiske avvikshendelser ønsker oppdragsgiver at tilbyder beskriver rutiner for, og hvordan skal leverandøren rapportere dette (frekvens/format)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet rundt hvilke kontrollpunkter som vektlegges kan gi lav score i evalueringen eller praktisk feil håndtering av avvik.

   Kilde: 7 Tildelingskriterier / Vurderingsskjema (rutiner for kvalitetssikring og arbeidslederoppgaver) + Vedlegg 1

5. Kravspesifikasjonen (Vedlegg 1): Det bes om samarbeid med andre involverte samarbeidspartnere og dokumentasjon av hvordan samarbeid mellom kommunen og andre samarbeidsparter ivaretas. Hvem er «andre involverte samarbeidspartnere» i denne konkurransen (f.eks. vedtakskontor/Tjeneste- og koordineringskontoret, fastlege, pårørende, evt. andre leverandører), og hva er forventet samarbeids-/kommunikasjonsløp (hvem gjør hva og i hvilke situasjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå interessentbildet og prosessflyt for å gi korrekt oppgaveforståelse og redusere risiko for mangelfull drift ved hendelser.

   Kilde: 7 Tildelingskriterier / Vurderingsskjema (samarbeid og dokumentasjon av samarbeid) + Vedlegg 1

6. NS 8435:2025 blankett A/B (referert til i konkurransegrunnlaget): Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «timepris 502 kr» skal forstås ved tilleggskontrakter nevnt i NS 8435:2025 punkt 6.2, og hvilke typiske situasjoner som utløser tilleggskontrakter slik at leverandøren kan vurdere kostnadsrisiko?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om timeprisen oppgis, er det åpnet for unntak i tilleggskontrakter (6.2). Leverandøren trenger å forstå når og hvordan økonomien kan avvike.

   Kilde: 1.7.1 Pris (og unntak «tilleggskontrakter ... NS 8435:2025 punkt 6.2») samt NS 8435 blankett A/B (kjøpsgrunnlag)

7. Konkurransegrunnlaget punkt 1.7.2 «Prisjustering»: Kan oppdragsgiver beskrive hvordan prisjusteringen skal håndteres i praksis fra 1. april (f.eks. avrundingsregler, hvilken dokumentasjon som sendes ut til leverandørene, og hvordan justert timepris slår inn for allerede igangsatte BPA-vedtak)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisjustering påvirker lønns- og bemanningsplanlegging. Leverandøren trenger å forstå praktiske konsekvenser for å prise riktig og unngå tvist.

   Kilde: 1.7.2 Prisjustering (KPI-JAE, beregningsgrunnlag 1. april til 1. april)

8. Konkurransegrunnlaget punkt 2.3.1 «Tillegg - Opphold utenfor kommune»: Hvordan skal leverandøren operasjonelt håndtere tilfeller der arbeidsleder/assistent er planlagt å være utenfor kommunen, men hvor varigheten endrer seg (f.eks. bruker blir borte lengre/ kortere enn først antatt)? Hvilken prosess/varsling og hvilken dokumentasjon forventes for at vederlag faller bort eller ikke faller bort?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Denne regelen kan gi økonomisk konsekvens. Leverandøren må forstå praktiske håndteringsrutiner for å redusere tap og administrativ feil.

   Kilde: 2.3.1 Tillegg - Opphold utenfor kommune

9. Konkurransegrunnlaget punkt 2.3.7 «Fakturering og betalingsbetingelser»: Når det står at det ikke kan faktureres før leveransen er levert og at faktura skrives «pr. rekvisisjon/bruker», kan oppdragsgiver utdype hva som anses som «rekvisisjon/leveranse» for BPA i denne ordningen (f.eks. etter avtalt periode, timeføring, eller annen bestillings-/bekreftelseslogikk), og om kommunen signerer/validere timelister før fakturering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forståelse av fakturagrunnlag gir retur av faktura, tidsbruk og risiko for kompensasjon. Dette må være avklart før tilbud utformes.

   Kilde: 2.3.7 Fakturering og betalingsbetingelser (og 2.3.6 Timelister)